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A organização do departamento pessoal é uma das atividades mais importantes do setor de RH nas empresas. 

É essa responsabilidade que garante que as informações pessoais e sigilosas dos colaboradores se mantenham em segurança e, além disso, que possam ser encontradas e acessadas rapidamente, no caso de auditorias e fiscalizações eventuais. 

Esse setor sempre foi responsável por pilhas de documentos e outros compromissos, que eram armazenados em salas e armários enormes. As poucas opções de segurança, faziam com que a empresa corresse diversos riscos, como a perda ou roubo de informações.

Hoje já existem diversas formas de realizar esse processo de maneira mais eficiente. Quer saber como organizar o departamento pessoal? Então continue acompanhando esse material até o final. 

Veja os principais tópicos desse artigo:

Como organizar o departamento pessoal de sua empresa? 

Imagem de duplas de pessoas sentadas em mesas em escritório em frente a notebook e objetos de escritório representando como organizar o departamento.

A organização dos documentos e informações é uma das funções mais importantes do setor de departamento pessoal. Isso porque ali estão os dados dos colaboradores, o que exige muito cuidado e sigilo. 

Qualquer erro que cause o vazamento dessas informações, o descarte indevido ou a perda, pode gerar sérios problemas para a empresa, incluindo ações judiciais trabalhistas. 

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Isso sem falar na consequência do dia a dia, com a demora para encontrar documentos, um tempo que poderia ser melhor aproveitado.

Sendo assim, é fundamental que o RH siga algumas dicas valiosas para saber como organizar o departamento pessoal da empresa.

1. Identifique prioridades

Liste as atividades que são responsabilidade do departamento pessoal e identifique quais são as prioridades e urgências. 

Isso depende de cada empresa e do momento do negócio. Você pode usar ferramentas de gestão disponíveis para estabelecer esses requisitos, como a matriz GUT, que ajuda a organizar demandas e fluxo de trabalho. 

Ao final dessa etapa, será mais fácil identificar quais ações devem ser o foco do setor.

2. Tenha metas

Depois de definir as prioridades, é preciso definir um parâmetro a ser alcançado. 

Cada atividade no DP deve ter um objetivo claro e específico. Por exemplo, a área de recursos humanos pode ter como metas a redução de custos, o aumento no percentual de candidatos qualificados, etc. 

Já na área de treinamentos, a meta pode ser aumentar o número de capacitações mensais, ou disponibilizar uma plataforma online de aprendizagem…

A eficiência do RH pode ser medida justamente pela proximidade a esses resultados, por isso a meta deve ser bastante específica. 

Crie metas objetivas e prazos para que elas sejam cumpridas. Assim você conseguirá acompanhar o processo e verificar se o andamento das etapas corresponde com o previsto. 

3. Mapeie processos

O ponto de partida para saber como organizar o departamento pessoal é o mapeamento dos processos já existentes. 

É preciso saber como cada processo acontece hoje, quais são suas etapas, para identificar problemas e encontrar novas soluções. 

4. Tenha um plano de ação

O passo seguinte deve ser criar uma estratégia de ação. O ideal é que a empresa já inicie suas operações com um plano de ação criado, mas se não for o caso, é preciso estabelecer as etapas para organizar o que já existe. 

Você já sabe como é feito hoje e o que pode ser melhorado, então é preciso definir um plano de ação para essa mudança. 

Por exemplo, na gestão de documentos, um plano de ação pode ser separar os tipos de informações e documentos, descobrir os prazos que cada arquivo precisa ser mantido e definir onde e como eles serão armazenados. 

Para criar esse plano de ação você deve responder algumas perguntas, como:

  • O que fazer?
  • Por que fazer?
  • Onde fazer?
  • Quando fazer?
  • Como fazer?
  • Quem vai fazer?
  • Qual será o custo envolvido?

Esse conjunto de respostas trará uma definição bastante clara sobre o que precisa ser feito. 

Não se esqueça de estabelecer os prazos para que cada etapa seja cumprida e acompanhar todo o processo. 

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5. Atente-se ao calendário do DP

É importante lembrar de que esse processo de organizar o departamento acontece enquanto a empresa está em funcionamento, portanto é vivo e dinâmico. Por isso, é preciso considerar o calendário do DP, com todas as suas obrigações e prazos.

Esse calendário deve ser atualizado todos os anos, incluindo os prazos de entregas de declarações e outras informações trabalhistas e previdenciárias. É preciso ter atenção especial às datas de:

  • Recolhimento de FGTS;
  • Entrega de GFIP/SEFIP;
  • Entrega da cópia da GPS;
  • DARF IRRF;
  • DARF INSS.

6. Monte uma rotina

Processos eficientes dependem de rotinas eficazes. Isso significa que não adianta criar uma estrutura de organização de departamento se esses processos não fizerem parte da rotina do setor. 

Cada colaborador precisa saber exatamente suas responsabilidades, os prazos de entrega de cada atividade, assim como os processos que envolvem suas tarefas. Entre as principais rotinas do departamento pessoal estão:

  • Admissão e registro de funcionários;
  • Demissões;
  • Controle da jornada de trabalho;
  • Gestão de documentos;
  • Pagamento dos funcionários;
  • Gestão de férias e licenças;
  • Adaptação às novas legislações vigentes.

7. Informe-se sobre a legislação

É fundamental ter atenção em relação às alterações na legislação trabalhista nos âmbitos de trabalho e também da previdência social. Em especial às mudanças trazidas pela Reforma Trabalhista, que foram muitas e continuam sofrendo modificações e complementações ao longo dos anos.  

Assim, é possível manter a empresa longe de ações judiciais. 

8. Tenha tudo em nuvem 

Adotar ferramentas tecnológicas que ajudem na organização e na execução dessas tarefas é importante para aumentar a produtividade da equipe. 

“Pense comigo, não faz sentido que cada vez que eu precise consultar alguma informação sobre um funcionário, eu tenha que ir a uma sala específica, abrir um arquivo e ficar procurando em uma pasta cheia de papéis.” 

O melhor é manter tudo armazenado em nuvem, em arquivos digitais que podem ser facilmente consultados, apenas por pessoas autorizadas, de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Os arquivos físicos podem ser mantidos apenas com os documentos que não podem ser descartados por exigência da lei, que certamente terão um volume bem menor. 

Além disso, os arquivos digitalizados tem backup automático, garantindo que nada se perca. Ao contrário, o sistema de segurança existe para garantir que todos os arquivos sejam acessados apenas por quem é autorizado e que estejam acessíveis sempre que for preciso.

9. Faça o gerenciamento eletrônico dos documentos

Pesquise sobre ferramentas e soluções disponíveis no mercado, e também sobre a melhor maneira de organizar o setor. 

Hoje existem diversos softwares que auxiliam na gestão de documentos da empresa, tornando tudo mais organizado, seguro e fácil de ser encontrado. 

O GED, ou seja, o Gerenciador Eletrônico de Documentos é um conjunto de sistemas que auxiliam na captura, no processamento, no armazenamento, na indexação e no compartilhamento de informações e arquivos. 

Ele é muito eficiente e realmente contribui para a organização dos arquivos e documentos dos departamentos.

10. Integre as operações

É importante que o departamento pessoal consiga se comunicar facilmente com os demais setores da empresa, tanto no que diz respeito às equipes, como no compartilhamento de dados. 

Investir em um software de comunicação interna, que facilite esse processo, permite que a gestão seja mais integrada e isso é fundamental. 

Quer saber como integrar essas operações? Conheça a Jornada do DP!

11. Inclua indicadores de desempenho

O que não pode ser medido, não pode ser melhorado, então é fundamental estabelecer parâmetros e indicadores de desempenho, que deverão ser acompanhados regularmente  para mensurar o desenvolvimento e a evolução do projeto. 

Geralmente, as estatísticas mais importantes são relacionadas aos custos, à produtividade e à satisfação das pessoas envolvidas. 

Quais as vantagens de um departamento pessoal organizado?

Contar com um departamento pessoal organizado garante maior eficiência na realização dos trabalhos, evita problemas relacionados à perda de documentos, como pagamentos indevidos e ações trabalhistas e oferece mais segurança aos colaboradores.

Além disso, com um DP organizado, o setor passa a atender as necessidades das empresas, oferecendo uma visão mais estratégica, moderna e pragmática, funcionando como uma usina de talentos e de resultados positivos. 

Temos alguns materiais relacionados ao assunto, confira:

Como organizar o departamento pessoal está entre as principais dúvidas do setor de RH, justamente por essa ser uma área de grande responsabilidade, muitos documentos e com função estratégica dentro da empresa.

Por isso é que contar com uma ferramenta de gestão de documentos é tão importante, pois ela auxilia na gestão de prazos de armazenamento, na segurança e na organização, gerando um aumento de produtividade considerável. 

Aliás, você conhece os prazos obrigatórios de manutenção de documentos na empresa? Se ainda tem dúvidas sobre isso, recomendo a leitura de outro artigo, o por quanto tempo guardar documentos no dp?

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