Rotinas de fim de ano do DP: estratégias essenciais para a empresa

O último bimestre do ano está aqui e, com ele, chegam as rotinas de final do ano do DP. A pergunta que não quer calar, no entanto, é a seguinte: sua empresa já começou a se preparar para elas? E, talvez mais importante ainda: por que esse “preparo” é tão importante para a sua empresa no geral?

Bem, a grande verdade é que, por trás destas rotinas (que, por sinal, são diversas), existem prazos legais, expectativas e, infelizmente, muita burocracia. Sendo assim, para evitar potenciais penalidades e dores de cabeça, o Departamento Pessoal precisa estar atento aos processos dessa fase do ano.

Inspirada pela relevância desse assunto e, claro, pela proximidade do Natal, resolvi falar sobre essas rotinas e acabar com as principais dúvidas sobre elas. Sou Sara Pereira, especialista em DP na Sólides Tangerino, e é um prazer estar de volta!

Confira abaixo todos os tópicos abordados nesse artigo e tenha uma boa leitura:

Por que o DP precisa ter atenção especial no final de ano?

O fechamento do ano está cheio de obrigações para as empresas, algumas delas são periódicas outras não. Assim, é essencial ter bastante atenção durante esse período para evitar problemas como multas e juros que podem pesar no financeiro.

No caso do DP, especificamente, algumas dessas obrigações são décimo terceiro, férias, dentre outros. Logo, não é difícil enxergar a importância desses pagamentos para os colaboradores, que, no caso de atrasos ou falta de organização e transparência, podem sentir-se desestimulados e improdutivos.

Dessa forma, além das obrigações legais com consequências financeiras, existem também as expectativas do público interno para com os seus direitos e outros combinados com a empresa.

Quais são as principais rotinas de final de ano do DP?

As principais rotinas de final de ano do DP são:

1. Gestão de férias coletivas e individuais.
2. Controle de folgas e compensações de banco de horas.
3. Gestão de benefícios.
4. Décimo terceiro e folha de pagamento.
5. Reajustes salariais.

Contudo, vale ressaltar que existem diversas rotinas de final de ano para o DP. Contudo, nem todas são obrigatórias. Tudo depende dos benefícios que a empresa oferece aos colaboradores, por exemplo.

Para ajudar a descomplicar o fim de ano das empresas, fui convidada para a segunda Live da série Negócios em Movimento. Nela, falamos bastante sobre todos esses processos e a melhor forma de executá-los.

Confira abaixo o episódio completo e continue lendo esse texto para saber como lidar com cada uma das rotinas de fim de ano do DP.

Férias coletivas

As férias coletivas são um período estratégico concedido por empresas a todos os colaboradores de um departamento ou à organização como um todo. Geralmente são adotadas em épocas de baixo movimento, reformas ou menor atividade econômica. 

Mas independentemente da motivação, a gestão adequada desse descanso requer atenção aos detalhes estipulados pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). A exemplo do seu artigo 139:

Art. 139 – Poderão ser concedidas férias coletivas a todos os empregados de uma empresa ou de determinados estabelecimentos ou setores da empresa.

Vale ressaltar que a empresa tem a prerrogativa de decidir sobre a concessão de férias coletivas sem a necessidade de consulta aos funcionários. Contudo, ela deve obedecer a algumas regras para que isso seja considerado legal:

1. As férias podem ser divididas em dois períodos anuais, contanto que nenhum deles seja inferior a 10 dias corridos.
2. O empregador deve comunicar, com pelo menos 15 dias de antecedência, ao órgão local do Ministério do Trabalho as datas de início e fim das férias, especificando quais estabelecimentos ou setores serão abrangidos por essa medida.
3. Ademais, no mesmo prazo de 15 dias, o empregador deve enviar uma cópia dessa comunicação aos sindicatos representativos da categoria profissional.

Durante as férias coletivas, os funcionários não precisam ser consultados individualmente, mas é fundamental que todos sejam informados sobre o período de recesso. 

Quanto à remuneração, as férias coletivas devem ser tratadas como as férias normais, com adição de um abono de ⅓ do valor ao salário convencional, calculada de acordo com a extensão do descanso concedido.

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As férias coletivas precisam ser para toda a empresa?

As férias coletivas podem ser para toda a empresa, mas também para áreas específicas. Um exemplo bastante comum entre as empresas no Brasil é conceder férias coletivas para a área comercial durante o começo do ano, quando as vendas declinam e as metas para o ano ainda estão sendo determinadas.

Contudo é muito importante compreender que as férias coletivas somente podem ser aplicadas nesses dois cenários: para a empresa inteira ou para um setor inteiro. Não é possível dar férias coletivas para metade de um setor, por exemplo.

Pessoas que ainda estão no período aquisitivo podem tirar férias coletivas?

Para aqueles colaboradores que ainda não completaram o período aquisitivo, ou seja, ainda não conquistaram o direito às férias coletivas, funciona assim: os dias de férias que foram retirados junto ao seu time serão posteriormente descontados do seu período de férias convencional. 

Isso é determinado pela própria CLT em seu artigo 140:

Art. 140 – Os empregados contratados há menos de 12 (doze) meses gozarão, na oportunidade, férias proporcionais, iniciando-se, então, novo período aquisitivo.

Gestão de férias

Outro ponto importante para lidar com todas as rotinas de final do ano de DP, especialmente com o período de descanso remunerado, é ter um sistema de gestão de férias eficiente.

Essa necessidade se intensifica no final do ano, época na qual a grande maioria dos colaboradores costumam pedir férias. Nesses casos, é especialmente importante ter em mãos as informações relevantes para processar esses pedidos.

Primeiro, porque deve ser acordado com o gestor e coordenado com o RH e DP ao longo do ano para evitar problemas como sobrecarga dos colaboradores que ficam ou mesmo a quebra das expectativas dos solicitantes.

Outro perigo aqui é perder os prazos legais de pagamento do 1/3 de férias, por exemplo, o que significa que o empregador deverá pagar o dobro dessa respectiva remuneração.

Tudo isso faz com que ter um sistema de gestão desse benefício seja essencial para o bom funcionamento das rotinas do DP, evitando também multas e outras questões trabalhistas.

Quer ter ainda mais argumentos sobre o porquê é importante manter uma gestão de férias correta e eficiente? Escute ao episódio do Tangerino Talks que fizemos sobre o tema:

Controle de folgas e compensações de banco de horas

Um dos primeiros pontos para o controle de folgas e compensação de banco de horas é uma folha de pagamento muito bem-feita.

Isso faz com que o RH e DP já tenham todas as informações necessárias para lidar com a compensação de banco de horas de acordo com o regimento interno ou acordo coletivo.

Outro ponto muito importante que deriva disso é a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), que necessita que todas as folhas de pagamento, mês a mês, tenham sido feitas com perfeição para evitar problemas no começo do ano seguinte.

Isso porque a DIRF é sempre feita no ano seguinte, por exemplo, a de 2023 é feita em 2024, após a finalização do ano.

Ademais, o controle de folgas também é muito importante, uma vez que muitas delas são direito do trabalhador, como, por exemplo:

• casamento;
• nascimento de filho(a);
• falecimento de cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou dependente;
• acompanhamento em exames pré-natais;
• exames preventivos de câncer;
• mudança de residência.

Gestão de benefícios

A gestão de benefícios, envolve a administração dos benefícios concedidos aos colaboradores, indo muito além do salário. Eles desempenham um papel fundamental na motivação, produtividade e retenção de talentos.

A importância do controle de benefícios vai além do aspecto financeiro. Oferecer vantagens além do salário mostra que a empresa compreende as necessidades dos funcionários e reconhece sua importância. 

Essa abordagem resulta em colaboradores mais engajados, participativos e propensos a compartilhar uma visão positiva do ambiente de trabalho.

Durante o final do ano, essa gestão tem ainda um papel mais importante uma vez que se tem diversas expectativas para com esses benefícios. Assim, garantir que todos eles sejam executados de acordo com o planejamento é fundamental para garantir um bom clima organizacional.

O papel do DP e (RH) é o de coletar informações sobre a satisfação dos colaboradores, alinhar os benefícios aos valores estratégicos da empresa, implementar e conduzir eficientemente o processo de gestão de benefícios.

Décimo terceiro e folha de pagamento nas rotinas de final de ano do DP

Como falamos anteriormente, a folha de pagamento é importante para garantir que todos os benefícios que dependem dessa informação sejam calculados corretamente, evitando questões legais. Um deles é o décimo terceiro. Para saber como ele funciona, confira o infográfico a seguir:

A primeira parcela do décimo terceiro deve ser paga até o dia 30 de novembro, representando metade do valor do benefício. Existe também a possibilidade de receber essa parcela junto com o salário de férias. Essa primeira parcela não tem descontos, ou seja, é calculado sobre o valor do salário bruto. 

Já a segunda parcela do 13º salário deve ser paga até o dia 20 de dezembro e é nesta que os descontos do imposto de renda (IRRF) e previdência social (INSS) são realizados.

O cálculo do benefício é bem simples, bastando utilizar essa fórmula: (salário bruto / 12) x meses trabalhados no ano. 

Reajustes salariais

O reajuste salarial anual é um direito dos trabalhadores e um dever dos empregadores que visa garantir que os funcionários não percam seu poder aquisitivo em face das mudanças econômicas, incluindo a inflação. 

Tanto a CLT quanto a Lei nº 10.192 de 2001 regulamenta esse processo, destacando a importância da negociação coletiva.

Existem dois principais tipos de reajuste salarial: o anual, vinculado à alteração do salário mínimo, e o definido por meio da Convenção Coletiva de Trabalho. O primeiro ocorre anualmente e é influenciado pelas decisões do governo sobre o salário mínimo, enquanto o segundo é resultado das negociações entre sindicatos laborais e patronais.

O período de reajuste, conhecido como data-base, não é uniforme e pode variar, sendo comum estabelecer-se em maio. Esse é um ponto de muita atenção para o DP, uma vez que alguns sindicatos têm taxas predefinidas e outros realizam uma assembleia para decidir.

Aproveite a visita e confira alguns materiais ricos que separamos para você:

• [PLANILHA] Folha de Pagamento
• [CALCULADORA] Décimo Terceiro

O cálculo do reajuste é simples, geralmente aplicando um percentual sobre o salário atual. Importante ressaltar que não há limites legais para esse aumento, mas a Convenção Coletiva estabelece que o piso salarial não pode ser inferior ao salário mínimo vigente.

O RH e o DP devem colaborar para garantir uma comunicação clara sobre o andamento das negociações e o reajuste aos funcionários. Isso inclui informar a data prevista para a validação da Convenção, o percentual de reajuste e a data do pagamento.

No planejamento do reajuste salarial, o DP desempenha um papel estratégico. Ao prever o percentual de aumento, pode colaborar com o financeiro e a alta gestão para garantir que a empresa esteja preparada financeiramente. Essa antecipação permite:

• saber quanto será gasto com a folha de pagamentos;
• criar reservas para o pagamento de salários;
• avaliar despesas a serem revistas para manter o equilíbrio financeiro.

Já tem o que precisa sobre rotinas de final ano do DP?

O fechamento do ano traz consigo diversas obrigações legais, como o pagamento do décimo terceiro, férias coletivas, reajustes salariais, entre outros. A atenção especial a esses processos é essencial para evitar penalidades, multas e assegurar a transparência nas relações trabalhistas.

Em resumo, a preparação adequada do DP para as rotinas de final de ano não apenas garante o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para a construção de um ambiente de trabalho saudável, transparente e alinhado aos interesses tanto da empresa quanto dos colaboradores.