EFD-Reinf: Um Guia Completo Para o DP

EFD-Reinf é uma obrigação acessória integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que deve ser entregue mensalmente ao governo por algumas pessoas físicas e jurídicas para evitar multas e penalidades.

O objetivo principal do EFD Reinf é centralizar as informações que antes estavam dispersas na entrega de diversas obrigações acessórias. A partir da mudança, as empresas são obrigadas a registrar, atualizar e enviar todas as informações usando um arquivo digital (XML) e a arquivar os recibos gerados em cada envio.

Desde o lançamento do EFD Reinf, estão ocorrendo constantes atualizações e entradas de novos grupos a cada ano. Tudo isso faz com que a obrigação continue gerando dúvidas nos empregadores e prestadores de serviço. Para responder às suas perguntas, elaboramos este conteúdo! Continue por aqui e entenda tudo sobre o assunto.

O que é EFD-Reinf

EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ele deve ser utilizado para complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). 

Por meio dele, são informados os rendimentos pagos e as retenções de imposto de renda e contribuições sociais, exceto aquelas relacionadas ao trabalho (que são informadas pelo eSocial). 

Também deve ser informada a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB), substituindo, portanto, o módulo da EFF-Contribuições.

Todas as organizações que operam com CNPJ são responsáveis pela retenção de impostos, como IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP e INSS. Por esse motivo, elas precisarão apresentar a escrituração. 

Esta, por sua vez, está organizada em módulos e eventos de informações. Isso quer dizer que você pode enviar diversos arquivos em formato XML separadamente para compor a escrituração digital referente a um determinado período.

Para enviar as informações, você pode usar um aplicativo próprio, ou seja, privado, para transmitir os arquivos via WebService. No entanto, também é possível usar o sistema disponível no Portal e-CAC.

Quem é obrigado a entregar a EFD-Reinf?

Em maio de 2018, as grandes empresas que apresentaram faturamento superior a 78 milhões a partir do ano de 2016 foram obrigadas a entregar a EFD-Reinf.

Desde janeiro de 2019, as empresas com faturamento inferior a 78 milhões a partir do ano de 2016 também passaram a pagar, com exceção das MEs e EPPs optantes pelo Simples, o Microempreendedor Individual e as Entidades sem Fins Lucrativos e Pessoas Físicas.

São obrigados a entregar a EFD-Reinf:

• pessoas jurídicas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra;
• pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
• pessoa jurídica produtora rural e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
• associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
• empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos à associação desportiva mencionada o tópico anterior;
• entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional.

Quem não deve enviar a EFD-Reinf

A Instrução Normativa RFB nº 2043/2021, da Receita Federal, determinou que todas as empresas que não geraram fatos a serem informados no período apurado, classificadas como “sem movimento”, não precisam enviar a EFD-Reinf.

Essa dispensa era concedida apenas às empresas do chamado 3º grupo do eSocial, que eram as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, os empregadores e contribuintes pessoas físicas, exceto os empregadores domésticos.

É importante frisar que essa novidade está relacionada apenas à EFD-Reinf. Ainda é necessário informar o “sem movimento” para o eSocial e a DCTFWeb.

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Quais são os principais eventos da EFD-Reinf

Segundo o Manual de Orientação da EFD REINF, todas as informações sobre tributos e contribuições em um determinado período de apuração são consideradas um “movimento”. Este, portanto, pode conter um ou mais eventos. 

Desde sua última atualização, a EFD Reinf apresenta vários eventos que devem ser informados quando existirem dados a serem declarados. Confira, a seguir, quais são os principais:

R-1000 – Informações do contribuinte 

O Evento R-1000 é o responsável pelas informações do contribuinte. É chamado de evento de tabela, pois é um evento cadastral. 

Muitas informações são enviadas nesse evento, como o regime tributário, dados do contato do responsável pela escrituração, se a empresa é optante pela CPRB, entre outras informações.

É importante saber que a empresa precisa enviar esse evento na primeira vez que entregar a Reinf. 

R-1070 – Tabela de processos administrativos e judiciais 

Com o evento R-1070, que também é um evento de tabela, o contribuinte pode informar seus processos judiciais e administrativos que influenciam o cumprimento das obrigações previdenciárias. 

A tabela de processos administrativos e judiciais contém dados como número do processo, indicador de autoria da ação judicial, data início e fim, entre outras informações. 

R-2010 – Retenção de contribuição previdenciária – serviços tomados 

É aquele pelo qual são enviadas as informações relativas aos serviços contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, com as correspondentes informações sobre as retenções previdenciárias. 

R-2020 – Retenção de contribuição previdenciária – serviços prestados

É aquele evento pelo qual são enviadas as informações referentes à prestação de serviços realizada mediante cessão de mão de obra, empreitada ou subempreitada.

Deve conter as informações relativas aos tomadores dos serviços, com as correspondentes informações sobre as retenções previdenciárias destacadas no documento fiscal. 

R-2050 – Comercialização da produção por produtor rural PJ ou agroindústria

No R-2050 são declaradas as comercializações feitas pelos produtores rurais pessoa jurídica ou agroindústria. 

A entrega desse evento é direcionada aos contribuintes que se dediquem à produção rural. É importante sempre conferir a classificação tributária da empresa antes de enviar esse evento.

R-2099 – Fechamento dos eventos periódicos

A entrega do evento R-2099 representa o fechamento dos eventos periódicos, ou seja, o encerramento da declaração no período. 

R-2098 – Reabertura dos eventos periódicos 

Tendo o contribuinte feito o encerramento da EFD-Reinf pelo R-2099, caso ele precise reabrir o período para ajustar alguma informação, é necessário o envio do R-2098 para esse fim. 

Série 4000

A Receita publicou uma minuta referente aos layouts da série 4000. Foi disponibilizado um arquivo com templates dessa nova série, que tratam das retenções na fonte de IR, PIS/PASEP, Cofins e CSLL. Esse documento tem por objetivo informar aos desenvolvedores de softwares destinados à EFD-Reinf. 

De acordo com o SPED, os layouts já podem ser estudados e avaliados. Porém, recomenda-se não utilizá-los ainda para desenvolvimento de sistemas, pois poderão sofrer alterações.

Qual o prazo para entrega da EFD-Reinf

Ressalta-se que o vencimento para envio dos eventos da EFD-Reinf é sempre no dia 15 do mês subsequente à ocorrência dos fatos geradores, antecipando-se para o primeiro dia útil anterior em caso de feriado bancário. 

Portanto, o vencimento para envio das informações relativas ao primeiro mês de obrigatoriedade (agosto/2022) fica definido para 15/09/2022.

É importante saber que foi prorrogado o prazo de início da obrigatoriedade dos órgãos públicos, organizações internacionais e outras instituições extraterritoriais para a competência agosto/2022, conforme Instrução Normativa nº 2.043/2021, alterada pela Instrução Normativa RFB nº 2080, de 06 de maio de 2022.

Os canais para cumprimento da obrigação de envio de informações à EFD-Reinf estarão disponíveis para essas entidades a partir das 8 (oito) horas do dia 22 de agosto de 2022.

Quais informações devem estar na EFD-Reinf

O envio das informações para a EFD-Reinf é ordenado na sequência de tabela e eventos, como os já citados neste artigo. Por abranger toda a empresa, é fundamental que o contribuinte tenha em mãos as seguintes informações:

• Tributária: corresponde às retenções de serviços tomados e prestados, retenções de impostos na fonte e contribuições previdenciárias;
• Financeira: diz respeito aos pagamentos e recebimento de serviços, pagamento de tributos e contribuições, benefícios indiretos e receitas de partidas de futebol;
• Jurídica: faz referência às ações trabalhistas e aos depósitos judiciais;
• Tecnologia: abarca interfaces, extração da informação, cadastros e segurança dos dados;
• Suprimentos: envolve o cadastro de prestadores de serviço, recebimento de notas fiscais e comercialização de produção rural.

Como enviar a EFD-Reinf

O primeiro passo para fazer a transmissão da EFD-Reinf, ou seja, enviá-la, é reunir as informações necessárias, dentre as principais estão as retenções na fonte (PIS/PASEP, COFINS, IR e CSLL). Além disso, é necessário coletar dados sobre o comércio de produção rural por pessoas jurídicas, além da contribuição previdenciária em relação à receita bruta.

Também devem ser registrados os recursos recebidos ou transferidos por associações desportivas e as retenções sobre documentos fiscais feitas através do prestador de serviços e/ou de tomadores. 

Saiba que essa escrituração está modularizada por eventos de informações, ou seja, você pode enviar diversos arquivos separados para compor a escrituração digital referente a um determinado período de apuração. 

Desse modo, para fazer o envio das informações você pode usar um aplicativo próprio transmitindo os arquivos via WebService. Assim, é possível fazer a transmissão por meio do ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Outra opção é usar o sistema disponível no Portal e-CAC que deve ser acessado através do site da Receita Federal.

Depois de enviar os eventos de informação com o fechamento do período e também enviar o fechamento do eSocial, a Declaração de Créditos e Débitos Tributários (DCTFWeb) ficará disponível no e-CAC para ser editada e transmitida, liberando o DARF para o pagamento dos tributos (impostos, taxas e contribuições).

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Como preparar a EFD-Reinf

Tanto a Reinf quanto o eSocial carregam consigo uma particularidade em relação aos demais módulos do SPED: sua transmissão é responsável pela geração de créditos tributários. A partir das últimas atualizações, as informações deverão chegar a um nível de detalhamento que não ocorria em nenhuma das exigências anteriores.

Por esse motivo, é preciso que as empresas se adaptem a essa obrigação para que não haja erro no envio dos dados.

Muitas empresas não possuem procedimentos relacionados à contratação de terceiros de maneira centralizada e uniforme ou ainda não possuem políticas formalizadas e estabelecidas para esses processos. 

Portanto, com a EFD-Reinf, haverá necessidade de maiores controles internos de integração de dados e informações dos diversos departamentos dentro da empresa. Como consequência, ocorrerá uma inevitável mudança na rotina dos profissionais envolvidos e responsáveis por essa nova obrigação acessória. 

É recomendável fazer uma análise da rotina dos colaboradores e novo desenho dos processos, promovendo uma maior integração entre departamentos fiscais, de RH, contabilidade e TI. 

Além disso, é importante realizar as adequações nos softwares de geração de informações, de forma que todas as exigências sejam cumpridas e os layouts atendidos.

Confira, a seguir, alguns passos importantes para preparar a EFD-Reinf adequadamente.

Eleja uma pessoa responsável pelo projeto

Antes de tomar as devidas providências para conduzir o envio da EFD-Reinf, é importante determinar uma pessoa responsável por assumir o projeto, que pode ser uma pessoa da empresa ou mesmo uma empresa de contabilidade especializada na área.

Elenque todas as informações

É necessário tomar o máximo de cuidado para não repassar à Receita Federal informações incorretas ou esquecidas. Portanto, é fundamental vasculhar todos os arquivos e documentos da organização para fazer o levantamento dos dados.

Para conseguir identificar todas as retenções e a contribuição previdenciária substituída, uma dica é apostar na gestão eletrônica de documentos.

Entenda a infraestrutura de TI da empresa

Muitas empresas ainda não têm uma cultura organizacional que orienta a adoção de ferramentas digitais que otimizam a rotina e garantem a confiabilidade das informações. Se a sua empresa ainda não utiliza metodologias ágeis ou não conta com um ERP, é importante redobrar a atenção.

É bem provável que suas informações sobre contratos, impostos e valores estejam dispersas em pastas, computadores ou até departamentos diferentes. 

Portanto, é importante arregaçar as mangas, organizar a empresa e eliminar esse problema de uma vez para que isso não implique em dados incorretos e consequentes punições.

Acompanhe os calendários fiscais

As rotinas dos setores fiscal e tributário são muitas, é preciso estar sempre dentro dos prazos para que o seu descumprimento não acarrete multas. Portanto, para otimizar o trabalho desses setores, é importante já saber de antemão quais são as datas das entregas e quem será o responsável por elas.

Capacite o time

Profissionais que conhecem suas obrigações e sabem como executá-las com maestria trazem uma série de ganhos para a empresa. Além de garantirem a veracidade das informações, eles aproveitam melhor o tempo realizando atividades realmente estratégicas. 

Por isso, é importante oferecer os treinamentos necessários para que todas as áreas, do financeiro ao jurídico, saibam exatamente o que precisam fazer em cada etapa. Assim, quando o prazo estiver chegando, a maior parte do trabalho já estará concluída.

Revisite os tópicos deste conteúdo

Se você chegou até aqui, já percebeu que a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela é utilizada pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

O objetivo da EFD-Reinf é realizar a escrituração de rendimentos pagos e retenções de imposto de renda, contribuição social do contribuinte (exceto aquelas relacionadas ao trabalho) e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. 

Ela substituirá, portanto, o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

A EFD-Reinf junto ao eSocial, após o início de sua obrigatoriedade, abre espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo como a RAIS e o CAGED.

Quer entender como funciona o sistema do eSocial, os eventos e as obrigações dos empregadores? Então, não deixe de baixar nosso manual do eSocial!