EAP: o Que É uma Estrutura Analítica de Projeto?

Gerenciar projetos é uma das tarefas mais difíceis na hora de liderar um time. As diferentes etapas podem trazer desafios para quem faz o manejo de times, em especial. Em busca de qualidade e eficiência, criar uma EAP é a escolha ideal para a gerir projetos. 

Você sabe o que é uma EAP e como implementar essa ferramenta de gestão com sucesso? Não precisa se desesperar! É só continuar lendo esse texto que nós explicamos tudo sobre o conceito. 

• O que é EAP?
• Quais os benefícios de implantar uma EAP?
• Qual a diferença entre EAP e cronograma de projetos?
• Como criar uma EAP?
• Como desenvolver passo a passo a EAP?
• Modelo de EAP

O que é EAP?

EAP é uma sigla que significa Estrutura Analítica do Projeto. Talvez, com o nome completo, fique fácil de se deduzir como ele funciona, não é mesmo? Ainda assim, vamos destrinchar o conceito. 

A definição de Estrutura Analítica do Projeto vem do inglês Work Breakdown Structure, também conhecido como WBS.

Seguindo essa ideia, o que deve ser feito é uma divisão interna de itens que precisam ser trabalhados no projeto, de maneira hierárquica — ou seja, em grau de importância. 

Quais os benefícios de implantar uma EAP?

Além de saber o que significa EAP, é essencial compreender como ela pode gerar benefício. 

Na prática, ao fazer a segmentação de seu projeto em diversas etapas, elas se tornam gerenciáveis e tangíveis.

Dessa forma, o time saberá exatamente como atingir o objetivo final do projeto. Essa tática traz diversos benefícios à equipe que souber utilizá-la. Veja alguns deles abaixo!

Análise de riscos

Uma vez que o projeto em questão esteja decupado em diversas etapas, é mais fácil ter a visão geral dos empecilhos que podem atrapalhar a trajetória. 

Por isso, utilizando a EAP, é improvável que você seja pego de surpresa por algum problema durante o caminho.

Dessa maneira, você verá claramente o que poderá minar o seu campo de atuação. Durante a execução do projeto, terá a chance de monitorar os problemas à frente e realizar a devida gestão de riscos.

Comprometimento da equipe 

Times com objetivos longe de sua realidade e sem um plano tático para chegar até lá, normalmente, sofrem com problemas de organização interna.

Além disso, quem está na equipe pode se sentir desmotivado por não saber o passo a passo para alcançar os objetivos. 

Ao mesmo tempo, a liderança corre o risco de ter as expectativas de resultados atendidas. 

Maior controle sobre seu time

O gestor que utiliza a EAP possui maior controle — tanto na visão macro quanto na micro — de um projeto. 

Utilizando esse conceito, ele saberá exatamente o que cobrar em cada etapa da jornada — e, mais importante, de quem exigir essas tarefas. 

Assim, a pessoa responsável por gerir a equipe poderá identificar dificuldades e ineficiências de seus funcionários, e fazer as devidas adaptações para que não se repita. 

Evita o retrabalho

Retrabalho é refazer algo que já estava feito — seja por mudanças no plano original ou por outras questões.

Como a EAP mapeia todos os desdobramentos do processo desde o início, é improvável que os membros da equipe tenham que repensar ou voltar para alguma etapa previamente completa. 

Diminuição de gastos e tempo

Fazer uma EAP economiza tempo e dinheiro da empresa. Isso porque os funcionários poderão aproveitar ao máximo sua jornada laboral, sem precisar fazer um trabalho retroativo ou até mesmo recomeçar um projeto do zero.

Da mesma forma, a Estrutura Analítica de Projetos ajuda a estipular corretamente quais serão os custos de cada etapa do processo e do projeto como um todo, o que economiza e otimiza os processos e os gastos da equipe.

Aproveite que está por aqui e confira também:
? Diagrama de Ishikawa: como aplicar na gestão de projetos?
? Quais as 10 competências profissionais mais requisitadas?
? Squads: o que são e como fazer a gestão de equipes em projetos
? Procedimento operacional padrão: o que é POP e como elaborá-lo?

Qual a diferença entre EAP e cronograma de projetos?

Fazer um cronograma de projetos também é uma alternativa para aqueles que buscam a independência na hora de gerir o seu negócio.

Apesar dos dois conceitos serem parecidos — e, muitas vezes, possam ser usados concomitantemente —, existem algumas diferenças cruciais entre fazer uma Estrutura Analítica do Projeto e um Cronograma de Projeto. 

Isso porque, ao contrário das EAPs, o Cronograma de Projetos visa apenas o controle temporal das tarefas envolvendo um projeto.

Feito em formato de quadro, ele mostra as atividades que precisam ser realizadas em cada etapa do projeto — e em que momento devem ser cumpridas. 

Com ele, é ainda mais fácil perceber possíveis erros ou questões que podem acontecer durante todo o processo, e corrigi-los devidamente.

Além da listagem de atividades que devem ser feitas em cada etapa, um Cronograma de Projetos também conta com as datas de início e final de cada uma delas, assim como o status e o responsável por cada um desses passos. 

Em contrapartida, a EAP não comporta essa discriminação de ponto a ponto por atividades, apenas uma subdivisão em etapas para se atingir um objetivo. Ao contrário do Cronograma, ela é feita de forma esquemática ou gráfica, o que facilita sua visão e entendimento. 

Por isso, o ideal é que as duas estratégias sejam usadas juntas. Assim, é possível traçar um planejamento estratégico que contemple todas as necessidades do projeto. 

Como criar uma EAP?

Agora que você já conhece os benefícios de fazer uma EAP e quais as diferenças entre esse conceito e o do Cronograma de Projetos, o próximo passo é saber como fazer uma Estrutura Analítica do Projeto eficaz. 

Basicamente, existem quatro maneiras de se montar uma boa EAP. Quem deve tomar a decisão sobre qual o melhor caminho a seguir é o gerente de projeto, após definir minuciosamente o escopo. 

EAP orientada por fases do projeto 

A primeira forma de orientar a sua EAP é utilizar como bússola as fases do projeto. Como o nome indica, esse tipo de estrutura analítica organiza o projeto pelas fases de seu ciclo de vida. 

Assim, faz-se a gestão das tarefas a partir dos conceitos de:

1. iniciação;
2. planejamento;
3. execução;
4. encerramento. 

Isso oferece a visão cronológica de cada etapa do projeto, o que facilita seu gerenciamento. 

EAP orientada por entregas

Esse tipo de EAP se organiza a partir das entregas de produtos que devem ser feitas. Dessa maneira, se utiliza a técnica de decomposição para criar os chamados pacotes de trabalho. Esse pacote de trabalho se refere às atividades relacionadas a cada entrega. 

Quando orientada por entregas, a Estrutura Analítica de Projeto demonstra detalhadamente todas as partes que compõem o que deve ser alcançado. 

Isso, por sua vez, torna fácil identificar erros e dificuldades que podem aparecer no caminho. 

EAP orientada por subprojetos

Assim como o conceito anterior, essa Estrutura Analítica de Projeto se orienta a partir das subdivisões do projeto em pequenas partes. 

Logo, são feitas espécies de “miniprojetos” dentro do grande objetivo e traçam-se critérios para cada entrega.

EAP híbrida

A EAP híbrida é aquela que leva em consideração diversos aspectos do projeto em uma mesma frente. 

Sendo assim, ela leva em consideração todos os conceitos acima — por fases, por entregas e por subprojetos — para montar a sua própria estratégia.

Baixe também os nossos materiais ricos e complemente a leitura:
? Aprenda a vencer os desafios de gestão com tecnologia
? Bem-estar no trabalho: como garantir um ambiente saudável 
? Tendências tecnológicas corporativas: do Recrutamento e Seleção ao Departamento Pessoal
?  As melhores técnicas para melhorar gestão de pessoas nas organizações

Como desenvolver passo a passo a EAP?

Depois de decidir qual será a forma como a sua estrutura analítica será guiada, é necessário dar andamento ao processo.

Mesmo que cada EAP seja orientada por diferentes aspectos, alguns passos para que ela seja feita são comuns para todas. Após definir como ela será orientada, o gerente de projeto deve assumir e seguir as etapas descritas abaixo. Confira!

1. Dar um nome ao seu projeto

O primeiro passo para fazer o seu projeto acontecer é nomeá-lo! Dê um nome sucinto ao projeto, que você possa identificá-lo logo de cara e que possa apresentar ao cliente final. 

Por mais que seja um passo corriqueiro, ele é extremamente necessário. Não esqueça de que o nome do projeto estará documentado na Estrutura Analítica do Projeto.

2. Mapear requisitos

Para criar uma boa EAP é necessário que o gerente do projeto mapeie os requisitos do projeto.

Aqui, chegou a hora de criar os chamados “Pacotes de Entrega” — que nada mais são que o todo das entregas do projeto. É imprescindível pensar em todos os tipos de entrega, tanto iniciais quanto às finais.

Caso essas noções ainda não estejam claras no projeto, é preciso que o gestor use de algumas artimanhas — como entrevistas com membros da equipe, reuniões com o time, questionários ou oficinas — para que consiga entender claramente os requisitos.

Essa etapa é fundamental para que a estrutura analítica do projeto (e a sua entrega) seja bem-sucedida. 

Por isso, não tenha medo de investir um tempo a mais nessa etapa. Acredite, você será recompensado no final! 

3. Elaborar o Termo de Abertura do Projeto

Com o escopo e os requisitos do projeto já bem definidos, agora é o momento de montar o Termo de Abertura do Projeto. Mas o que é isso?

Esse termo é um documento (curto) que será usado como fundamento para a elaboração da EAP. 

Nele, devem ser elencados: justificativa do projeto, sua finalidade, seus objetivos e stakeholders, além da descrição. 

Fora estes conceitos, também se deve pontuar os critérios para as entregas, estimativas de tempo e custo para que cada processo seja feito, o que está fora do escopo do projeto e quais são seus pressupostos. 

É importante, ainda, documentar quais são os possíveis fatores limitantes e riscos do projeto. Por fim, seus aprovadores devem assinar o documento.

4. Discernir as partes do projeto

Nessa altura do processo, o gerente deve fazer uma decomposição hierárquica de todas as partes que envolvem o projeto. 

Ficou confuso sobre como fazer isso? A boa notícia é que essa não é uma tarefa particularmente difícil!

O segredo está em saber transformar as entregas grandes em partes menores. Dessa maneira, você criará naturalmente uma forma de hierarquização entre elas — em que algumas estão subordinadas às outras. 

Atenção: a criação de pacotes de trabalhos por meio da decomposição de tarefas não quer dizer que você deva criar listas com cada atividade a ser feita — esse é o papel do Cronograma de Projetos!

Para fazer uma boa decomposição de entregas, existem duas regras que podem ser usadas.

A primeira é a chamada “Regra dos 100%”. Indo direto ao ponto, esse tipo de direcionamento estabelece que a soma dos miniprojetos estabelecidos na decomposição devem equivaler à totalidade do projeto final.

Pela “Regra dos 100%”, é imprescindível determinar a quantidade exata — nem mais, nem menos — de trabalho que envolve cada etapa. 

Outra opção de regra que pode ser utilizada para a decomposição das entregas é a chamada “Regra 8 ou 80” — que, em alguns casos, também pode ser “4 ou 40”.

Com ela, estabelece-se um intervalo de horas que um pacote de dados pode ter: no mínimo 8, no máximo 80 horas (ou, paralelamente, no mínimo 4 e, no máximo, 40 horas). 

Muitas pessoas escolhem essa segunda opção por terem um controle de quanto tempo levará para que cada tarefa seja finalizada. 

5. Elementos pais e elementos filhos

Outro aspecto que se deve ter em mente na hora de mapear as tarefas são os chamados elementos pais e filhos. 

Como o nome sugere, os elementos filhos estão subjugados ao pai — que, por sua vez, é um subitem do objetivo final. 

6. Inserir um código numérico para organizar os níveis das tarefas

É necessário elencar numericamente as tarefas do projeto. Por norma, se utiliza o número 1. para o nível mais alto de importância.

Os itens subordinados a esse devem ser especificados como 1.1, 1.2, etc. Já para os subitens dentro de cada um dos itens subordinados, faz-se o uso do código 1.1.1.

Todas estas convenções devem estar expostas no dicionário da EAP, que também deve ser feito. 

7. Padronizar os níveis do projeto

A partir da decomposição das tarefas, faz-se ainda a divisão do projeto por níveis. Aqui, coloca-se no nível 0 o objetivo do projeto, e destrincha-se nas outras entregas e sub-entregas. 

Ficaríamos então com: 

Nível 0: NOME DO PROJETO;

Nível 1: 1. Entrega/Produto 1;

Nível 2: 1.1 Pacotes de Trabalho e

Nível 3: 1.1.1 Subdivisão de pacote de trabalho.

8. Montar um Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto

Por fim, mas não menos importante, é necessário montar um dicionário da sua EAP. Ele nada mais é do que uma tabela que mostra a descrição de cada pacote de trabalho, apontando também os responsáveis por cada etapa, seus critérios de entrega, materiais usados, custos e participantes. 

O dicionário da EAP é essencial para implementar a EAP porque, como a Estrutura Analítica de cada projeto é feita de maneira gráfica, o dicionário acaba abarcando aquelas informações que não couberam no esquema. 

Modelo de EAP

Como já dissemos, a Estrutura Analítica do Projeto pode ser feita por esquema ou gráficos, que devem ser organizados de maneira hierárquica. 

Ficaríamos, então, com algo mais ou menos assim:

NOME DO PROJETO 

1. Entrega/Produto 1

1.1 Pacotes de trabalho 

1.1.1 Subdivisão de pacote de trabalho

1.2 Pacotes de trabalho 

2. Entrega/Produto 2

2.1 Pacotes de Trabalho

2.2 Pacotes de Trabalho

3. Entrega/Produto 3
4. Entrega/Produto 4

4.1 Pacotes de Trabalho

4.1.1 Subdivisão de pacote de trabalho

4.1.1.1 Entrega X

4.1.1.2 Entrega Y

4.1.2. Subdivisão de pacote de trabalho

4.2 Pacotes de Trabalho

4.2.1 Subdivisão de pacote de trabalho

E assim por diante. 

Já na forma gráfica, pode-se imaginar algo nesses moldes:

Por mais que tenha tantos números e subdivisões, não precisa se assustar! O ponto fundamental da EAP é que ela seja simples e de fácil entendimento. Apelando para o visual, é muito mais fácil de se entender as tarefas propostas e aumentar a produtividade.

Conclusão

A EAP é um elemento essencial para o seu projeto ter mais chances de ser bem-sucedido. Por meio dela, é possível estruturar todas as etapas de realização, aumentar a eficiência e potencializar o alcance de resultados.

Como o sucesso do negócio também depende das pessoas, conheça o RH 4.0 e o futuro da gestão de pessoas!