FTE: conheça o Full-time Equivalent!

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Produtividade e qualidade na entrega é o que qualquer setor almeja, e o full-time equivalent (FTE) é um indicador que pode auxiliar nisso. Afinal, ele indica quem trabalha mais ou menos na empresa e quantas horas ela precisa, para executar determinada tarefa, considerando os colaboradores atuais.

É possível utilizar essa métrica, também, para tomada de decisões importantes relacionadas aos colaboradores e à divisão de tarefas.

Neste artigo, nós falaremos sobre o FTE, explicaremos como ele pode ajudar sua empresa a alcançar mais produtividade e melhorar seus rendimentos. Além disso, discutiremos sobre como realizar o cálculo para encontrar o índice relacionado aos seus colaboradores.

Continue sua leitura e agregue mais conhecimento à sua gestão!

O que é FTE?

FTE (full-time equivalent/equivalente em tempo integral) é um indicador que relaciona a jornada esperada com as horas trabalhadas de fato. Para tal, o cálculo é: horais totais trabalhadas / limite da jornada de trabalho.

Em outras palavras, ele mede o tempo realmente útil do dia a dia dos colaboradores. Isso é importante porque nenhum profissional trabalha todo o tempo em que ele fica na empresa.

Há pausas, por exemplo, para ir ao banheiro, beber água, conversar com alguém etc. Esses intervalos não são particularidades de uma ou outra empresa, eles acontecem em todas e são normais. Contudo, a empresa deve estar ciente do quanto eles estão acontecendo e qual o nível de produtividade de seu time.

Variáveis utilizadas no FTE

O FTE utiliza duas variáveis para medir o tempo produtivo dos trabalhadores. Uma delas é quanto eles trabalham na semana, nos seus dias úteis. E a segunda é o tempo para o qual eles foram contratados para trabalhar. Por exemplo, 40 ou 44 horas semanais.

A comparação entre elas é o resultado das horas úteis/produtivas do colaborador. A partir dela, é possível perceber quanto os trabalhadores estão se envolvendo no trabalho, portanto, como está o seu rendimento.

Como já dissemos, é normal que os colaboradores não produzam por todas as 40 ou 44 horas semanais. Entretanto, é preciso que eles produzam grande parte dessas horas. Por meio da análise desse indicador, é possível identificar aqueles colaboradores que estão destoando dos demais, seja produzindo mais ou menos.

Consequentemente, identifica-se as alterações necessárias a se fazer no quadro de pessoal, por exemplo, realizando demissões. Ou, caso a produtividade de todos esteja em um bom nível, mas os profissionais não estejam dando conta das demandas da empresa, realizar contratação de novos colaboradores.

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O que é hora de trabalho de um colaborador?

As horas de trabalho de um colaborador, para fins de cálculo do FTE, são as horas integrais de sua jornada de trabalho, contando qualquer um dos intervalos que mencionamos (pausa para banheiro, café etc.).

Entretanto, para contabilizá-las, não se pode considerar férias, períodos de licença ou qualquer falta justificada. Isso porque, neste tempo, o colaborador não tem obrigação de trabalhar.

Portanto, horas de trabalho são aquelas nas quais o colaborador está atuando para a empresa. Elas não se confundem, portanto, com as horas úteis, resultado do FTE. Essas últimas se referem ao tempo de produção efetiva dos colaboradores.

Agora, um bônus: quer saber como fazer o cálculo das horas trabalhadas do jeito certo? É só assistir ao De Frente com o DP que fizemos sobre o assunto:

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O que é a jornada em tempo integral?

O valor da jornada em tempo integral é estimado em 40 horas, por isso, esse valor é usado para o cálculo. Entretanto, pode ser adotado o valor médio do tempo integral dos colaboradores da empresa.

Quando a empresa atua com jornadas de 44 horas, por exemplo, essa jornada costuma se dividir em 8 horas diárias de trabalho por 5 dias, mais 4 horas no 6 dia, que é seguido de folga.

Essas 44 horas representam apenas o tempo em que o trabalhador está disponível para a empresa, não o seu tempo de produção efetiva.

É importante entender essa diferença, já que o full-time equivalent é justamente a comparação entre as horas disponíveis do colaborador e aquelas em que ele produz.

Para que serve o FTE?

O full-time equivalent é muito importante para que os gestores entendam como a empresa funciona, como e quanto os colaboradores trabalham. Assim, é possível identificar quais são as necessidades de mudanças, para adotar estratégias mais assertivas.

Isso é possível porque, além de mostrar quanto tempo a equipe efetivamente trabalha, o FTE ajuda a identificar quando é necessário dividir tarefas e quais colaboradores conseguem fazê-las.

Exemplo: se um colaborador geralmente produz 7 horas por dia, e o gestor solicita a ele que realize uma tarefa que exige 14 horas de trabalho, ele gastará dois dias nela. Portanto, se for uma tarefa urgente, será necessário dividi-la com outro membro da equipe.

Além disso, como já dissemos, o FTE auxilia a identificar aqueles colaboradores mais empenhados (e oferecer a eles algum tipo de reconhecimento) e aqueles que precisam se dedicar mais. Essa comparação de produtividade na empresa é essencial para que ela saiba em quem investir, quem dará retorno.

O indicador é importante, ainda, para que os gestores identifiquem o tempo ocioso dos trabalhadores e faça reajustes, para ampliar sua eficiência.

Dentre outros ajustes possíveis, é possível identificar quando a produção dos colaboradores excede aquilo que a empresa precisa. Dessa forma, os gestores conseguem realizar cortes estratégicos e focar no crescimento do negócio.

Portanto, podemos resumir a importância do FTE em auxiliar a gestão na tomada de decisões estratégicas, que impactam nos colaboradores e no negócio.

Por que o FTE é importante?

O full-time equivalent é importante para que a empresa ajuste o negócio de forma mais produtiva e lucrativa. Os colaboradores são a base do negócio, que o mantém funcionando. Por isso, se há muitas distrações em um dia de trabalho, significa que eles não estão produzindo tanto quanto deviam.

É claro, pausas são saudáveis e ninguém consegue se concentrar 100% do tempo, durante todo o dia, em suas atividades. Mas há distrações que se pode cortar, para ampliar o tempo de fato trabalhado.

Por meio da comparação entre as horas trabalhadas e as contratadas, é possível identificar se essas interrupções no horário de trabalho estão exageradas e se há algo que se possa fazer a respeito.

O FTE oferece uma série de informações importantes para os gestores, colaborando para que eles tomem decisões informadas. Abaixo, separamos alguns exemplos de dados possíveis de descobrir apenas o utilizando como indicador:

• Quais profissionais trabalham mais e quais trabalham menos.
• Quanto a quantidade de trabalho de cada colaborador e se há trabalho em excesso ou falta.
• Quanto custa a manutenção de cada funcionário na empresa.
• Quanto os profissionais demoram para realizar determinada tarefa.
• Quanto as ausências impactam no dia a dia do negócio.

Essas informações impactam nas decisões de muitas formas. Veja exemplos:

• Se um profissional está custando caro para a empresa, é possível identificar se será mais barato realizar processo seletivo para contratar outra pessoa no lugar.
• Se a produção em tempo integral está baixa, talvez seja melhor implantar uma jornada de trabalho de meio período.
• Se há excesso de trabalho para uns e falta para outros, é possível redistribuir a demanda.

Esses foram apenas alguns exemplos. Dados estratégicos nas mãos certas são capazes de embasar decisões muito positivas para o negócio.

Como o cálculo do FTE é feito?

Para calcular o Full-time equivalente é preciso, primeiro, determinar as variáveis do cálculo, que são as horas contratadas e as horas de produção dos trabalhadores. Feito isso, continue acompanhando este artigo para aprender a fazer o cálculo!

Primeiro, escolha o colaborador sobre o qual o cálculo será feito e identifique se ele foi contratado para trabalhar em período integral, ou seja, 40 horas semanais, ou meio período, que corresponde a 20 horas semanais.

Depois, identifique quantas horas ele, de fato, produz, todas as semanas.

O próximo passo é dividir o número de horas produtivas pela jornada semanal do funcionário.

O resultado será um número decimal que, quando multiplicado por 100, mostrará, em porcentagem, quão produtivo o colaborador está sendo.

Veja exemplos práticos de cálculos para período integral e meio período:

Período integral

Paulo foi contratado para trabalhar 40 horas semanais, ou seja, período integral. O tempo pelo qual ele realmente produz é de 37 horas.

37/40 = 0,925

0,925 x 100 = 92,5%

Portanto, Paulo produz durante 92,5% do tempo pelo qual ele foi contratado.

Outro exemplo, para fixar:

Joana foi contratada para trabalhar 44 horas semanais. Joana trabalha 40 das 44 horas.

40/44 = 0,90

0,9 x 100 = 90%

Portanto, Joana produz durante 90% do tempo pelo qual ela foi contratada.

Meio período

Um exemplo do cálculo de funcionário de meio período, ou seja, 20 horas semanais, seria:

Mariana trabalha em meio período e cumpre 25 horas na jornada semanal de 20. Então, o cálculo para ela seria:

25/20 = 1,25

1,25 x 100 = 125%

Portanto, Mariana produz durante 125% do tempo pelo qual ela foi contratada.

Simples assim! E com esse cálculo já é possível identificar os funcionários que produzem mais, ou menos, apenas comparando o resultado de seu FTE.

A título de comparação de produtividade entre um profissional e outro, é imprescindível que eles sejam contratados para cumprir a mesma carga horária.

Dessa forma, se houver trabalhadores que atuam meio período e aqueles que atuam em jornada integral, eles deverão ser divididos em dois grupos.

Além disso, se a empresa quiser saber quantas atividades o colaborador conseguirá entregar na semana, ela precisa considerar o tempo de pausas para almoço, idas ao banheiro, etc. 

Em média, esse tempo corresponde a uma perda de 15% no FTE. 

Por que o FTE precisa ser medido?

Além de identificar o tempo efetivo de trabalho dos colaboradores, durante o período em que eles estão disponíveis à empresa, o FTE oferece uma série de informações importantes para a gestão. Abaixo, falamos sobre algumas de suas contribuições para o desenvolvimento do negócio. São eles:

Ajuda a mensurar a eficiência dos processos do DP

O FTE oferece a comparação entre tempo efetivamente dedicado ao trabalho e o tempo pelo qual os colaboradores foram contratados para trabalhar. Dessa forma, é possível observar se os recursos empreendidos em sua contratação e manutenção estão sendo bem empregados.

Portanto, com esses dados é possível reduzir o desperdício de tempo e equilibrar a carga de trabalho entre os funcionários.

Mapeia problemas organizacionais

Por meio da identificação das discrepâncias entre o FTE ideal e o efetivo (tanto individual, como coletivo), é possível identificar situações a melhorar. Por exemplo, pausas excessivas e/ou longas, distrações e sobrecarga de trabalho.

Logo, a empresa pode mudar suas estratégias e implementar novas regras, que driblem esses problemas.

Contribui no engajamento dos colaboradores

Quando a empresa mede o full-time equivalent, ela pode usar esses dados para reconhecer o bom desempenho individual e coletivo. E também para dar feedbacks solicitando melhorias aos colaboradores que não estejam correspondendo às expectativas.

Assim, é possível recompensar aqueles com maior dedicação e estimular os demais a se empenharem mais.

Ajuda a definir os regimes de contratação

Por meio dos dados do FTE, identifica-se a necessidade do investimento em novas contratações, ainda que temporárias, de demissões ou de mudanças na jornada de trabalho implementada.

Qual o FTE ideal para uma empresa?

Podemos dizer que não há um número ideal de Full-time equivalent, mas os gestores podem perceber se ele está muito baixo através da comparação de produtividade entre os colaboradores. Se houver uma discrepância significativa no desempenho dos funcionários, isso pode indicar possíveis problemas.

Por exemplo, distrações excessivas, falta de motivação, falta de recursos adequados ou até mesmo desequilíbrio na distribuição de tarefas.

Não podemos definir um número porque cada empresa atua em uma área, ou de formas diferentes na mesma área. Há tarefas mais simples e outras mais complexas, que realmente demandam mais tempo.

Portanto, ainda que o objetivo seja mais produção em menos tempo e com a máxima qualidade possível, é preciso que cada empresa identifique suas necessidades.

Para isso, pode-se considerar alguns fatores, como a demanda de trabalho da empresa, que se traduz em quantidade de projetos, clientes, pedidos.

Também é importante considerar a complexidade para o cumprimento dessa demanda, uma vez que quanto mais complexas, maior o tempo gasto nelas.

Outros pontos a se considerar é a eficiência dos processos da empresa e os recursos que as atividades exigem. Quanto mais recursos são ofertados aos colaboradores, mais rápido eles alcançam as metas que a empresa definiu.

Além disso, é preciso considerar a competitividade no mercado. Isso porque, se a concorrência oferece serviço mais ágil, a empresa deve perseguir mais agilidade em seus processos também.

Confira os materiais gratuitos que separamos especialmente para você!

• [PLANILHAS] Jornada do DP: automatize rotinas e ganhe produtividade no DP
• [PLANILHA] Controle da escala de trabalho

Como melhorar o FTE da empresa?

Se a empresa considerar que seu FTE não está bom, porque seus funcionários estão produzindo pouco, é possível adotar algumas medidas para mudar isso. São elas:

Automatizar tarefas repetitivas

A realização de tarefas repetitivas cansa e, muitas vezes, ocupa tempo de produção dos colaboradores. Por isso, o ideal é que tudo que puder ser automatizado, seja, liberando tempo para tarefas mais importantes.

Estabelecer metas claras

Se os colaboradores trabalham com metas, eles sabem quanto devem entregar e quando. Isso facilita a organização de sua produção, além de ser um incentivo para manterem o foco em suas atividades.

Fornecer feedbacks

Os colaboradores não saberão onde estão errando se os gestores ou responsáveis não os informarem. Por isso, não basta avaliar o seu desempenho por meio do full-time equivalent: é preciso guiá-los às melhorias, por meio de feedbacks construtivos.

Quer saber mais sobre os feedbacks? É só apertar o play:

Reduzir distrações

Um FTE baixo indica que há distrações demais no ambiente de trabalho.

Algum tempo de pausa é normal, uma vez que os colaboradores precisam comer, ir ao banheiro, ou mesmo falar com seus colegas e superiores. Mas longas pausas podem indicar, por exemplo, uso imoderado de redes sociais.

Nesse caso, é preciso que a empresa adote medidas para controlar melhor o uso do tempo de trabalho.

Monitorar o FTE

O resultado da métrica sempre sofrerá alterações, porque a empresa está em constante movimento, por exemplo, contratando ou demitindo. E os colaboradores podem produzir mais em um mês, menos em outro.

Por isso, é muito importante acompanhar o FTE para identificar oportunidades de melhorias ou estratégias que estão funcionando.

Tire todas as suas dúvidas sobre FTE!

Para simplificar o que trouxemos neste artigo, separamos as principais perguntas sobre o fullt-ime equivalent e demos respostas sucintas. Acompanhe!

Próximos passos…

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