Cartão de ponto: o que é e por que NÃO usá-lo

A gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, seja por cartão de ponto ou métodos diversos, é importante para todas as empresas. Afinal, é preciso garantir que as horas trabalhadas sejam contabilizadas corretamente para cumprir as obrigações trabalhistas e prevenir processos judiciais. 

No entanto, fazer o controle de ponto dos funcionários pode ser uma tarefa exaustiva e complexa para o Departamento Pessoal, especialmente quando é feito de forma manual.

O cartão de ponto é um método tradicional e bastante conhecido para fazer a marcação do horário de entrada e saída dos colaboradores. Porém ele pode levar a erros e perda de tempo. Mas, felizmente, já existem no mercado diversas ferramentas que podem facilitar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, tornando essa tarefa mais eficiente e menos sujeita a erros. 

Nesse artigo, vamos explicar o que é o cartão de ponto, como ele funciona e, principalmente, te contar algumas razões para não utilizá-lo na sua empresa. Convidamos você a continuar a leitura e descobrir como fazer a gestão da jornada de trabalho de forma mais eficiente e segura.

Para facilitar a leitura, confira os principais assuntos que serão explicados nesse conteúdo:

O que é um cartão de ponto?

Cartão de ponto é um método tradicional de registro de entrada e saída de funcionários de uma empresa. Geralmente, consiste em um cartão de papel ou cartão magnético que é inserido em um relógio de ponto. 

Quando o funcionário chega ao trabalho, ele insere o cartão e o relógio registra a hora de entrada. Quando o funcionário sai, ele repete o processo para registrar a hora de saída.

Esse método de controle de ponto é utilizado há décadas pelas empresas, mas apresenta algumas limitações.

Como funciona o cartão de ponto?

Esse sistema consiste em um conjunto de cartões em que cada funcionário registra a hora de entrada e saída no trabalho, indicando assim a sua jornada diária.

Existem basicamente dois tipos de cartão de ponto: o manual e o eletrônico. No sistema manual, o colaborador preenche manualmente as informações de horário de entrada e saída em um cartão impresso. Já no sistema eletrônico, os horários são registrados automaticamente por meio de uma máquina de ponto ou um aplicativo.

No sistema manual, o colaborador deve inserir o cartão em um relógio de ponto e fazer a marcação com uma caneta, indicando o horário de entrada ou saída. É importante que a empresa tenha um funcionário encarregado de coletar e arquivar os cartões, além de realizar o cálculo das horas trabalhadas.

No sistema eletrônico, a marcação é feita por meio de um leitor de cartões, um aplicativo de celular ou um computador. Essas informações são enviadas automaticamente para um sistema de gestão de ponto, que armazena e processa os dados para cálculo da jornada de trabalho e remuneração do colaborador.

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O que a CLT diz sobre o cartão de ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a principal lei trabalhista no Brasil e traz diversas normas sobre o registro de jornada de trabalho, incluindo o uso do cartão de ponto. 

O artigo 74 da CLT dispõe sobre o registro de jornada de trabalho e estabelece que a empresa é obrigada a manter um controle diário da jornada de trabalho de seus empregados.

Esse mesmo artigo também estabelece que o controle de jornada pode ser feito por meio de sistemas mecânicos, eletrônicos ou informatizados, desde que atenda aos requisitos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Além disso, que o empregador é responsável pela guarda dos cartões de ponto ou documentos eletrônicos equivalentes por, no mínimo, cinco anos.

A Lei 7.855 autorizou o registro de ponto em decorrência de conflitos entre empregadores e empregados. Em 2009, a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho criou regras mais rigorosas para o controle das horas trabalhadas pelos empregados, estimulando o uso de sistemas eletrônicos de controle de ponto. 

Porém, percebendo a necessidade de atualização das regras, em 2011, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria 373. De acordo com essa nova norma, as alternativas eletrônicas precisam ser aprovadas por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Já em 2021, o Governo Federal publicou a Portaria 671, que reuniu as portarias 373 e 1510 em uma única norma, além de incluir outros aspectos. Com isso, as empresas precisam seguir as regras estabelecidas para realizar o controle de ponto, que deve ser feito de forma clara, objetiva e de fácil acesso aos trabalhadores. 

Para saber mais detalhes sobre essa Portaria, confira o post que publicamos sobre ela no Instagram da Sólides Tangerino e, claro, aproveita para segui-lo e ter acesso a mais conteúdos incríveis como este!

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Além disso, a CLT também determina que o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários e que o registro deve ser feito diariamente, com a anotação do horário de entrada, saída e intervalos de almoço.

Mas é importante saber que o uso do cartão de ponto deve atender aos requisitos legais e não pode ser utilizado para burlar direitos trabalhistas, como o pagamento de horas extras e adicional noturno, por exemplo.

Quais as informações devem constar no cartão de ponto?

De acordo com a legislação trabalhista brasileira, o cartão de ponto deve conter algumas informações obrigatórias, como:

1. Nome da empresa
2. Nome do funcionário
3. Número da matrícula ou registro do empregado
4. Data de início e fim do período de trabalho diário
5. Horário de entrada e saída do empregado
6. Intervalo para refeição e descanso, quando for o caso
7. Assinatura do empregado
8. Assinatura do empregador ou responsável pelo controle de ponto

Além dessas informações, é importante que o cartão de ponto seja preenchido de forma legível e sem rasuras, para evitar qualquer tipo de questionamento ou problema legal no futuro. O uso de abreviações pode ser permitido, desde que seja um padrão conhecido pelos funcionários e pelas autoridades competentes.

12 motivos para sua empresa não adotar o cartão de ponto! 

Existem diversas limitações e problemas que podem justificar a empresa a não adotar o cartão de ponto manual ou mecânico, como:

1. Erros de registro
2. Falta de segurança
3. Dificuldade de controle 
4. Baixa eficiência
5. Ausência de integração 
6. Falta de flexibilidade
7. Fraudes
8. Dificuldade de acesso às informações
9. Armazenamento e preservação dos dados 
10. Falta de praticidade
11. Possibilidade de processos trabalhistas
12. Ponto Britânico

Vamos falar detalhadamente sobre cada um deles para você compreender.

1. Erros de registro

As falhas ou erros nos registros são uma das maiores desvantagens do uso de cartão de ponto manual ou mecânico. Esses registros podem ser facilmente adulterados ou perdidos, o que pode levar a problemas legais para a empresa, como ações trabalhistas movidas pelos funcionários.

Além disso, a falta de precisão nos registros pode resultar em prejuízos para ambas as partes. Funcionários podem ter horas de trabalho não contabilizadas ou podem ter horas adicionais registradas sem ter trabalhado, levando a pagamentos incorretos e insatisfação.

Por outro lado, a empresa pode ser penalizada por não cumprir corretamente as leis trabalhistas e ter que arcar com custos adicionais.

2. Falta de segurança 

A falta de segurança é outro grande problema do cartão de ponto manual ou mecânico. Como os registros são feitos em papel ou em dispositivos mecânicos, esses documentos podem ser facilmente perdidos, roubados ou falsificados.

No caso dos cartões de ponto mecânicos, as falhas podem ocorrer na própria máquina, causando registros incorretos e impossibilitando a verificação dos dados de forma eficiente. 

Todas essas situações comprometem a confiabilidade dos registros de ponto e podem resultar em processos trabalhistas para a empresa, que é responsável por garantir que as horas trabalhadas pelos funcionários sejam devidamente registradas e pagas. Por isso, é importante buscar alternativas mais seguras e confiáveis para fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.

3. Dificuldade de controle 

A dificuldade de controle é uma das desvantagens mais evidentes do uso do cartão de ponto manual ou mecânico. Com esse sistema, é necessário que um funcionário fique responsável por recolher, organizar e registrar os cartões de ponto de todos os colaboradores da empresa.

Essa tarefa é bastante trabalhosa e propensa a erros, o que pode levar a equívocos na contabilização das horas trabalhadas.

Além disso, o controle do ponto manual ou mecânico não permite a verificação em tempo real da jornada de trabalho dos funcionários.

Isso significa que não é possível saber, por exemplo, se um determinado colaborador está trabalhando além do horário previsto ou se está fazendo pausas mais longas do que o permitido por lei.

Com isso, a empresa fica vulnerável a processos trabalhistas e pode ter problemas para gerenciar a produtividade dos seus colaboradores.

Para saber outros potenciais prejuízos que uma gestão incorreta da jornada de trabalho pode trazer ao seu DP, confira o vídeo que preparamos sobre o assunto e aproveite para seguir o canal da Sólides Tangerino!

Outra dificuldade é a gestão de escalas e de horas extras. Com o cartão de ponto manual ou mecânico, é preciso que um funcionário fique responsável por calcular manualmente as horas trabalhadas de cada colaborador, o que pode levar a erros e atrasos no processo de pagamento.

Além disso, a gestão de escalas pode ser um problema, já que é necessário que o responsável pelo controle de ponto tenha um bom conhecimento da rotina dos funcionários e das demandas da empresa.

4. Baixa eficiência

Como é necessário um funcionário para coletar e registrar as informações do cartão de ponto, é comum que ocorram atrasos, erros e fraudes. 

Isso pode levar a inconsistências nos registros de ponto e, consequentemente, a problemas de pagamento, horas extras e outras questões trabalhistas. Além disso, o processo manual ou mecânico pode ser muito lento e levar a atrasos na folha de pagamento. 

Com a tecnologia, as ferramentas de controle de ponto eletrônico automatizam todo o processo, garantindo mais eficiência, precisão e segurança nos registros de ponto.

Leia também:

• Controle de ponto online e segurança do colaborador: qual a relação?
• Como evitar erros no fechamento de folha de ponto?

5. Ausência de integração 

Outra desvantagem importante do uso do cartão de ponto manual ou mecânico é a falta de integração com outros sistemas utilizados pela empresa, como folha de pagamento, sistemas de RH e de gestão de pessoas.

Por ser um processo manual, muitas vezes é necessário fazer a transferência dos dados do cartão de ponto para planilhas eletrônicas ou sistemas de gestão, o que pode levar a erros e retrabalho.

Além disso, esse processo pode ser demorado e exigir muita mão de obra, o que aumenta os custos e diminui a eficiência do processo.

Por outro lado, as soluções de controle de ponto eletrônico permitem uma integração completa e automática com outros sistemas utilizados pela empresa, facilitando o acesso aos dados dos colaboradores e eliminando a necessidade de processos manuais e retrabalho.

Com isso, é possível otimizar a gestão de pessoas e aumentar a eficiência operacional da empresa.

6. Falta de flexibilidade

A falta de flexibilidade é outra grande desvantagem do cartão de ponto manual ou mecânico. Isso ocorre porque esses sistemas limitam a capacidade de gerenciamento da jornada de trabalho dos funcionários. 

Por exemplo, em empresas que permitem que seus funcionários trabalhem em horários flexíveis ou em diferentes locais, o uso de cartão de ponto manual ou mecânico pode ser bastante restritivo, dificultando o controle e a gestão da jornada de trabalho.

Esses sistemas também podem ser inadequados para empresas que têm funcionários que trabalham em diferentes turnos ou que fazem horas extras com frequência. Com o cartão de ponto manual ou mecânico, é difícil para o departamento de recursos humanos ou o gerente de equipe manter o controle desses horários de trabalho adicionais, e os funcionários podem ter dificuldade em registrar corretamente esses horários.

Outro problema de flexibilidade é que, em caso de mudanças no horário de trabalho de um funcionário, é necessário ajustar manualmente as informações no cartão de ponto, o que pode ser trabalhoso e suscetível a erros.

Além disso, não é possível fazer ajustes rapidamente em caso de imprevistos, como atrasos ou saídas antecipadas, o que pode levar a conflitos entre empregadores e funcionários.

Essas limitações na flexibilidade do cartão de ponto manual ou mecânico tornam-no inadequado para empresas que buscam gerenciar eficientemente a jornada de trabalho de seus funcionários, especialmente em situações em que há horários de trabalho variáveis ou inesperados.

Com o aumento do trabalho em casa durante a pandemia, também tornou-se ainda mais evidente a impossibilidade de se fazer o registro de ponto por meio de um cartão físico. Isso gera insegurança jurídica para a empresa e para o trabalhador, já que pode haver questionamentos sobre a jornada de trabalho realizada em casa e a remuneração correspondente. 

Além disso, a falta de registro pode prejudicar a gestão de horas extras e banco de horas. Por isso, é importante contar com ferramentas eletrônicas que permitam o registro de ponto em qualquer lugar, como por meio de aplicativos ou sistemas online.

Antes de continuarmos, confira nossos materiais gratuitos sobre o tema:

• Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
• Planilha para cálculo de horas extras

7. Fraudes e adulterações

Como a marcação do horário é feita manualmente ou por meio de uma máquina sem sistema de autenticação, o registro pode ser facilmente manipulado pelos próprios funcionários ou por terceiros que tenham acesso ao cartão.

Essas fraudes podem incluir desde a marcação de horários falsos até a falsificação completa do cartão de ponto. Alguns exemplos de fraudes são o registro de entrada e saída sem que o funcionário tenha comparecido ao trabalho, a marcação de horários diferentes dos reais para evitar atrasos ou horas extras, e até mesmo o registro de presença de um colega de trabalho que não compareceu ao local.

Além de prejudicar a empresa, que pode estar pagando horas extras indevidamente ou tendo prejuízos por falta de controle eficiente, as fraudes no cartão de ponto também podem afetar a relação de confiança entre empregador e empregado.

Por isso, é importante considerar a adoção de ferramentas mais seguras e confiáveis para o controle de jornada de trabalho.

8. Dificuldade de acesso às informações

Como as informações são registradas em papel, pode ser difícil acessá-las rapidamente e com precisão. Isso pode ser um grande problema quando a empresa precisa verificar a jornada de trabalho de um funcionário para resolver um problema ou tomar uma decisão rápida.

Além disso, a falta de organização e a dificuldade de armazenamento podem levar à perda ou ao extravio do cartão de ponto, o que torna ainda mais difícil a recuperação das informações necessárias. Em muitos casos, a falta de acesso rápido e preciso às informações pode resultar em processos trabalhistas desnecessários, pois a empresa não tem como provar o cumprimento da jornada de trabalho pelos seus funcionários.

Outro ponto que deve ser considerado é a limitação de análise dos dados. Com o cartão de ponto manual ou mecânico, é difícil fazer análises precisas dos dados, como a identificação de padrões e tendências no comportamento dos funcionários. Isso pode dificultar a identificação de problemas e a implementação de melhorias no ambiente de trabalho, bem como a avaliação da produtividade dos funcionários.

Por fim, a falta de acesso às informações também pode dificultar a comunicação entre os setores da empresa e a tomada de decisões estratégicas. Sem informações precisas e atualizadas, é difícil tomar decisões informadas e implementar mudanças efetivas para melhorar a eficiência e a produtividade da empresa como um todo.

9. Armazenamento e preservação dos dados 

A CLT determina que as empresas devem manter os registros de ponto por pelo menos 5 anos, o que pode resultar em uma grande quantidade de cartões e papelada acumulada ao longo do tempo.

Além disso, a preservação desses dados é fundamental em casos de processos trabalhistas, já que os cartões de ponto são uma prova do cumprimento da jornada de trabalho e do pagamento de horas extras.

No entanto, o armazenamento dos cartões de ponto pode se tornar um problema quando não é feito de maneira adequada. Papéis podem se deteriorar com o tempo, ficar amarelados, rasgados, molhados ou perdidos, o que pode comprometer a eficácia da prova em um processo trabalhista.

Além disso, a organização desses cartões também pode ser um desafio, especialmente em empresas com grande volume de funcionários e registros.

A digitalização do cartão de ponto pode solucionar esse problema, mas requer investimento em tecnologia e infraestrutura de armazenamento de dados.

A falta de um backup adequado também pode ser um risco em caso de desastres naturais ou tecnológicos, como incêndios ou falhas em servidores, que podem comprometer o acesso aos registros de ponto.

10. Falta de praticidade

A gestão da jornada de trabalho com cartões de ponto pode ser bastante demorada e trabalhosa para os profissionais responsáveis. Os funcionários precisam preencher diariamente o cartão com os horários de entrada e saída, e o departamento pessoal precisa recolher e processar esses dados.

Além disso, o uso de cartões de ponto exige que os colaboradores estejam presentes no local de trabalho para registrar sua jornada, o que pode ser um problema para empresas que permitem o trabalho remoto ou home office. 

Aproveitando o assunto, que tal entender como o ponto móvel pode solucionar esse problema?

O controle da jornada de trabalho em situações como essas se torna ainda mais complexo, já que não há uma forma eficiente de verificar a presença e horários de trabalho do funcionário.

Com o uso de ferramentas de controle de ponto eletrônico, é possível ter uma solução mais prática e eficiente para a gestão da jornada de trabalho. 

As informações são coletadas automaticamente, sem a necessidade de preenchimento manual de cartões de ponto, e podem ser acessadas remotamente em tempo real, proporcionando maior flexibilidade e facilidade na gestão da equipe.

11. Possibilidade de processos trabalhistas

Uma das desvantagens mais significativas do uso do cartão de ponto manual ou mecânico é a possibilidade de processos trabalhistas devido a erros ou falhas no registro de horas trabalhadas.

Isso ocorre porque a falta de precisão e segurança no controle de ponto pode gerar discrepâncias nos cálculos de horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos, que podem ser questionados pelos funcionários em processos judiciais.

Outra questão é que a legislação trabalhista é rigorosa quanto ao controle de ponto, e empresas que não cumprem as normas estabelecidas pela CLT podem ser penalizadas.

Por exemplo, a falta de registro de ponto pode resultar em multas e indenizações, além de processos trabalhistas movidos pelos funcionários que alegam não ter recebido corretamente pelas horas trabalhadas.

Além disso, o cartão de ponto manual ou mecânico não oferece uma visão clara e precisa das horas trabalhadas pelos funcionários, o que pode dificultar a comprovação de horas extras, atrasos ou faltas. 

Isso pode gerar um grande trabalho para o departamento de recursos humanos ao tentar identificar e corrigir inconsistências nos registros de ponto, além de aumentar as chances de processos trabalhistas.

12. Ponto britânico

O ponto britânico é proibido pela legislação brasileira e consiste no registro da jornada de trabalho, todos os dias, sempre no mesmo horário exato. Essa é uma das desvantagens do cartão de ponto manual, pois permite que o funcionário faça esse tipo de registro, causando problemas para a empresa. 

Quais as melhores alternativas ao cartão de ponto?

Existem diversas alternativas ao cartão de ponto manual ou mecânico. As principais incluem:

• controle de ponto biométrico;
• controle de ponto eletrônico.

Controle de ponto biométrico 

O ponto biométrico é um sistema de registro de ponto que utiliza a biometria para identificar os funcionários. Ele funciona por meio da coleta das impressões digitais dos colaboradores, que são armazenadas em um banco de dados. Confira:

Na hora do registro do ponto, o funcionário precisa colocar o dedo no leitor biométrico para que o sistema reconheça a sua identidade e registre o horário de entrada ou saída.

Uma das principais vantagens do ponto biométrico é a segurança, já que a biometria é um método bastante confiável de identificação. Além disso, ele é uma opção prática e rápida de registro de ponto, já que não é necessário digitar senhas ou preencher formulários.

No entanto, o ponto biométrico também possui muitas desvantagens. Para a empresa, o principal problema é o alto custo de implementação, já que é necessário investir em equipamentos e sistemas especializados.

Além disso, o sistema pode apresentar falhas técnicas e ser vulnerável a fraudes, como a utilização de dedos falsos para burlar o sistema.

Para os funcionários, a principal desvantagem é a preocupação com a privacidade, já que as impressões digitais são informações sensíveis e que podem ser utilizadas de forma indevida e também a falta de flexibilidade em caso de trabalhos externos ou home office.

Além disso, o registro do ponto por meio de biometria pode ser desconfortável para algumas pessoas, especialmente aquelas que possuem algum tipo de problema nas mãos ou nos dedos.

Controle de ponto eletrônico 

Já o ponto eletrônico é uma opção mais moderna e completa. Ele permite o registro de ponto por meio de dispositivos como tablets, smartphones ou computadores, utilizando sistemas de reconhecimento facial ou de voz, QR code ou até mesmo geolocalização. Veja:

Essa tecnologia tem como principal vantagem a precisão e exatidão, além da praticidade e a flexibilidade, permitindo que os funcionários registrem seu ponto de qualquer lugar, minimizando os erros e fraudes no registro de ponto, evitando problemas com processos trabalhistas. 

Outra vantagem do ponto eletrônico é a sua capacidade de armazenar as informações de forma organizada e segura, facilitando o controle de horas trabalhadas e a geração de relatórios precisos. 

Os dados são armazenados em nuvem ou em um servidor interno, impedindo o acesso indevido e garantindo a confidencialidade dos registros. Além disso, ele é capaz de integrar com outras ferramentas de gestão, como folha de pagamento e controle de acesso, tornando o processo ainda mais eficiente.

Por fim, o ponto eletrônico é uma opção bastante econômica e sustentável, já que reduz a necessidade de papel e de manutenção de equipamentos mecânicos, além de evitar erros e retrabalhos, diminuindo possíveis passivos trabalhistas.

Por todas essas vantagens, o ponto eletrônico tem se tornado a opção mais recomendada para empresas que buscam uma gestão de ponto eficiente e moderna.

Tire outras dúvidas sobre o cartão de ponto!

Temos alguns materiais relacionados ao assunto, confira:

• Ponto eletrônico digital: tudo que você precisa saber
• Tratamento de ponto eletrônico: o que é e por que fazer?
• Como fazer controle de ponto eletrônico por geolocalização?
• O que é ponto eletrônico web e por que ele oferece mais controle para sua empresa?
• Ponto eletrônico: desvende as 10 maiores dúvidas sobre o assunto

Próximos passos…

Agora você já sabe o que é cartão de ponto e também as diversas limitações e desvantagens do uso do cartão de ponto manual ou mecânico, que podem trazer prejuízos tanto para a empresa quanto para os funcionários. 

Como solução, o ponto eletrônico surge como a melhor alternativa, oferecendo segurança, precisão, praticidade e flexibilidade na gestão do controle de ponto.

Por isso, é importante considerar a implementação de uma solução de ponto eletrônico na sua empresa, para garantir maior eficiência, transparência e segurança na gestão do trabalho dos funcionários. 

A Sólides Tangerino oferece diversas funcionalidades e recursos que podem auxiliar nesse processo. Conheça o sistema Sólides Tangerino!