Afinal: quanto custa um funcionário para a empresa?

Saber quanto custa um funcionário para a empresa vai muito além do simples salário que ele recebe. Na verdade, esse custo pode chegar a ser até três vezes o valor total da remuneração. 

Isso porque há uma série de tributos e benefícios que precisam ser considerados, como: férias, 13º salário, FGTS, vale-transporte, plano de saúde, entre outros. Logo, ter uma equipe de qualidade pode ser caro, e compreender esses custos faz toda diferença.

Neste artigo você vai descobrir a importância de entender esses custos, quais são eles e quanto uma empresa gasta com um funcionário pode ajudar a evitar problemas e manter a saúde financeira da empresa em dia. Para facilitar a leitura, confira todos os assuntos que serão abordados:

Quais são os principais custos de um funcionário?

Quando o assunto é quanto custa um funcionário para empresa, vale dizer que o valor vai muito além do simples salário bruto. Existe uma série de encargos trabalhistas, benefícios e impostos que precisam ser pagos, o que torna a contratação de um novo colaborador uma despesa significativa.

Um estudo da Fundação Getúlio Vargas em conjunto com a Confederação Nacional das Indústrias, realizado em 2012, apontou que os encargos sobre o trabalhador poderiam chegar a quase três vezes o valor do seu salário base.

Na época, o custo total de um colaborador chegava até 183% do seu salário bruto para a empresa empregadora. Em termos práticos, isso significa que para cada R$ 1.000,00 de salário bruto, o custo total poderia chegar a R$ 1.830,00.

Já uma simulação mais atual, realizada pelo O Tempo, prevê que a empresa necessita desembolsar praticamente o dobro do valor do salário mensalmente como custo para manter um funcionário.

Essa simulação considerou como exemplo um funcionário do ramo de tecnologia da informação, que atualmente usufrui dos benefícios da desoneração da folha de pagamento, o empregado receberia um salário de R$ 1991,92, conforme estipulado pela convenção.

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No entanto, para uma empresa optante pelo Simples Nacional, os encargos e benefícios adicionais totalizaram R$ 1.262,05, representa um acréscimo de 63,36% sobre a remuneração inicialmente prevista.

A depender do sistema tributário adotado pela empresa, o custo total da remuneração de um profissional pode alcançar 89,66% do salário base.

São os principais pontos que envolvem o custo de um funcionário:

• salários;
• benefícios;
• encargos sociais;
• décimo terceiro;
• investimentos em capacitação;
• equipamentos e recursos de trabalho;
• impostos e taxas;
• outros.

Antes de saber os detalhes sobre cada um deles, confira a publicação que fizemos sobre esse tema para o nosso Instagram e aproveite para nos seguir por lá!

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Salários

Os salários representam uma parte significativa dos custos associados a um funcionário. Além do salário base, outros elementos salariais como adicionais, horas extras e benefícios financeiros entram nessa categoria. 

Ele é o valor pago regularmente ao funcionário em troca dos serviços prestados à empresa. O salário pode depender do cargo, experiência, qualificações e do mercado de trabalho em geral. 

É válido considerar não apenas o valor bruto do salário, mas também os descontos legais como INSS e IRRF que impactam diretamente nos custos totais.

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Benefícios

Além dos impostos e encargos trabalhistas, outros valores também entram no cálculo do custo de um funcionário para a empresa. Entre eles, destacam-se os benefícios:

• vale-transporte;
• vale-refeição e alimentação;
• outros.

Vale-transporte

O vale-transporte, conforme estabelecido legalmente, é uma obrigação coletiva para colaboradores que pegam transporte público. Ele não deve ser considerado parte do salário do funcionário, mas sim fornecido separadamente e é um direito assegurado pela legislação trabalhista.

Para calcular o valor do vale-transporte, é necessário determinar quantas viagens de ônibus o funcionário realiza diariamente para ir e voltar do trabalho e, em seguida, multiplicar esse número por 22, que corresponde à média de dias úteis por mês. 

O colaborador contribui com 6% do seu salário para este benefício. É importante destacar que é possível substituir o vale-transporte pelo Auxílio Combustível, mediante acordo entre a empresa e o colaborador. 

No entanto, para que isso ocorra, o funcionário deve renunciar ao seu direito ao vale-transporte e fornecer mensalmente os comprovantes de gastos com combustível.

Vale-refeição e alimentação

O vale-refeição é destinado para alimentação durante o horário de trabalho, enquanto o vale-alimentação pode ser utilizado para compras em supermercados ou estabelecimentos que ofereçam alimentos. 

O valor desses benefícios varia conforme a política da empresa e pode ser um fator importante na atração e retenção de talentos, além de contribuir para o bem-estar e a satisfação no trabalho dos funcionários.

Outros

Além dos benefícios já mencionados, como o vale-transporte, a empresa pode oferecer outros para seus funcionários. Isso inclui:

• Plano de saúde: oferece assistência médica aos colaboradores e seus dependentes, além de ajudar a cobrir despesas médicas, consultas, exames, internações e outros procedimentos de saúde.
• Plano odontológico: cobertura para tratamentos dentários, como consultas, limpezas, obturações, extrações, ortodontia e outros procedimentos relacionados à saúde bucal.
• Auxílio-Creche: ajuda os funcionários que têm filhos pequenos, oferece assistência financeira para custear despesas com creche ou escola infantil.

Esses benefícios não apenas contribuem para o bem-estar e a satisfação dos funcionários, mas também podem ser um diferencial na atração e retenção de talentos.

Encargos sociais

Quando uma empresa opta por contratar um novo colaborador, deve considerar os encargos sociais relacionados a essa contratação. 

Esses encargos correspondem a aproximadamente 37% do valor do salário líquido do funcionário. Por exemplo, em um salário de R$ 1.412,00, isso significa que:

• a contribuição patronal para o INSS, que corresponde a 29%, totaliza R$ 409,48;
• o recolhimento do FGTS, equivalente a 8%, representa R$ 112,96.

Esses valores representam os encargos sociais que a empresa deve arcar ao contratar um funcionário com o salário mínimo atual.

Décimo terceiro

O 13º salário também está incluso no custo de um funcionário para a empresa. Ele é um direito garantido por lei no Brasil e representa um adicional pago aos trabalhadores no final do ano. Geralmente, seu pagamento ocorre em duas parcelas: uma até o final de novembro e outra até o final de dezembro.

Ele representa um custo adicional para a empresa, já que é necessário reservar uma quantia para o pagamento desse benefício aos funcionários ao longo do ano. 

Portanto, ao calcular os custos totais de um funcionário, a empresa precisa incluir o décimo terceiro salário, juntamente com outros encargos trabalhistas e benefícios, como parte do cálculo.

E antes de continuarmos: quer saber como fazer o cálculo do 13º? É só apertar o play e inscrever-se em nosso canal do YouTube:

Plano de saúde

Na hora de calcular o custo de um funcionário, o plano de saúde também entra no gasto mensal da empresa. Isso porque ao oferecer plano de saúde como benefício aos seus funcionários, a organização arca com os custos associados a esse benefício.

Nele pode estar incluso:

• o pagamento de mensalidades ou prêmios para a operadora de plano de saúde;
• bem como outros custos administrativos relacionados à gestão do plano.

Portanto, ao calcular os custos totais de um funcionário, a empresa deve considerar o valor desembolsado para fornecer o plano de saúde como parte dos custos associados a cada colaborador. 

São custos relevantes não apenas para o planejamento financeiro da empresa, mas também para a avaliação do pacote de benefícios oferecidos aos funcionários e sua competitividade no mercado de trabalho.

Contribuições sociais (FGTS, INSS)

O FGTS e o INSS, que são contribuições sociais, também estão incluídas nos custos de um funcionário para a empresa. Nesse caso, vamos falar de forma breve sobre cada um dos dois:

FGTS

A empresa deve depositar mensalmente uma quantia equivalente a 8% do salário do funcionário em sua conta vinculada do FGTS. 

Esse valor é uma reserva financeira a que o trabalhador tem direito e pode ser sacado em situações específicas, como demissão sem justa causa, compra de imóvel, aposentadoria, entre outras.

INSS

A contribuição patronal para o INSS é de responsabilidade da empresa e corresponde a uma porcentagem do salário do funcionário, conforme a faixa salarial. 

Esse valor é destinado ao financiamento da Previdência Social e garante aos trabalhadores acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros.

Portanto, tanto o FGTS quanto o INSS são considerados parte dos custos totais de um funcionário para a empresa, junto com outros encargos trabalhistas e benefícios oferecidos. 

Capacitações e treinamentos

Investir em capacitação e treinamentos faz dos custos associados a um funcionário. A qualificação dos colaboradores não apenas melhora suas habilidades e competências, mas também os motiva a alcançar os resultados desejados.

Além disso, ao incluir planos de carreira e estratégias para retenção de talentos, a empresa demonstra seu compromisso com o desenvolvimento profissional de seus colaboradores. 

Um funcionário bem qualificado e treinado não só contribui para o sucesso da empresa, mas também projeta uma imagem positiva no mercado de trabalho, o que pode auxiliar na atração de novos talentos.

Equipamentos e recursos de trabalho

Além dos aspectos mencionados anteriormente, é importante considerar os custos associados aos equipamentos e ferramentas de trabalho necessários para as atividades desempenhadas pelo funcionário. 

Isso pode incluir a disponibilização de computadores, telefones, uniformes, ferramentas específicas e outros recursos necessários para o desempenho das funções.

Ao fornecer os equipamentos e ferramentas adequados, a empresa garante que seus funcionários tenham os recursos necessários para realizar suas tarefas de forma eficiente e segura. 

Portanto, ao calcular os custos totais de um funcionário para a empresa, é importante incluir os gastos relacionados aos equipamentos e ferramentas de trabalho necessários para o desempenho de suas atividades. 

Impostos e taxas

Os impostos e taxas relacionados aos custos de um funcionário para a empresa são uma parte significativa dos encargos que uma empresa deve considerar ao contratar um colaborador. Estes incluem:

Impostos sobre a Folha de Pagamento

Estes impostos são pagos pela empresa sobre o valor total da folha de pagamento dos funcionários e podem incluir contribuições para o INSS, FGTS, PIS, COFINS, entre outros, isso depende da legislação tributária vigente.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é um imposto retido na fonte sobre os rendimentos dos funcionários e é calculado com base na tabela progressiva do imposto de renda. A empresa é responsável por reter e repassar o valor do imposto de renda devido pelos funcionários aos órgãos competentes.

E falando nisso, você sabe fazer o cálculo do IRRF na folha de pagamento? É só conferir o vídeo a seguir:

Contribuições sindicais 

A depender da categoria profissional e da legislação trabalhista aplicável, a empresa pode ser obrigada a recolher contribuições sindicais dos salários dos funcionários e repassá-las aos sindicatos representativos da categoria.

Taxas de administração de benefícios

Além dos impostos diretos, a empresa também pode ter que pagar taxas de administração para gerenciar os benefícios oferecidos aos funcionários, como planos de saúde, planos odontológicos, entre outros.

Outras taxas e encargos

Podem existir outras taxas e encargos relacionados à contratação de funcionários, como contribuições para o Sistema S (SESI, SENAI, SESC, SENAC), taxas de seguro contra acidentes de trabalho, entre outros.

Portanto, ao calcular os custos totais de um funcionário para a empresa, não apenas os salários e benefícios diretos, mas também os impostos e taxas relacionados à contratação e manutenção da força de trabalho. 

Como calcular o custo de um funcionário para a empresa?

Para calcular o valor de um funcionário para empresa, basta:

1. Começar pelo salário bruto
   O primeiro passo é calcular o salário bruto do funcionário. Some todos os valores, como o salário base, as comissões e as gratificações. Por exemplo, vamos considerar as informações do funcionário João, com um salário base de R$ 3.000,00, mais R$ 500,00 em comissões, portanto o seu salário bruto será de R$ 3.500,00.
2. Adicionar os encargos trabalhistas
   Além do salário bruto, a empresa precisa arcar com os encargos trabalhistas. Eles incluem impostos, como o INSS, FGTS, contribuição previdenciária, entre outros. Os valores podem variar de acordo com o salário do funcionário e a categoria profissional. Por exemplo, se a empresa precisar pagar 20% de encargos trabalhistas sobre o salário bruto do João, o valor será de R$ 700,00.
3. Somar os benefícios
   A empresa também pode oferecer benefícios aos funcionários, como vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, seguro de vida, entre outros. Some todos os valores e adicione ao custo total do funcionário. Suponha que a empresa ofereça um vale-refeição de R$ 20,00 por dia para o João, que trabalha 22 dias no mês. O valor total dos benefícios será de R$ 440,00.
4. Calcular as férias e o 13º salário
   Os funcionários têm direito a férias e 13º salário. O valor das férias deve ser calculado e considerar o salário bruto mais 1/3. Por exemplo, se o João tem um salário bruto de R$ 3.500,00, o valor das férias será de R$ 4.666,67. Já o 13º salário é uma remuneração extra paga ao funcionário no final do ano.
5. Somar tudo e calcule o custo total
   Some todos os valores obtidos nos passos anteriores e divida pelo número de funcionários da empresa. Isso dará uma média de custo por funcionário. No exemplo do João, o valor total será de R$ 9.306,67 (R$ 3.500,00 de salário bruto + R$ 700,00 de encargos trabalhistas + R$ 440,00 de benefícios + R$ 4.666,67 de férias + 13º salário).

Calcular o custo de um funcionário no Simples Nacional

Ao optar pelo Simples Nacional, micro e pequenas empresas podem simplificar seus pagamentos de impostos e tributos e consolidá-los em uma única guia. 

Este regime tributário unifica as obrigações fiscais da empresa e facilita o cumprimento das responsabilidades junto aos governos municipal, estadual e federal.

Uma das vantagens do Simples Nacional é a simplificação dos encargos trabalhistas. Empresas enquadradas nesse regime são isentas de alguns encargos, como salário-educação, INSS patronal, SAT, contribuições ao Incra, SEBRAE, SESI e SENAI. 

No entanto, é importante ressaltar que ainda há encargos a serem considerados, como:

• fração de férias;
• 13º salário;
• FGTS;
• provisão de multa para rescisão e previdenciário (engloba FGTS, férias e Descanso Semanal Remunerado).

Ao analisar esses valores, podemos constatar o quanto uma empresa gasta com um funcionário, isso porque 40% dos gastos totais de uma empresa com um funcionário não são destinados à remuneração direta, mas sim a impostos e encargos trabalhistas. 

Calcular o custo de um funcionário Lucro Real e Presumido

Já para calcular o custo de um funcionário em relação ao Lucro Real e Presumido, considere os detalhes específicos desses regimes tributários. 

Eles abrangem uma parcela significativa das empresas nacionais, especialmente aquelas que movimentam o mercado com altos valores financeiros.

Empresas enquadradas no Lucro Real e Presumido possuem obrigações semelhantes às do Simples Nacional, mas com algumas particularidades. 

Além dos encargos já mencionados, como fração de férias, 13º salário, FGTS, entre outros, essas empresas enfrentam o acréscimo de INSS patronal, alíquota de terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI) e outros encargos, tais como:

• INSS de 20%;
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT) de 3%;
• Salário Educação de 2,5%;
• Alíquota de terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI) de 3,3%;
• Provisão mensal de multa para rescisão de 4%;
• Previdenciário de 7,93%.

Ao somar todos esses encargos, cada funcionário custa para a empresa cerca de 70% a mais do que o valor de seu salário. 

Por que é importante saber o custo de um funcionário?

Saber o custo de um funcionário para a empresa é essencial para a saúde financeira e a sustentabilidade da organização. Conhecer esses custos é fundamental para a empresa poder se planejar e tomar decisões estratégicas de forma mais eficiente.

Isso inclui a análise de possíveis reduções de custos, como a terceirização de serviços ou a adoção de novas tecnologias para aumentar a produtividade da equipe, bem como o planejamento de investimentos em treinamentos e capacitações. 

Além disso, ter um controle detalhado dos custos dos colaboradores ajuda a evitar surpresas financeiras, tais como gastos excessivos com benefícios ou impostos inesperados.

Outra vantagem de se ter um controle detalhado dos custos dos colaboradores é que isso permite que a empresa faça um planejamento mais eficiente, incluindo a previsão de despesas futuras com novas contratações, aumentos salariais, benefícios e treinamentos.

Tire suas dúvidas sobre como calcular o custo de um funcionário!

Próximo passo: saber os direitos trabalhistas dos funcionários

Como vimos, é essencial que as empresas saibam calcular o custo de cada funcionário para gerenciar de forma eficiente seus recursos humanos e manter suas finanças em ordem. 

Esse cálculo permite que a empresa tenha uma visão clara dos custos envolvidos na contratação de funcionários e ajuda a tomar decisões estratégicas em relação à gestão de pessoal. 

Além disso, ter conhecimento dos direitos trabalhistas dos funcionários é fundamental para garantir a legalidade e a justiça nas relações trabalhistas. 

Por isso, convidamos você a continuar a leitura no artigo Direitos trabalhistas: um guia completo com os 16 principais. Nos vemos por lá!