Como o WhatsApp Business humaniza a comunicação das empresas?

Atualmente, uma ferramenta de mensagens se tornou muito popular na comunicação administrativa: o WhatsApp Business. Com o avanço da tecnologia e a crescente necessidade de agilidade nas interações comerciais, essa plataforma tem se destacado como uma opção prática e eficaz para empresas de todos os tamanhos.

No entanto, apenas utilizar o WhatsApp Business não é suficiente para estabelecer uma conexão próxima com os colaboradores. É fundamental humanizar os comunicados, tornando-os mais pessoais e empáticos. Afinal, as pessoas desejam se sentir valorizadas e compreendidas, mesmo em um ambiente virtual.

O aplicativo é um ótimo instrumento de comunicação e usá-lo como ferramenta de comunicação interna em sua empresa pode facilitar a transmissão de informações importantes do DP para os colaboradores de sua empresa. 

Neste artigo, explicaremos a importância de humanizar os comunicados com o WhatsApp Business e como isso pode contribuir para fortalecer os laços com seus colaboradores. Mostraremos, também, como pequenos gestos como o uso de emojis e mensagens personalizadas/rápidas podem fazer toda a diferença na experiência do leitor. 

Então, se você está em busca de dicas para utilizar o WhatsApp de forma eficiente e estabelecer uma comunicação mais próxima e humanizada na comunicação interna de sua empresa, continue lendo este artigo. 

Benefícios do WhatsApp Business na comunicação interna da empresa!

O WhatsApp Business oferece diversos benefícios significativos na comunicação interna, proporcionando uma plataforma eficiente e familiar para interações entre empresas e colaboradores. Aqui, listamos 8 das principais vantagens:

1. Facilidade de uso e familiaridade

O WhatsApp é amplamente utilizado e familiar para a maioria das pessoas, tornando a adesão e o uso mais intuitivos para colaboradores do DP, isso facilita a comunicação, pois muitas já estão confortáveis com a interface do WhatsApp, reduzindo a curva de aprendizado.

2. Mensagens instantâneas, áudios, imagens e documentos

O aplicativo oferece uma variedade de formatos de mensagem, permitindo comunicação flexível e rica em mídia, o que facilita a troca de informações, esclarecimento de dúvidas e compartilhamento de documentos importantes de forma rápida e conveniente.

3. Recursos de organização, como etiquetas e respostas rápidas

A interface facilita a organização das interações e respostas automáticas a perguntas frequentes, agilizando a gestão das conversas, garantindo uma abordagem mais eficiente e organizada para lidar com diferentes tipos de consultas.

4. Integração do WhatsApp Business com outras ferramentas de gestão

Um diferencial do WhatsApp Business e a possibilidade de integração com sistemas e ferramentas de gestão, proporcionando uma visão mais holística das interações e dos processos internos, facilitando a sincronização de dados, evitando duplicidade de esforços e melhorando a eficiência operacional.

5. Notificações e alertas em tempo real

As notificações instantâneas do aplicativo são ótimas aliadas para manter os usuários informados em tempo real, o que melhora a responsividade e a agilidade na tomada de decisões, especialmente em situações críticas ou que exigem ação imediata.

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6. Compartilhamento seguro de informações sensíveis

O WhatsApp Business oferece um canal seguro para o compartilhamento de informações sensíveis ou confidenciais, contribuindo para a segurança e privacidade das comunicações, sendo especialmente relevante em ambientes corporativos.

7. Atendimento ao cliente proativo

O WhatsApp Business permite às empresas iniciar o contato proativamente, melhorando a experiência com o colaborador. Por ser um canal mais acessível para os colaboradores, uma vantagem é o recebimento de informações relevantes e suporte quando necessário.

8. Feedback direto e interativo

Justamente por ser um canal de comunicação bastante acessível, o WhatsApp Business facilita a obtenção de feedback direto dos colaboradore de forma interativa, proporcionando insights valiosos para a melhoria contínua dos produtos, serviços e processos administrativos.

Aproveitando o tema, aí vai um convite antes de continuarmos: quer saber como funciona o ciclo da comunicação interna? Veja só a publicação que fizemos sobre ele no Instagram da Sólides Tangerino:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Humanizando os comunicados com o WhatsApp Business

Em tempos de constante avanço da digitalização, é essencial que as empresas encontrem maneiras de humanizar suas interações com os seus colaboradores. 

O WhatsApp Business tornou-se uma ferramenta poderosa nesse sentido, permitindo que as empresas se comuniquem de forma mais próxima e pessoal com as pessoas que formam seu quadro de funcionários. Isso não apenas melhora a experiência do colaborador, como retém talentos e fortalece a reputação da empresa.

Mas para humanizar a comunicação no WhatsApp, é preciso usar uma abordagem com linguagem clara, simples e amigável, evitando jargões complexos. A personalização também é um fator importante para empresas que desejam humanizar sua comunicação. 

Ainda pensando em tornar a experiência mais pessoal possível, a inclusão de emojis e gifs serve para expressar emoções e ajuda a criar uma atmosfera mais descontraída. 

Mas lembre-se: esse tipo de abordagem deve ser usado com moderação para não prejudicar o andamento da conversa com o cliente e só deve ser usado caso faça parte do tom de voz da comunicação da empresa. 

Aproveite a visita e confira alguns materiais ricos e gratuitos que separamos para você:

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Já as respostas prontas, ao contrário do que alguns podem pensar, acabam tendo um impacto bem positivo, já que representam uma demonstração de interesse de sua empresa nas necessidades do cliente. 

Essas estratégias têm o objetivo de humanizar a comunicação administrativa no WhatsApp, criando uma conexão mais próxima e amigável com clientes e colaboradores. 

Ao adotar uma abordagem clara, personalizada, interativa com um toque de pessoalidade, as empresas podem construir relacionamentos sólidos e positivos, fortalecendo a conexão com seu público, fortalecendo os laços e construindo relacionamentos duradouros.

Exemplos de como utilizar uma linguagem clara, simples e amigável no WhatsApp Business:

Existem algumas maneiras de tornar o relacionamento com cliente e colaboradores mais amigável pelo WhatsApp Business. Tudo passa por encontrar o tom certo em sua comunicação, sempre alinhado com a persona e a seriedade que certos momentos requerem.

Confira alguns exemplos de mensagens humanizadas para público interno e externo.

Para público externo

Mensagem de boas-vindas

“Olá [Nome], seja bem-vindo(a) à nossa comunidade! Estamos aqui para ajudar. Como podemos tornar seu dia mais fácil?”

Agradecimento pelo contato

 “Agradecemos por nos escolher! Se precisar de qualquer informação ou assistência, estamos à disposição. 😊”

Informações importantes de forma direta

“🕒 Horário de Atendimento: Seg a Sex, das 9h às 18h. Fora desses horários, responderemos assim que possível. Obrigado pela compreensão!”

Esclarecimento de dúvidas frequentes

“Recebemos algumas perguntas comuns e queremos esclarecer: [Link] para o FAQ com respostas detalhadas. Se precisar de mais informações, estou aqui!”

Mensagem de aniversário ou data especial

“🎉 Feliz aniversário, [Nome]! Desejamos um dia cheio de alegrias e realizações. Conte conosco para celebrar esse momento especial!”

Comunicando mudanças

“Queremos manter você sempre informado(a). A partir de [data], teremos uma nova política de atendimento. Saiba mais em [link]. Estamos aqui para esclarecer qualquer dúvida!”

Solicitação de feedback

“Valorizamos sua opinião! 😊 Se tiver um tempinho, poderia nos contar sobre sua última experiência conosco? Queremos melhorar ainda mais!”

Para público interno

Aviso de reunião:

“Olá, passando para lembrar de nossa reunião hoje, às 15h. O local será [informar local ou enviar o link da reunião]. Esperamos você lá!”

Pagamento

“Oi! Esse é um aviso de que o salário já foi programado para hoje. Esperamos que não, mas caso haja algum problema, não deixe de avisar ao nosso DP ou sua liderança direta!”

Aviso de feriado

“Lembrando que o próximo dia 21 de abril é feriado e toda a nossa empresa não trabalhará! Aproveite esse dia para descansar”.

Dicas para usar o WhatsApp Business na comunicação interna:

• Se você preferir, crie um grupo de toda empresa para concentrar essas comunicações mais gerais.
• Não mande mensagem fora do horário de trabalho do colaborador!
• Trate sempre o colaborador com respeito e entendendo que ele pode demorar a responder pelo app. Em caso de respostas mais formais, prefira o email.

Esses exemplos destacam como uma linguagem amigável pode ser incorporada em diferentes situações no WhatsApp Business, promovendo uma comunicação mais acessível e próxima com clientes e colaboradores. 

Adicionando um toque pessoal às suas mensagens, você estabelece uma conexão mais próxima, criando um ambiente acolhedor que fortalece o vínculo com seu público. Além disso, usar uma linguagem clara e simples resulta em uma melhor compreensão e aceitação das informações transmitidas.

Portanto, se você deseja tornar seus comunicados administrativos mais eficazes e envolventes, experimentar o WhatsApp Business como uma ferramenta para humanizar suas mensagens pode ser uma excelente opção. 

Não deixe de explorar todas as funcionalidades que essa plataforma oferece e aproveite ao máximo essa oportunidade de se conectar de forma mais próxima com sua equipe ou mesmo os clientes.