Software de controle de horas: conheça os benefícios para sua empresa

O registro de horário é muito importante em todas as empresas e obrigatório para algumas, já que a CLT prevê que empresas com mais de 20 colaboradores celetistas precisa fazê-lo. E o software de controle de horas é uma das formas de fazê-lo.

Por meio dele, é possível marcar o horário de ponto dos colaboradores online e offline, reduzindo o trabalho do RH na contabilização de horas todos os meses, para o fechamento da folha.

Essa forma de computar as horas trabalhadas é importante não apenas para economizar tempo e trabalho ao RH. Mas também para garantir a produtividade de todos os colaboradores, independente do setor.

Afinal, por meio do software é possível acompanhar o tempo trabalhado, avaliar o tempo gasto com cada tarefa e repensar a forma de executá-las se for o caso.

Dessa forma, o controle de entrada e saída dos funcionários colabora para a otimização das estratégias organizacionais e auxilia na tomada de decisões importantes para o negócio.

Quanto mais o tempo passa, melhores ficam as opções de controle de ponto para as empresas. Portanto, para fazê-lo de forma mais precisa, segura e com mínimas chances de erros nos dados, o ideal é investir nas tecnologias mais atuais.

E uma dessas tecnologias é o software de controle de horas, sobre o qual trataremos de forma mais profunda neste artigo. Portanto, continue sua leitura para saber os seus diferenciais e por que ele é a melhor opção para a sua empresa!

O que é um software de controle de horas?

O software de registro de ponto digital se trata de uma tecnologia inovadora, cujo foco é registrar os horários dos colaboradores de forma precisa. Ele substitui não apenas o registro de ponto em papel, como os cartões de ponto.

Apesar de não ser a única opção para registrar o horário dos funcionários, ele tem se mostrado a mais simples, segura e flexível. Especialmente em se tratando de empresas cujos colaboradores atuam fora da sede ou em Home Office.

O que um software de controle de horas precisa ter?

Um software de controle de horas deve contar com recursos e funcionalidades que consigam atender às necessidades específicas de cada negócio.

Por isso, é muito importante que ele ofereça flexibilidade nas suas configurações. Apenas assim a empresa conseguirá adaptá-lo à sua política de horas extras e a outras de suas regras, como tempo de intervalo, por exemplo.

Além disso, ele precisa ser acessível, de forma que os colaboradores consigam abri-lo em desktops, notebooks, tablets e smartphones. Isso garantirá que eles possam registrar seu horário de onde estiverem, mesmo sem acesso à internet.

E também é necessário que o software seja de fácil utilização, para que seus usuários não tenham dificuldade de registrar seus horários e o façam de maneira prática e rápida.

Há, ainda, outras funcionalidades sem as quais ele não consegue atender a nenhum negócio de forma eficiente. São elas:

• integração com folha de ponto;
• conformidade com a lei;
• geração de relatórios.

Integração com folha de ponto

Como já dissemos, investir em um software para controle de horas é otimizar a rotina de quem trabalha no RH. Isso porque um dos passos para fechar a folha de pagamento é também calcular a folha de ponto do período referenciado.

E é possível otimizar esse processo quando o aplicativo de ponto eletrônico permite a integração com a folha de pagamento. Assim, horas extras e descontos por faltas e atrasos são computados automaticamente e enviados para o faturamento de forma segura e rápida.

Portanto, investir em um software para controle de ponto significa liberar os funcionários do RH para desempenhar atividades mais estratégicas e, ainda assim, ter nas mãos indicadores de produtividade. 

Conformidade com a lei

O registro de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores celetistas, conforme o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho.

Portanto, empresas que se encaixam nessa regra devem fazê-lo, independente de seus colaboradores atuarem de forma presencial, híbrida ou remota.

Caso contrário, restará sempre a dúvida a respeito do cumprimento do horário de trabalho pelo funcionário.

Além disso, algum colaborador poderá alegar pagamento incorreto de horas extras, sem que a empresa tenha como comprovar o contrário.

Assim, registrar o ponto é uma forma de cumprir a lei, mas que também reduz as chances de processos judiciais decorrentes de reclamações trabalhistas.

Isso porque o registro é uma forma de provar que as horas trabalhadas pelos colaboradores estão de acordo com a legislação trabalhista e que estão sendo devidamente pagas.

Para ser efetivo, o software de controle de horas trabalhadas deve atender, ainda, às exigências do Ministério do Trabalho apresentadas pela Portaria 671, cuja divulgação se deu no dia 8 de novembro de 2021

Isso vai garantir que sua empresa não seja autuada por inconsistências no controle de ponto.

Quer saber mais sobre a Portaria 671? É só assistir ao vídeo a seguir, publicado no canal da Sólides Tangerino:

Geração de relatórios

Um bom software de controle de horas oferece a possibilidade de acessar a relatórios em tempo real, referentes aos registros dos funcionários.

A geração de relatórios possibilita fechar a folha de pagamento e também acessar detalhadamente a informações relacionadas ao tempo de trabalho dos colaboradores.

Assim, a empresa consegue analisar e interpretar dados, identificando problemas como faltas, atrasos frequentes ou horas extras excessivas. Isso torna possível corrigi-los.

Além disso, por meio desses relatórios, os gestores conseguem distribuir melhor os recursos da empresa, fazendo o cruzamento entre tempo e recursos despendidos na realização de determinada atividade.

Por fim, graças ao fácil acesso às informações sobre os colaboradores, é possível organizar os dados e reduzir significativamente os erros, geralmente causados pela compilação manual.

8 motivos para usar um software de controle de horas?

Existem inúmeros motivos para usar software de controle de horas. Por isso, optamos por separar aqueles que julgamos mais importantes, considerando a praticidade para a empresa, a segurança que eles oferecem e sua flexibilidade.

Confira, abaixo, quais são esses motivos!

• é possível gerar a folha de ponto instantaneamente;
• é mais seguro do que qualquer outro meio;
• controla melhor o banco de horas;
• informações mais fáceis de serem encontradas;
• evita processos trabalhistas;
• relatórios mais estratégicos;
• economia de papel;
• é possível monitorar e controlar onde o funcionário bate ponto.

É possível gerar a folha de ponto instantaneamente

O software de controle de horas possibilita a geração automática da folha de ponto dos trabalhadores. Assim, é possível economizar tempo da equipe de RH, que não precisa contabilizar essas horas manualmente.

Além disso, como os cálculos são feitos de forma automática, as chances de erros e imprecisões são reduzidas significativamente. Por exemplo, erros de soma, multiplicação ou fórmulas incorretas.

É mais seguro do que qualquer outro meio

Em comparação às planilhas, relógios de ponto ou registros manuais, o uso do software é a maneira mais segura de controlar o ponto dos trabalhadores.

Isso porque ele utiliza banco de dados online para armazenar as informações, que recebe proteção como criptografia ou autenticação. Dessa forma, evita-se a perda ou vazamento de informações.

Ademais, a empresa tem maior controle sobre o acesso a esses dados e é informada sempre que há alterações nos registros. Portanto, se houver erros, há possibilidade de investigá-los e corrigi-los.

Controla melhor o banco de horas

Como já dissemos, o software de controle de horas faz os cálculos de forma automática, para o fechamento de ponto. Por isso ele oferece precisão e minimiza muito as chances de erro.

Além disso, sua utilização possibilita que os gestores acompanhem as movimentações no banco de horas em tempo real.

Dessa forma, eles conseguem tomar decisões rápidas com relação a compensações, folgas ou solicitações de uso das horas do banco.

Por fim, o software registra detalhadamente as movimentações no banco de horas, possibilitando precisar as transações feitas. Ou seja, ele facilita a identificação de possíveis problemas e a sua correção de forma mais rápida.

Quer saber um pouco mais sobre o banco de horas? Assista ao vídeo que publicamos lá no Instagram da Sólides Tangerino:

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Informações mais fáceis de serem encontradas

São muitos os motivos pelos quais o acesso a informações referentes ao bando de horas é facilitado pelo uso do software. O primeiro deles é que sua interface é muito intuitiva, o que facilita a navegação pelos usuários.

Além disso, ele possui filtros e opções de pesquisas, para que informações específicas sejam encontradas com facilidade.

Outro motivo pelo qual as informações são acessíveis é a possibilidade de personalizar os relatórios, que mencionamos acima.

Isso porque o gestor pode selecionar quais dados e informações quer visualizar e gerar um relatório apenas com eles, facilitando a análise e a tomada de decisões.

Evita processos trabalhistas

A precisão das informações que o software de controle de ponto oferece, reduz as chances de ações trabalhistas contra a empresa.

Isso porque, ao utilizá-lo, ela consegue acompanhar de perto as horas trabalhadas pelos seus colaboradores, suas faltas e atrasos e, ainda, identificar erros na contabilização.

Dessa forma, fica mais fácil se defender de possíveis acusações, comprovando quando houve ou não horas extras e o pagamento daquelas que o colaborador fez.

Relatórios mais estratégicos

Os relatórios completos que um software oferece auxiliam em uma análise mais profunda e na tomada de decisões mais informadas.

Isso porque a sua emissão possibilita uma visão abrangente do tempo de trabalho dos colaboradores.

Dessa forma, os gestores conseguem identificar padrões e problemas relacionados à produtividade e corrigi-los. Por exemplo, relacionados a faltas e atrasos.

Economia de papel

Com o software de controle de horas, os colaboradores registram seus horários direto no sistema.

Portanto, ele elimina a necessidade de imprimir folhas e de gastar com o armazenamento de documentos em papéis, como folhas de ponto, registros de horas extras e solicitações de férias.

Além disso, compartilhamento dessas informações é facilitado e pode ser feito eletronicamente, outro motivo que leva à redução de papel.

Assim, o software colabora com a economia da empresa com impressões e armazenamento de papéis, o seu uso demonstra compromisso com a sustentabilidade.

Quer ver outras dicas de como economizar papel na sua empresa? É só conferir o post abaixo:

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É possível monitorar e controlar onde o funcionário bate ponto

O software de controle de horas possui algumas características específicas, como recursos de geolocalização para registrar o local onde o funcionário está batendo ponto.

Dessa forma, é possível que os gestores verifiquem se ele está no local de trabalho ou em local autorizado. Isso facilita o monitoramento em diferentes modelos de trabalho, como o híbrido ou home office.

Quer saber quais são os outros benefícios da geolocalização? É só conferir o post abaixo:

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Tenha um software de controle de horas com a Sólides Tangerino

O Tangerino é um software de controle de horas criado para atender às necessidades específicas de cada empresa.

Tanto pelo aplicativo, quanto pelo computador, ele possibilita que os gestores acompanhem a jornada de seus funcionários com a máxima segurança e praticidade.

As empresas que optam por utilizá-lo contam com vantagens como a melhoria da gestão de atividades, a automatização do fechamento da folha de pagamento e a configuração de escalas de trabalho a nível individual e organizacional.

Além disso, o software possibilita o registro de ponto online ou offline. Portanto, não há riscos de falta de registro ou registro em horário errado por causa de falta ou picos de energia.

Com o Tangerino, os gestores conseguem acompanhar os pontos em tempo real e não precisam esperar o fim do mês para conferi-lo.

Ele também oferece praticidade no fechamento das folhas de ponto porque faz isso de forma automática. Por isso, as chances de erro são minimizadas, uma vez que todos os cálculos são feitos pelo próprio sistema.

Para oferecer informações que possibilitem decisões estratégicas, é possível utilizá-lo para gerar mais de 20 relatórios em tempo real.

E, ainda, o Tangerino garante total segurança no controle de ponto porque ele oferece opções para reduzir fraudes e monitorar a rota dos trabalhadores.

Dessa forma, a empresa consegue garantir que quem está assinando o ponto é mesmo o colaborador e que ele está fazendo isso de local autorizado.

Essa funcionalidade se faz especialmente interessante para empresas cujos funcionários atuam fora da sede, em regime híbrido ou home office.

Tire outras dúvidas sobre software de controle de horas:

Aqui nós tiramos suas dúvidas sobre o software de controle de horas de forma simplificada!

Investir em um software para controle de horas significa liberar funcionários para desempenhar atividades mais estratégicas e, ainda assim, ter nas mãos indicadores de produtividade.  Ou seja, é a possibilidade de usar a tecnologia a favor do seu negócio.

Faça um teste grátis agora com o Tangerino e entenda como podemos ajudar a sua empresa a melhorar o controle de jornada!