Método GTD: saiba como aplicar no dia a dia

Todos os dias, nossa mente é bombardeada com inúmeras informações, que acabam interferindo na nossa capacidade de executar tarefas importantes. Pensando nisso, o método GTD foi desenvolvido para garantir mais produtividade na nossa rotina.

A metodologia pode ser aplicada tanto na vida profissional, quanto na pessoal, e é uma forma de organizar ideias, gerenciar o tempo e entregar melhores resultados dentro dos prazos propostos.

Você nunca ouviu falar sobre o método GTD ou ainda tem dúvidas sobre como usar? Continue a leitura para aprender!

O que é o Método GTD?

GTD é a sigla para o termo em inglês “Getting Things Done” ou, em tradução livre,  “fazendo as coisas”. Ele é baseado em um livro escrito em 2001 pelo americano David Allen. No Brasil, a publicação ganhou o título de “A Arte de Fazer Acontecer”.

David Allen publicou esse livro após 30 anos de pesquisa — e prática  — baseando-se no argumento de que a mente precisa estar livre para criar, em vez de se preocupar em reter todas as informações que recebe ao longo do dia.

A ideia é equilibrar a vida pessoal e profissional de forma a organizar o caos, retomar o controle das ações e tomar decisões de forma mais acertada.

É importante ressaltar que, neste caso, produtividade não significa fazer mais, mas, sim, dar o seu melhor em cada tarefa, estando 100% presente naquilo que se propõe a fazer.

Para quem esse método é direcionado?

Você tem uma quantidade grande de atividades para fazer todos os dias? Tem o hábito de fazer várias coisas ao mesmo tempo e, de repente, percebe que já está quase na hora de encerrar o expediente? Acumular horas extras, por dias seguidos, é algo rotineiro na sua vida? 

Sua equipe está com uma série de tarefas acumuladas? A tomada de decisões acontece em cima da hora? As reuniões são cansativas e pouco organizadas? Chegou a hora de aplicar o método GTD!

Profissionais produtivos são aqueles que aproveitam de forma correta o tempo disponível. Se você tem 40 horas por semana, suas tarefas devem ser organizadas, de forma produtiva, nesse espaço de tempo. Mas como conseguir isso?

É essencial que, ao executar uma tarefa, o profissional esteja mergulhado de verdade nela e não fazendo mil coisas ao mesmo tempo, como tem se tornado comum no dia a dia de muitas empresas.

Acredite: concentrar-se em uma ação de cada vez vai proporcionar muito mais resultados do que insistir em executar várias funções ao mesmo tempo.

A gente sabe o quanto isso pode ser difícil. E é justamente aqui que o método GTD entra. Ele vai te ajudar a esvaziar a mente do que não é importante e se manter focado na tarefa da vez.

Como o método GTD pode ser aplicado na prática? 

Agora você vai conhecer ferramentas para começar a aplicar a metodologia GTD, na prática!

O primeiro passo é sempre ter por perto um bloco de notas, para anotar as informações e se concentrar no que importa.

Em vez de guardar tudo na cabeça, é necessário esvaziar a mente e passar todas as ideias para um caderno ou agenda. Vai ficar muito mais fácil elencar prioridades, estabelecer metas e organizar seu calendário de atividades.

Para quem prefere os aplicativos, vale a pena conhecer algumas das ferramentas abaixo:

• Evernote: bloco de notas digital para fazer anotações, organizar informações e fichar links para ler depois;
• Trello: ferramenta de gerenciamento de tarefas  que permite organizar tarefas em lista, além de  incluir detalhes de projeto, datas de entrega, membros responsáveis, entre outros detalhes;
• Google:  tem uma série de ferramentas que vão além do buscador. A empresa oferece calendário, app de reuniões, drive (para armazenamento de dados em nuvem) e agendas coletivas. 

É importante lembrar que para usar esses aplicativos de maneira que eles possam efetivamente ajudar você a aplicar a metodologia GTD é essencial ter uma boa conexão de internet. 

Quais são as etapas do GTD?

O método GTD consiste em cinco etapas:

• Coletar/capturar informações; 
• Esclarecer e processar dados; 
• Organizar, refletir e revisar; 
• Colocar em prática. 

Mas, calma, vamos explicar exatamente como funciona cada um.

1. Coletar / capturar.

Sabe quando você precisa se concentrar em alguma tarefa, mas não consegue, porque você tem o foco em outras tarefas “urgentes”, que seguem pendentes? Isso é o que David Allen chama de circuitos abertos.

Quando falamos em esvaziar a mente, falamos justamente sobre capturar essas informações que estão tirando o foco. Anote tudo na sua ferramenta de GTD (que pode ser o bom e velho bloco de notas ou um dos aplicativos indicados).

E vale tudo! Qualquer tarefa planejada vai para suas anotações. Assim, em vez de você pensar nela o dia todo, vai investir energia nessa ideia na hora certa. 

A lista precisa ser revista, para riscar dela as tarefas que já foram concluídas e acrescentar coisas novas.

2. Esclarecer / processar

Nesta etapa, ainda não será necessário realizar tarefas, apenas as rápidas. O autor do livro “A arte de Fazer Acontecer” recomenda usar a regra de dois minutos: se a ação pode ser executada em dois minutos, faça agora! Caso contrário, deixe para depois ou delegue.

Ações que não podem ser realizadas nesse prazo, devem ir para a sua lista de tarefas. Nesse momento, faça uma análise criteriosa: Qual a sua responsabilidade diante dessas tarefas? É responsabilidade sua ou de outra pessoa?

3. Organizar

O terceiro passo do GTD é organizar a lista de tarefas. Você vai precisar de um calendário, para definir prazos, e definir em qual categoria a tarefa deve ser classificada.

• Lista de projetos: ações que precisam de mais de uma etapa para serem realizadas por completo;
• Ações cotidianas: tarefas rotineiras, que precisam ser feitas constantemente, mesmo que não tenham uma data de entrega. Aqui, o ideal é agrupar as tarefas que podem ser feitas de uma vez, como responder uma série de e-mails ou marcar as reuniões da semana;
• Atenção especial: tarefas que precisam ser delegadas e que não dependem de você para acontecer. Aqui, é hora de aproveitar as melhores habilidades dos membros da sua equipe.

Anote tudo na sua lista ou calendário e deixe um tempo do dia para resolver possíveis imprevistos.

4. Revisar

O circuito aberto não para. Por isso, uma vez por semana, revise suas tarefas. Quais informações precisam ser atualizadas? Algum prazo precisa ser revisto? Risque as tarefas já concluídas e organize a lista de tarefas da próxima semana.

Segundo David Allen, as manhãs de sexta-feira são o melhor momento para fazer essa revisão. Mas cabe a você definir a hora mais adequada na sua agenda.

5. Colocar em prática

Com todas essas dicas, é hora de colocar em prática o que você aprendeu. Use suas listas para definir, de forma eficiente, prazos e prioridades. E, ao realizar uma tarefa, esqueça as demais. Esteja presente de verdade em cada atividade e sempre dê o seu melhor.

As tarefas devem ser executadas conforme as listas planejadas, no momento em que você definiu que elas seriam feitas. É muito importante ser disciplinado, para que o método GTD realmente funcione. Então, nada de procrastinar! 

Evite ao máximo trabalhar fora do planejamento. Mudanças acontecem e as listas podem ser revistas, mas isso não pode ser frequente em sua rotina. Quanto mais prioridades surgem de última hora, mais difícil será de manter um método de concentração e entregas eficientes. 

Quais as vantagens do GTD?

O principal benefício do método GTD é aumentar a produtividade, desde as tarefas mais simples até as mais complexas. A equipe passa a entender de forma qualitativa e quantitativa suas demandas diárias, o que só traz ganhos. Além disso:

• É um fator importante para diminuir o estresse, já que o foco permanece, o tempo todo, em uma tarefa por vez;
• As ações ganham significado diferente e deixam de ser realizadas no piloto-automático;
• A equipe se sente mais livre para organizar a rotina;
• As pessoas se tornam mais criativas e organizadas.

Veja outras dicas para usar o método GTD

É muito importante ressaltar que o método GTD não é milagroso. Ele incentiva a mudança de hábitos, a criação de uma nova cultura organizacional e a prática de uma rotina mais organizada, produtiva e, até mesmo, mais saudável.

Lembre-se que os resultados não vão aparecer de um dia de outro. É preciso contar com a cooperação das outras pessoas que trabalham com você, para que todos sigam o método e trabalhem de forma alinhada.

Comece tendo sempre um bloco de notas por perto, para organizar as ideias, e, aos poucos, comece a seguir os cinco passos da metodologia.

Tenha em mente que todo o processo pode ser ajustado e que, quando realizado de forma cíclica, os resultados estarão constantemente em evolução.

Gostou dessas dicas? Continue acompanhando o nosso blog para receber outras informações valiosas de como melhorar o dia a dia do seu negócio por meio de uma gestão de pessoas adequada.

Este conteúdo foi originalmente produzido pela Melhor Plano.