Entenda O Que É O Certificado Digital e Como Ele Aumenta a Produtividade do DP

O certificado digital é uma espécie de identidade virtual que permite que dá validade jurídica para documentos virtuais.

Para o Departamento Pessoal, ela é uma forma de os colaboradores assinem documentos com validade legal. Um exemplo muito prático da rotina do DP é a folha de ponto (que por lei, precisa ser assinada pelo colaborador).

O certificado digital é um recurso que acompanha a tendência da digitalização progressiva, dando adeus aos amontoados de papel sem abrir mão da segurança dos dados.

Confira tudo o que você precisa saber sobre esta tecnologia, como aplicá-la corretamente no ambiente de trabalho e muito mais. 

Confira os principais tópicos abordados neste artigo e boa leitura!

O que é certificado digital?

O certificado digital é como uma espécie de documento de identidade, garantindo a veracidade durante a assinatura de documentos digitais e outras transações.

Ela utiliza chaves criptográficas a fim de garantir a identificação segura do indivíduo ou instituição. Ela serve para autenticar assinatura de documentos como notas fiscais, contratos, folhas de ponto etc.

Toda esta segurança faz com que uma assinatura digital baseada nesta tecnologia seja legalmente válida. Isto é especialmente útil para as empresas que buscam agilidade ou lidam com trabalhadores remotos.

O certificado digital é composto por:

• Nome do indivíduo ou pessoa jurídica;
• Chave pública associada ao CPF ou CNPJ;
• Assinatura digital da Autoridade Certificadora Confiável (empresa que presta o serviço).

Mas frente a tudo isso, como o certificado digital chegou à configuração que vemos hoje. Veja abaixo. 

Como surgiu o certificado digital? 

No Brasil, o certificado digital foi implementado pela Medida Provisória nº 2.200-2 em 2001 a fim de “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”.

A partir deste marco, as Autoridades Certificadoras mencionadas na medida passaram a comercializar o serviço que foi se popularizando à medida que mais e mais empresas apostam na transformação digital.

Este efeito ganhou velocidade com a pandemia do Covid-19 em 2020 que bateu um recorde de emissão de certificados digitais, 600 mil em um único mês, segundo a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD). 

Já em 2022 a associação conta que foram mais de oito milhões de certificados ICP-Brasil, um crescimento de 9,4% em relação ao ano anterior.

Em parte, esta tecnologia permitiu que as diversas empresas continuassem com suas atividades durante o período de isolamento social. 

Mas existe somente um tipo de certificado digital? Descubra os principais e quando aplicá-los.

Quais são os tipos de certificados digitais

No total existem 12 tipos de certificados digitais, mas eles podem ser resumidos em 5 categorias. Elas são as seguintes

• Certificado tipo A: usado para assinatura digital;
• Certificado tipo S e T: certificados de sigilo empregados para proteger informações de pessoas não autorizadas;
• Certificado tipo A CF-e-SAT: desenvolvido para equipamentos do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico;
• Certificado tipo OM-BR: feito especialmente para equipamentos metrológicos. 

Depois de conhecer estes cinco tipos, é muito comum se deparar com a pergunta: qual o tipo de certificado digital ideal para implementar em minha empresa?

Bem, para as atividades de DP existem duas escolhas claras, o tipo A1 e A3, confira a seguir suas características.

Certificado digital A1 ou A3: conheça as diferenças entre os modelos

O certificado digital tipo A tem um objetivo principal: identificar o assinante independentemente de ele ser pessoa física ou jurídica. 

No meio empresarial, os tipos mais comuns são o A1 e o A3, veja abaixo as diferenças entre cada um.

Principais diferenças entre o Certificado Digital A1 e A3

O que é certificado digital A1

Este tipo é instalado diretamente no computador do interessado, funcionando através de duas chaves criptográficas (pública e privada) e tem algumas características:

• Pode ser utilizado em diversos computadores ao mesmo tempo;
• Ser importada por softwares para emissão de notas fiscais;
• Tem suporte para backup;
• Não depende de dispositivos externos para a assinatura de documentos;
• Não precisa de uma leitora de cartões;
• Tem validade de um ano.

O que é certificado digital A3

Uma das grandes diferenças entre o certificado digital A1 e A3 é que o segundo fica armazenada em uma mídia física, normalmente um cartão ou um token (pen drive).

• O certificado A3 não pode ser copiado, tendo alto nível de segurança;
• É facilmente levado para qualquer lugar;
• Validade de cinco anos.

Para que serve um certificado digital?

O certificado digital é uma espécie de identidade capaz de autenticar documentos, garantindo a segurança e privacidade dos envolvidos.

Existem inúmeras aplicações práticas para o dia a dia, inclusive dentro de uma empresa: 

• Assinatura de documentos: independentemente se forem contratos ou outros papéis oficiais da empresa, tudo isso pode ser feito de forma 100% online e com respaldo legal;
• Envio de declarações para o governo;
• Realizar transações bancárias;
• Emissão de documentos oficiais;
• Assinatura de procurações eletrônicas; etc.

Onde houver a necessidade de garantir a autenticidade de um documento, há espaço para a implementação de certificados digitais. 

O que nos leva a próxima pergunta, confira só se você precisa de um certificado digital.

Confira as sugestões de leitura a seguir!

• Como Fazer a Gestão de Documentos?
• Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
• Segurança da Informação na Gestão de Documentos: Como Garantir?
• Software de Gestão de Documentos Eletrônicos: 10 vantagens Para Se Ter Um

Quem precisa de um certificado digital?

O número de empresas que precisaram emitir um certificado digital aumenta a cada ano à medida que mais segmentos da indústria e do atacado são obrigados a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe).

Além disso, as empresas inscritas nos regimes tributários de lucro real ou presumido também são obrigadas a ter o certificado digital.

Isto é particularmente importante, porque as empresas que não correr atrás dessa necessidade ficarão impossibilitadas de entregar suas declarações.

Quando voltamos esta conversa para dentro do RH e DP, temos setores que estão cada vez mais digitalizando seus processos, sendo necessário contar com troca de documentos que tenham valor legal.

Ou seja, para que a empresa realmente esteja respaldada perante a justiça, a mesma deve emitir e assinar documentos digitalmente de forma a garantir a sua veracidade.

Como funciona um certificado digital

Antes dos computadores, os documentos precisavam da assinatura dos envolvidos para ter validade.

Hoje, com um mundo cada vez mais conectado através da internet é necessário uma forma de validar esses documentos trocados online, garantindo o mesmo nível de segurança da assinatura.

Foi assim que nasceu o certificado digital. Não se trata de uma assinatura que pode ser copiada como uma imagem, mas de uma criptografia. 

O processo funciona da seguinte forma, o software responsável por realizar a assinatura digital grava no documento uma série de informações que servem como uma chave.

Quando o documento é assinado, uma chave pública é enviada pelo emissor. O receptor, por sua vez, utiliza uma chave privada capaz de decifrar a informação e verificar o autor da assinatura.

Vale ressaltar que as empresas que oferecem este serviço devem ser uma Autoridade Certificadora subordinada à ICP-Brasil.

Por que é importante o DP saber o que é certificado digital?

Contar com o certificado digital permite que o DP e RH aumentem a produtividade de seus setores ao digitalizar diversos processos como a assinatura em contratações e outras obrigações acessórias.

Utilizar este método é uma das formas mais simples de digitalizar o processo de admissão de colaboradores, por exemplo. Assim, todo o processo pode acontecer remotamente: do recrutamento até a assinatura do contrato de trabalho.

Outro ponto importante está ligado às obrigações acessórias junto ao governo, especialmente no que diz respeito ao pagamento de tributos e outras questões relacionadas aos trabalhadores contratados no modelo CLT.

Outra necessidade que pode acabar passando despercebida para empresas que adotam o teletrabalho é a assinatura da folha de ponto do colaborador.

Imagine que o escritório tem sede em São Paulo (SP), contudo, contrata pessoas para trabalhar no modelo de home office em Aracaju (SE). Seria bastante custoso conseguir a assinatura destes colaboradores mensalmente para que a folha de ponto fosse passada para o financeiro.

Podendo resultar em atrasos de pagamentos de salários e benefícios que afetam diretamente o clima organizacional da empresa.

Ao fazer este processo eletronicamente através do certificado digital, é possível resolver a questão em minutos com segurança jurídica.

Como adquirir o certificado digital?

Como fazer a renovação do certificado digital?

Você já tem o certificado digital e está prestes a vencer? Então, é possível realizar a renovação pela internet.

Esse tipo de facilidade faz com que a empresa não precise passar pela etapa de entrevista mais uma vez.

Mas é importante ficar atento, pois cada Autoridade Certificadora pode adotar um método diferente para renovação e o tipo de certificado também pode influenciar nisso.

Vantagens do certificado digital

Existem diversas vantagens para adotar o certificado digital e render-se à transformação digital. Confira abaixo os principais.

Praticidade e agilidade

A possibilidade de digitalizar diversas ações de emissão e assinatura de documentos faz com que o RH e DP possam diminuir o tempo de execução de diversos processos.

Alguns exemplos clássicos dessa aplicação já foram discutidos acima como o processo de admissão totalmente remoto ou mesmo a assinatura da folha de ponto de colaboradores remotos.

Maior segurança

A segurança da criptografia da segurança digital será maior do que qualquer contrato assinado em um escritório e posteriormente armazenado no mesmo.

Ademais, a assinatura eletrônica tem o mesmo valor jurídico que a manuscrita. Desta forma, tem somente vantagens em adotá-la.

Redução de custos

A digitalização de documentos também vem como uma forma de reduzir diversos custos como:

• Uso de papel e impressão;
• Abertura e reconhecimento de firma em cartório;
• Armazenamento na empresa;
• Custo com manutenção de arquivo;
• Envio de documentos;
• Deslocamento para assinatura de contratos e outros documentos.

Baixe os materiais ricos que selecionamos para você:

• [Kit] DP tecnológico: armazenamento em nuvem e gestão digital
• [Ebook] Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios
• [Ebook] Processo de Admissão Digital: por que implantar?

Tire suas dúvidas sobre certificado digital

Tem dúvidas sobre o certificado digital e qual o melhor para a sua empresa? Confira abaixo o FAQ que criamos para essa situação. 

O certificado digital é uma ótima ferramenta para aumentar a produtividade do DP e RH no dia a dia. Mas os artifícios da transformação digital não param por aí, confira também como o armazenamento em nuvem ajuda empresas durante a quarentena.