Departamento pessoal: tudo que você precisa saber

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Se algum dia você precisasse explicar o que é o departamento pessoal de uma empresa e quais as suas responsabilidades no dia a dia da organização, saberia fazê-lo sem dificuldades?

Embora, inicialmente, pareça complexo esclarecer todas as funções do DP, sua rotina e atribuições, esse é um setor fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do segmento de atuação.

É por esse motivo que elaboramos este guia completo. Vamos mostrar o que é departamento pessoal, qual a sua importância, principais rotinas e a diferença entre RH e DP. Além disso, vamos mostrar a você como organizar esse setor e medir o seu desempenho. Vamos lá?

O que é Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal (ou DP) é a área técnica responsável pela gestão dos colaboradores de uma empresa. Entre suas principais atribuições, estão as admissões e demissões, o gerenciamento da folha de pagamento e das férias, o registro de ponto, entre ouros.

Em outras palavras, o DP cuida dos processos burocráticos e das relações trabalhistas que a empresa estabelece. Por isso, podemos dizer que ele administra a relação financeira entre o empregador e seus funcionários — incluindo, também, os prestadores de serviço.

Ainda, não dá para falar sobre o que faz o Departamento Pessoal sem mencionar que o setor é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias da empresa.

Em suma, o DP é encarregado de todas as burocracias referentes aos colaboradores da empresa, desde a sua chegada, seu vínculo trabalhista, seu desligamento, os pagamentos, entre outras. A seguir, confira tudo o que você precisa sobre ele.

Qual é a função do Departamento Pessoal?

O DP, como já adiantamos um pouco, a principal função do departamento pessoal é fazer a administração dos funcionários. Sendo assim, ele é responsável cuidar de todas as questões relacionadas à vida profissional dos colaboradores, desde a contratação até o desligamento.

Além disso, ele garante que todas as atividades sejam realizadas em conformidade com a legislação trabalhista, e ainda assegura que os direitos e deveres tanto da empresa, quanto dos funcionários, sejam cumpridos.

Então, de forma resumida, o DP é o elo entre os colaboradores e a empresa quando se trata de administração e controle de processos trabalhistas.

O que faz um profissional de DP?

Considerando a explicação sobre o que é departamento pessoal, podemos dizer que o profissional de DP é uma espécie de mediador entre empregador e empregado. Isto é, sua função é assegurar um bom relacionamento entre as partes.

Além disso, quem ocupa essa posição na empresa é responsável por executar todas as tarefas relacionadas aos trâmites dos colaboradores, principalmente:

• admissão e demissão;
• cálculo da folha de pagamento;
• férias;
• licenças;
• benefícios;
• comissão;
• jornada de trabalho.

Vale lembrar que o DP é regido pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social, de acordo com as regras da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo sindicato da categoria. 

Portanto, o profissional da área precisa conhecer a fundo a legislação trabalhista para: 

• elaborar corretamente os contratos de trabalho;
• assegurar as horas de trabalho permitidas por uma função;
• pagar o piso salarial corretamente;
• fazer o desconto por faltas injustificadas entre outras atividades.

Quais são os cargos e funções do departamento pessoal?

Os principais cargos e funções do DP incluem gerente/coordenador, analista, assistente e auxiliar. A seguir, confira mais detalhes sobre cada uma dessas ocupações.

Gestor/Gerente ou Coordenador de DP

Gestores e Gerentes de Departamento Pessoal são os líderes da equipe. Eles coordenam as atividades do setor, assegurando que as políticas da empresa sejam seguidas e que todas as obrigações legais sejam cumpridas.

Analista de DP/Benefícios

O Analista de Departamento Pessoal é o profissional que executa atividades mais complexas dentro da área, como gerir a folha de pagamento, controlar o ponto dos funcionários, realizar cálculos de férias, rescisões e encargos trabalhistas.

Além disso, quando especializado em benefícios, ele também cuida da administração de planos de saúde, vale-alimentação, vale-transporte e outros benefícios oferecidos pela empresa.

Sendo assim, esse cargo exige conhecimento detalhado das legislações e um bom domínio de sistemas de gestão de pessoal.

Assistente de DP

O Assistente de Departamento Pessoal presta suporte ao analista e ao gestor nas atividades do dia a dia, auxiliando na organização de documentos, no controle de ponto e na inserção de dados no sistema de gestão da empresa.

Ademais, ele também costuma ser o responsável pelos processos de admissão e demissão, garantindo que tudo seja feito conforme as normas da empresa e a legislação vigente.

Auxiliar de DP

Por fim, o auxiliar de Departamento Pessoal é o responsável por atividades mais operacionais, como arquivamento de documentos, controle de ponto manual e apoio na organização de arquivos e registros.

Além disso, ele dá suporte direto aos outros membros do time, facilitando o fluxo de informações e garantindo que todos os processos estejam devidamente documentados e atualizados.

Quanto ganha um profissional de DP?

De acordo com o Panorama de Gestão de Pessoas do Brasil, a média salarial de um profissional de DP gira em torno de R$6.196,00. Confira, a seguir, uma tabela com as faixas salarias das pessoas que trabalham com Departamento Pessoal e Recursos Humanos.

Como surgiu o Departamento Pessoal?

O setor de Departamento Pessoal existe desde o período escravocrata, quando os senhores designavam pessoas de confiança para observarem e orientarem o trabalho dos escravos.

Com o passar do tempo, surgiram as empresas, mas os patrões mantiveram o sistema antigo, pagando aos funcionários apenas o que julgavam suficiente.

À época, não havia leis trabalhistas. O chefe de pessoal utilizava uma ficha para controlar os empregados, e por meio dela ele monitorava os pagamentos desde sua contratação até a demissão.

Com o Governo de Getúlio Vargas, as empresas sofreram um impacto diante da legislação trabalhista. Assim, criou-se o Ministério de Trabalho que, por sua vez, estabeleceu fatores como, por exemplo:

• horário de trabalho para algumas áreas;
• carteira de trabalho, que hoje já existe na versão CTPS Digital; 
• proteção ao trabalho da mulher e do menor;
• entre outros. 

A partir de todas essas mudanças, o chefe de pessoal deixou de ser somente um contador e passou a ter uma função mais completa.

Qual a diferença entre RH e DP?

A principal diferença entre RH e DP está nas suas funções dentro da empresa. O RH é responsável pela gestão estratégica de pessoas, focando no desenvolvimento, no bem-estar e retenção de talentos. Já o DP cuida das obrigações administrativas e burocráticas dos funcionários, como folha de pagamento, controle de ponto e cumprimento das leis trabalhistas.

Sendo assim, enquanto o RH lida com o recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento de colaboradores, o DP garante que todos os processos legais sejam seguidos, como a formalização de contratos e o pagamento de direitos trabalhistas.

Agora, aí vai um dado importante: profissionais de RHs e DP, em 95% das empresas, trabalham na mesma área. Além disso, na maioria das vezes, costumam reportar para a mesma liderança. Confira o levantamento feito pela Sólides sobre esse assunto:

Qual é a importância do DP para uma empresa?

O departamento pessoal é importante porque, mais do que garantir a legalidade dos processos, ele também lida com inúmeros processos burocráticos — e tudo que envolve burocracia parece ruim, desinteressante ou até desimportante, não é mesmo?

Porém, tudo isso é necessário para que a empresa atue conforme as leis trabalhistas e, assim, assegure que os direitos dos colaboradores sejam respeitados.

Além disso, o DP influencia diretamente no clima organizacional e na produtividade dos colaboradores porque gerencia corretamente as rotinas trabalhistas e responde prontamente às demandas dos colaboradores.

Em contrapartida, isso reflete diretamente no bem-estar dos funcionários, que se sentem mais seguros e satisfeitos com suas condições de trabalho, o que pode aumentar a eficiência das entregas e reduzir a rotatividade.

No mais, confira a seguir outros motivos pelos quais o DP é importante para uma empresa.

Embasa decisões estratégicas

O DP atua na alta gestão porque fornece dados estratégicos sobre a força de trabalho da empresa. Sendo assim, informações como absenteísmo, horas extras e custos com folha de pagamento podem ser fundamentais para a tomada de decisões importantes, como planejamento de contratações, reajustes salariais e melhorias nos benefícios.

Evita processos trabalhistas

Por falar em um departamento pessoal bem estruturado, organização e seriedade também são imprescindíveis para manter a empresa afastada de processos trabalhistas.

Para quem é bom de conta, até mesmo a matemática dos cálculos mais trabalhosos podem fluir bem. A situação se complica, porém, quando o DP não tem ao alcance todas as informações de que precisa para não errar essa conta.

Se considerarmos um único funcionário, além do valor base de seu salário, o DP precisa considerar adicionais e descontos que podem variar mês a mês.

Uma hora extra em dia de semana tem valor diferente de uma hora extra em um domingo, por exemplo. Isso sem contar os tributos que também precisam ser recalculados. Já pensou?

Se o DP errar os cálculos da folha de pagamento ou das verbas rescisórias, o empregador pode ser processado pelos trabalhadores. Algo que leva a perda financeira e danos na reputação.

Cria bom relacionamento com órgãos públicos

Indo além, se as coisas não funcionam bem no departamento pessoal, a empresa pode deixar de cumprir obrigações com órgãos públicos e órgãos fiscalizadores. Uma situação irregular pode gerar multas e até problemas mais graves.

Vale ressaltar, é o DP que cumpre o papel de intermediar as relações de uma empresa com os órgãos locais. 

Se a cultura interna é de desvalorizar o trabalho do setor ou de “levar de qualquer jeito”, eventualmente esse relacionamento pode ruir.

Qual a estrutura do Departamento Pessoal e como funciona?

A estrutura do DP pode variar conforme o porte da organização. No entanto, sua estrutura básica costuma ter três setores: admissão, demissão e compensação de pessoas.

Admissão de pessoas

O processo de admissão de um novo colaborador envolve uma série de atividades conduzidas pelo departamento pessoal, muitas vezes em parceria com o RH. A seguir, confira um exemplo de checklist dessa fase:

Funciona da seguinte forma: assim que o processo de seleção é finalizado pelo RH, o DP entra em ação coletando documentos obrigatórios e outros dados importantes do colaborador. Isso pode ser feito fisicamente, ou ainda por meios digitais.

Os principais documentos exigidos para contratação a são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cópia da carteira de identidade;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
• Título de eleitor;
• Certidão de nascimento ou casamento (se aplicável);
• Certificado de reservista ou dispensa do serviço militar (para homens);
• Carteiras profissionais específicas de acordo com a área (como OAB, CRA, entre outras).

Outro aspecto importande desse processo é o acompanhamento do exame admissional, que varia conforme a função desempenhada. Então, por exemplo: atendentes de telemarketing precisam realizar uma audiometria como parte das exigências médicas.

Por fim, além de reunir a documentação necessária, o DP também é responsável por registrar o colaborador junto aos órgãos competentes e garantir que a assinatura na carteira de trabalho – seja digital ou física – esteja correta, formalizando assim a admissão.

Demissão de pessoas

O processo de demissão dos funcionários também é conduzido pelo departamento pessoal e consiste no desligamento daquele profissional do quadro da empresa. 

Para realizar um bom processo de demissão, é importante entender os motivos que levam ao desligamento. A seguir, confira mais sobre os tipos de demissão.

Ele pode ocorrer por livre e espontânea vontade do trabalhador, ou seja, por meio de um simples pedido de demissão. Também é possível que o desejo do desligamento parta da empresa, o que pode configurar demissão sem justa causa ou demissão por justa causa.

Outra possibilidade é a demissão por acordo trabalhista. Antes da Reforma Trabalhista — aprovada em novembro de 2017 ― o acordo não era permitido, ainda que fosse uma prática comum nas empresas. 

Agora, a lei permite que tanto o funcionário quanto o empregador proponham um acordo para a rescisão contratual.

Independentemente do tipo de demissão, o DP é responsável por:

• redigir os documentos de rescisão contratual;
• arquivar informações e documentos do trabalhador;
• fazer o cálculo do acerto trabalhista.

É esse cuidado do DP no processo de demissão que garante que a empresa não sofra com ações trabalhistas motivadas por pagamentos indevidos na rescisão contratual.

Compensação de pessoal

No setor de compensação de pessoal, há o controle de frequências e remunerações. É preciso efetuar cálculos corretos para que todos os encargos e benefícios de direito do colaborador sejam executados precisamente e no prazo certo.

Desse modo, o setor de compensação do departamento pessoal é responsável por:

• cuidar do processo de controle de frequência dos funcionários;
• calcular o pagamento de salários e benefícios;
• encaminhar o pagamento de taxas, impostos e contribuições. 

Isso mostra que, quando os profissionais são integrados à empresa, o DP: 

• realiza o controle de frequência do funcionário;
• elabora a folha de pagamento;
• calcula os tributos correspondentes a cada contratado constantemente.

Quais as principais rotinas do departamento pessoal?

Como já mencionamos ao longo deste artigo, as funções do departamento pessoal dizem respeito à burocracia da organização e ao quadro de colaboradores. Sendo assim, elas incluem organização de documentos, acompanhamento de frequência, cálculos da folha de pagamento, entre outros.

Confira mais detalhes a seguir!

1. Organização dos documentos trabalhistas

Assim que um candidato é aprovado para ingressar em uma nova empresa, ele assina um contrato, certo? Bom, o DP é o responsável por elaborar todos os contratos de trabalho. Veja alguns exemplos de modelos de contratação:

• empregado: contrato do tipo CLT, caracterizado por uma pessoa física contratada para prestar serviço a uma pessoa jurídica, mediante o pagamento de salário e de forma não intermitente;
• temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira, por um período predeterminado e sem vínculo empregatício;
• autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;
• estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Cada tipo de contrato tem suas especificidades e particularidades, por isso o DP tem como função simplificar todos os processos, tornando-os fluidos e rápidos.

Portanto, para cada funcionário da empresa, o departamento pessoal precisa abrir uma pasta, seja no arquivo de papel ou no digital. Há uma série de informações que precisam ser atualizadas e mantidas a salvo.

Quando um funcionário é contratado, a elaboração do contrato  passa pelo DP e engloba, outros detalhes:

• funções;
• horas de trabalho permitidas;
• piso salarial.

Todos os outros documentos também ficam sob responsabilidade do departamento pessoal. Por exemplo:

• registro de jornada;
• atestados médicos;
• pedidos de afastamento etc.

Alguns não precisam apenas ser armazenados, mas, sim, usados para solicitação de benefícios do INSS, para cálculos da remuneração e outros processos. 

Também é o departamento pessoal quem faz o envio de informações pelo eSocial. 

Portanto, o DP precisa manter os documentos em dia e devidamente organizados. Caso contrário, além de perder prazos, pode não ser capaz de garantir o cumprimento de normas trabalhistas adequadamente.

Quais são os documentos trabalhistas do DP?

Os principais documentos que fazem parte da rotina do DP incluem:

• acordo de prorrogação de jornada;
• acordo de compensação de horas;
• recibos de pagamento e adiantamento;
• recibo de pagamento do 13º salário;
• recibo de adiantamento do 13º salário;
• recibo de abono de férias;
• recibo de gozo de férias;
• atestado médico (admissional e demissional);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• recibo de entrega do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD);
• autorização para descontos não previstos.

2. Acompanhamento de frequência

Você deve saber que, desde a publicação da Lei de Liberdade Econômica, o uso de um sistema de controle de ponto só é obrigatório para empresas com 20 funcionários ou mais.

Ainda assim, de alguma forma, é interessante ao empregador sempre acompanhar como seus funcionários cumprem suas jornadas. Ou seja, observar se há inconsistências ou incompatibilidades com o que tenha sido previamente estabelecido. por exemplo, quando há

• atrasos frequentes;
• faltas injustificadas;
• horas extras;
• jornada noturna.

Esse controle é mais simples quando existe um sistema de registro de ponto. Uma opção válida até para empresas que têm um quadro de funcionários mais enxuto.

Em todo caso, a responsabilidade de fazer levantamento de faltas, atrasos, horas extras e de outras questões relativas à jornada de trabalho é do departamento pessoal.

Afinal, inconsistências: 

• impactam os cálculos da folha de pagamentos;
• evitam irregularidades que podem ter consequências na Justiça do Trabalho;
• podem servir de base para análises e decisões estratégicas.

Separamos, a seguir, as principais responsabilidades do DP quando o assunto é controle de frequência. Confira!

Jornada de trabalho

Uma tarefa importante do departamento pessoal é fazer a gestão da jornada de trabalho de seus colaboradores.

Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores desse setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

Controle de ponto

E, por falar em controle de ponto, o departamento pessoal é responsável pela gestão do ponto, independentemente do sistema adotado pela empresa — manual, mecânico, eletrônico ou alternativo. 

Por meio da documentação de presença dos colaboradores de uma empresa é possível fazer a gestão de equipes, das escalas e das horas trabalhadas. 

Desse modo, por meio do controle de ponto, o DP fica sempre de olho nos horários de entrada e saída dos funcionários, bem como os intervalos para almoço e descanso.

Banco de horas

O controle e monitoramento frequente do banco de horas dos colaboradores também é uma função importante do departamento pessoal. 

Como já mencionamos, acompanhar a jornada de trabalho é crucial para garantir que a remuneração será paga devidamente e, com isso, evitar problemas trabalhistas e tributários.

Para não precisarem pagar horas extras, as empresas encontraram o sistema de compensação por meio do banco de horas como solução mais viável.

Através do controle de horas individual, a organização pode flexibilizar sua jornada para que não seja necessário comprometer o fluxo de caixa da empresa com o pagamento de horas extras.

3. Cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento talvez seja a função mais conhecida do departamento pessoal. 

Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor calcular a folha de pagamento e preencher os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

Entre outros fatores, o cálculo da folha de pagamentos envolve:

• salário;
• benefícios;
• adicionais;
• descontos;
• décimo terceiro;
• tributos;
• contribuição sindical e mais.

É o departamento pessoal que precisa gerenciar todas as variáveis que compõem a remuneração dos funcionários. 

Só assim o setor garante que os pagamentos sejam feitos corretamente e nos prazos adequados.

Para que a complexidade da tarefa e, consequentemente, sua importância fiquem ainda mais claras, vamos a alguns aspectos do fechamento da folha. 

O DP precisa cuidar:

• do processamento da folha;
• do salário de cada funcionário;
• da retenção do IR;
• dos depósitos
• da entrega dos holerites;
• dos pagamentos aos órgãos governamentais.

4. Gestão de férias e licenças

O descanso é um direito do trabalhador, e um dos papéis do departamento pessoal é monitorar seu cumprimento, realizando a gestão de férias.

Segundo o texto legal, todo trabalhador tem direito a férias sem prejuízo na remuneração após completar 12 meses de contrato, intervalo chamado de período aquisitivo.

O tempo de férias vai depender do número de faltas injustificadas de cada funcionário e é o DP quem deve controlar isso, seguindo as regras do artigo 130 da CLT.

Além disso, a legislação define que o empregador tem 12 meses para conceder as férias ao trabalhador; intervalo chamado de período concessivo. É o DP que deve assegurar o respeito a esse prazo limite.

É também o departamento pessoal o setor responsável por lidar com licenças, atestados médicos e afastamentos provocados por acidentes de trabalho, doenças ocupacionais ou outro.

Quanto a isso, o DP deve arquivar os documentos, além de integrá-los à folha de pagamentos. 

Caso o contato com órgãos públicos, como o INSS, seja necessário, é também o departamento pessoal que deve fazê-lo.

5. Gestão de benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o departamento pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

• vale-transporte;
• vale-refeição/alimentação;
• vale-cultura;
• plano de saúde médico e odontológico;
• auxílio-creche;
• bolsa de estudos;
• GymPass etc.

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta dos benefícios para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

Em alguns casos, os benefícios são concedidos com desconto em folha. O DP precisa garantir os direitos dos trabalhadores, inclusive no sentido de assegurar que os descontos sejam feitos conforme o que foi definido no contrato de trabalho.

6. Padronização dos arquivos

É responsabilidade do DP manter os arquivos organizados e, na melhor das hipóteses, padronizados.

É bom saber que os documentos não são importantes apenas para a empresa em suas rotinas internas. 

Agentes fiscalizadores podem aparecer e demandar informações que precisam ser apresentadas de imediato.

Assim, a empresa deve ter em mente que a documentação precisa estar em dia e acessível caso um representante do Ministério do Trabalho bata à porta.

Vale dizer, manter a documentação acessível não é tê-la ao alcance de qualquer um, mas disponível para quem tem autorização para acessá-la.

O departamento pessoal também deve considerar a confidencialidade de cada arquivo e mantê-los em local de acesso restrito, a menos quando a regra diga o oposto. Por isso, é fundamental utilizar arquivos digitais para facilitar a gestão dos documentos.

7. Pagamento de impostos, taxas e contribuições

Para se manter dentro das regras trabalhistas, o empregador deve manter todos seus impostos e contribuições em dia. 

Sejam aquelas de caráter fiscal, ou as que dizem respeito aos colaboradores, é fundamental que todas as guias e pagamentos sejam feitos sem atraso.

Entre os impostos e taxas de responsabilidade do DP, estão:

• INSS;
• FGTS;
• CAGED;
• RAIS;
• DIRF.

Além disso, é importante que o setor também entenda quais dessas taxas são deduzidas da folha de pagamento dos funcionários e quais delas são de responsabilidade do empregador.

8. Representação diante dos órgãos públicos

Por fim, é função do departamento pessoal representar a empresa diante dos órgãos públicos trabalhistas. 

Em geral, é o DP que faz a emissão de declarações que precisam ser enviadas ao governo. Com isso, o setor pode se tornar o principal representante da empresa em contatos com órgãos oficiais.

Quais os principais indicadores do DP?

Como vimos, o DP tem acesso a documentos e dados de todos da empresa, inclusive informações importantes aos gestores para o acompanhamento dos times. 

Empresas que entendem os dados e monitoram seus números conseguem identificar os pontos de melhoria e crescer de forma saudável. É por isso que, assim como os demais setores, o DP também tem seus próprios indicadores.

Veja, abaixo, algumas das métricas mais importantes.

Turnover

O turnover é o cálculo do percentual de rotatividade de funcionários na empresa. Ele é apurado a partir da quantidade de rescisões assinadas em um determinado período de tempo. 

Entender e monitorar o turnover ajuda a empresa a oferecer condições mais favoráveis de trabalho, de modo a, cada vez mais, reter os talentos. 

Além disso, melhora o processo de seleção, já que identifica qual o perfil mais adequado para ocupar determinada vaga. 

Agora, uma dúvida: você sabe que existem dois tipos de Turnover? Confira o infográfico que fizemos sobre o assunto:

Absenteísmo

Faltas em excesso costumam ser sinal de insatisfação, desmotivação ou mesmo problemas graves de saúde. É por isso que esses indícios precisam ser acompanhados de perto pelo RH e apurados pelo DP. 

Observando os números é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues, bem como faltas injustificadas. Esses indicadores servem, ainda, como dados para a avaliação de desempenho. 

Acidentes de trabalho

Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o DP consegue verificar as ocorrências e atuar de maneira focada na prevenção.

Gerar esse documento também é importante para detectar se há algum tipo de falha ou negligência da empresa que esteja facilitando a ocorrência de acidentes ou, ainda, se faltou treinamento adequado para os profissionais. 

Como organizar um DP?

Ter um departamento pessoal organizado é um dos aspectos mais importantes para o crescimento e desenvolvimento de uma empresa. 

Atualmente, o DP assume um papel cada vez mais estratégico, auxiliando as lideranças nas tomadas de decisões para o negócio.

Por esse motivo, é essencial que o departamento pessoal seja bem estruturado, com rotinas bem definidas.

Veja, abaixo, de que forma você pode organizar o setor da sua empresa e, com isso, otimizar os processos.

1. Comunique-se com outros setores

Por lidar com informações fundamentais para os colaboradores, o departamento pessoal está sempre em contato com outros setores da empresa. 

Portanto, é importante criar um método de comunicação que facilite o recebimento de solicitações, o atendimento de demandas e a organização de dados sobre os funcionários.

O diálogo entre departamentos envolve, geralmente, informações sigilosas ou urgentes. Por isso, o cuidado deve ser dobrado.

Ao enviar um documento físico, por exemplo, crie um sistema de assinaturas dos responsáveis pelo recebimento. 

Desse modo, é possível monitorar onde o arquivo se encontra, evitando perdas e garantindo que a papelada chegue às mãos do destinatário no tempo necessário.

Para solicitações de férias, folgas, adiantamentos e outras tarefas rotineiras do DP, procure contar com as vantagens que a tecnologia oferece. 

Os sistemas online são excelentes ferramentas para auxiliar na execução e no controle dessas atividades, criando processos dinâmicos para encaminhamento, aprovação e atendimento das demandas.

2. Crie metas

Definir metas é fundamental para o sucesso de qualquer setor. As diretrizes servem para medir a qualidade do trabalho. Desse modo, quanto mais próximo dos objetivos a equipe conseguir chegar, melhores serão os resultados obtidos.

Por esse motivo, nenhuma tarefa deve ser desempenhada por acaso. Todas precisam ter uma razão para estarem no escopo de trabalho do time. Quanto mais específica for uma meta, mais fácil é sua avaliação e seu monitoramento.

Então, procure usar proporções, porcentagens, ou números absolutos na medição dos objetivos. Por exemplo, ao analisar o processo de gestão de contratos, uma boa meta seria criar documentos que reduzam em 10% a exposição da empresa a ações trabalhistas.

No processo de demissão de funcionários, também é possível criar objetivos tangíveis. Que tal promover a redução do turnover (rotatividade dos funcionários) em números absolutos? Você pode explorar infinitas possibilidades.

3. Automatize as atividades do DP

Ferramentas digitais não são úteis apenas na comunicação com outros setores: elas oferecem mais precisão e agilidade a todos os processos do departamento pessoal. 

Com esses sistemas, é possível automatizar tarefas operacionais, como o controle da folha de pagamento, o cálculo das férias e a gestão de benefícios, entre outras. 

Dessa forma, o profissional do DP gasta menos tempo em atividades mecânicas e consegue reservar algumas horas do dia para pensar em soluções estratégicas para o negócio.

Além disso, ter um controle informatizado de dados elimina a necessidade do manuseio de enormes pilhas de papel. 

Como consequência, é possível economizar tempo e dinheiro que seriam gastos com impressão e arquivamento de documentos.

Outro benefício é o uso mais inteligente do espaço físico da empresa. Isso porque os dados virtuais não precisam de grandes estruturas para armazenamento.

Antes de continuarmos, confira a post que fizemos sobre a importância da tecnologia na gestão de pessoas e, claro, aproveite para seguir o perfil da Sólides no Instagram:

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4. Subdivida o setor de DP

Há muito tempo o departamento pessoal não é mais composto apenas por profissionais generalistas. No cenário atual, o setor precisa contar com funcionários que tenham formações e habilidades específicas.

Isso possibilita uma maior organização das atividades, o que aumenta a qualidade das entregas e a precisão dos resultados. 

Atualmente, as funções do DP estão cada vez mais integradas com as atividades de gestão de pessoas tipicamente destinadas ao RH.

Portanto, além de profissionais especializados em documentações e controles operacionais, o setor precisa contar com equipes inteiras dedicadas a atividades estratégicas específicas. Entre elas, podemos citar:

• compliance;
• relacionamentos;
• recrutamento e seleção;
• segurança e saúde;
• treinamentos e planos de carreira;
• gestão de benefícios.

Essa divisão de tarefas facilita a avaliação de resultados dos próprios profissionais do departamento pessoal, já que eles acabam tendo metas bem distintas uns dos outros. 

Vale ressaltar que, apesar da distribuição das atividades, os membros do setor devem trabalhar em conjunto e se preparar para ajudar com as demandas de seus colegas.

5. Melhore o sistema de controle de ponto

Um dos aspectos mais importantes na organização do departamento pessoal é o controle de horário dos funcionários. 

Conferir cartões de ponto físicos é uma das tarefas que tomam mais tempo dos profissionais do setor — além de serem passíveis de erros.

Esse método ainda enfrenta outros problemas práticos, como colaboradores que se esquecem de assinar o documento ou fazem as marcações incorretamente. Tudo isso reduz a precisão dos dados.

Mas tais questões podem ter solução com a implementação do controle de ponto digital. 

Esse tipo de tecnologia automatiza a verificação de entradas, saídas e faltas de funcionários, evitando que o DP perca tempo com longas conferências.

Assim, facilita-se o cálculo da folha de pagamento e evita-se que os funcionários deixem de realizar o procedimento. Isso porque o sistema informatizado é mais difícil de ser burlado.

Quais as principais ferramentas do DP?

As principais ferramentas do departamento pessoal incluem software de gestão de pessoas, controle de ponto digital, ferramentas de avaliação de desempenho, gestão de documentos, metodologias ágeis e People Analytics. Confira, a seguir, mais detalhes sobre cada uma delas.

1. Software de Gestão de Pessoas

Os softwares de gestão de pessoas permitem que o DP centralize a administração de toda a jornada do colaborador, desde o momento da contratação até a gestão do seu desenvolvimento dentro da empresa.

Além disso, essas ferramentas oferecem recursos como controle de ponto, gestão de benefícios, folha de pagamento e até avaliação de desempenho.

Por fim, saiba que muitas plataformas utilizam, ainda, insights sobre o comportamento e a produtividade da equipe, ajudando na tomada de decisões estratégicas.

2. Controle de ponto digital

Uma das ferramentas mais importantes para o DP é o sistema de controle de ponto digital. Com ele, é possível monitorar a jornada de trabalho dos funcionários, registrando horários de entrada, saída, atrasos e horas extras de maneira automática.

O ponto digital também se adapta às novas realidades de trabalho remoto, permitindo que funcionários externos ou em home office registrem seu ponto de qualquer lugar, com dados atualizados em tempo real.

3. Ferramentas de avaliação de desempenho

Avaliar o desempenho dos colaboradores de forma contínua é essencial para o desenvolvimento de talentos dentro da empresa.

Sendo assim, as ferramentas que permitem essa análise oferecem ao DP a capacidade de acompanhar o progresso dos funcionários, criar planos de crescimento e alinhar as metas pessoais com os objetivos da organização.

4. Gestão de documentos

A digitalização de documentos tornou-se uma necessidade para o DP. Dessa forma, os doftwares de gestão de documentos permitem armazenar e acessar todos os arquivos, como contratos, recibos de férias e rescisões, de forma segura e eficiente.

Com essas ferramentas, o DP elimina o uso de papel e planilhas, centralizando todas as informações em um ambiente digital que facilita o acesso e a organização dos arquivos, além de garantir a segurança dos dados.

5. Metodologias ágeis

A implementação de metodologias ágeis, como Kanban e Scrum, tem sido uma tendência no DP. Afinal, elas ajudam a organizar e priorizar as tarefas do departamento, acompanhando prazos e garantindo a execução eficiente das atividades.

6. People Analytics

People Analytics é uma ferramenta que utiliza dados e inteligência para analisar o comportamento e as necessidades dos colaboradores.

Por meio da coleta e análise de dados, o DP pode prever padrões como absenteísmo, rotatividade e engajamento, permitindo que a empresa tome decisões mais assertivas e crie estratégias para melhorar o ambiente de trabalho e reter talentos.

Quais são os erros mais cometidos pelo departamento pessoal?

O departamento pessoal desempenha um papel fundamental na gestão dos colaboradores, mas alguns erros podem ocorrer, impactando tanto a empresa quanto os funcionários. Aqui estão os erros mais comuns cometidos pelo DP:

1. Falhas no cálculo da folha de pagamento

Um dos erros mais frequentes é o cálculo incorreto da folha de pagamento, incluindo horas extras, adicionais e deduções. Qualquer erro pode gerar insatisfação nos colaboradores e problemas legais para a empresa.

2. Desconhecimento ou descumprimento das leis trabalhistas

Manter-se atualizado sobre a legislação trabalhista é essencial. O descumprimento de regras, como o pagamento incorreto de encargos ou o não cumprimento de prazos legais, pode resultar em multas e ações judiciais contra a empresa.

3. Gestão inadequada de benefícios

Erros na concessão de benefícios como vale-transporte, vale-alimentação ou plano de saúde também são comuns. Uma má administração desses itens pode prejudicar o bem-estar dos funcionários e gerar reclamações.

4. Atraso na entrega de documentos obrigatórios

O atraso na emissão de documentos importantes, como contracheques, recibos de férias ou comprovantes de rescisão, pode gerar insatisfação e problemas de compliance.

5. Falta de controle no ponto eletrônico

Não monitorar adequadamente as jornadas de trabalho, como horas extras e banco de horas, pode levar a pagamentos incorretos e desentendimentos com os colaboradores, além de possíveis autuações fiscais.

Como a tecnologia pode ajudar o Departamento Pessoal?

Com a automação de tarefas manuais e o uso de ferramentas inteligentes, o DP se torna ainda mais eficiente, reduzindo erros e permitindo que os profissionais da área se concentrem em atividades estratégicas. Veja, a seguir, como a tecnologia pode ajudar o Departamento Pessoal.

1. Automatizando processos

Com o uso de softwares, tarefas como cálculo de folha de pagamento, controle de ponto e gestão de benefícios são automatizadas. Isso não só economiza tempo, mas também diminui a chance de erros humanos, garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais e trabalhistas com precisão.

2. Centralizando informações

A tecnologia permite que todos os dados dos colaboradores sejam armazenados em sistemas digitais, acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso facilita a busca por informações importantes, como documentos, registros de ponto e histórico de desempenho, tudo em um único lugar, eliminando a necessidade de arquivos físicos e planilhas dispersas.

3. Fazendo gestão remota

Com o aumento do trabalho remoto, a tecnologia se tornou essencial para o DP gerenciar funcionários à distância. Sistemas de controle de ponto digital e plataformas de comunicação interna garantem que a gestão da jornada de trabalho seja eficiente, mesmo com equipes descentralizadas.

Antes de continuarmos, aproveite algumas dicas de como fazer uma gestão remota:

5. Facilitando a comunicação

A tecnologia também melhora a comunicação entre o DP e os colaboradores. Softwares de gestão permitem o envio de comunicados importantes, atualizações sobre benefícios e outras informações de maneira rápida e organizada, garantindo que todos os funcionários estejam sempre informados.

6. Garantindo conformidade legal

Sistemas de gestão ajudam a garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as obrigações trabalhistas e fiscais, como o envio de informações ao eSocial e o cumprimento das normas da CLT. A tecnologia permite a automação desses processos, fazendo com que eles respeitem os prazos legais.

Perguntas frequentes

A seguir, confira as respostas para mais algumas dúvidas que recebemos sobre o Departamento Pessoal!

Quem cuida do ponto: RH ou DP?

O DP é responsável pelo controle de ponto, garantindo o registro correto das jornadas de trabalho e o cumprimento das normas legais.

O que faz um profissional do departamento pessoal?

Ele administra rotinas trabalhistas, como folha de pagamento, benefícios, controle de ponto e documentação, garantindo conformidade com as leis.

Quais são os serviços do departamento pessoal?

Os principais serviços incluem admissão, demissão, controle de ponto, folha de pagamento, gestão de benefícios e emissão de documentos trabalhistas.

Quais são as obrigações do departamento pessoal?

O DP deve garantir o cumprimento das normas trabalhistas, administrar contratos, calcular salários, recolher encargos sociais e gerenciar a documentação dos colaboradores.

O que faz um líder de departamento pessoal?

O líder de DP coordena a equipe, assegura a conformidade legal, otimiza processos administrativos e trabalha de forma estratégica para melhorar a gestão de pessoas.

O que não pode faltar no departamento pessoal?

Não podem faltar ferramentas de gestão eficientes, conhecimento da legislação trabalhista, controle de ponto e uma boa comunicação com os colaboradores.

Tudo certo sobre o Departamento Pessoal?

Ao longo dos anos, a burocracia virou sinônimo de processos trabalhosos que ninguém gostaria de encarar. Para o DP, é importante que as coisas não sejam assim.

Aquilo que é burocrático segue estruturas e regras que, no contexto das funções do Departamento Pessoal, sustentam o funcionamento de uma empresa.

Com isso em mente, e considerado o volume e a complexidade do trabalho a ser feito, o DP de uma empresa precisa ser levado a sério para que diversos processos corram da melhor maneira possível, da admissão à demissão de funcionários.

Como visto, o controle de jornada e gestão de ponto dos funcionários dita muitos aspectos que fazem parte das rotinas de DP. Por isso, investir em um software para departamento pessoal como o Sólides é uma boa saída para otimizar os processos de DP e permitir que o setor se torna mais estratégico.