Controle de entrada e saída de funcionários: qual a melhor forma de fazer?

O controle de entrada e saída de funcionários nada mais é que o registro de ponto, que é obrigatório em estabelecimentos com 20 ou mais colaboradores celetistas.

Através dele, é possível contabilizar as horas trabalhadas para elaborar a folha de pagamento, considerando o pagamento de horas extras, adicionais noturnos e outros. E também é possível acessar a faltas dos trabalhadores, justificadas ou não, para realizar os descontos corretamente.

O controle de entrada e saída de pessoas está previsto em legislações como a CLT e a portaria 671 (Ministério do Trabalho) e o seu descumprimento acarreta penalidades, gerando gastos e manchando a reputação do empregador. 

Portanto, gestores e trabalhadores devem empenhar-se para manter o controle de ponto atualizado, com informações precisas, para não correr o risco de pagamentos ou descontos indevidos e problemas com a lei.

Continue acompanhando este artigo para saber quais são os meios mais utilizados para realizar o controle de funcionários, quais são suas vantagens, desvantagem e como escolher o mais simples e mais eficiente!

O que é controle de entrada e saída de funcionários?

O controle de entrada e saída de funcionários, ou controle de ponto dos colaboradores, é o registro que se faz de seus horários de trabalho de forma precisa.

É por meio desse registro que é possível saber quanto a empresa deve pagar a eles, com descontos ou acréscimos, de acordo com o período trabalhado.

Controlar o ponto é importante porque garante que o trabalhador cumpra com a jornada de trabalho para a qual foi contratado.

Mas também é fundamental para que a empresa não incorra em irregularidades trabalhistas, como permitir a realização de mais de duas horas extras diárias.

Ainda que a lei exija apenas o controle da entrada e saída de funcionários, atualmente é possível negociar os intervalos – por exemplo, reduzindo o horário de almoço, para que o colaborador possa sair mais cedo.

Portanto, é importante que as empresas controlem, também, o horário de almoço e intervalos de seus colaboradores.

Além disso, é preciso que você, como empregador, garanta que seu funcionário está fazendo todas as pausas as quais tem direito, para que isso não seja motivo de ação trabalhista posterior.

O que a lei diz sobre controle de entrada e saída de funcionários? 

Falaremos sobre os principais dispositivos legais sobre controle de entrada e saída dos colaboradores.

CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho, em seu artigo 74, prevê que:

“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados:

(…)

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Portanto, as empresas com mais de 20 trabalhadores celetistas têm a obrigação legal de monitorar os horários de seus trabalhadores, da forma que conseguir, podendo ser mais, ou menos moderna.

É importante considerar também o que consta no §3º deste mesmo artigo:

“Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.”

Porque ele deixa claro que o trabalhador pode registrar seu horário de qualquer forma que estiver à sua mão, ou seja, se você deseja controlar o ponto de seus colaboradores de forma precisa, deve oferecer a eles meios para registrarem seu horário quando e onde estiverem.

Uma forma eficiente de fazer isso é por meio do controle de ponto digital/online, sobre o qual falaremos mais abaixo!

Portaria 671

Mas a CLT não é a única lei que fala sobre o controle de ponto! Na verdade, a portaria do Ministério do Trabalho mais atual, sobre controle de ponto, é a 671. Em seu artigo 73, ela prevê que:

“Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 (da CLT)”.

O seu artigo 74, por sua vez, afirma que:

“O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina”.

Em seus incisos I a IV, a portaria menciona quais são essas ações proibidas:

• restringir horário para marcação de ponto;
• registro de ponto automático, mediante a utilização de horários predeterminados ou dispostos no contrato;
• utilizar sistema que exija autorização prévia para marcação de sobrejornada;
• utilizar dispositivo que possibilite alterações nos dados que o colaborador registra.

Quer saber mais sobre a portaria 671? Assista ao vídeo a seguir e, para ter acesso a mais conteúdos como este, não se esqueça de se inscrever no canal da Sólides Tangerino!

Como fazer o controle dos funcionários?

Há diversas formas para fazer o controle de entrada e saída de pessoas do seu ambiente profissional, ou da sua jornada de trabalho, ainda que se encontrem em ambiente diferente. Falaremos aqui sobre os principais, quais sejam:

• manual;
• eletrônico;
• online.

Manual 

O controle de ponto manual é a forma mais antiga que existe para controlar entrada e saída de funcionários, bem como para registrar sua jornada. Ele funciona por meio da anotação a próprio punho, pelo colaborador, em um caderno específico ou livro de ponto.

Para saber mais sobre esse processo, é só apertar o play:

Ou pode ser feito por meio de cartão de ponto, através do qual o funcionário registra seu horário e acessa a um recibo de papel, comprovando o registro.

Dessa forma, a empresa precisa contabilizar, ao final do período, os horários trabalhados ou não. E é aqui que conhecemos a primeira desvantagem da sua utilização: a perda de tempo que isso gera para a equipe de RH e DP.

Afinal, os funcionários, que poderiam ocupar-se de atividades mais produtivas, precisam realizar essas tarefas burocráticas, que seriam facilmente resolvidas por outros métodos de controle de ponto.

Mas essa desvantagem não é a única! Algumas outras desvantagens do controle de ponto manual são:

• aumenta as chances de erro e fraudes;
• extravio das informações;
• atraso na apuração de dados;
• inviabilidade do trabalho remoto;
• dificuldade no cumprimento de obrigações trabalhistas.

Aumenta as chances de erro e fraudes

A anotação manual torna o registro passível de erros para registrar os horários. Além disso, considerando que ele é alterado com facilidade, também apresenta mais chances de fraude.

Se esses erros ou fraudes acontecerem, não são simples de se resolver, uma vez que se trata do registro oficial dos horários dos colaboradores.

Extravio das informações

À medida que o controle de ponto manual se trata de registro em livros ou cadernos, ou do uso de cartões de ponto, eles podem ser extraviados. Nesse caso, todos os dados também o são, podendo gerar problemas sérios para a empresa.

Atraso na apuração de dados

Apenas no fechamento do mês se tem acesso ao registro dos horários de trabalho dos colaboradores. Por isso, atrasos no processamento de pagamento não são incomuns.

Outro fator que amplia ainda mais este problema, é o fato de todos os horários serem calculados manualmente.

Inviabilidade do trabalho remoto

O trabalho remoto é uma realidade e muitas empresas estão adaptando diversas atividades para esse formato. Através dele, os colaboradores conseguem cuidar de sua vida pessoal, tanto quanto profissional.

Entretanto, o controle de ponto manual é completamente inviável neste caso, exigindo a presença física do colaborador, para registrar seu tempo de trabalho.

Dificuldade no cumprimento de obrigações trabalhistas

Por fim, a legislação exige que o registro dos horários seja feito de forma clara, precisa. Como você pôde ver até aqui, isso é mais difícil de garantir com essa forma de controle de ponto.

Eletrônico 

O controle de ponto eletrônico se trata do uso de um equipamento que possibilita a leitura de cartões pessoais de cada funcionário, de sua impressão digital ou que exige outras formas de identificação, como senhas.

Em comparação ao controle manual, ele é um grande avanço. Afinal, ele oferece maior precisão de informações e reduz as chances de erros humanos.

Além disso, através dele, é possível automatizar o controle de entrada e saída de funcionários, tornando a gestão desses dados mais fácil.

Ele também oferece a opção de integração com os sistemas de gestão empresariais, por exemplo, aqueles relacionados à folha de pagamento.

Entretanto, é preciso considerar que este sistema de controle de ponto também oferece algumas desvantagens. Litamos algumas:

• valor elevado;
• risco de problemas técnicos;
• ainda possui risco de fraude;
• informações imprecisas;
• necessidade de manutenção frequente.

Valor elevado

Em comparação ao controle de ponto manual, o controle de ponto eletrônico é, naturalmente, mais elevado.

Risco de problemas técnicos

É importante salientar que o controle de ponto eletrônico exige a utilização de energia elétrica. Portanto, se a empresa fica sem luz, não é possível registrar, ou pode haver falhas no registro.

Ainda possui risco de fraude

Não, o controle de ponto eletrônico não é completamente isento de fraudes. Afinal, é possível que terceiros utilizem o cartão de ponto, ou digitem senhas que não lhes pertencem, computando uma presença que não aconteceu.

Informações imprecisas

Essa forma de controlar a entrada e saída de funcionários não é capaz de fazer mais que isso. Portanto, não há a possibilidade de registrar horário de almoço e intervalos, reduzindo o controle da empresa sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores.

Necessidade de manutenção frequente

Os equipamentos utilizados no controle de ponto eletrônico precisam de manutenção regular, como a troca de bobinas ou avaliação do seu funcionamento. Portanto, os seus custos operacionais podem ser altos.

Online 

O controle de entrada e saída de funcionários por meio de uma solução digital é o que há de mais inovador no mercado, além de ser o método mais seguro até hoje.

Sua utilização oferece praticidade ao dia a dia dos funcionários e também otimiza o trabalho do RH e DP, exigindo menos esforço para lidar com as folhas de pagamento.

Através dele, o colaborador pode registrar seus horários por meio de aparelhos eletrônicos como computador ou celular, do local de trabalho, de trabalho externo ou mesmo de casa.

Além disso, as informações são armazenadas na nuvem, oferecendo acesso remoto aos dados e maior segurança quanto à sua precisão.

Para usar o controle de ponto online, como o aplicativo do Sólides Tangerino, o colaborador precisa somente baixar o aplicativo e cadastrar uma senha de acesso.

O software de ponto eletrônico envia as notificações sobre a marcação de ponto, evitando que o funcionário esqueça do registro.

Para conhecer as vantagens de sua utilização, siga para nosso próximo tópico!

Quais as vantagens de automatizar o controle de entrada e saída do funcionário? 

A automatização do controle de entrada e saída de pessoas, por meio da utilização de controle de ponto digital, oferece benefícios a empresa, como:

• registro online e offline;
• relatórios integrados;
• controle de horas extras automático;
• evita fraude;
• fechamento de folha automatizado;
• eficiência na gestão e otimização do fluxo de trabalho.

Registro online e offline

O controle de ponto digital é uma forma muito eficiente de controlar as informações e de assegurar o registro, mesmo com a perda de conexão com a internet.

Isso porque ele possibilita o registro de ponto offline, oferecendo segurança para empresas que não desejam se preocupar com picos ou queda de luz, ou com conexão instável. Para se aprofundar nesse assunto, inclusive, assista ao vídeo a seguir:

Quando o funcionário registra seu ponto, essa ação fica armazenada no dispositivo utilizado para o registro, qualquer que seja ele.

Dessa forma, quando o sistema consegue restabelecer a conexão com a internet, os dados são sincronizados de forma automática, ficando salvos na nuvem.

Relatórios integrados

O controle de entrada e saída de funcionários pode ser otimizado por meio de relatórios em tempo real, que possibilitam a checagem de frequência dos colaboradores, atrasos, faltas e horas extras.

As equipes de DP e RH não têm com o que se preocupar, uma vez que os cálculos são feitos de forma automática.

Além disso, é possível integrar esses relatórios a outros sistemas de gestão, bem como personalizá-los para atender a necessidades específicas da empresa.

Controle de horas extras automático

O controle de ponto digital oferece a possibilidade de controlar horas extras de forma automática, por meio do registro que o colaborador faz, com apenas alguns cliques.

Quando essas horas forem necessárias, é possível configurar o sistema para informar aos gestores. Assim, eles conseguem controlar os custos da empresa e também evitar processos trabalhistas causados por excesso de trabalho dos colaboradores.

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Evita fraude

O controle de ponto online solicita senhas, biometria e oferece a possibilidade de geolocalização, para que o colaborador consiga registrar seu horário de locais autorizados.

Portanto, ele reduz muito os riscos de fraude, oferecendo a melhor solução em segurança, em comparação a todas as outras formas de controle de entrada e saída de funcionários.

Fechamento de folha automatizado

Como já dissemos, a jornada de trabalho dos colaboradores é contabilizada em tempo real e a soma de suas horas extras ou faltas também acontece dessa forma.

Tudo isso forma automática, sem que seja necessária atualização manual de dados. Portanto, gestores têm menos tarefas burocráticas para se preocupar e podem focar em questões mais relevantes para a empresa.

Eficiência na gestão e otimização do fluxo de trabalho 

A automatização das informações relacionadas ao controle de entrada e saída de funcionários possibilita a análise de dados de forma mais eficiente e rápida.

Além disso, esse tipo de controle de ponto se integra facilmente a ferramentas de gestão, como aquelas relacionadas ao RH e folha de pagamento.

Tire suas dúvidas sobre controle de entrada e saída de funcionários

Nós respondemos às perguntas mais frequentes sobre controle de ponto, de forma rápida e direta, abaixo!

Qual a melhor forma de controlar a entrada e saída de funcionários?

Sem dúvidas, a melhor forma de controle de ponto é o sistema digital de controle de entrada e saída de funcionários. Afinal, ele é completamente adaptável à rotina da empresa e dos colaboradores, oferece segurança e praticidade com sua utilização.

Para que você possa comprovar na prática, sugerimos que faça o teste grátis do aplicativo da Sólides Tangerino!