REP-A: saiba o que é registrador eletrônico de ponto alternativo

Se você está no mercado de trabalho, provavelmente já registrou sua jornada de trabalho em um REP-A pelo menos uma vez ou já ouviu falar dessa tecnologia.

O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, nome técnico das soluções de controle de ponto digital, facilita a rotina de registro de jornada para os funcionários e de gestão para o RH. Entre os motivos estão a praticidade na marcação, a fidelidade dos registros e o acompanhamento em tempo real.

Se você ainda não sabe sobre o que estamos falando, continue a leitura até o final e perceba como a adesão a um sistema REP-A pode beneficiar a sua empresa.   

O que é um REP-A?

REP-A, ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um sistema composto pelo equipamento utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Uma solução que facilita o acompanhamento dos horários da jornada de trabalho.

Esse sistema, típico do controle de ponto digital, permite que o colaborador faça o registro dos horários de maneira simples e acessível, utilizando computador, tablet ou até mesmo seu próprio smartphone.

Dessa forma, a empresa garante um bom controle da jornada de trabalho, das horas extras e da frequência dos colaboradores. Isso favorece a gestão feita pelo DP e fornece bases mais realistas para a tomada de decisões na gestão de pessoas.

O sistema REP-A foi consolidado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), publicada em 2021. Antes disso, os sistemas de registro de ponto eletrônicos e digitais eram considerados como “ponto alternativo”.

O que a lei diz sobre REP-A?

A Portaria 671 é a que estabelece as condições e exigências para o REP-A. E uma das primeiras normas indica que, para ser válida, a utilização do REP-A precisa ser expressamente autorizada em Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho. Veja só:

“O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT”.

Outra determinação importante é feita ao considerar a possibilidade de uma fiscalização do Ministério do Trabalho, indicando que o REP-A precisa:

• permitir a identificação de empregador e empregado;
• disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações do empregado.

Esse segundo ponto merece uma atenção extra. O que a lei exige é que os equipamentos utilizados devem oferecer a possibilidade de impressão do comprovante de registro do ponto do trabalhador, obrigatoriamente.

Considerando todo o contexto digital, existe a possibilidade da extração eletrônica. Assim, caso a empresa ou o profissional prefiram utilizar esse tipo de documento, a emissão do comprovante deve ser no formato PDF (Portable Document Format) e com assinatura digital.

Sobre o Arquivo Fonte de Dados

Por sua vez, o artigo 81 da Portaria 671 aborda o Arquivo Fonte de Dados, que deve ser gerado por todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto. Algo que deve ocorrer com base nas disposições destacadas a seguir:

“§ 1º No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

§ 2º No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho“.

Além disso, o texto legal determina que independentemente do tipo de sistema de registro eletrônico em uso, o programa de tratamento de ponto deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico.

Quanto a isso, existe uma observação importante para os sistemas tipo REP-A:

“No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção”.

Em outras palavras, se sua empresa adotou uma tecnologia de ponto desse tipo após a vigência da Portaria 671 ― ou ainda for fazê-lo ―, precisa escolher uma solução que emita os documentos mencionados acima.

Ainda, a lei determina que o relatório Espelho de Ponto Eletrônico deve conter, pelo menos, as seguintes informações:

• identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• horário e jornada contratual do empregado;
• marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
• duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Por regra, o trabalhador deve ter acesso a essas informações por meio de um sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa. O prazo pode ser menor, ficando à critério da empresa, mas nunca superior a um mês.

Portaria 671: Quais são os modelos de REP oficiais?

REP é sigla para Registrador Eletrônico de Ponto e o REP-A não é o único tipo existente. Ao substituir as portarias 1510 e 373, a Portaria 671 unificou normas e apresentou uma nova classificação para as tecnologias que podem ser usadas para o controle de ponto.

Desde então, existem três modelos oficiais, são eles:

REP- C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

O REP-C é o registro de ponto convencional; o modelo mais simples, tradicional e amplamente utilizado no Brasil. Trata-se de um dispositivo físico, o famoso relógio de ponto que fica fixo na entrada da empresa para o registro presencial das jornadas de trabalho.

Normalmente, os colaboradores usam o cartão de ponto para fazer suas marcações. Para tanto, formam filas nos horários de entrada, saída e intervalos para passar pelo equipamento e registrar suas jornadas.

REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

Por sua vez, o REP-A é uma solução mais flexível e moderna, que pode ser implementada em dispositivos móveis ou sistemas baseados em nuvem. Falamos de um conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.

Uma de suas principais características é a mobilidade, uma vez que permite que a marcação de ponto seja realizada de qualquer lugar. Algo que evita filas no dia a dia na empresa e favorece trabalhadores externos.

REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto por Programa

Por sua vez, o REP-P é uma versão mais completa do controle de ponto digital. Aqui, temos um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Sendo assim, essa solução vai além do que é oferecido pelo REP-A. Enquanto o sistema alternativo apenas registra o ponto, o registrador via programa conta também com outras funcionalidades, como o sistema de controle de ponto.

Qual é o prazo para migrar os sistemas de ponto?

Existiram dois prazos, que já venceram. Isso significa que os sistemas de ponto em uso e disponíveis no mercado já precisam estar adequados às novas normas.

Com base na Portaria 671, os coletores de ponto tinham até 10 de fevereiro de 2022 para se adequarem às diretrizes apresentadas. Já para o Programa de Tratamento de Ponto, o prazo foi de um ano a partir da publicação da norma, ou seja, se encerrou em 8 de novembro de 2022.

Como funciona o REP-A?

O funcionamento do REP-A é prático e eficiente, especialmente se comparado ao REP convencional (aquele que fica disponível na entrada da empresa). Sobretudo no que diz respeito ao tratamento de dados por parte do RH.

Por se tratar de uma solução de controle de ponto digital, esse tipo de equipamento permite que os registros sejam feitos por meio de computadores e de aplicativos instalados em dispositivos móveis.

Seja como for, o processo de identificação de cada colaborador pode ocorrer a partir da coleta da biometria, do reconhecimento facial ou do mecanismo de geolocalização GPS. Esse último, é útil para o controle de jornada de equipes externas e em home office.

Ainda, o REP-A permite a integração com sistemas de tratamento de dados, seja um software próprio ou de terceiros. Dessa forma, as informações são enviadas para o painel do gestor imediatamente após o registro do funcionário, permitindo o acompanhamento em tempo real.

Onde o REP-A pode ser usado?

O REP-A pode ser usado em qualquer empresa que queira ter mais segurança e facilidade no registro e tratamento dos dados.

Lembramos que o controle de jornada é obrigatório para todas as organizações com mais de 20 colaboradores. Contudo, fazer esse acompanhamento é benéfico para todas, uma vez que favorece o pagamento correto de horas extras, a previsibilidade orçamentária e a gestão de pessoas.

Para além disso, destacamos que as empresas mais beneficiadas com o uso do REP-A são as que possuem colaboradores trabalhando em ambiente externo, Isso porque a tecnologia permite o registro da jornada de trabalho fora da sede, evitando, problemas trabalhistas e legais.

Quais as principais regras de uso do REP-A?

O REP-A segue regras básicas de uso com base na Portaria 671 do MTP. Sendo assim, é obrigatório que:

• o registrador seja capaz de identificar o colaborador e a empresa;
• o sistema faça o registro fiel das marcações de horários;
• a solução emita o Arquivo Fonte de Dados (ADF) para fins de auditoria fiscal com assinatura eletrônica com certificado digital;
• o sistema possibilite a emissão eletrônica ou impressa dos registros de ponto.

Em contrapartida, e ainda com base no texto legal, não é permitido ao sistema REP-A escolhido ou em uso pela organização:

• restringir o horário de marcação de ponto;
• alterar ou eliminar os dados dos registros feitos pelos colaboradores;
• realizar marcação automática do ponto, com exceção do horário de almoço;
• exigir autorização para horas extras.

Ainda, conforme mencionamos, a solução de controle de ponto digital deve emitir o Arquivo Eletrônico  de Jornada, por meio do sistema de tratamento, apresentando os dados de todas as marcações realizadas.

Também cabe lembrar que o uso do REP-A só é valido durante o período de vigência do Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho autorizadora. Vencido o prazo estipulado, é necessário passar por nova negociação ou migrar para outro tipo de REP.

Ressaltamos ainda a importância de que sua empresa esteja sempre atenta às eventuais mudanças na legislação trabalhista, em especial sobre o ponto eletrônico, para sempre seguir as regras de uso do REP-A.

Quais as vantagens do REP-A?

Uma vez que seu uso for liberado por Acordo ou Convenção Coletiva, o REP-A apresenta diversas vantagens para a empresa e seus colaboradores. Confira as principais:

1. Não demanda instalação física e nem manutenção mensal

Por contar com um sistema online, o REP-A não requer instalação de equipamentos físicos na empresa, como ocorre com o REP convencional.

Ao invés disso, os colaboradores e a organização têm acesso ao aplicativo baixado no smartphone, em tablets ou acesso via web. Em todo caso, falamos de uma solução que não gera custo com maquinário específico, tampouco de manutenção periódica ou corretiva.

2. Permite que os colaboradores registrem o ponto em qualquer lugar

O REP-A é  uma solução eletrônica e digital com possibilidade de uso por meio de dispositivos móveis. Com isso, pessoas que trabalham fora do ambiente da empresa podem bater ponto de qualquer lugar, mesmo sem acesso à internet.

Assim, os horários de início e fim do expediente de trabalho, bem como os intervalos e horas extras são devidamente computados. E ainda é possível acompanhar cada registro em tempo real, o que favorece a gestão de jornadas mesmo a distância.

Com isso, o que temos é uma solução que vence a falta de mobilidade, comum a outras soluções de ponto. Um problema que, muitas vezes, prejudica parte dos funcionários, principalmente os que trabalham fora da empresa.

3. Ajuda a reduzir os gastos

Como o REP-A é um software, o custo é bem menor do que o investido na compra de equipamentos e manutenções frequentes. Outra redução de custos embutida é com os erros de cálculo, pagamentos equivocados e indenizações trabalhistas.

Ainda, quando a empresa opta por executar todos os processos de forma digital, economiza papel. É o que acontece quando a emissão do comprovante de ponto é por formato PDF e não impresso.

4. Facilita o fechamento da folha

Com o REP-A, fechar a folha de pagamento é bem mais simples, já que todas as informações estão computadas no sistema. Sendo assim, basta pedir um relatório para verificar as ocorrências e transferir os dados para o sistema de pagamento.

Isso favorece a relação entre a empresa e seus colaboradores. Além de reduzir ou até eliminar erros, evita atrasos no pagamento, uma vez que contribui para um processo mais ágil e seguro.

Como escolher um REP-A?

É fundamental encontrar um sistema que atenda bem às demandas da empresa, e para isso é preciso identificar quais são os principais gargalos enfrentados pelo DP e pelo RH.

Hoje existem equipamentos e sistemas de diversos tipos, alguns mais simples e outros bastante completos, com funcionalidades específicas para as mais diversas rotinas desses setores.

Com o mercado aderindo cada vez mais à tecnologia, é importante encontrar ferramentas que ajudem a tornar a gestão mais eficiente e rápida. Por isso, escolher sistemas mais automatizados ajuda a melhorar na tomada de decisões. 

Alguns pontos a se analisar na hora de escolher um sistema REP-A são, por exemplo:

• atendimento;
• facilidade de uso;
• funcionalidades oferecidas;
• segurança dos dados;
• cumprimento das normas e requisitos legais;
• implementação e suporte.

Certamente, pesquisar e comparar as opções é uma boa estratégia. Dessa forma, a escolha pode ser ainda mais consciente caso sua empresa acompanhe demonstrações ou realize testes gratuitos com as tecnologias de interesse.

Tenha em mente que a escolha de um novo sistema de controle de ponto vai demandar um período de treinamento, adaptação e ajustes. Ainda que o objetivo seja promover benefícios para todos, há um processo que vai impactar a rotina da organização.

Sendo assim, é aconselhável escolher com consciência para que a recepção da mudança ocorra da forma mais positiva possível e tenha os efeitos esperados.

Perguntas frequentes sobre o REP-A!

A melhor forma de encerrar a leitura com a certeza de que você compreendeu tudo sobre o REP-A é repassando as principais perguntas e respostas sobre o assunto. Vamos lá?

O que significa a palavra REP?

REP é sigla para Registrador Eletrônico de Ponto e diz respeito às tecnologias de registro de jornada regulamentadas pela Portaria 671 do MTP.

O que significa REP no ponto?

Trata-se de um equipamento eletrônico usado pelas empresas para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, mantendo dados das marcações de entrada/início, saída/fim e intervalos.

É obrigatório ter ponto eletrônico?

Não. Empresas com mais de 20 colaboradores devem ter um sistema de controle de ponto que pode ser manual, mecânico ou eletrônico. O último tipo, em especial o controle de ponto digital, é o mais moderno.

Quais os tipos de REP?

Existem três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto:

• REP- C: Registro de ponto convencional;
• REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador usados para o registro da jornada;
• REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, com coletor de marcações, armazenamento de registro e o programa de tratamento de ponto.

Qual a diferença entre REP e controle de ponto digital?

Desde a publicação da Portaria 671, a sigla REP representa todos os registradores de ponto. Assim, é preciso analisar a letra que acompanha a sigla para entender sua classificação. Uma solução de controle de ponto digital pode ser um REP-A ou um REP-P.

Qual a diferença entre REP-P e REP-A?

O REP-A é apenas uma solução de registro de ponto que, como dito, pode ser um controle de ponto digital. Por sua vez, o REP-P é uma solução mais completa que conta com outras funcionalidades, como a voltada para o tratamento de ponto.

REP-A e o controle de ponto mobile

Com base no que conversamos, temos que o REP-A é um sistema que registra eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa, Uma tecnologia que trouxe melhorias ao registro de ponto convencional por ser mais prática e segura.

Suas diversas vantagens, que também focam na rotina do RH, o tornam atrativo e mostram que a tendência do mercado é que os processos do setor tenham um impacto cada vez maior da tecnologia.

Agora você já sabe o que é REP-A e as suas principais características. Está claro que automatizar os processos de registro de ponto, certamente, é a melhor maneira de tornar mais eficiente o RH da sua empresa. 

Ademais, se você ainda tem dúvidas e não sabe como funciona o ponto eletrônico, convidamos para ler também o nosso artigo: Controle de ponto pelo celular: quais as vantagens e por que adotar?.