Demonstrações financeiras: como fazê-las?

As demonstrações financeiras são fundamentais para a gestão de uma empresa, uma vez que traduzem a realidade financeira e contábil das organizações.

Seu papel passa por auxiliar no cumprimento das obrigações tributárias, servindo de base para o cálculo dos impostos devidos, e pela apresentação de dados que podem orientar a gestão, além de manter sócios, investidores e acionistas devidamente informados.

Desenvolver demonstrações não é algo complexo para a Contabilidade. Porém, demanda atenção e um conhecimento adicional sobre o segmento de atuação da empresa para gerar insights mais valiosos.

Além de ter clareza quanto ao que são demonstrações financeiras, para o processo, é preciso conhecer as principais e saber como apresentá-las de forma simples, clara e acessível.

O que são demonstrações financeiras?

Demonstrações financeiras são relatórios contábeis que indicam o desempenho financeiro de uma empresa que favorecem a organização do orçamento, a apuração de impostos, o controle do fluxo de caixa e a tomada de decisões estratégicas.

O volume de informações pode ser distribuído em diferentes tipos de relatórios, sendo que cada um tem um objetivo. Adiante, apresentaremos os principais.

Algumas demonstrações financeiras são obrigatórias e devem ser emitidas em frequência determinada pela Receita Federal. Algo que, comumente, se aplica às relacionadas aos impostos, como é o caso do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Resultados de Exercício (DRE).

Assim, falamos de um instrumento que serve como fonte de informações ao governo, e que também atende a interesses da própria empresa uma vez que pode ser usado em análises realizadas por gestores, sócios, investidores e outros agentes de negócios.

Para que servem as demonstrações financeiras?

Como indicado, os relatórios e a análise das demonstrações financeiras atendem a demandas legais, vindas do governo, e das organizações também. Assim, servem para:

• viabilizar a prestação de contas para a Receita Federal;
• auxiliar o governo na cobrança de impostos;
• evitar a ocorrência de fraudes e crimes de sonegação fiscal;
• fornecer um panorama da saúde financeira da empresa para a alta-gestão e outros stakeholders;
• aumentar o controle sobre o fluxo de caixa;
• facilitar a obtenção de insights de negócios;
• orientar a tomada de decisão.

Por tudo isso, esse instrumento deve ser visto como algo que vai além de uma burocracia solicitada pelo governo.

Qual a importância das demonstrações financeiras?

Entender o que são as demonstrações financeiras mostra que esses relatórios contribuem para que a empresa cumpra suas obrigações fiscais e tome decisões capazes de gerar bons resultados de negócios.

Toda organização precisa seguir a agenda tributária da Receita Federal, pagar impostos e enviar as declarações solicitadas dentro do prazo.

Isso é algo que ocorre independentemente dos demonstrativos, mas os relatórios ajudam a verificar o cumprimento dessas demandas.

Além do mais, a gestão é facilitada e se torna mais inteligente quando baseada em dados e são informações desse tipo que cada demonstração oferece.

Em outras palavras, é mais simples decidir o que fazer quando se tem dados claros sobre custos atuais, o fluxo de caixa, investimentos e outras movimentações que impactam o plano de negócios.

Por meio das demonstrações, é possível verificar o patrimônio da empresa e avaliar perda ou ganho de valor. Também é possível detalhar o faturamento previsto e fornecer dados de ROI (Retorno Sobre o Investimento) para sócios e acionistas.

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As demonstrações financeiras são exigidas por lei?

Algumas, sim. 

Boa parte das demonstrações financeiras são relativas ao pagamento de impostos, feitos conforme o regime tributário escolhido por cada organização. Assim, costumam ser desenvolvidos pelo setor de Contabilidade ou profissional parceiro.

Essas são as demonstrações obrigatórias uma vez que, como já indicado, são usadas para manter a Receita e o governo atualizados sobre a situação fiscal de cada empresa que atua no país.

Para além dessas, é preciso conhecer o regulamento interno da empresa no que diz respeito aos acordos firmados com agentes como gestores, acionistas e outros stakeholders.

Em alguns casos, pode haver a obrigatoriedade de compartilhar demonstrações com essas pessoas. Em outros, é simplesmente interessante fazê-lo dada sua capacidade de orientar decisões estratégicas de negócios.

Ainda, é importante saber que demonstrações financeiras podem ser exigidas para a liberação de financiamento e linhas de crédito especiais, caso essas sejam necessidades da empresa.

Qual a diferença entre demonstração financeira e contábil?

Não é à toa que os conceitos se confundem; de certa forma, até se completam. A questão é que a demonstração contábil é obrigatória, enquanto a financeira é opcional e atende a interesses da gestão empresarial.

A depender de como os processos são conduzidos na sua organização, é válido dizer que a demonstração contábil faz parte da demonstração financeira, sendo essa um conjunto maior e mais complexo de informações financeiras.

Quais são as principais demonstrações financeiras?

Entre as diversas demonstrações financeiras, obrigatórias ou não, existem aquelas que costumam fazer parte da realidade de qualquer empresa; veja:

• Demonstração do fluxo de caixa (DFC);
• Balanço patrimonial (BP);
• Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
• Demonstração do Valor Adicionado (DVA);
• Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA);
• Notas Explicativas.

A seguir, explicamos cada uma delas em detalhes para facilitar sua compreensão.

Demonstração do fluxo de caixa

A DFC ou simplesmente fluxo de caixa é a análise das entradas e saídas da empresa em determinado período, ou seja, leva ao valor financeiro líquido ― em capital e em equivalentes monetários ― negociados nesse intervalo de tempo.

É uma das demonstrações financeiras mais importantes porque indica receita, custos, despesas, impostos, aplicações, investimentos, contas bancárias e outras informações relevantes.

A DFC pode ser dividida em atividades operacionais, que são aquelas relacionadas às atividades da organização, em investimentos e financiamentos.

Em todo caso, um fluxo de caixa positivo mostra que os ativos líquidos da empresa estão crescendo, o que pode fundamentar decisões de expansão, por exemplo.

Em contrapartida, um resultado negativo mostra diminuição de ativos e provoca análises sobre a necessidade de redução de custos.

Percebe como é algo importante? É por isso que a DFC deve ser feita com alta frequência, possibilitando um controle maior do caixa da empresa.

Balanço patrimonial

O BP é uma das demonstrações financeiras obrigatórias, sendo comumente feito ao final de cada ano. Seu principal objetivo é verificar o patrimônio da empresa.

Essa verificação é feita a partir da análise de ativos, ou seja, de tudo que gera valor para a organização, dos passivos, que são as obrigações que a empresa deve pagar, e do patrimônio líquido.

Um ativo positivo indica que a empresa consegue arcar com suas obrigações, enquanto um ativo negativo ― ou passivo a descoberto ― indica que a empresa deve mais do que o que tem em bens.

Assim, o BP oferece informações sobre a situação econômica e contábil da empresa, apresentando a evolução do seu patrimônio.

Demonstração de Resultados do Exercício

A DRE também é obrigatória e costuma ser feita anualmente ou em intervalos de tempo menores, conforme demanda. Seu objetivo central é apresentar o resultado do exercício líquido em determinado período.

Em outras palavras, serve para mostrar se a empresa teve lucro ou prejuízo, o que é feito a partir da análise de todas as receitas, custos e despesas da organização.

Para que se torne um instrumento estratégico para a gestão, é fundamental que a frequência da demonstração seja definida, permitindo comparações válidas. Seja como for, a DRE precisa ter:

• receita bruta;
• deduções e abatimentos;
• impostos;
• receita líquida;
• lucro bruto;
• custo dos produtos ou serviços;
• despesas financeiras;
• lucro ou prejuízo operacional;
• resultado do exercício antes do imposto de renda e sua provisão;
• lucro ou prejuízo líquido do exercício e do montante por ação do capital social.

Demonstração do Valor Adicionado

A DVA é uma demonstração financeira que apresenta os  valores gerados pela empresa em determinado período de movimentações econômicas, além de fazer comparativos com o Fluxo de Caixa. 

Além disso, a DVA ajuda no entendimento da responsabilidade social da organização, permitindo uma análise acerca do quanto se contribuiu para a economia e para a sociedade.

Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados

Por sua vez, a DLPA é uma demonstração financeira usada para evidenciar mudanças no patrimônio líquido da empresa em determinado período.

Assim, também é uma forma de verificar se as operações da organização geraram lucro ou prejuízo. Para tanto, o relatório gerado deve conter as seguintes informações:

• saldo do início do período e os ajustes de exercícios anteriores;
• reversões de reservas;
• lucro líquido do exercício;
• transferências para reservas;
• dividendos;
• parcela de lucros incorporada ao capital;
• saldo do fim do período.

Notas Explicativas

Por fim, temos uma demonstração financeira que existe para fornecer informações adicionais sobre as demais demonstrações de forma a facilitar seu entendimento.

Com isso, as Notas Explicativas podem ser usadas para explicar as razões da diminuição do caixa da empresa, explicar parâmetros usados na avaliação patrimonial, fazer ajustes em exercícios anteriores e mais.

Como fazer demonstrações financeiras?

Como existem diferentes demonstrações financeiras, conforme vimos, não vamos apresentar uma explicação técnica de como fazer cada uma, mas compartilhar dicas importantes para qualquer demonstração que sua empresa opte por fazer. Confira:

Estruture as informações de forma lógica

Uma demonstração precisa ser capaz de… demonstrar, de forma clara e simples de entender. Por isso, ao criar uma estrutura para cada relatório, busque uma ordem lógica entre os fatos e organize as informações de forma cuidadosa.

Isso facilita a leitura do documento e a compreensão correta das informações, evitando que inferências equivocadas sejam feitas e baseiem decisões que não façam sentido.

Mantenha o foco no que realmente for importante

Quem é da Contabilidade ou do setor financeiro lida bem com um volume alto de informações numéricas. Entretanto, considerando que as demonstrações podem ser repassadas a pessoas que não são dessas áreas, é bom buscar clareza.

Assim, outra dica é manter o foco no que é importante tendo em mente os objetivos principais de cada uma das demonstrações financeiras realizadas. O destaque deve ir para os números que sirvam de base para comparativos e tomadas de decisões estratégicas.

Prefira uma linguagem acessível

Pegando um gancho na dica anterior, a linguagem técnica costuma ser um entrave nos demonstrativos financeiros. Por isso, evite jargões muito específicos e desenvolva um relatório que seja acessível a todos que possam analisá-lo.

Para fazer isso, a ideia é simplificar a linguagem e tornar as informações mais claras.

Mantenha os dados sempre atualizados

É básico, mas vale dizer: mantenha os dados de cada demonstrativo devidamente atualizados.

A frequência de geração dos relatórios varia, mas é sempre bom dar atenção a mudanças que precisem ser incluídas nos documentos para mantê-los úteis para a gestão estratégica.

Faça uso de ferramentas tecnológicas

Por fim, considere contar com ferramentas especialmente desenvolvidas para facilitar toda a gestão contábil, incluindo a realização de demonstrativos financeiros.

Existem softwares contábeis que otimizam diversas rotinas desse setor e que são interessantes mesmo quando a empresa terceiriza as operações de Contabilidade.

Isso porque simplificam o processo de coleta dos dados necessários para o desenvolvimento dos relatórios, além de outras atividades contábeis.

Como analisar demonstrações financeiras?

Além de gerar relatórios obrigatórios e estratégicos de qualidade, é interessante que os agentes da sua empresa saibam como fazer uma análise das demonstrações financeiras. Confira algumas dicas:

Use mais de um tipo de demonstração

Demonstrações diferentes podem atender a objetivos afins. Certamente, sua equipe não precisa se exaurir fazendo todos os tipos de relatório possíveis, mas pode ser interessante criar base para um panorama mais completo.

Além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais, será possível contar com um volume maior de informações de qualidade capaz de embasar decisões mais assertivas. Ou seja, as chances de acerto na estratégia de negócios aumentam.

Faça o cruzamento de informações

Tenha em mente que as demonstrações são como guias para a tomada de decisões. Analisá-las de forma conjunta aumenta o entendimento da realidade da empresa e gera um direcionamento mais seguro.

Informações extras também podem ser consideradas. Vale cruzar os dados dos relatórios com dados do mercado financeiro, das tendências do setor econômico e das projeções do contexto político.

Tente identificar tendências

O processo de tomada de decisões é uma tentativa de prever o futuro. Quando embasado em dados, deixa de ser “achismo” e se torna estratégia.

Sabendo disso, observe as demonstrações financeiras passadas e seus contextos e use essas informações para tentar entender quais as tendências para o futuro. Ou seja, para determinar como a empresa deve se comportar no curto, médio e longo prazo de forma a gerar os melhores resultados possíveis.

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Qual a importância de um contador nas demonstrações financeiras de uma empresa?

Percebeu como as demonstrações financeiras ultrapassam o “básico” das obrigações contábeis?

Para começo de conversa, é a Contabilidade que desenvolve essas demonstrações, organizando informações para apresentar a situação financeira real da empresa e fornecer dados fundamentais para a tomada de decisões.

Assim, falamos de um trabalho que ajuda no cumprimento de regras, mas que também ancora decisões de negócios que podem definir o sucesso da organização.

Entretanto, para que isso seja realmente possível, é interessante contar com profissionais que dominem a Contabilidade e que conheçam fatores relevantes para a gestão da empresa, considerando seu setor de atuação e outras variáveis.

Isso porque a área de atuação pode levar a diferenças em relação às obrigações tributárias, além de levar a direcionamentos estratégicos específicos para:

• direcionar a redução de custos;
• ampliar a captação de recursos ao mostrar a investidores o histórico de crescimento patrimonial ou de geração de receita;
• indicar caminhos para enfrentar momentos de recessão econômica, bem como caminhos para aproveitar oportunidades de crescimento, e mais.

Tudo isso sem tirar de cena as burocracias.

O contador faz a escrituração de fatos contábeis, armazena e acompanha as documentações da empresa, apresenta o balancete contábil a patrimonial e cuida do pagamento de impostos e da entrega das obrigações acessórias.

Tire suas dúvidas sobre demonstrações financeiras!

Embora as demonstrações financeiras sejam imprescindíveis para qualquer organização, é comum que o tema gere questionamentos por parte de quem atua na gestão empresarial. Veja as principais:

Para concluir…

Demonstrações financeiras são instrumentos básicos para a gestão de uma organização. Isso, porém, não significa que podem ser desenvolvidos por qualquer pessoa porque não basta um conhecimento raso em finanças ou em contabilidade.

O mais interessante é contar com profissionais qualificados para desenvolver demonstrações obrigatórias e não-obrigatórias, considerando o segmento da empresa e particularidades próprias da sua área de atuação.

Assim, torna-se possível contar com instrumentos de gestão mais poderosos, capazes de direcionar decisões mais assertivas para manter a saúde financeira da empresa e inspirar a adoção de medidas que contribuam para seu crescimento e sucesso.

Nesse processo, além de bons profissionais, vale contar com uma boa tecnologia. Para saber mais, entenda a importância de um sistema de gestão contábil para a sua empresa!