Como fazer o controle de horas trabalhadas online e sem burocracia

O cálculo do banco de horas e a conferência do cumprimento de horários por parte dos funcionários são tarefas que levam muito tempo no departamento pessoal.

Em muitas empresas, ainda são usadas planilhas de banco de horas para realizar esse controle, o que torna o processo demorado e vulnerável a erros. A saída é optar por um software de controle de horas trabalhadas online.

A partir dele, tornam-se dispensáveis as planilhas e os cálculos manuais, além do fato de a gestão de horários tornar-se mais transparente para os colaboradores.

Entenda como funciona o controle de horas trabalhadas online neste post!

Como realizar o controle de horas trabalhadas online?

Ao adotar um aplicativo de registro de ponto digital, como o Tangerino, fica muito fácil fazer o controle de horas trabalhadas online. Com ele, é possível acompanhar em tempo real a marcação de ponto dos funcionários, assim como o saldo do banco de horas de cada um. Ou seja, o sistema atualiza diariamente as horas extras de cada colaborador, sem necessidade de intervenção humana.

Só é preciso determinar o horário fixo de cada funcionário uma única vez. O departamento pessoal deve escolher uma das escalas padrão, ou personalizar o sistema de ponto com os horários que quiser, e então associar funcionários ou grupos às escalas de trabalho. Os registros de entrada e saída dos colaboradores ficam disponíveis para visualização o tempo todo.

Os gestores podem lançar diretamente na plataforma os atestados e justificativas de faltas, eliminando processos burocráticos para que essa documentação chegue ao departamento pessoal.

Vantagens de fazer controle de horas trabalhadas online

Quando o banco de horas é calculado usando uma planilha é muito fácil errar na digitação ou até cometer fraudes, gerando prejuízo para a empresa. Já quando a empresa adota um software de controle de horas trabalhadas online, a possibilidade de erros e fraudes é eliminada.

Outra vantagem é que, ao usar um controle de horas trabalhadas online, os gestores da organização conseguem visualizar quais departamentos estão sobrecarregados ou quais funcionários mais se atrasam, por exemplo. Assim, podem realocar colaboradores ou providenciar substituições com mais agilidade.

A partir do controle de horas trabalhadas em tempo real também fica mais fácil estimar o gasto mensal com horas extras e ter um planejamento financeiro mais eficaz dentro da empresa, o que torna o negócio mais lucrativo.

O funcionário faz o seu próprio controle

Ao utilizar o controle de ponto comum o funcionário perde a conta das horas extras trabalhadas, esquece-se de atrasos e no fim do mês tanto ele quanto os gestores podem ser surpreendidos pelo saldo do banco de horas.

Ao optar pelo aplicativo de ponto eletrônico, a empresa permite que o colaborador visualize seu histórico de entradas e saídas, tornando-o mais consciente em relação à sua própria conduta.

Ou seja, o controle de horas trabalhadas online também beneficia o funcionário e contribui para um melhor relacionamento dele com o empregador. A empresa deve incentivar o colaborador a acompanhar seu saldo, em benefício de ambos.

Penalidades para empresas sem o controle de horas trabalhadas

Primeiramente, estabelecimentos com mais de dez funcionários são obrigados por lei a manter registros da jornada de trabalho de seus colaboradores. Empresas que optam pelo ponto eletrônico precisam cumprir com algumas exigências em relação ao equipamento, ou podem pagar multas ao Ministério do Trabalho caso ocorra uma fiscalização.

Entretanto, o maior problema da falta de controle da jornada de trabalho é a vulnerabilidade judicial. Processos trabalhistas relacionados a horas extras são os mais comuns na justiça do trabalho e, sem um registro de ponto confiável, a empresa abre brechas para questionamentos e processos trabalhistas sem fundamentos, afinal, não tem meios para comprovar o horário dos funcionários.

Além do pagamento de horas extras, a empresa também pode ser processada por adicionais noturnos, adicional por trabalho em domingos ou tempo de jornada acima do permitido por lei, por exemplo.

Monitorar a jornada de trabalho dos funcionários é uma obrigação das empresas, mas o controle de horas trabalhadas online faz com que esse dever torne-se uma ferramenta estratégica para a gestão de pessoas. Quer saber o porquê? Faça download do e-book!