Controle de férias automatizado: Quais os benefícios e como fazer?

Diversos fatores podem levar um funcionário a não ter direito a 30 dias, ou a tirá-los de forma fracionada. Por isso, é uma boa ideia contar com um controle de férias automatizado.

O direito às férias é constitucional e também tem previsão legal pela CLT. Assim, além de não poder negar as férias seguindo o que diz a lei, uma empresa e seu RH precisam estar atentos a essas datas. 

No que diz respeito a tudo isso, a tarefa que cabe ao RH não é nova. Mas o uso da tecnologia traz muitos benefícios à gestão de férias dos colaboradores. Acompanhe!

Para facilitar, você lerá sobre as seguintes dúvidas:

• O que é um controle de férias automatizado?
• O que diz a lei sobre férias?
• 7 benefícios de um controle de férias automatizado
• Como fazer o controle de férias automatizado?

O que é um controle de férias automatizado?

O controle de férias automatizado é um recurso tecnológico que otimiza a gestão desse direito por meio do cruzamento de dados, facilitando o trabalho do RH.

Falamos de uma ferramenta incorporada à softwares de gestão de pessoas que usa informações sobre o contrato, o cumprimento da jornada de trabalho e outros para indicar quantos dias de férias cada funcionário tem direito.

Além disso, permite que a solicitação do período de férias seja feita de forma online. A função que pode ser aberta não só aos gestores, como aos próprios funcionários também. Sendo assim, ajuda a planejar as férias dos colaboradores. 

O que diz a lei sobre controle de férias?

Como mencionado, as férias são um direito constitucional. É o artigo 7° do texto legal que indica que trabalhadores celetistas devem usufruir de “férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal”.

Porém, é o artigo 130 da CLT que dá detalhes sobre as férias. Mesmo que não mencione a gestão e o uso da tecnologia, ajuda a entender as vantagens de um sistema de controle de férias online. 

As diferentes variáveis a serem consideradas indicam por que o uso da tecnologia pode ser mais vantajoso do que uma gestão de férias manual.

Veja a seguir o que deve ser levado em consideração.

Faltas do empregado no controle de férias

O artigo 130 da CLT explica:

Após cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção:

Ainda, o artigo também explica que é proibido descontar, do período de férias, as faltas do trabalhador ao serviço.

Controle de férias fracionadas

O parágrafo 1° do artigo 134 da CLT indica que:

“Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um”.

Sabendo disso, o RH também precisa dar atenção ao planejar as férias fracionadas, tendo em vista as regras estabelecidas por lei e as dinâmicas da própria empresa.

Controle de férias e remuneração adicional

Por fim, convém lembrar que não deve haver prejuízo de salário no período das férias. Diferente disso, é regra que o trabalhador receba sua remuneração normal acrescida do 1/3 adicional, que é previsto pela Constituição Federal.

Assim, o RH ― ou o Departamento Pessoal, caso exista na empresa ― tem ainda a responsabilidade de fazer o cálculo de férias, lembrando-se de deduzir faltas injustificadas, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Imposto de Renda (IR).

Confira outros materiais que podem ser úteis para você:

• Antecipação de Férias: É Possível?
• Vender férias: o que é e o que diz a lei?
• Recesso no trabalho: o que difere das férias coletivas?
• Férias: o Guia Definitivo Para RH e DP

7 benefícios de um controle de férias automatizado

O controle automatizado faz parte do movimento de transformação digital que otimiza processos do Departamento Pessoal, fomentando um RH estratégico.

Além disso, tem benefícios que se relacionam aos desafios que o controle manual de jornada de trabalho impõe. 

Entenda melhor conferindo os pontos destacados abaixo:

1. Informações automatizadas mais confiáveis

Como vimos, diferentes fatores devem ser considerados para o controle de férias e para fazer tudo corretamente, o RH precisa dispor de informações confiáveis.

Imagine que o sistema de controle de jornada na empresa ainda é feito de forma arcaica. É comum que se use, por exemplo, controle de ponto manual e até mesmo controle de ponto no Excel. Esses processos ultrapassados deixam brechas para erros de marcação, por exemplo.

Como o RH vai ter certeza que o funcionário não teve nenhuma falta para conceder-lhe os 30 dias de férias? Essa e outras questões podem ser resolvidas quando a gestão se apoia na tecnologia.

2. Sistema digital legal

O controle de férias automatizado permite integração ao sistema digital de controle de jornada. Previsto em lei, o REP-P, ou Registrador de Ponto em Programa, é uma das soluções mais atuais para assegurar que o RH tenha todas as informações que precisa.

3. Automatização do cálculos de férias

E já que falamos sobre integração, cabe dizer que o software de gestão de férias pode ser integrado a diferentes outros, inclusive o da folha de pagamento.

Com isso, é possível deixar de lado os cálculos manuais. A digitalização do RH favorece bastante a rotina do RH, além de garantir os direitos de cada trabalhador.

Ainda, considerando os fatores que interferem no cálculo de férias, essa integração de ferramentas contribui para simplificar o processo. Veja exemplos:

• período aquisitivo e concessivo;
• falta no trabalho;
• data de vencimento das férias;
• horas extras;
• férias fracionadas.

A tecnologia pode considerar tudo isso mais facilmente, evitando o passivo trabalhista e suas consequências indesejáveis.

4. Garantia de cumprimento das leis trabalhistas

Lembra-se da regra para a divisão do período total de férias em três períodos distintos?

A lei diz que um dos períodos não pode ter menos de 14 dias corridos, sendo que os demais não podem ter menos de cinco dias corridos.

A opção pelo controle de férias automatizado garante que o RH não se confunda com relação aos limites de férias já concedidas e dias por conceder, por exemplo.

Dessa forma, a legislação é cumprida corretamente, favorecendo tanto o trabalhador quanto a própria empresa.

5. Transparência nas relações de trabalho

A falta de confiança entre funcionários e empresa pode minar o sucesso dos negócios. A transparência é um dos fatores de grande importância a favorecer essa relação.

No que diz respeito às férias, a tecnologia evita fraudes e dúvidas no que diz respeito ao tempo de férias disponível e aos valores a serem pagos, por exemplo.

No melhor dos cenários, tanto o RH quanto os trabalhadores têm boa compreensão das regras e da legislação. Porém, nem sempre é assim e alguns funcionários podem ficar confusos quanto às formas de concessão das férias.

Por isso, o controle automatizado, que conta com dados confiáveis, contribui para que ambas as partes tenham mais segurança no que está sendo levado em consideração para definir o período de férias, a duração e a remuneração.

6. Ganho de motivação para os funcionários

Um controle bem feito indica que direitos não serão violados e ajuda a estabelecer uma relação positiva que pode impactar o moral e a motivação dos trabalhadores.

Para entender melhor, considere a situação oposta. Uma eventual desorganização ou erro nos processos pode transmitir a ideia de que a empresa não se importa muito com seus funcionários e com seu direito às férias.

Isso pode gerar estresse e afetar o engajamento, uma vez que favorece uma experiência negativa com o empregador. Algo que, por sua vez, compromete a gestão de employer branding, ou seja, da experiência do funcionário.

7. Economia de custos

O controle de férias automatizado evita gastos indevidos ou desnecessários por parte da empresa.

Nos processos manuais de gestão e cálculo de férias, erros podem ser prejudiciais para os trabalhadores ― podendo gerar processos trabalhistas ― ou para as organizações.

Quanto maior o volume de informações com as quais o RH e o Departamento Pessoal precisam lidar, maiores as chances de erro. 

Férias remuneradas

Por exemplo, considere que uma empresa não faz o controle de faltas dos colaboradores corretamente. A empresa que tem dificuldades de acompanhar faltas justificadas ou não porque tem um controle manual e/ou pouco eficiente.

Quando o momento de conceder férias chegar, o RH pode ter dados inconsistentes sobre faltas injustificadas, que são aquelas que podem reduzir o montante de dias a que cada funcionário tem direito.

Com isso, o RH pode conceder mais dias de férias do que deveria a um funcionário com excesso de faltas. Algo que acarretaria em um gasto maior para a empresa.

Período indenizatório

Agora, imagine que, após 12 meses de trabalho, o funcionário tem direito a gozar de suas férias. Entretanto, o direito não se faz valer necessariamente de imediato.

Empregadores têm até 12 meses dali em diante para conceder as férias ― é o chamado período concessivo. Se as férias não ocorrem nesse intervalo de tempo, tem início o período indenizatório, que gera gastos extras.

Entre outras questões, o controle de férias online contribui para que os prazos sejam respeitados, fazendo-se cumprir a lei e evitando que empregadores paguem férias em dobro para funcionários que tenham sido lesados.

Separamos alguns materiais ricos para facilitar as suas rotinas de DP:

• [PLANILHA AUTOMATIZADA] Controle de Férias
• [PLANILHA AUTOMATIZADA] Cálculo de Horas Extras
• [CALCULADORA] Turnover e Absenteísmo
• [EBOOK] Aprenda a vencer os desafios de gestão com tecnologia!

Como fazer o controle de férias automatizado?

Considerando tudo o que apresentamos até aqui, você com certeza quer dicas de como fazer o controle de férias automatizado. 

Vamos falar sobre o Tangerino!

Trata-se de uma solução de gestão de jornada. É um aplicativo de controle de ponto digital e uma plataforma completa para o RH e o Departamento Pessoal.

Geração de dados confiáveis

Como app, o Tangerino facilita a marcação de ponto oferecendo ponto digital inclusive de trabalhadores externos ou remotos, já que pode ser instalado no dispositivo móvel de cada um e funciona até sem internet.

Assim, todos os registros de entrada e saída ― com eventuais atrasos, horas extras e faltas ― são devidamente computados, gerando dados confiáveis no sistema.

Aqui, cabe lembrar de como detalhes da jornada de cada funcionário podem influenciar na definição do número de dias de férias a que eles têm direito, bem como na remuneração para o período.

Integração com outros softwares

O Tangerino pode ser integrado a outros softwares de gestão, viabilizando o cruzamento de dados.

Assim, até o complexo cálculo da remuneração de férias pode ser facilitado, considerando as variáveis que façam sentido caso a caso.

Outro ponto é que, ao facilitar o cálculo correto, o Tangerino garante que a empresa não se perca no prazo para o pagamento da remuneração correspondente ao período de descanso.

Convém lembrar que, por lei, esse pagamento deve ser feito em até 48 horas antes do início das férias. O atraso faz com que o valor deva ser pago em dobro.

Comunicação de férias

Ainda considerando o que a legislação diz, precisamos fazer um adendo sobre as férias coletivas, já que essas seguem regras diferentes das férias individuais. Veja:

• férias coletivas podem ser desfrutadas em dois períodos ao ano, sendo que nenhum pode ter duração inferior a 10 dias corridos;
• é preciso comunicar o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) com antecedência mínima de 15 dias antes do início das férias;
• o mesmo prazo deve ser respeitado para fixar avisos sobre as férias coletivas no local de trabalho e enviar uma comunicação aos sindicatos.

No que diz respeito ao aviso de férias coletivas, o Tangerino tem funcionalidades voltadas para a comunicação interna para que a informação seja repassada de mais de uma forma, garantindo que todos estejam atualizados.

Conclusão

A melhor forma de aderir ao controle de férias automatizado é buscando uma plataforma ou software de gestão de pessoas como o Tangerino, considerando a estreita relação entre a jornada de trabalho realizada e a concessão de férias.

É certo que sua empresa pode seguir fazendo esse controle de forma manual ou já digital, embora com uma solução menos avançada. Entretanto, cabe considerar a adequação dessa escolha em um mercado cada vez mais tecnológico.

Ainda, vale ter em mente as vantagens que o controle online pode promover a favor de sua empresa e de seus colaboradores.

Sabendo de tudo isso, se você se interessou pelo Tangerino, com certeza vai querer conhecer o app. Aproveite para se informar agora sobre o novo módulo de gestão de férias!