GFIP: entenda o que é por que se preocupar com ela

Para que uma empresa esteja em dia com todos os seus deveres, é necessário estar atento a uma série de obrigações acessórias. Uma delas é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Ela faz parte da rotina do Departamento Pessoal (DP) e veio como uma forma de otimizar essa tarefa, oferecendo diversas informações, inclusive a respeito do tempo de contribuição do trabalhador.

Por meio da GFIP houve uma melhora considerável na gestão de pagamentos e na desburocratização do atendimento da Previdência Social.

Isso faz com que a empresa consiga arcar com suas obrigações de maneira mais simples, evitando multas, juros, retificações e até mesmo pagamentos em duplicidade.

Você não quer que a sua empresa passe por nada disso, certo? Então, leia esse artigo e compreenda tudo o que você precisa saber sobre a GFIP. Para acessar um assunto específico, navegue pelo menu a seguir:

• O que é GFIP
• Qual a importância da GFIP?
• Quem deve gerar a GFIP?
• Quem não precisa emitir a GFIP?
• Como funciona a emissão da GFIP para MEI?
• Como consultar a GFIP de uma empresa?
• Como emitir o GFIP?
• Quais informações devem estar na GFIP?
• O que mudou em relação a GFIP?
• Quais são as vantagens de emitir a GFIP?
• Quais são os prazos de emissão e entrega da GFIP?
• Quais os principais prejuízos em perder os prazos e não emitir a GFIP?
• Qual a relação da GFIP e o FGTS?
• Principais dúvidas sobre a GFIP!
• Tudo certo sobre a GFIP?

O que é GFIP?

GFIP significa “guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social”. É um documento que reúne as principais informações dos vínculos empregatícios e remunerações dos segurados da Previdência Social.

Esse método de pagamento entrou em cena a fim de substituir a antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE) que estava em vigor desde 1999.

A mudança aconteceu principalmente para que o novo documento portasse dados de interesse para a Previdência Social, como a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Isso se deu por meio da Lei Federal no 9.528, de 10 de dezembro de 1997, que passou a obrigar as empresas a oferecerem ao INSS todos os dados relativos aos fatos geradores de contribuições previdenciárias.

Dados estes que são posteriormente utilizados nos cálculos para concessão de benefícios previdenciários.

No artigo 32 da lei citada, consta:

“Inciso IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, por intermédio de documento a ser definido em regulamento, dados relacionados aos fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS.

1º O Poder Executivo poderá estabelecer critérios diferenciados de periodicidade, de formalização ou de dispensa de apresentação do documento a que se refere o inciso IV, para segmentos de empresas ou situações específicas.

2º As informações constantes do documento de que trata o inciso IV, servirão como base de cálculo das contribuições devidas ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, bem como comporão a base de dados para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários.

3º O regulamento disporá sobre local, data e forma de entrega do documento previsto no inciso IV.”

Além do recolhimento dos valores do FGTS, o documento passou a ter um caráter declaratório, logo, deve ser enviado mensalmente, mesmo que não haja pagamentos a serem feitos pela empresa. 

Qual a importância da GFIP?

A GFIP é importante porque mantém em apenas um determinado lugar as informações referentes à jornada de trabalho dos funcionários, fazendo com que haja economia de tempo na busca por informações para a Previdência. 

Dessa forma, o serviço dos postos do INSS pode ser otimizado, já que todos os dados estão centralizados e atualizados.

O certificado digital é uma ferramenta que funciona como uma identidade eletrônica. Ele permite que as pessoas consigam assinar documentos a distância tendo a mesma validade jurídica de uma assinatura feita a punho no papel e sem precisar de reconhecimento de firma no cartório. 

Dessa maneira, a Guia de Recolhimento do FGTS também pode ser emitida via internet, com os dados dos vínculos empregatícios.

Portanto, o certificado digital funciona como uma identidade virtual, ou seja, é usado pela pessoa jurídica ou física como forma de transmitir diversos dados fiscais — e ele está inteiramente ligado à GFIP.

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Além disso, essa guia ajuda as empresas a se organizarem para criar no negócio o hábito de responsabilidade em comprovar o tempo de contribuição dos seus colaboradores, bem como os salários recebidos por eles — afinal, essa obrigação não é do funcionário.

O intuito desse aparato é otimizar e tornar o processo referente ao recolhimento do FGTS mais rápido e prático. A isso, soma-se uma certa facilidade para os empregadores na hora de declarar os pagamentos. 

O maior controle das informações ligadas ao trabalho pelo INSS e pela previdência também é um importante benefício do GFIP.

Dessa forma, o certificado digital é um grande facilitador no que se refere à otimização de tempo. Isso porque os órgãos fiscalizadores conseguem filtrar as informações de maneira mais rápida e certificar se são verídicas ou não.

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Quem deve gerar a GFIP?

Todas as pessoas, físicas ou jurídicas, que recolhem o FGTS ou prestam informações à Previdência Social sobre a remuneração dos seus empregados, vínculos empregatícios e movimentações de seus trabalhadores devem, obrigatoriamente, apresentar a GFIP.

Portanto, preencher e gerar a GFIP é tarefa das empresas. Essa obrigação deve ser feita de maneira bem cautelosa, pois um pequeno erro pode gerar grandes dores de cabeça, como levar ao pagamento de multas. 

Os dados que precisam ser informados no momento da geração são:

• bases de incidência do FGTS;
• salário-maternidade;
• salário-família;
• compensação;
• informações cadastrais do empregador.

As empresas devem entregar mensalmente a GFIP no momento de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço do funcionário em questão.

Essa guia não é obrigatória para casos de entrega de documentações públicas, afinal, os servidores são ligados a outro regime de previdência.

Além disso, empresas inativas, inadimplentes ou sem movimento devem encaminhar a GFIP ao menos uma vez no ano, informando a situação em que se encontram, o que possibilita a atualização cadastral e a não geração de multas.

Empresas que não estão pagando seus encargos em dia devem, obrigatoriamente, entregar a GFIP. 

Nesse caso, a empresa é considerada inadimplente pelo INSS, diferente de quem não entrega a declaração e, tampouco, paga os encargos, vista neste caso como sonegadora.

Por norma, o INSS oferece duas opções ao contribuinte: ser inadimplente ou sonegador.

Quem não precisa emitir a GFIP?

Como mencionamos, os órgãos públicos são desobrigados de entregar a GFIP. Isso ocorre porque os servidores estatutários são vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social — RPPS.

Como funciona a emissão da GFIP para MEI?

O MEI pode contratar um único funcionário que receba até um salário mínimo ou piso salarial de sua categoria profissional, se for determinado por lei ou convenção coletiva de trabalho. O custo da contratação será de 11% do salário pago.

Nesse caso, ele é obrigado a fazer o recolhimento mensal do FGTS, preencher e entregar a GFIP à Caixa Econômica Federal até o dia 7 do próximo mês. 

Caso a GFIP tenha apenas dados referentes ao 13º salário, a entrega é até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.

Para saber ainda mais sobre o 13º salário, assista ao vídeo abaixo antes de continuar:

Esse tipo de empreendedor deve seguir as instruções da ADE Codac n.º 49/09 e n.º 21/12. Na prática, o MEI gera a GFIP por meio do sistema denominado Conectividade Social da CEF.

Primeiro, o usuário deve baixar o programa do gerador de certificado digital no portal da Conectividade da Caixa e seguir as instruções apresentadas. 

Ele gerará uma certificação que pode ser salva em um pen drive formatado. Com isso, o MEI terá o que é chamado de chave PRI e poderá enviar a GFIP pelo programa.

Conforme a legislação, o MEI deverá preencher os campos da seguinte forma:

• SIMPLES: não optante;
• outra entidade: 0000;
• alíquota RAT: 0%;
• código GP: 2100;
• período de início e fim da compensação: mesmo mês (competência) da GFIP;
• valor da compensação: colocar valor de 17% sobre a remuneração paga.

Quais são as penalidades para o MEI que não emitir a GFIP?

Se o MEI não entregar a GFIP dentro do prazo, deixar de enviá-la ou apresentá-la com erros e omissões, ele pode pagar uma multa de 2% sobre as contribuições até um máximo de 20% — mesmo que elas tenham sido pagas.

Outra pena é a impossibilidade de emitir Certidão de Débitos de Tributos Federais e Dívida Ativa da União, o que dificulta obtenção de empréstimo e negociações do MEI.

Como consultar a GFIP de uma empresa?

A GFIP deve ser elaborada no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e transmitida por meio do Conectividade Social.

Dito isso, é preciso mencionar que a consulta pode ser realizada de duas maneiras e o modo escolhido será determinado se a guia foi paga ou não.

Caso a guia ainda não tenha sido paga, ela pode ser consultada por meio do SEFIP. Para isso, basta clicar em “Relatórios RE”.

Em seguida, é necessário clicar em “Arquivo SEFIP”. Nessa etapa, será necessário informar o final do arquivo SFP que foi salvo quando o contador enviou os arquivos.

A segunda maneira de consulta é quando a guia já foi paga. Nesse caso, é só acessar as informações no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC), no site da Receita Federal.

Como emitir o GFIP?

A GFIP deve ser preenchida e entregue pela internet por meio do sistema Conectividade Social, como mencionamos acima.

Usar o sistema não é nada complicado. A primeira coisa a se fazer é realizar uma exportação do próprio sistema que a empresa utiliza para fazer a folha de pagamento. 

Após isso, basta exportar esse arquivo diretamente para o Sistema SEFIP e seguir estes passos:

1. Confira os valores carregados no programa;
2. Clique em Executar e, em seguida, em Sim;
3. Depois, clique em salvar.

Observação importante: não modifique o nome do arquivo.

Como transmitir o arquivo via Conectividade Social?

Agora que você já emitiu o arquivo, está na hora de realizar a transmissão da GFIP via Conectividade Social.

Passos para transmitir a GFIP:

1. Acesse o site Conectividade Social ICP
   Utilize seu certificado digital para acessar o site.
2. Envie o arquivo SEFIP
   Selecione Caixa Postal -> Nova Mensagem -> Envio de arquivo SEFIP.
3. Informe o Município de Arrecadação
   Escreva o nome do município em que a empresa está situada.
4. Anexe o arquivo do sistema SEFIP
   Preencha o nome da mensagem e anexe o arquivo que fez no sistema SEFIP.
5. Salve o Protocolo de Envio
   O protocolo será necessário futuramente.
6. Abra novamente o SEFIP
   Acesse novamente o sistema SEFIP do início deste passo a passo.
7. Encontre o arquivo ICP
   Vá em Relatório -> GRF -> Arquivo ICP
8. Abra o arquivo do protocolo
   Selecione o arquivo do protocolo e clique em abrir.
9. Imprimir as guias
   Elas estarão disponíveis após a solicitação de abertura.

Quais informações devem estar na GFIP?

Existem algumas informações obrigatórias que devem estar presentes nesse documento.

Confira a lista abaixo e não cometa erros na hora de realizar a declaração GFIP:

• todos os dados de identificação relevantes da empresa:
  • nome e razão social;
  • CNPJ;
  • endereço;
  • outros que julgar relevantes.
• fatos que geram contribuição previdenciária na empresa;
• informações de identificação de todos os funcionários;
• valor de recolhimento do FGTS;
• valor de contribuição ao INSS;
• remuneração bruta, incluindo e discriminando possíveis benefícios.

O que mudou em relação à GFIP?

Desde 2021, se iniciou a substituição do GFIP pela DCTFWeb. A Receita Federal informou que essa mudança faz parte de um Programa de Unificação dos Créditos Tributários, cujo objetivo é simplificar a administração das obrigações tributárias.

A principal mudança com a substituição do GFIP pela DCTFWeb é o fato que a guia GFIP anterior era uma Guia de Previdência Social (GPS). Agora, o documento se tornou uma Arrecadação de Receitas Federais (DARF) Previdenciário.

A DCTFWeb é gerada a partir dos dados do eSocial, uma plataforma online desenvolvida pelo Governo Federal. Ela foi criada para unificar a entrega de pelo menos 15 obrigações da área trabalhista para pessoas jurídicas e físicas na EFD-Reinf.

Quer saber um pouco mais sobre o eSocial? Assista ao vídeo a seguir:

A mudança coloca o SEFIP em desuso, já que a entrega da guia é feita via e-CAC. Assim, depois do envio das informações, o e-CAC firma os dados de débitos e créditos para calcular o valor que a empresa deve pagar pelas contribuições previdenciárias e ao FGTS.

Por fim, uma dúvida muito comum relacionada ao “GFIP 13º salário” é que não existe mais a obrigatoriedade de enviar o SEFIP 13º.

Anteriormente às mudanças, a SEFIP de competência 13 possuía valores de base de cálculo da Previdência Social referente à folha do 13° salário.

Quais são as vantagens de emitir a GFIP?

Agora que já sabemos um pouco mais sobre o que é GFIP, sua importância e as formas de emiti-la, vamos pontuar as suas principais vantagens dessa guia. Afinal, esse serviço está inteiramente ligado aos funcionários da sua empresa e os seus respectivos direitos.

As vantagens de emitir a GFIP são:

• segurança;
• praticidade;
• otimização;
• individualização.

Segurança

Com o uso da GFIP, a empresa está assegurada, pois todas as informações sobre ela e seus funcionários podem ser acessadas pela Previdência de forma exclusiva.

Praticidade

As empresas que adotam esse sistema contam com uma maior praticidade na resolução de problemas ligados a salário e dados dos colaboradores, visto que todas as informações são armazenadas em um lugar específico.

Otimização

A GFIP foi criada com a intenção de substituir a GRE-FGTS, fazendo com o que o processo fosse mais ágil e dinâmico. 

Assim, atualmente, os processos são bem mais práticos, por haver a simplificação de documentos exigidos pela Previdência.

Individualização

Com a GFIP, o empreendimento pode realizar depósitos de valores referentes ao FGTS nas contas que estão vinculadas aos colaboradores de maneira separada, evitando que haja algum erro nesse processo de transferência.

Existem casos isolados que não exigem recolhimento ao FGTS e dados ligados à Previdência. 

Nesse contexto, o funcionário precisa se integrar à Conectividade Social a fim de receber um arquivo indicando a falta de gerador que, por sua vez, é mostrado na tela de abertura do movimento.

Quais são os prazos de emissão e entrega da GFIP?

É importante conhecer os prazos para envio da GFIP para evitar complicações. 

O envio do documento no aplicativo Conectividade Social é mensal e deve ser feito até o dia sete do mês subsequente à remuneração dos profissionais. 

Caso não haja expediente bancário na data limite, é preciso antecipar o pagamento para o dia útil anterior. 

Quando a guia GFIP envolve o recolhimento ao FGTS, o pagamento deve ser feito, pelo menos, dois dias úteis antes da data de vencimento. 

Já o prazo para o envio da guia referente ao 13º salário é até o dia 31 de janeiro do ano seguinte. 

Quais os principais prejuízos em perder os prazos e não emitir a GFIP?

Como vimos, preencher corretamente e emitir a GFIP é uma obrigação da empresa e essa função, normalmente, é realizada pelo Departamento Pessoal. 

Mas você sabia que enviar a guia com erros ou não enviá-la pode trazer penalidades para a empresa?

Caso a guia gerada não seja quitada dentro do prazo estabelecido, a empresa precisa pagar uma multa de 2% ao mês sobre o valor total das contribuições informadas na guia. 

O percentual é acrescido de 2% a cada mês de atraso acumulado. Assim, caso o pagamento não seja feito por dois meses consecutivos, o acréscimo passa a ser de 4% e assim por diante, até o teto de 20%. 

Há, ainda, um valor mínimo para as multas, que começa em R$ 200,00 para empresas sem movimentação financeira e R$ 500,00 nos demais casos.

Para evitar multas, é fundamental que Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou a pessoa responsável pela emissão da GFIP tenham controle e organização sobre todas as informações e prazos para envio da guia. 

No caso de envio com erros, é necessário realizar a retificação das informações por meio do sistema SEFIP. Dessa forma, será gerada uma nova guia em substituição a que apresentou dados incorretos. 

A retificação também permite incluir colaboradores que foram esquecidos ou omitidos e você pode excluir a GFIP incorreta, diretamente pelo sistema. 

Qual a relação da GFIP e o FGTS?

A GFIP, como já explicamos, é a Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). Portanto, como o próprio nome sugere, é um conjunto de informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social. 

O FGTS, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, possui uma taxa fixa de 8% do salário mensal dos colaboradores que atuam no regime CLT. Já o GFIP é o recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

Desse modo, conclui-se que a GFIP contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações necessárias ao cálculo e recolhimento de outros valores. 

Cabe ressaltar que todas as empresas, sem exceções, estão obrigadas a entregar a GFIP. Nesses casos, quando não há o recolhimento de FGTS dos trabalhadores, a GFIP deve ser entregue em caráter declaratório da informação.

Principais dúvidas sobre a GFIP!

Como você viu, a GFIP reúne as principais informações dos vínculos empregatícios da empresa, alimentando a base de dados do INSS e servindo também como um facilitador burocrático para o empregador.

Para sanar suas dúvidas sobre o assunto, confira o FAQ abaixo:

Tudo certo?

Agora você já está munido de todas as informações a respeito da guia GFIP e sua transmissão.

É muito importante que todo esse processo seja feito a tempo a fim de evitar multas e também garantir todos os direitos dos colaboradores, evitando, assim, possíveis processos trabalhistas.

Não pare os seus estudos por aqui, continue aprendendo com o Tangerino. Leia o nosso guia da contabilidade digital e fique por dentro de todas as obrigações da sua empresa!