Elimine Papel: Veja 5 Dicas Para Usar Agora em Sua Empresa

Você que ter uma tecnologia que elimine papel em sua empresa, mas não sabe qual?

Engana-se quem pensa que o avanço da tecnologia levou a uma clara economia de papel no universo corporativo. E, acredite, sua empresa pode estar perdendo com isso.

Com este post, você perceberá por que isso acontece e que existem bons motivos para reduzir o consumo de papel na sua empresa.

Além disso, apresentaremos 5 boas dicas capazes de inspirar a mudança em qualquer ambiente de trabalho. Siga em frente e boa leitura!

• Qual a importância para que sua empresa elimine papel agora?
• 5 dicas para que sua empresa elimine papel já!
• Como o Tangerino ajuda na economia de papel? 

Qual a importância para que sua empresa elimine papel agora?

A questão ambiental é fundamental, mas há outras razões que mostram que vale a pena descobrir como economizar e para que sua empresa adote a cultura paperless e elimine papel dos seus processos.

Razões que sua organização pode perceber tanto no dia a dia quanto na hora de realizar o balanço mensal, analisar e repensar gastos para uma gestão mais eficiente.

Veja aqui algumas razões!

Otimização da rotina

Quanto maior o número de funcionários, maior o volume de papel. Quanto maior o volume de papel, mais desafio para o RH e para o DP.

Da admissão, passando pelo dia a dia da gestão de pessoas e jornadas, até a rescisão contratual, RH e Departamento Pessoal lidam com diferentes documentações.

Muitas empresas ainda optam por ter arquivos físicos que, além de ocupar espaço ― podendo até encarecer o aluguel ―, demandam um sistema de organização rigoroso.

Do contrário, papéis podem ser perdidos ou guardados em locais equivocados, complicando a rotina do setor.

Imagina se o RH perde prazo para devolver a Carteira de Trabalho a um recém-contratado ou se o DP atrasa o fechamento da folha de pagamento em razão da dificuldade de organização?

O problema também pode afetar a empresa diante de uma fiscalização que exija alguma documentação.

Economia de custos

A economia de papel nas empresas também é sinônimo de economia de custos. É claro.

No dia a dia, pode até não parecer, mas há um desperdício real de dinheiro atrelado ao uso excessivo de papel.

Especialmente quando nos deparamos com dados que apontam que 70% do desperdício total nos escritórios é composto de papel e que até 30% dos materiais enviados para impressão nunca são retirados da impressora.

E tem mais. Quando o excesso de papel atrapalha as rotinas do RH e do DP, pode gerar prejuízos para a empresa.

Se os papéis contêm informações que afetam o cálculo da remuneração dos colaboradores, por exemplo, a situação pode se transformar em uma bola de neve e até resultar em processos trabalhistas por erro de pagamento.

Mais uma vez, é importante que você elimine papel para reduzir custos e aplicar em outras receitas.

Preservação de informações

Estima-se que, em média, as empresas percam cerca de 7,5% de toda a documentação em papel.

Se a situação não resulta em problemas mais graves é porque esses documentos perdidos são desnecessários, provavelmente porque podem ser encontrados digitalmente também.

Algo que já conta a favor da economia de papel nas organizações.

A outra possibilidade é que a perda desses documentos acarrete problemas para a empresa. Nesse caso, é fácil entender que, sendo possível, convém optar por uma versão digitalizada que estará sempre a salvo.

Não só fundamental que se elimine papel para reduzir custos, portanto, mas ter materiais digitalizados é também mais seguro.

Preservação ambiental

Começamos falando da importância da economia de papel considerando questões que podem ser percebidas na empresa.

Porém, antes de seguirmos para as sugestões para evitar o desperdício, nos cabe lembrar que reduzir o uso de papel é importante para o meio ambiente.

O mundo produz 300 milhões de toneladas de papel todos os anos. O processo envolve a derrubada de inúmeras árvores, consumo de água e a produção de resíduos.

Medidas de preservação ambiental adotadas por organizações estão entre as que tendem a contribuir para o fortalecimento de marca atualmente.

Assim, não vale a pena ignorar essa questão ao pensar em por que reduzir o consumo de papel.

5 dicas para que sua empresa elimine papel já!

Entender como evitar o desperdício de papel é algo que depende do nível de conscientização e das alternativas apresentadas para o dia a dia de trabalho.

Sabendo disso, separamos dicas práticas como sugestões a serem implementadas em sua empresa. Confira:

1. Conscientize e motive os funcionários

Aposte em ações divertidas para conscientizar sobre a importância da economia de papel e motivar equipes a seguir as novas orientações.

Para tanto, evite apresentar dados frios que podem até fazer sentido para a alta gestão, mas que não sejam de fácil assimilação por funcionários que não conhecem a realidade de custos da empresa.

Indique, por exemplo, como a economia de custos pode beneficiar a empresa e, como consequência, os trabalhadores.

Se todos sonham com uma cafeteira elétrica no escritório, por exemplo, proponha que o valor salvo entre na compra do equipamento.

Outra ideia é organizar competições saudáveis entre equipes ou setores e premiar aquelas que mais economizarem papel em determinado intervalo de tempo.

Ainda, mantenha o envio de lembretes sobre a necessidade de reduzir o consumo de papel até que os novos hábitos façam parte da cultura interna.

2. Faça a gestão de impressões

Outra dica de como fazer com que sua empresa elimine papel é definir regras e configurar as impressoras para que excessos sejam evitados.

Oriente que os funcionários verifiquem o conteúdo e formatação das páginas antes de solicitar a impressão. Já notou como, por vezes, uma página sai com apenas uma ou duas linhas de texto?

É possível evitar isso alterando a formatação ou até verificando se aquela última página é mesmo necessária ou se pode ficar de fora da impressão.

Além disso, é bastante válido estabelecer a regra das impressões frente e verso. Algo que pode contar com a ajuda do TI para já configurar as impressoras com esse objetivo.

Também é importante orientar sobre boas práticas de uso e fazer a manutenção preventiva dos equipamentos. Isso vai evitar o mau funcionamento e a necessidade de repetir impressões mal-feitas, gastando mais papel.

3. Reutilize papel

Mesmo com a política de impressões frente e verso, é comum que espaços vazios estejam presentes na papelada utilizada pelos funcionários. Difícil que elimine papel assim.

Assim, uma vez que o conteúdo daquele papel já não tenha utilidade ― ou que não estejamos falando de informações sigilosas ali apresentadas ―, é perfeitamente aceitável usar os espaços em branco para anotações.

4. Utilize softwares

Outra dica para que sua empresa elimine papel é evitar o seu uso com ajuda da tecnologia.

Muitos processos podem ser digitalizados e há documentos que podem ser gerados em ambiente virtual. Atualmente, até mesmo a Carteira de Trabalho tem uma versão computadorizada.

Assim, considere o uso de softwares de RH e outros que reduzam ou até eliminem a necessidade de papel. Lembre-se de orientar os funcionários quanto a isso.

5. Use o Tangerino na gestão de jornadas e elimine papel

Por fim, pegando o gancho na dica anterior, sugerimos o uso do aplicativo Tangerino na gestão de jornadas de trabalho.

O Tangerino é um app de controle de ponto regularizado pela Portaria 671 do MTP (Ministério do Trabalho e Providência).

O app pode ser usado em um tablet na entrada da empresa ou instalado no dispositivo móvel de cada funcionário. Em todo caso, não há qualquer necessidade de uso de papel para a marcação de entradas e saídas.

Além disso, os registros são atualizados em tempo real no sistema do Tangerino e podem ser acompanhados por lá pelos gestores, RH e DP.

O app pode ser integrado a outros softwares, como o da gestão da folha de pagamentos.

O cruzamento de dados em ambiente digital facilita a realização correta do cálculo da remuneração ― com atrasos, horas extras, adicionais, etc. ― sem o uso de papel.

Assim, além de gerar economia, o Tangerino também facilita as rotinas do RH e do DP. Ou seja, elimine papel com um app que faz sua gestão de controle de ponto totalmente digital.

A experiência da BHS, uma das empresas clientes Tangerino, indica como o uso do app pode ajudar seu RH e DP na gestão de jornadas e do banco de horas.

Como você deve saber, a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) de cada categoria tem prevalência sobre a CLT. Assim, é preciso observar o que esse documento diz para conhecer as regras de jornada em cada caso.

O aplicativo pode ser personalizado com os horários de entrada e saída de cada funcionário.

Dessa forma, fica mais fácil acompanhar a rotina de cada pelo app do que pelas tradicionais planilhas ― que, muitas vezes, acabam sendo impressas.

Algo que também contribui para que o DP acerte no cálculo da remuneração de cada trabalhador sem dificuldades.

Tudo isso sem se perder em pilhas de papéis que, além da CLT, reúnem o texto das diferentes Convenções Coletivas que se aplicam à realidade de uma organização.

Como o Tangerino ajuda na economia de papel? 

Pensando no poder do Tangerino para quem deseja descobrir como fazer economia de papel nas empresas, vamos falar mais sobre o app para você. Acompanhe:

Comprovante digital

Por lei, os funcionários precisam ter acesso a um comprovante da marcação de ponto porque isso confere segurança e transparência a todo processo.

O Tangerino emite comprovantes digitais que são automaticamente enviados para o e-mail cadastrado de cada trabalhador. A validade é a mesma do comprovante impresso, mas com economia de papel.

Relatórios online

De forma automática, o Tangerino gera relatórios sobre cada funcionário e disponibiliza para lideranças, RH e DP.

Essa praticidade de ter os relatórios já na plataforma pode desencorajar as pessoas da empresa a imprimi-los por alguma razão.

Inclusive porque novas marcações levam à atualização dos relatórios e, acompanhando tudo digitalmente, não há risco de defasagem de dados.

Assinatura eletrônica

O app também permite a assinatura eletrônica da folha de ponto.

Embora a legislação não torne obrigatória a assinatura da folha ― esteja essa impressa ou em versão digital ―, sem essa validação por parte do funcionário, o documento pode não ser aceito juridicamente.

Assim, é sempre interessante que a empresa colha essa assinatura. A possibilidade de fazê-lo digitalmente torna desnecessária a impressão do espelho do controle de ponto, gerando economia de papel.

Validação biométrica

A validação biométrica faz com que documentos impressos não sejam necessários para a comprovação de identidade.

O aplicativo Tangerino tem validação por biometria digital e biometria facial. Em ambos os casos, a tecnologia é usada para que cada trabalhador seja identificado no momento do registro de ponto.

Como você deve saber, a impressão digital e os pontos que identificam a face são únicos em cada indivíduo. Assim, falamos de uma solução confiável e que elimina o risco de fraudes.

Dessa forma, a validação biométrica é uma funcionalidade que confere segurança a empregadores e trabalhadores, além de conferir mais praticidade ao momento da marcação de ponto.

Armazenamento em nuvem

Por último, ressaltamos que o Tangerino tem armazenamento em nuvem.

Isso significa que todas as informações ficam salvas em ambiente virtual e não há a menor necessidade de imprimir registros ou outros documentos criados, ou compartilhados no app.

Essa armazenagem vale, inclusive, para documentos como atestados médicos que podem ser entregues ao RH, pelos funcionários, por meio do app.

Conclusão

Buscar a economia de papel nas empresas não deve ser uma preocupação apenas para se engajar em questões de preservação ambiental, embora essa razão seja bastante válida.

Além do meio ambiente, a própria organização sai ganhando ao escolher reduzir o uso de papel no dia a dia. Como vimos, há um impacto real nas finanças e também na rotina do RH e do DP, beneficiando a todos.

Esperamos que nossas dicas tenham sido úteis para inspirar sua empresa na adoção de medidas para economizar papel. A criatividade na definição de dinâmicas e a tecnologia são grandes aliadas.

E se você gostou de tudo que o Tangerino oferece para ajudar nessa missão, aproveite e conheça o GED Tangerino!