Case da Raro Labs: Entenda Como o Tangerino Facilitou a Organização dos Prazos Internos do DP

Conversar sobre prazos em um Departamento Pessoal (DP) que realiza os seus trabalhos utilizando planilhas do Excel é um verdadeiro tabu, especialmente como no case da Raro Labs, uma empresa de tecnologia que conta com cerca de 250 colaboradores.

Imagine só um time de DP receber 250 planilhas que devem ser processadas para realizar o fechamento da folha de ponto! É um esforço tremendo, especialmente em um contexto empresarial no qual produtividade e agilidade são tão estimados.

É justamente nesse cenário que o Tangerino se sobressaiu, sendo a solução ideal para sair do anacronismo das planilhas de Excel e digitalizar um setor tão estratégico como o DP.

Descubra neste case da Raro Labs como o Tangerino modernizou o DP e acabou com o tabu envolvendo os prazos.

Primeiro, conheça a Raro Labs

A Raro Labs é uma empresa de tecnologia que oferece soluções em TI customizadas e sob medida para quaisquer problemas que os seus clientes enfrentam.

Contando com cerca de 250 colaboradores e tendo sede em Belo Horizonte, MG, a empresa atende clientes gigantescos como:

• Grupo Votorantim;
• Solides;
• Prefeitura de São Paulo;
• Banco BMG;
• MCTI (Ministério da Ciência Tecnologia e Inovação);
• AeC.

Agora que você já entende o contexto da empresa, falaremos mais a fundo dos desafios do DP nesse cenário e como o Tangerino foi fundamental para superá-los.

Entenda os desafios do DP no case da Raro Labs

Um dos principais desafios de qualquer Departamento Pessoal é fechar a folha de ponto a tempo para que as demais áreas consigam seguir a sua rotina normal. 

O fechamento da folha de pagamento, por exemplo, depende da finalização desse processo.

Contudo, antes do Tangerino, essa atividade era feita exclusivamente via planilhas de Excel. 

Como sempre falamos aqui no blog, essa tarefa é extremamente morosa e demorada, especialmente em um cenário em que 100% dos colaboradores estão em home office.

“Hoje, temos colaboradores espalhados por todo o Brasil, e a pandemia foi o principal impulsionador desse novo cenário descentralizado.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

Os atrasos no fechamento da folha de ponto acabaram depois do Tangerino

Um dos grandes desafios da Raro Labs na gestão de seus colaboradores era processar o volume de dados enviados individualmente através de planilhas do Excel.

“Controle de ponto em Excel nunca é bom, principalmente em uma empresa de tecnologia com 250 colaboradores… Algumas planilhas vinham com fórmulas, outras não, e isso dificultava muito o processo.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

Esse fluxo de trabalho intensamente mecânico impedia o DP de cumprir as rotinas e os prazos necessários para o bom funcionamento da empresa. 

Não somente, isso também era um impeditivo para que os analistas do departamento realmente realizassem o trabalho estratégico que toda empresa necessitava.

Hoje, tem-se a concepção de que os colaboradores são o bem mais precioso da empresa, e é necessário um time dedicado a essa gestão para garantir um bom clima organizacional e alta produtividade.

“A gente não conseguia organizar os prazos e entregar o serviço com excelência. Uma planilha de Excel demanda mais tempo do analista para apurar os dados, maior suscetibilidade a erros, sem mencionar os retrabalhos.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

O Tangerino acabou com essa forma anacrônica de trabalho e agora tudo é feito com alguns cliques ― tanto por parte dos gestores e colaboradores quanto por parte do DP.

“Agora, com o Tangerino, é bem simples. Entramos no sistema e aceitamos as horas extras que foram autorizadas de forma muito mais simples que pegar mais de 200 planilhas e ir apurando uma a uma.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

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Os relatórios personalizados com dados em tempo real agilizam o trabalho

Gerar relatórios personalizados para procurar por respostas para os desafios diários sequer fazia parte das funções do DP da Raro Labs.

Isso fazia com que validar as horas extras realizadas pelos colaboradores fosse um verdadeiro desafio. 

Era necessário verificar quando a jornada de trabalho normal havia sido excedida e procurar pela autorização separadamente.

O Tangerino também facilitou a vida do DP nesse processo. Com a possibilidade de gerar relatórios com dados atualizados em tempo real de períodos específicos, buscar por informações nunca foi tão simples.

“O relatório de banco de horas e o espelho de ponto são verdadeiros facilitadores. Com o Tangerino, podemos gerar relatórios somente dos períodos que precisamos validar, agilizando muito o trabalho. A funcionalidade de quitação de horas pagas também é um ótimo diferencial para o nosso fluxo de trabalho.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

Maior segurança através da geolocalização

Algo importante para a empresa quando o ponto é feito remotamente é a segurança de que tudo está correto.

Assim, a geolocalização é a funcionalidade ideal quando é necessário atestar a presença do colaborador em um determinado local.

“A funcionalidade da localização é muito bacana. No dia a dia, se eu precisar verificar algum tipo de informação ou elucidar alguma situação estranha, é muito importante ter esse tipo de registro.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

Gestão de atestados facilitada e centralizada

Algo bastante importante dentro da empresa é a gestão de absenteísmo, não só porque isso tem um impacto direto na produtividade e, por sua vez, no resultado, mas também porque é necessário que tudo seja feito de acordo com a lei.

Quando não se utiliza um sistema inteligente para o controle da jornada de trabalho, a apresentação de um atestado médico pode exigir que o colaborador vá pessoalmente até o DP ou mesmo o envie por e-mail.

No Tangerino, o próprio colaborador justifica sua falta e todos os atestados ficam em um único local, podendo ser facilmente avaliados por um analista do DP.

“Também utilizo a ferramenta para fazer o controle e a gestão dos atestados. Com o Tangerino não existe a necessidade de os funcionários me enviarem para que eu faça o controle, simplesmente peço que eles enviem a foto no app Tangerino.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

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Atendimento personalizado para o que precisar

No Tangerino, acreditamos que um bom atendimento é aquele que resolve o que o nosso cliente deseja. 

Por isso, deixamos equipes especializadas à disposição para ajudar com qualquer questão relacionada à nossa solução de controle de ponto.

Cada empresa é única, e nós sabemos disso. Por isso, oferecemos todo o apoio necessário para personalizar a solução de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

“Precisei de um apoio técnico para conseguir fazer essas parametrizações de acordo com as convenções coletivas, e a nossa consultora marcou uma call, me explicou passo a passo, me ajudou com as parametrizações… Então, eu tive todo esse amparo por parte do Tangerino.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

A integração abre diversas portas

A integração nativa do Tangerino possibilita uma série de fluxos de trabalhos automáticos que eliminam quase que completamente a intervenção humana em alguns casos.

A Raro Labs conta com uma assessoria contábil que cuida do pagamento de todos os colaboradores. 

Para isso, é necessário que o DP emita uma série de documentos que, então, são utilizados pela assessoria para realizar o pagamento em folha.

O objetivo é acabar quase com a necessidade de trocar esses documentos com uma simples integração entre os sistemas.

“Queremos deixar de lado o trabalho de entrar no sistema para gerar documentos específicos e integrar o sistema junto ao da contabilidade para que eles tenham acesso aos dados necessários para o pagamento em folha diretamente no app Tangerino.” Joseane Aparecida Batista Cruz, Analista de Departamento Pessoal

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