Controle de horas trabalhadas: como fazer de maneira simples?

Existem muitas questões e respostas que podem ser obtidas a partir do controle de horas trabalhadas de modo a orientar decisões estratégicas que favorecem a redução de custos e aumentam o engajamento de pessoas e equipes.

Por exemplo: a definição de uma jornada de trabalho “padrão” existe com base na lei, mas seu DP sabe qual a média de horas trabalhadas por cada colaborador a cada mês? Quem faz mais ou menos horas extras? O que isso significa?

Em alguns casos, fazer esse controle não é uma simples escolha, sendo mais uma obrigação a entrar para a lista de responsabilidades do DP. Por isso, é fundamental saber como cumprir essa demanda e, de preferência, de forma simples e prática.

Ao longo da leitura deste post, você vai entender mais sobre o assunto de modo geral e descobrir qual a melhor forma de fazer esse controle aí na sua empresa. Acompanhe! Para facilitar, você pode se guiar pelos tópicos abaixo:

Como o controle de horas trabalhadas funciona?

O controle de horas trabalhadas é o acompanhamento da carga horária de trabalho realizada por cada pessoa contratada pela empresa, dia após dia. Um processo que pode ser feito por meio de um sistema de ponto eletrônico.

Assim, trata-se de um processo que permite que a empresa saiba quantas horas por dia cada colaborador trabalhou, considerando o início e o fim de sua jornada, bem como eventuais pausas.

Com isso, é possível contabilizar também atrasos, faltas e horas extras realizadas, quer essas acabem compondo o banco de horas ou resultem em acréscimo da remuneração ao fim de cada mês.

O que diz a CLT sobre o controle de horas trabalhadas?

Por lei, apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer o controle de horas. A diretriz é apresentada pela Lei de Liberdade Econômica, de 2019.

Entretanto, considerando as vantagens que a realização do controle de horas apresenta, é interessante que organizações de qualquer porte considerem adotar um sistema que permita o acompanhamento da duração das jornadas de trabalho.

Veremos mais sobre isso adiante, apresentando os principais motivos para fazer o controle de horas trabalhadas.

Antes, cabe lembrar que esse controle, também chamado de controle de ponto, pode ser feito de diferentes maneiras: manual, mecânica ou eletronicamente. É a organização que escolhe, considerando os prós e contras de cada opção.

Em todo caso, a dica é escolher uma forma de controle que favoreça a rotina de registro de jornada e acompanhamento de horas trabalhadas, e que seja segura para ambas as partes: quem emprega e quem trabalha.

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Quem deve controlar a jornada de trabalho?

O controle de horas trabalhadas deve ser feito pela empresa, sendo comumente uma atribuição do Departamento Pessoal (DP).

Para isso, o ideal é adotar um bom sistema de controle de jornada de trabalho e contar com a colaboração dos trabalhadores para que cada pessoa faça o registro de sua jornada corretamente.

Assim, independentemente do sistema adotado, é fundamental que o DP se aproxime dos profissionais da empresa para orientar e incentivar a realização correta e diária do controle de jornada.

Quais as penalidades para empresas que não fazem o controle das horas trabalhadas?

As empresas que descumprem a lei para controle de horas trabalhadas ficam sujeitas a sanções legais com o pagamento de multa frente a uma fiscalização do Ministério do Trabalho e pagamento de multa por horas extras em excesso.

O controle de horas é uma ferramenta que assegura que a empresa está respeitando a legislação e o direito dos trabalhadores no que diz respeito à:

• duração das jornadas de trabalho;
• intervalo interjornada;
• intervalo intrajornada;
• limite de horas extras.

Assim, se a organização não faz o controle, não tem como provar que age em conformidade com a lei, ficando sem ter o que mostrar para um fiscal do MTP. A ausência desse controle está entre as infrações mais graves e pode gerar multas de valores altíssimos.

A definição do valor leva em conta o porte da organização e a quantidade de funcionários. Empresas reincidentes têm multas maiores.

Vale ressaltar que, legalmente, o registro de ponto deve conter os horários de entrada e saída do colaborador, seu intervalo para almoço e quaisquer outras pausas dentro do expediente.

Além do mais, graças ao avanço da tecnologia, é possível fazer o controle de horas de colaboradores que trabalham externamente ou de casa.

Para tanto, a empresa precisa fazer opção por um sistema eletrônico que funcione como um aplicativo de registro de ponto móvel, uma opção que usa o sistema de GPS e outras soluções para monitorar a jornada de forma remota.

Ainda, é fundamental que o DP tenha um bom controle de horas extras para evitar excessos que também desrespeitem a lei. Cabe lembrar que o limite legal é de duas 2h adicionais por dia, segundo o artigo 59 da CLT.

Sem esse controle, a empresa pode não ser capaz de acompanhar as jornadas de cada trabalhador e evitar excessos de trabalho que sejam nocivos, que infrinjam a lei e que onerem a folha de pagamentos.

Além do mais, é bom lembrar que, sem o controle, a empresa pode não conseguir se defender em eventual processo movido por um funcionário ou ex-funcionário na Justiça do Trabalho.

Algo que nos leva a ressaltar que todo o tempo extra trabalhado deve ser pago com um adicional de, pelo menos, 50% por hora. 

Sendo que, quando a empresa opta pelo regime do banco de horas, o pagamento pode ser substituído por folgas compensatórias, que precisam ocorrer no mesmo ano.

O erro de cálculo ou o não pagamento de horas extras está entre as reclamações judiciais mais comuns. Sem um rígido controle das horas trabalhadas, a organização dificilmente pode provar que pagou tudo o que deve e se livrar de problemas maiores.

Ao perder um processo, além do pagamento requerido, a organização pode ser penalizada com juros e multa, e ter sua imagem afetada.

Por que é importante fazer o controle de horas trabalhadas?

A realização do controle de horas trabalhadas é uma rotina que traz benefícios tanto para a empresa quanto para o empregado. Essa prática garante mais segurança jurídica e dentro do ambiente de trabalho. Além disso, 

• permite que a empresa esteja em conformidade com as leis;
• evita processos trabalhistas;
• coíbe práticas que sejam negativas para a empresa;
• conta com trabalhadores mais motivados;
• mensura a produtividade dos trabalhadores;
• reduz custos com horas extras;
• conta com mais transparência e segurança para colaboradores;
• conta com mais previsibilidade e segurança para empresa;
• embasa a tomada de decisões estratégicas.

Veja abaixo mais detalhes sobre a relevância e os pontos positivos de se realizar o controle de horas trabalhadas:

Permite que a empresa esteja em conformidade com as leis

É fato que o controle de horas ajuda a empresa a garantir que os limites diários da jornada de trabalho sejam respeitados. Pegando como exemplo a jornada “padrão”, o que a lei determina é o seguinte:

• segundo o artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho não deve exceder 8 horas diárias;
• e com base na Constituição Federal, a soma do período trabalhado não pode ultrapassar o limite de 44 horas semanais.

Em outros tipos de jornada, como a 12×36, o controle é ainda mais importante porque facilita a gestão de escalas, respeitando corretamente os períodos de descanso de cada pessoa.

Quanto maior é o número de colaboradores e quanto mais diferenciados são seus contratos de trabalho, maior é o desafio para o DP de acompanhar o cumprimento correto da lei em cada caso.

Um bom controle de horas trabalhadas, baseado em um bom sistema de registro de jornada, tende a facilitar essa tarefa, evitando qualquer tipo de problema legal.

Evita processos trabalhistas

A ausência do controle das horas trabalhadas pode fazer com que uma empresa não pague ou erre o cálculo da hora extra, bem como de outras ocorrências, como a jornada noturna ou o trabalho aos domingos e feriados.

A situação, principalmente se for recorrente ou acontecer de forma deliberada, pode resultar em processo na Justiça do Trabalho que, como vimos, gera gastos para a organização e enfraquece a marca empregadora.

Com isso em mente, é bom lembrar que empresas que não são obrigadas a fazer o controle de ponto também podem ser processadas por erros de pagamento. Sem o devido controle, não poderão provar que agiram corretamente.

Sabendo disso, destacamos que a realização de horas extras é permitida, dentro dos limites legais, a partir de acordo individual, Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva de Trabalho.

Uma vez que o Acordo e a Convenção ― tratados firmados junto ao sindicato laboral ― têm prevalência sobre a CLT, o DP deve estar atento às regras estabelecidas em cada caso para evitar problemas.

Coíbe práticas que sejam negativas para a empresa

Nem o DP e nem empregadores gostam de lidar com atrasos e com o absenteísmo frequente. Por isso, tenha em mente que a falta do controle de horas pode servir de brecha para que colaboradores sejam flexíveis em excesso com seus horários.

Isso porque, se não há controle, fica mais difícil identificar atrasos, seja em relação ao horário definido para o início dos trabalhos ou para a volta do intervalo do almoço, por exemplo.

Especialmente se a empresa for de maior porte ou tiver uma hierarquia mais horizontalizada ― o que é uma tendência muito positiva, vale dizer ―, pode ser difícil perceber a ocorrência de práticas negativas como essas.

Em um cenário ideal, profissionais se comprometem com seus horários independentemente do nível de controle do empregador, mas a realidade não é bem essa.

Por isso, uma vez que o controle de horas depende do controle de ponto, que tem ação direta de cada colaborador, sua existência contribui para evitar atrasos e problemas relacionados.

Conta com trabalhadores mais motivados

Aliás, pegando um gancho no que foi dito no tópico anterior, é interessante destacar que processos bem estabelecidos contribuem para melhorar a relação de cada pessoa com o trabalho, mesmo quando a própria empresa é mais flexível.

Pense nisso sob a ótica do controle de horas trabalhadas a partir da adoção de um bom sistema de controle de ponto.

Ao entender que o registro favorece o correto pagamento das horas extras e aumenta a transparência na relação com o empregador, os profissionais podem se sentir mais motivados de forma geral.

Além disso, como veremos a seguir, a existência do controle também pode ser um termômetro para a produtividade. O que também pode servir para inspirar um melhor desempenho de cada colaborador.

Mensura a produtividade dos trabalhadores

Entenda ainda que, a partir do controle de horas, as lideranças e os próprios colaboradores podem entender quanto trabalho é feito em um determinado intervalo de tempo.

A ideia a partir dessa análise não é pensar nas pessoas como se fossem máquinas, mas entender se a capacidade produtiva de indivíduos e equipes está dentro do esperado ou por que isso não está acontecendo.

A partir disso, ajustes podem ser feitos para a conquista de metas individuais e coletivas, para a melhoria de processos internos e outros. Certamente, profissionais e a empresa como um todo ganham com isso.

Reduz custos com horas extras

Seguindo a mesma linha de raciocínio, a partir do controle de horas, o DP e as lideranças podem analisar se as horas extras estão excessivas e tentar identificar o porquê disso.

Considere que horas extras em excesso podem ocorrer por motivos como baixa produtividade ou por sobrecarga de trabalho. Em ambos os casos, a origem do problema deve ser investigada para que seja devidamente corrigida.

Seja como for, o resultado tende a ser a desoneração da folha de pagamentos, considerando que horas extras são pagas em dobro. Algo que, muitas vezes, acontece sem necessidade, impedindo que os recursos sejam empregados de forma mais estratégica.

Veja como fazer o cálculo de horas extras!

Conta com mais transparência e segurança para colaboradores

Quando o controle de horas trabalhadas é feito por meio de um bom sistema de controle de jornada, ambas as partes têm a segurança de saber que os dados não serão defraudados.

Com isso, se houver descontos por atraso ou acréscimos na remuneração por horas extras, por exemplo, o colaborador vai saber exatamente por que isso ocorreu, sem receio de que qualquer erro mal-intencionado.

Essa transparência, que vem a partir dos comprovantes da marcação de ponto e da discriminação da remuneração no holerite, favorece a relação entre as partes e a motivação individual.

Conta com mais previsibilidade e segurança para empresa

Como indicado, a questão da segurança vale para ambas as partes. Com um bom controle, a empresa também tem a tranquilidade de que não é possível a nenhum colaborador fraudar a marcação de ponto.

Além disso, o controle de horas trabalhadas serve como instrumento de gestão que favorece a previsibilidade orçamentária.

Por exemplo, as lideranças podem logo identificar se a “cota” ideal de horas extras já foi batida e se é adequado orientar os colaboradores a não mais exceder suas jornadas normais em determinado mês.

Embasa a tomada de decisões estratégicas

Por fim, o controle de horas ajuda a orientar decisões estratégicas. Para falar disso, vamos retomar a questão do excesso de horas extras como exemplo e criar um cenário em que DP e lideranças identificaram sobrecarga de trabalho.

Nesse contexto, os colaboradores da empresa estão se dedicando ao máximo, dentro dos limites diários de jornada ― com o acréscimo das 2h adicionais ―, mas enfrentam problemas para cumprir prazos.

Uma conclusão possível é que a organização precisa rever seu orçamento para contratar mais profissionais, eliminar a sobrecarga e conseguir os resultados esperados.

Como fazer o controle de horas trabalhadas?

Ao longo dos anos, surgiram diversas formas de se realizar o controle de horas trabalhadas, desde manualmente até o avanço da tecnologia, com a criação de sistemas e ferramentas que possibilitam a automatização do processo. Veja: 

Livro de ponto

O livro de ponto é a forma mais antiga de realizar o controle de horas trabalhadas dos colaboradores.

Trata-se de um documento físico, geralmente um caderno, para realização do controle de ponto dos funcionários. Nele, os colaboradores registram seus horários de entrada, pausas e saídas.

Era muito comum ser encontrado em papelarias modelos prontos que facilitam o trabalho do RH, mas somente até certo ponto. Afinal de contas, trata-se de um documento físico e, para processar todos esses dados, era necessário horas de trabalho exaustivo e mecânico. 

Além disso, sua inviabilidade é reforçada pela possibilidade de erros e fraudes, já que o registro é feito de forma manual.

Planilha de horas trabalhadas

Para vivenciar na prática as vantagens do controle de horas trabalhadas, o DP precisa contar com um sistema que permita que o acompanhamento das jornadas seja registrado.

A planilha é uma opção para organizar as informações da jornada de cada colaborador, indicando eventuais atrasos, horas extras e outros fatores importantes.

Como criar planilha para controle de horas trabalhadas?

Para criar uma, o ideal é ter alguma habilidade com Excel ou plataforma afim para configurar cálculos automáticos que, posteriormente, facilitem o fechamento da folha de pagamentos.

Seja como for, essa planilha para o controle de horas pode ter:

• uma forma de identificar cada colaborador;
• a jornada regular de cada um, com horário de entrada, saída e duração;
• um campo para registrar horas extras;
• campos para sinalizar faltas ou férias;
• valor da hora de trabalho com cálculo automatizado.
• Optando por montar uma planilha do zero, o design fica a seu critério. Considere o que você precisa para organizar de forma clara e simples as informações de jornada.

Outra ferramenta que pode ser útil ao seu DP, especialmente se você não conseguir configurar o cálculo no Excel corretamente, é uma planilha para o cálculo de horas extras. Baixe gratuitamente!

Assim, além de calcular mais facilmente esse adicional, você passa a ter em mãos algo que favorece a análise de produtividade e a previsão orçamentária da empresa.

Relógio de ponto cartográfico

Esse dispositivo, também conhecido como relógio de ponto mecânico, funciona de maneira analógica e usa cartões de papel ou plástico, chamados de cartões de ponto, para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores. 

O funcionamento desse tipo de relógio de ponto se dá por meio de um sistema mecânico interno que carimba o cartão com a data e o horário exatos em que o funcionário realiza a marcação. 

Por meio dos registros realizados são feitos os cálculos das horas trabalhadas, o que leva ao cálculo de salários, horas extras e outras informações da jornada de trabalho.

Trata-se de um modelo antigo e ainda é comum vê-lo em empresas de menor porte ou com necessidades operacionais mais simples.

Porém, assim como o controle de ponto por meio do livro, esse também é passível de fraudes, além de gerar um trabalho mais complexo para o RH, devido à metodologia de apuração da jornada de trabalho.

Controle de ponto eletrônico

Sistema de controle de ponto eletrônico engloba todas as maneiras de se realizar o monitoramento do ponto por meio de equipamentos eletrônicos para acompanhar a jornada de trabalho dos trabalhadores.

Com a publicação da Portaria 671, essas tecnologias passaram a ser classificadas como REP – Registrador Eletrônico de Ponto, sendo alterada apenas a categoria, que pode ser REP-C, REP-A e REP-P.

Diversas vantagens de um software de controle eletrônico de ponto podem ser citadas, como a segurança dos dados, que não podem ser modificados, além do fato de permitir a automatização desse processo.

Qual a melhor maneira de fazer o controle de horas trabalhadas?

Após conhecer as possibilidades de controle de horas trabalhadas, é possível entender como o controle de ponto eletrônico revolucionou a forma como o registro de ponto é feito, o que faz com que esse modelo seja a melhor opção para as empresas.

O controle de ponto eletrônico agregou a possibilidade do uso de várias tecnologias, como a geolocalização e a biometria. Optando por uma solução desse tipo para fazer o controle de horas trabalhadas, seu DP:

• evita a necessidade de configurar planilhas e inserir informações manualmente;
• poupa tempo porque o processo é automatizado;
• elimina erros que comprometam a análise correta das horas trabalhadas e o cálculo da remuneração;
• estabelece um relacionamento de mais transparência e confiança com os colaboradores;
• mantém a conformidade com a legislação trabalhista;
• evita multas, processos e outras penalizações.

Por que optar por um software de controle de ponto?

O Módulo de Controle de Ponto Sólides Tangerino é uma solução que facilita o processo de registro de ponto e gera atualizações automáticas sobre as jornadas de trabalho de cada colaborador.

Com um aplicativo que pode ser instalado no dispositivo móvel de cada colaborador, o Sólides Tangerino permite que as marcações de ponto sejam feitas de forma simples e prática.

Isso porque conta com identificação via biometria digital e facial, funciona para trabalhadores remotos ou externos, e faz os registros mesmo offline. O processo é rápido e seguro.

Ainda, o Sólides Tangerino atualiza automaticamente as informações sobre o registro de jornada no sistema que fica disponível para o DP e que pode ser acessado a qualquer momento. Assim, todos os dados para o controle de horas estão ali, sem esforço.

Em conformidade com a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), o Sólides Tangerino segue critérios que garantem a segurança de ambas as partes, impedindo que alterações fraudulentas sejam feitas.

Tanto os colaboradores quanto a gestão podem conferir, se mpre que quiserem, o histórico de registro de ponto. E, ao final do mês, com a coleta da assinatura eletrônica que valida a folha de ponto, o DP pode exportar os dados para um software de cálculo da folha de pagamentos.

Além disso, escolhendo o Sólides Tangerino, seu DP pode ter acesso a outras soluções que otimizam a rotina e apresentam vantagens que vão além de um controle de horas facilitado.

Isso porque o Sólides Tangerino é um software completo para departamento pessoal, com módulos que vão da admissão à gestão de documentos, cobrindo toda a jornada do DP.

Principais dúvidas sobre o controle de horas trabalhadas

Ficou com alguma dúvida ou quer repassar tudo o que você aprendeu sobre o controle de horas trabalhadas ao longo desta leitura? Confira a seguir os principais questionamentos e respostas sobre o assunto:

Próximos passos…

Agora, que você já sabe todas as vantagens e benefícios de se utilizar um sistema de ponto eletrônico para realizar o controle de horas trabalhadas, comece a implantar em sua empresa!

Para ter ainda mais sucesso, conte com o Sólides Tangerino para otimizar essa rotina tão importante, resguardando e garantindo mais segurança para a organização e seus colaboradores!