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O sistema contábil é um software desenvolvido para facilitar o trabalho dos contadores – não para substituí-los.

Através dele, é possível automatizar a burocracia, otimizando a rotina diária tanto para o contador, quanto para o cliente/a empresa. Isso porque ele elimina a necessidade de armazenamento em papel ou o tempo de preenchimento de dados no computador.

Com ele, também não é preciso que o contador se empenhe em solicitar ao cliente/chefe informações importantes, uma vez que o sistema funciona de forma integrada coletando esses dados e os armazenando de forma segura.

Ele consegue fazer isso mediante o rastreamento dos lançamentos na origem, deixando-os disponíveis para o acesso do contador.

Além disso, o software oferece soluções mais rápidas para a realização de contas e aplicação de tributos. E, a depender da complexidade do sistema, ele oferece a possibilidade de acompanhamento da movimentação financeira empresarial.

Mas essas são apenas algumas das facilidades que o sistema oferece para escritórios de contabilidade (ou contadores unidos ao departamento pessoal de pequenas empresas).

O importante é que, mediante a utilização do sistema contábil, é possível que o contador mantenha o seu foco em análise de dados e elaboração de estratégias. Dessa forma, o papel do profissional passa a estar diretamente ligado ao crescimento da empresa.

Em departamento pessoal e de contabilidade integrados, a adoção de um sistema desses possibilita a gestão de folhas de pagamento e emissão de guias, e permite maior controle sobre os aspectos trabalhistas de uma empresa.

Para acessar mais informações sobre esse software, continue acompanhando este artigo e compreenda o que é o sistema contábil e como ele funciona!

O que é um sistema contábil?

sistema contábil

O sistema contábil, ou programa de contabilidade, é um software capaz de automatizar as tarefas de um contador. Assim, ele consegue padronizar operações comuns na rotina e possibilita o melhor uso do tempo do profissional.

As suas diversas funções agilizam os processos e tornam as informações mais precisas. Inclusive porque, dentre elas, se encontra a realização automática de cálculos, atualização de leis e integração de dados.

Além disso, o software possibilita armazenamento de dados com mais segurança e maior precisão nas informações. Consequentemente, oferece mais credibilidade ao trabalho e exige menos tempo de dedicação do profissional.

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Entretanto, a utilização dessa tecnologia não exclui o trabalho do contador, que precisa seguir monitorando o sistema. Ela apenas reduz a burocracia e a quantidade de tarefas desnecessárias relacionadas à contabilidade.

Dessa forma, o contador consegue focar em estratégias empresariais, ajudando o empreendedor a tomar as decisões mais vantajosas para o negócio. Por exemplo, quanto à redução de carga tributária e à elaboração de relatórios para entender onde a empresa ganha e onde perde dinheiro.

O profissional também consegue auxiliá-la melhor quanto a compras, funcionários e obrigações em geral. E isso permite avaliar o crescimento do negócio ou impulsioná-lo.

A isso damos o nome de saúde financeira e não há setor que não se beneficie dela.

O profissional que o utiliza consegue atender a mais demandas e priorizar às mais importantes. Portanto, o sistema contábil não é apenas um aliado do contador, como daqueles para quem ele trabalha.

Para que serve um sistema contábil?

Como a tecnologia contribui para o aumento da produtividade

O software que automatiza as atividades do contador serve para realizar tarefas que apenas tomam tempo do profissional. Há nele uma série de funcionalidades, com as quais um contador pode facilitar a sua rotina. Dentre elas estão:

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  • integração de dados;
  • segurança de dados;
  • importação de dados da Receita Federal;
  • gerenciamento de atividades e finanças;
  • automatização de tarefas burocráticas;
  • automação da escrituração;
  • emissão de notas fiscais;
  • geração de guias;
  • gestão de folha de pagamento;
  • acesso à movimentação financeira real e atual do cliente;
  • junção de normas do sistema tributário e atualização constante.

Portanto, o sistema contábil elimina para o contador aquelas tarefas que não são tão importantes para a obtenção de um bom trabalho. O que o profissional precisa fazer é apenas gerenciar o sistema e aprender a lidar com seus aspectos técnicos, para aplicação no dia a dia.

Mas é tranquilo aprender a mexer em um deles, se quem oferece o sistema é uma empresa que dá suporte ao cliente e se preocupa com sua experiência.

Com um desses em mãos, o contador consegue descomplicar o seu trabalho, desde que escolha um sistema que atenda às suas necessidades. Mas aprenderemos a escolher o melhor sistema contábil mais à frente no texto!

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Como funciona um sistema contábil?

O sistema contábil é um software, ou seja, uma tecnologia que trabalha sozinha, de forma automática. Assim, o que ele faz é coletar dados e integrar informações, sem que seja preciso preenchê-las em vários locais ou realizar planilhas.

Ele mantém tudo organizado, para que o contador tenha em mãos o que precisa para realizar o seu trabalho.

A ausência de uma grande quantidade de papeis, por si só, já ajuda com a administração de tarefas. Mas todas as suas funcionalidades colaboram com a praticidade no dia a dia.

Para usar o sistema, o profissional apenas deve se familiarizar com a sua interface, para saber o que se encontra onde. Isso é possível ao contar com o suporte da empresa que vendeu o software, que explicará o passo a passo.

Depois, é preciso se certificar de que todos os dados estão sendo migrados para o sistema. Para isso, a empresa deve fazer uma cópia de tudo, até ter certeza de que pode acessar todos os documentos na nuvem.

Na prática, o sistema possibilita uma integração em tempo real e não necessita de realização manual de exportação de dados. Assim, as informações dos clientes estão sempre à mão e não é preciso solicitar-lhes sempre que precisar de algo.

O que é feito manualmente, mas apenas uma vez, é o cadastramento de alguns dados. Mas isso é outra das ciosas que o suporte do sistema que você escolher te ajudará a fazer.

Quais as vantagens de se ter um sistema contábil?

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Como já mencionamos, o sistema contábil colabora muito para simplificar a rotina de um contador.

A automatização das informações e a redução de burocracia possibilita que o profissional foque em coisas mais importantes para o crescimento dos negócios aos quais ele atende.

Mas, se formos elencar as vantagens, são essas:

  • segurança de dados;
  • priorização de tarefas;
  • foco nos resultados;
  • celeridade nos procedimentos;
  • possibilidade de trabalho remoto;
  • segurança de dados.

O sistema possibilita o armazenamento de dados na nuvem (on-line) e isso garante que eles estão mais seguros. Afinal, se alguma coisa acontecer com o hardware, eles não se perdem e é possível acessá-los normalmente on-line.

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Priorização de tarefas

A organização dos dados na plataforma é muito importante porque possibilita o melhor gerenciamento de tarefas. Assim, o profissional não se perde em meio a obrigações e prazos.

Foco nos resultados

A parte prática relacionada às tarefas também é bastante otimizada quando não é necessário acessar a vários papéis, fazer cálculos e utilizar planilhas. O profissional pode se preocupar apenas com os resultados.

Celeridade nos procedimentos

Como fornece muita agilidade no dia a dia, o sistema possibilita que o profissional produza mais, o que é bom para ele e para os clientes.

Possibilidade de trabalho remoto

O sistema não tem ligação com o endereço da empresa. Isso significa que o trabalho pode ser feito de onde o profissional estiver.

Portanto, na rotina de um profissional da contabilidade, ele faz toda a diferença e traz muitos benefícios. Lembrando sempre que, ainda que ele possibilite a integração e acompanhamento de dados, ele não substitui o contator.

O sistema foi feito para os contadores, para que consigam melhorar o seu gerenciamento e driblar tarefas menores. Mas ele precisa, sempre, do monitoramento do profissional!

Quais as principais funcionalidades que um sistema contábil precisa ter?

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Existem diversos sistemas contábeis no mercado e as funcionalidades que o seu precisa ter, variará de acordo com as suas necessidades. Geralmente, eles se dividem em três tipos de sistema:

  • low-end;
  • mid-end;
  • high end.

Cada um possui mais funcionalidades que o outro, portanto, conseguem atender desde microempresários individuais à micro e pequenas empresas. Entenda mais sobre eles e avalie qual compreende melhor as suas atividades!

Low-end

O low-end se caracteriza por ser um sistema básico, que consegue realizar tarefas mais simples. Por exemplo, cálculos, evitando a necessidade de alimentar planilhas. Ou a geração de guias de recolhimento, evitando a necessidade de realizar todo o procedimento par pagamento de impostos.

Tudo isso estará ali, à mão. Portanto esse sistema é básico, mas já ajuda bastante a agilizar uma série de tarefas da contabilidade.

Mid-end

Esse já um sistema que visa abranger mais necessidades de um contador, integrando bancos de dados e oferecendo um sistema de gestão mais prático.

Talvez este seja o ideal para pequenas e médias empresas, porque ele oferece a possibilidade de integração às informações financeiras do cliente. O resultado é uma forma de trabalhar simplificada, na qual não é necessário que contador e cliente estejam em contato todo o tempo.

High-end

Por fim, esse é o sistema mais avançado, que oferece mais opções de automatização do trabalho do contador. Esse sistema costuma atender melhor a grandes empresas porque é muito completo e oferece muitos recursos ao profissional da contabilidade.

A utilização do sistema high-end conta até com gestão de crédito e consegue obter dados suficientes para otimizar o orçamento. Mas isso pode não ser imprescindível para pequenos negócios.

Como escolher um sistema contábil para sua empresa?

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Como pudemos observar, o sistema contábil ideal para a sua empresa é aquele que atende às suas necessidades. Portanto, para escolher o seu, é preciso ter consciência daquilo que você precisa na sua rotina.

Mas, antes de escolher uma ou outra versão do software, pesquise e avalie a confiabilidade dele. Verifique se ele dá opção de trabalho remoto, pergunte ao fornecedor sobre a segurança e sigilo de dados. Prefira sistemas que façam integração de dados.

Além disso, como já mencionamos, será preciso que você aprenda a mexer na interface. Por isso, opte por sistemas que oferecem mais simplicidade e que você consiga trabalhar de forma intuitiva, sem precisar de instruções a todo momento.

Entendendo que esses são os pontos fundamentais, continue sua leitura para saber como escolher entre as versões low-end, mid-end e high-end.

Versão básica

A versão básica (low-end) de um sistema contábil, ainda que não possua muitas funcionalidades, consegue simplificar a rotina de um contador. Entretanto, se o seu não for um negócio iniciante, ela pode não conseguir atender às suas demandas.

Versão avançada

O sistema avançado (mid-end) é indicado para aqueles negócios que já possuem muitos clientes e muitas informações para administrar. Isso porque ele possibilita a integração de dados e o melhor gerenciamento deles.

Assim, quando a contabilidade tem mais fins gerenciais que fiscais, esse é o sistema ideal. É o caso, inclusive, de empresas que unem o departamento pessoal à contabilidade.

Versão completa

A versão completa (high-end) possui inúmeras ferramentas para automatização de um negócio. Com ela, é possível obter economia de tempo, de dinheiro e alta produtividade.

Entretanto, é preciso avaliar se todas as possibilidades que essa versão fornece serão úteis ao seu negócio. Do contrário, você desperdiçará dinheiro pagando por um produto que tem uma versão mais adequada disponível.

Saiba o que fazer se ainda estiver na dúvida

imagem de mulher sentada em frente a computador de mesa olhando para a tela e com fones de ouvido representando um possível acesso a um portal do colaborador.

Você pode estar se questionando sobre qual sistema escolher, porque quer o melhor para o seu negócio, mas não quer gastar desnecessariamente. Ou, ainda, pode estar se perguntando se o sistema contábil básico realmente fará alguma diferença no contexto do seu negócio.

Se essas dúvidas estão pairando, a nossa sugestão é que você adquira um software no meio do caminho, o mid-end.

Ele com certeza otimizará a sua rotina como contador e fará diferença na sua entrega. Mas ele não é tão completo que você acabe por não utilizar todos os recursos pelos quais pagar.

Também é uma boa ideia entrar em contato com a empresa fornecedora do software, para que ela auxilie na sua decisão.

Tire outras dúvidas sobre um sistema contábil

Abaixo você encontrará respostas mais diretas, que respondem às dúvidas mais comuns sobre o sistema contábil.

O que é um sistema contábil?

O sistema contábil se trata de um software (que é uma tecnologia) com foco em otimizar a rotina dos contadores. Ele consegue isso oferecendo automatização daquilo que seria feito manualmente, possibilitando que o profissional cuide de assuntos mais importantes.

O sistema possui diversas funcionalidades e precisa do gerenciamento de um profissional da contabilidade. Portanto, ele não substitui, mas auxilia no trabalho do contador.

Para que serve um sistema contábil?

Ele serve para realizar funções que não são necessárias para que um contador faça o seu trabalho. Por exemplo, ele integra dados com o cliente e o profissional não precisa contatá-lo, para obter informações importantes.

Outro exemplo é a eliminação de papeis, uma vez que o sistema contábil oferece a opção de armazenamento de dados na nuvem. E isso possibilita a melhor organização do profissional, que fica livre para lidar com o que for prioridade.

Basicamente, a utilização do sistema possibilita que o profissional já tenha em mãos tudo o que precisa para desenrolar os processos. Portanto, o sistema otimiza o seu gerenciamento.

Quais as principais vantagens de um sistema contábil?

A tecnologia foi desenvolvida pensando em oferecer ao contador uma rotina simplificada e é isso que ela alcança com suas ferramentas. O profissional consegue realizar suas atividades de forma mais rápida e prática e menos burocrática.

Além disso, ele o faz de onde estiver, uma vez que o sistema não está atrelado à localização da empresa. E sem perder o acesso aos seus dados, porque eles ficam armazenados na nuvem e disponíveis para o acesso de qualquer dispositivo.

A depender da complexidade, ele ainda possui tarefas como automatização de escrituração e emissão de guias e gerenciamento e finanças. Mas essas são apenas algumas, das muitas vantagens que o software oferece.

O que não pode faltar em um?

Isso vai depender da necessidade da sua empresa. Mas o ideal é que o sistema contábil possua armazenamento na nuvem, integração de dados com o cliente, interface intuitiva e suporte disponível.

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