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No universo corporativo, as demandas de gestão estão por todos os lados. Até mesmo um recorte que considere somente a realidade do DP encontra diferentes possibilidades, sendo uma delas a gestão de documentos.

Sim, na melhor das hipóteses, uma empresa tem um processo estruturado que define como toda documentação deve ser administrada: quem guarda, como guarda, onde… e por aí vai.

Esse processo já está bem definido em sua organização? Se a resposta for “não”, seu ponto de partida está aqui, com a leitura deste artigo que vai ajudar você a entender o que é gestão de documentos e qual a forma mais eficiente de fazê-la.

Vamos tratar dos seguintes tópicos:

O que é gestão de documentos?

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A gestão de documentos é o processo que compreende a geração, organização e o arquivamento correto e seguro dos documentos de uma empresa. Algo que, na ótica do DP, compreende contratos, guias de impostos, folhas de ponto e pagamentos, entre outros.

Cada empresa vai fazer essa organização à sua própria maneira, podendo escolher entre uma gestão física ou digital. Em todo caso, é importante que a gestão considere a natureza de cada documento e suas especificidades de manuseio.

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Isso significa, por exemplo, definir diretrizes para classificar documentos, determinar permissões de acesso, assim como facilitar seu acesso e uso por pessoas autorizadas no dia a dia.

Eventualmente, a gestão de documentos também considera a eventual eliminação de arquivos que, por algum motivo, não sejam mais necessários e que, por lei, já podem ser descartados.

Gestão de documentos tradicional e gestão via software

A gestão de documentos pode ser feita de duas formas: com o uso de papel e arquivos físicos, criando um processo manual ou usando a tecnologia a partir da adoção de documentos eletrônicos e um sistema próprio de GED.

GED é sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, a solução mais moderna para organizar e armazenar os documentos de uma organização.

Por si só, a gestão tradicional, quando bem estruturada, promove benefícios para a empresa. Porém, frente à crescente digitalização de processos e da demanda por um DP mais estratégico, a adoção de um software é uma solução cada vez mais buscada.

Por que é importante fazer gestão de documentos?

Em linhas gerais, a importância traduz quais são os objetivos principais da gestão de documentos: tornar a rotina do DP mais produtiva e assegurar que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.

É sempre bom lembrar que o DP é responsável por intermediar a relação da organização com cada pessoa contratada, cuidando da parte burocrática desde a admissão à rescisão contratual.

Com isso, o setor lida com um alto volume de documentos de grande importância para a empresa. Todos precisam ser facilmente encontrados quando a necessidade de alguma consulta ou alteração surgir.

Assim, uma boa gestão assegura que o DP encontre tudo o que precisa, quando precisa, sem precisar lidar com perdas, extravios e atrasos causados por qualquer outro tipo de problema com os documentos.

Planilhas de RH e DP

A disponibilidade de informações também assegura que o setor possa conferir o cumprimento de obrigações acessórias e que a empresa consiga apresentar dados solicitados por fiscalizadores ou juízes.

Confira outras leituras que podem ser úteis a você:

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e qual sua importância, podemos avançar para os principais benefícios que seu DP ― e sua empresa como um todo ― podem colher. Veja só:

Redução de custos

Uma gestão de documentos bem feita reduz gastos desnecessários porque evita a perda de documentos e a necessidade de reimpressão. Quando feita via software, pode até eliminar esses gastos.

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Quanto a isso, tenha em mente a seguinte informação levantada a partir de uma pesquisa conduzida pela consultoria Gartner: cerca de 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento e armazenagem. Ainda, 50% do desperdício nas organizações é com papel.

É por essa razão que a gestão de documentos é benéfica para o orçamento. E podemos acrescentar também a otimização da rotina do DP (e de outros setores) na conta. Quando é mais fácil encontrar a documentação necessária, ganha-se tempo para dedicar a ações mais estratégicas e rentáveis.

Mais agilidade nos processos

Por falar em ganho de tempo, a boa gestão de arquivos leva a uma organização documental baseada na natureza, necessidade de uso e nível de sigilo.

Com isso, cria um sistema que facilita o acesso a informações que são usadas constantemente, além de manter dados sensíveis protegidos por diferentes estratégias de limitação de acesso e proteção contra invasão e roubo de dados.

Quando a gestão é bem feita, alguém que precise de um documento não vai levar mais de alguns poucos minutos, quando muito, para encontrá-lo. Essa agilidade existe, sobretudo, com o uso de um software de gestão de documentos.

Ferramentas tecnológicas contam com mecanismos de busca que simplificam todo o processo. Isso se aplica, inclusive, para quem busca documentos sigilosos e precisa ter suas credenciais conferidas para garantir o acesso.

Um software, com seus recursos de proteção de dados, também simplifica o processo de verificação de identidade e permissões, assegurando que somente pessoas autorizadas acessem documentos sensíveis ― e sem demora.

Padronização dos processos

Parte do entendimento sobre o que é gestão de documentos passa por compreender que é preciso definir um padrão de classificação para a organizar as informações que o DP ― e a empresa como um todo ― coletam.

Essa padronização garante o armazenamento correto e a facilidade de identificação, o que torna os processos mais ágeis e melhores. Isso contribui para que o DP não perca prazos e nem cause prejuízos à organização.

Algo que também favorece a relação com os colaboradores e ajuda a fortalecer a imagem da organização perante os públicos interno e externo.

Certamente, é possível definir as diretrizes para a padronização no processo de gestão de documentos tradicional. Porém, a tarefa é mais desafiadora do que quando a empresa conta com a tecnologia.

Isso porque softwares de GED têm recursos que facilitam a classificação de documentos e contribuem para uma padronização mais intuitiva.

Garantia de segurança jurídica

Ainda, é preciso lembrar que os documentos são uma prova de que a empresa está agindo em conformidade com as leis. Dois bons exemplos disso são o registro da folha de ponto e a de pagamentos.

Esse documento indica se a organização está respeitando os limites para a duração de jornada de cada colaborador com base no que foi acordado em contrato e no que é determinado pela CLT.

Por sua vez, a folha de pagamentos mostra se eventuais horas extras estão sendo pagas ou não.

Entretanto, para que consiga usar esses documentos a seu favor, seja diante de uma fiscalização do Ministério do Trabalho ou de uma ação na Justiça do Trabalho, o DP precisa conseguir se organizar.

Do contrário, corre o risco de perder esses documentos e as provas que dão segurança jurídica à organização. Outro risco é o de ter os registros, mas não buscar a sua validação.

Quanto a isso, é bom saber que um bom software conta com uma solução de assinatura eletrônica para a validação de documentos digitais. O que também facilita o processo para o DP e os colaboradores da empresa.

DP mais estratégico

Para o DP, a gestão de arquivos favorece uma rotina menos atribulada, mais prática e que abre espaço para novas possibilidades de atuação.

De modo geral, quanto menos tempo o setor gasta com burocracias, mais chance tem de começar a usar as informações que compila para ajudar estrategicamente os negócios.

Quer um exemplo? Se o DP conseguir analisar todas as folhas de ponto e cruzar as informações com a folha de pagamentos, vai poder dizer se há excesso de horas extras consumindo o orçamento da empresa.

Com isso, vai poder sugerir a adoção de medidas que favoreçam a produtividade ou até mostrar porque aumentar a equipe pode ser mais vantajoso para a organização.

O grande porém é que, para fazer isso, o DP precisa ter em mãos esses documentos e dispor de tempo para fazer sua análise. Se a gestão é ruim, os profissionais do setor vão passar mais tempo procurando informações do que usando-as de forma estratégica.

Quais os principais desafios de fazer uma gestão de documentos?

Fazer uma boa gestão de documentos não é tarefa simples, inclusive porque muitas empresas tendem a negligenciar a importância de organizar sua documentação. Confira a seguir os principais desafios:

Falta de espaço físico

Se toda documentação da empresa é impressa, a gestão de documentos carece de espaço físico disponível para pastas, caixas e arquivos.

A questão é que novos documentos são gerados com relativa frequência, o que aumenta o volume de papel que fica sob a gestão do DP. Consequentemente, aumenta também a demanda por espaço físico.

Eventualmente, pode ser preciso ampliar o espaço da empresa, alugar uma sala extra ou até contratar um parceiro terceirizado para armazenar em suas dependências documentos menos usados no dia a dia.

Problemas de segurança

Outro grande desafio, sobretudo no caso da gestão de arquivos tradicional, é manter os dados da empresa a salvo, especialmente os sigilosos.

É possível recorrer ao uso de arquivos com chave, cofres e a salas com controle e registro de acesso, por exemplo. Em todo caso, essa gestão exige supervisão ativa para evitar que uma pessoa não-autorizada consiga acessar papéis com informações sensíveis.

Um risco que merece atenção maior nos dias de hoje em razão das diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A violação da privacidade de funcionários e outros agentes pode levar ao pagamento de multas, o que certamente sua empresa quer evitar.

Extravio ou perda de documentos

O extravio ou a perda de documentos acontece, na maioria das vezes, quando não há processos e padrões de gestão bem definidos.

Sem regras claras e um bom sistema, quem retira documentos do arquivo pode demorar mais do que o previsto para devolver, fazer a devolução de forma equivocada ou até “perder” o papel em meio a outras informações impressas.

Quando a empresa e o DP não se preocupam com a gestão de documentos, cada informação fica em um local, sem ter um espaço único para a guarda dos arquivos. Com isso, as chances de confusão aumentam.

Categorização dos documentos

A falta de um sistema está comumente atrelada à dificuldade de definir regras para categorizar documentos e, então, organizá-los de forma prática e simples.

De fato, essa tarefa pode ser bem complexa. É preciso considerar a natureza de cada documento, sua frequência de uso e o grau de sigilo. Assim, categorias são criadas de modo a definir o que deve ser arquivado de forma a facilitar o acesso e o que precisa de camadas de proteção.

Isso demanda um conhecimento profundo das rotinas do DP e de tudo o que o setor pode precisar ter à mão no dia a dia.

O ideal é conseguir definir um sistema antes de começar a classificar os documentos e organizá-los de maneira definitiva. Assim, evita-se a necessidade de parar e refazer a categorização porque algo deixou de ser considerado antes.

Tempo gasto na gestão

Com tudo isso, fica fácil perceber que a gestão de documentos pode ser trabalhosa e demandar tempo, sobretudo no período de implementação.

Essa questão pode ser considerada um entrave para muitos DPs que, ignorando os riscos de uma gestão mal feita ou até inexistente, optam por não adotar medidas para gerir seus arquivos de forma eficiente.

Quanto a isso, fica o lembrete de que, uma vez que a sistematização for definida e os processos forem compreendidos, as etapas da gestão passam a fluir com mais facilidade e agilidade. Especialmente quando há uso de tecnologia.

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

Enfim, se apresentamos os desafios, nada mais justo do que ajudar você a entender como vencê-los e fazer uma gestão de documentos eficiente, não acha? Acompanhe:

  • Passo 1: Tenha um espaço estruturado para o armazenamento;
  • Passo 2: Entenda o uso e necessidade de armazenamento:
  • Passo 3: Defina políticas claras para armazenagem e acesso;
  • Passo 4: Inicie o processo de digitalização dos documentos.

Tempo necessário: 30 dias

Agora, vamos entender melhor o que cada passo para uma gestão de documentos eficiente compreende:

  1. Tenha um espaço estruturado para o armazenamento

    Temos indicado que a adoção de um software é uma excelente ideia para uma gestão de documentos eficiente, mas há um processo até a digitalização completa do DP.
    Por essa razão, o primeiro passo ainda considera o uso de papéis e a gestão tradicional, indicando a importância de ter um espaço estruturado para a guarda dos documentos.
    Essa estrutura significa contar com pastas, caixas, arquivos físicos sem e com chave e outros mecanismos de restrição de acesso, além de recursos que favoreçam a categorização, como etiquetas ou um sistema de cores.
    Ter um espaço definido é importante para evitar que parte da documentação esteja em um lugar, parte em outra e isso faz com que seja difícil encontrar qualquer informação no dia a dia.
    Tenha em mente que esse espaço deve comportar o volume atual de papéis da empresa e considerar a produção de novos documentos, sobretudo se a organização não quiser evoluir para o uso de documentos eletrônicos e arquivos digitais.

  2. Entenda o uso e necessidade de armazenamento

    A gestão de documentos deve considerar quais informações precisam ser acessadas facilmente com frequência e quais são as regras de armazenagem em relação ao prazo definido por lei.
    Já sugerimos isso antes. O que é de uso recorrente para o cumprimento de tarefas do DP deve ser encontrado sem dificuldades no arquivo. Em contrapartida, o que é raramente usado não precisa ficar tão ao alcance das mãos.
    É por isso que a etapa de organização deve considerar a necessidade de uso.
    Ainda, o DP pode se valer dos prazos de armazenamento para saber se, de fato, precisa manter toda a papelada que a empresa já tem. Por exemplo, alguns documentos, como uma carta de demissão, devem ser armazenados por apenas cinco anos.
    Entretanto, outros que são compreendidos como mais importantes, como é o caso dos documentos que atestam a quitação de obrigações com a Previdência Social dos colaboradores devem ser guardados por pelo menos 30 anos.

  3. Defina políticas claras para armazenagem e acesso

    Outro passo importante é definir as diretrizes para uso e transporte de cada tipo de documento, bem como para manter um padrão de armazenamento que faça sentido para o DP.
    As políticas de uso devem indicar quais arquivos podem ser acessados por qualquer pessoa e quais devem ter acesso restrito. Também devem orientar quanto às formas de solicitação de retirada de documentos e os protocolos para envio de dados a outras pessoas.
    Tudo isso favorece a segurança e a fluidez do processo de gestão, além de evitar extravios, perdas ou danos aos documentos da empresa.

  4. Inicie o processo de digitalização dos documentos

    Por último, lembre-se que uma gestão de documentos eficiente caminha em direção à digitalização de todo o processo, e isso começa com a digitalização dos documentos.
    A ideia é se apoiar na tecnologia para ir substituindo gradativamente o papel pelo digital. Algo que já faz parte da rotina de qualquer DP graças à CTPS Digital e ao eSocial, e que pode ir muito além com a adoção das soluções adequadas.
    Aos poucos, seu DP e sua empresa vão trocar arquivos físicos pelo armazenamento em nuvem e adotar recursos como a assinatura eletrônica para validar os mais diversos tipos de documentos.
    Essa mudança favorece uma gestão mais eficiente porque:
    • reduz ou elimina o uso do papel;
    • leva ao uso de softwares que favorecem a categorização e organização de documentos;
    • evita que documentos sejam extraviados, já que ficam acessíveis por meios digitais;
    • aumenta a segurança de dados, uma vez que ferramentas digitais têm mais recursos de restrição de acesso e proteção contra vazamentos e roubos;
    • otimiza a rotina do DP, já que softwares têm mecanismos de busca que permitem que qualquer informação seja localizada em poucos instantes.

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Quais as outras dúvidas sobre gestão de documentos?

Caso tenha ficado com alguma dúvida sobre o assunto, confira aqui as principais ideias que compartilhamos sobre gestão de documentos:

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um processo que sistematiza a forma de organizar, armazenar e acessar os documentos de uma empresa e, de forma específica, de seu DP.
Assim, define diretrizes sobre como e onde cada documento deve ser armazenado e quais são as regras e processos para acessar, enviar para terceiros e guardar essas informações de volta no arquivo.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Os principais benefícios de uma gestão de documentos bem feita são:
• Redução de custos;
• Mais agilidade nos processos;
• Padronização dos processos;
• Garantia de segurança jurídica;
• DP mais estratégico.

Quais os maiores desafios da gestão de documentos?

• Por sua vez, os principais desafios para uma gestão de arquivos eficiente são:
• Falta de espaço físico;
• Problemas de segurança;
• Extravio ou perda de documentos;
• Categorização dos documentos;
• Tempo gasto na gestão.

Quais os passos para uma boa gestão de documentos?

Em suma, são quatro os passos para fazer uma gestão de documentos eficiente:
• Estruturar um espaço para o armazenamento;
• Entender o uso e necessidade de armazenamento de cada documento;
• Definir políticas claras para armazenagem e acesso;
• Iniciar ou manter um processo de digitalização dos documentos.

Para encerrar o assunto… 

Antes que você vá, ressaltamos que os desafios da gestão são mais facilmente vencidos com a adoção de soluções que favorecem a organização e a definição de diretrizes de armazenamento a acesso aos documentos.

Por isso, batemos na tecla de que vale a pena seguir o passo a passo que indicamos aqui e definir uma rotina para, gradualmente, digitalizar os documentos e os processos do DP.

Além de gerar economia, a digitalização simplifica toda a gestão, aumenta a segurança de dados e abre espaço para uma atuação mais estratégica.

Aliás, essas são só algumas das vantagens de buscar uma solução própria para a gestão de arquivos. Para saber mais sobre o assunto, confira 10 vantagens de ter um software para gestão de documentos eletrônicos!

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