CASE SIEG: admissão sem papel e 80% mais rápida

Tempo. Existe ativo mais valioso do que esse, para as pessoas e empresas, nos dias de hoje? O que toda organização quer é contar com setores mais estratégicos que, para isso, precisam encontrar meios de vencer as burocracias. É disso que trata o case SIEG.

Conversamos com Renata Moura, Head de RH da SIEG, Soluções Estratégicas, para entender qual foi o impacto da adoção da solução da Sólides para a organização, que já é cliente há pouco mais de dois anos.

Ela nos contou sobre o ganho em praticidade e segurança no controle de ponto, na redução significativa do tempo no processo de admissão e de outras vantagens conquistadas com o Sólides Tangerino. Confira!

Quem é a SIEG?

A SIEG é especializada em otimizar e automatizar processos da rotina fiscal com o objetivo de contribuir para um setor contábil mais estratégico. Para tanto, conta com 200 colaboradores focados em ajudar os clientes a extraírem o máximo das soluções tecnológicas criadas pela empresa.

Com isso, havia uma forte incoerência: a de uma organização que tem como propósito automatizar rotinas por meio de soluções simples usando um sistema de controle de ponto manual.

Assim, a busca da SIEG por uma solução digital de ponto e, mais do que isso, por uma ferramenta completa para o seu DP, foi influenciada por ter mais praticidade e segurança no dia a dia, e por manter um alinhamento com seu próprio negócio.

É por essa razão que, hoje, a empresa utiliza a solução Sólides para controle de jornada, tirando proveito da simplicidade do controle de ponto mobile, e também conta com outros módulos pensados para a rotina do DP. 

Como a SIEG fazia o controle de ponto antes da Sólides?

Antes da Sólides, a SIEG utilizava um registro de ponto digital em um equipamento instalado na empresa, o que gerava uma “fila enorme”, segundo Renata. As marcações feitas diariamente eram extraídas para uma planilha, utilizada pelo RH para o tratamento de ponto.

Com isso, segundo Renata, o processo era extremamente manual e repleto de “surpresas” acerca das horas extras realizadas, atestados médicos entregues fora do prazo e outros. Tudo contribuia para uma chance elevada de erros, devida à falta de um controle mais robusto e seguro.

Em um cenário como este, um trabalho que já é burocrático tende a se tornar ainda mais complexo, afetando a produtividade do RH e acarretando problemas para a organização e seus colaboradores.

Por exemplo, as inconsistências nos registros podem facilmente comprometer o bom funcionamento do banco de horas, fazendo com que a empresa tenha gastos extras com a folha de pagamento.

Também pode impedir que as pessoas tenham acesso rápido a informações sobre a possibilidade de solicitar uma folga, o que pode afetar a boa relação com a organização.

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Quais eram os principais desafios que a SIEG tinha no DP?

O que havia de mais desafiador para a SIEG era a baixa produtividade do RH na execução de processos como o fechamento da folha de ponto.

Como mencionado por Renata, as rotinas do setor eram cumpridas manualmente. Era preciso lançar as informações para a planilha, fazer conferências e ajustes, encaminhar para a Contabilidade terceirizada e validar as informações recebidas em retorno. Tudo isso poderia levar até uma semana.

Sendo a SIEG uma empresa que atua com foco na automação e otimização de processos, não vivenciar isso dentro de seu próprio RH já não estava fazendo sentido. Principalmente porque os efeitos negativos da falta de suporte de uma boa tecnologia eram facilmente percebidos pela organização.

Desde a implementação da Sólides, o tempo de fechamento da folha de ponto passou a ser de poucas horas. Assim, o case SIEG ilustra bem como nossa solução consegue gerar economia de tempo com burocracias.

Como foi a implementação da Sólides na SIEG?

Renata conta que a Sólides foi escolhida porque a SIEG buscava por “simplicidade e produtividade ― tudo que os RHs querem” e a oferta de uma solução integrada, que contempla toda a jornada do setor, pesou a favor da decisão.

A partir disso, a empresa desenhou um grande projeto de gestão de mudanças e passou um mês realizando ações de capacitação e comunicação direcionada a explicar sobre a importância da marcação de ponto. Para tanto, foi criado um manual para gestores e colaboradores contendo orientações e as melhores práticas.

Além disso, a SIEG fez um evento para marcar o início do uso do Sólides Tangerino com o intuito de dar sequência ao seu projeto de informação e engajamento das pessoas. “E a gente continua com o processo de educação com o check list do ponto”, explica Renata, e com o suporte da Sólides para tirar dúvidas e realizar treinamentos.

Aliás, ela destaca o suporte da Sólides como um diferencial em todo o processo, desde a fase implementação. “A pessoa que nos atende é maravilhosa, está sempre disposta a nos ajudar […] No outro sistema de ponto a gente não tinha suporte nenhum e era muito difícil a comunicação com a empresa”, afirma.

Na percepção de Renata, a Sólides desenvolveu uma solução de usabilidade simples, prática e amigável:

Quais foram os principais benefícios que a SIEG teve com a implementação da Sólides?

Renata destaca a possibilidade de ter sistemas integrados como algo que proporciona muitos benefícios para a SIEG. Cabe lembrar que o Sólides Tangerino é mais do que um aplicativo de controle de ponto digital, mas uma ferramenta completa para o DP.

Na SIEG, conforme relata a Head de RH, estão em uso os módulos de admissão digital, controle de ponto, Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de férias, atendendo a rotina do setor na totalidade e com uma jornada automatizada.

Melhor controle das jornadas

A SIEG trabalha com o regime de banco de horas, uma escolha comum às empresas que buscam economia de custos com horas extras, mas que demanda um controle bem feito. Segundo Renata, a Sólides facilita a gestão da jornada de trabalho de cada colaborador.

Anteriormente, a empresa lidava com inconsistências que atrasavam os processos. Hoje a SIEG tem uma gestão hora a hora e o RH sabe exatamente quem se atrasou ou esqueceu de bater o ponto, ou como está o saldo de horas extras.

Isso confere mais praticidade e controle, inclusive porque os gestores também podem acompanhar eventuais inconsistências em tempo real e ajudar o RH nessa gestão.

Redução do tempo para fechar a folha de ponto

Também cabe mencionar mais uma vez a redução do tempo para o fechamento da folha de ponto, fazendo um adendo: a simplicidade da solução da Sólides é determinante para a otimização desse processo.

Atualmente, a SIEG conta com uma jovem aprendiz como responsável pelo fechamento do ponto. Renata explica que isso é possível porque, o aplicativo Sólides Tangerino é bastante intuitivo.

Assim, a jovem consegue cumprir bem seu papel de identificar inconsistências no registro de jornadas e gerar os alertas necessários para os times, de modo a manter os registros devidamente atualizados e sem erros de informação.

Acesso a informações em tempo real

Um dos problemas dos processos manuais é a dificuldade de conseguir informações atualizadas rapidamente. Na SIEG, os dados de que o RH precisava só eram reunidos ao final de cada mês, mas isso mudou.

O acesso a informações no dia a dia evita o que Renata chama de “surpresas”, permitindo que eventuais problemas sejam endereçados assim que ocorrem. Como exemplo, ela menciona a possibilidade de fazer uma gestão mais eficiente do time e cita a possibilidade de verificar em tempo real quem realizou horas extras para conceder as devidas folgas.

Otimização do processo de admissão

 “A gente nunca mais perdeu prazo. É por isso que eu sou apaixonada pela admissão digital“, conta Renata, ressaltando ganhos no encantamento do candidato que participa do processo sem precisar ir até a SIEG, em produtividade e segurança.

A Head de RH explica que, antes da Sólides, lidava com o problema de perda de prazos porque a pessoa contratada precisava levar toda a documentação e havia muito papel para ser escaneado. Essa burocracia atrasava o processo de entrada e onboarding.

Contudo, com o módulo de admissão digital, nada disso é problema. “O processo é imediato e a gente consegue gerenciar isso muito rápido”, explica Renata, ciente de que basta enviar alertas para o candidato para solicitar ajustes ou uma documentação que esteja faltando, por exemplo.

Como a SIEG reduziu 80% do tempo gasto no processo de admissão com a Sólides?

Além do módulo de controle de ponto, que proporcionou vantagens para a empresa na totalidade, Renata destaca o de admissão de forma especial:

“Com o módulo de admissão digital a gente conseguiu reduzir bastante nosso tempo de admissão. Às vezes o candidato demorava uma semana para entregar a documentação completa e correta e, hoje, a gente leva, às vezes, horas ou no máximo, em um dia o candidato já colocou tudo e a gente está pronto para fazer a admissão”.

Essa mudança ocorreu porque deixou de ser necessário que o profissional fosse pessoalmente até a SIEG para entregar sua papelada. O que evitou, também, a necessidade de voltar para levar um documento faltante ou assinar algo.

O processo digital, que conta com a funcionalidade de assinatura eletrônica, permite que a admissão seja 100% remota, conferindo mais praticidade para o RH e para os candidatos aprovados no processo seletivo.

A redução do tempo nesse processo tem impactos importantes porque permite que o onboarding comece mais rapidamente, colocando os novos profissionais aptos para dar suas contribuições à empresa em menos tempo.

Isso favorece a produtividade das equipes, o cumprimento de prazos no atendimento aos clientes, a conquista de metas e outros objetivos comuns a qualquer negócio, mas determinantes para o sucesso.

Quais outras funcionalidades que mais agregam valor ao DP da SIEG?

Como já mencionado, a Sólides é muito mais do que um aplicativo de ponto digital, oferecendo outras ferramentas para tornar a vida de qualquer DP mais simples e melhorar a qualidade do seu trabalho.

Com isso em mente, confira quais outras funcionalidades a Renata aponta como importantes para o dia a dia do Departamento Pessoal da SIEG:

Relatórios automatizados

Um RH estratégico, como é o da SIEG, precisa ter acesso a dados que orientem análises de desempenho do próprio setor e daquilo que envolve seu trabalho, como explica Renata ao falar da importância de ter números à mão para trabalhar suas metas:

“Meu DP tem indicadores muitos claros de consistência de pontos, por exemplo, de absenteísmo… e isso eu consigo extrair direto dos relatórios da Sólides”.

Gestão de férias

Com a gestão automatizada das férias, é bem mais fácil ter previsibilidade, permitir que cada pessoa saiba quando terá direito a seu período de descanso e evitar o risco de problemas trabalhistas e financeiros por atrasos na concessão de férias.

Antes de contratar a solução da Sólides, a SIEG também fazia a gestão de férias via planilha e isso causava muita imprevisibilidade, tanto para o RH quanto para os colaboradores.

Renata conta que acontecia da planilha ser feita no início do ano e seguir sem o devido acompanhamento depois. Com isso, por vezes, o RH era pego de surpresa ao perceber que alguém estava prestes a sair de férias e todas as burocracias precisavam ser cumpridas rapidamente.

Dica da SIEG para um RH mais estratégico

Para fechar o case SIEG, pedimos que a Renata compartilhasse dicas para o RH e/ou o DP da sua empresa, tendo em mente o objetivo de ter mais dados, mais fatos para promover estratégia:

“Para um RH ser mais estratégico, precisa trabalhar com fatos e dados, ser mais analítico. Precisa trazer mais soluções para a empresa […] precisa ajudar a organização a pensar.

Diante disso, eu tenho uma Sólides que me ajuda a pensar porque me traz dados em tempo real de gestão de ponto, me traz dashboard falando sobre os principais indicadores; me abastece de informações para que eu possa abastecer a organização e ajudar essa organização a pensar”.

Com tudo isso, percebe-se que a economia de 80% do tempo gasto em um dos processos mais comuns do RH é apenas uma vantagem entre todas as conquistadas pela SIEG.

Um setor mais estratégico, em especial um que lida diretamente com as pessoas, tem condições de influenciar positivamente o sucesso de uma organização em termos de atração e retenção, fortalecimento de marca, negócios e longevidade.Se tudo isso despertou seu interesse, agende agora uma demonstração gratuita e conheça tudo que o Sólides Tangerino!