Pagamento em Duplicidade: Como Lidar no Âmbito Corporativo?

O pagamento em duplicidade, seja de contas recorrentes, de compromissos com parceiros ou ainda de fornecedores, acontece com frequência em empresas desorganizadas financeiramente e pode gerar muitos problemas. 

Além de ficar sem o valor referente ao segundo pagamento no caixa, a empresa ainda tem todo o transtorno de negociar o reembolso.

Essa situação pode acontecer por diferentes motivos. O importante é descobrir o que pode ser feito para reaver os valores pagos indevidamente e também para evitar que aconteça novamente. 

E esse é o assunto deste artigo. Vamos falar sobre o que pode estar sendo feito de errado que favoreça esses pagamentos indevidos e como recuperar o que foi pago. Confira!

O que é um pagamento em duplicidade?

O pagamento em duplicidade acontece quando um consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica, efetua um mesmo pagamento duas ou mais vezes. 

As causas podem ser uma falha tecnológica em um sistema de pagamento utilizado, por exemplo, ou por erro humano — por esquecimento ou desorganização. 

Independentemente do motivo, esse erro gera muitos inconvenientes e transtornos, já que compromete o dobro (ou mais) do valor previsto no orçamento financeiro da empresa para aquele mês e demanda tempo para resolver as formas de reembolso. 

É preciso tranquilidade para encontrar a melhor solução em cada caso e sempre estar atento ao que a legislação brasileira prevê sobre o assunto.

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Quando o pagamento em duplicidade pode acontecer?

No caso de empresas, o pagamento em duplicidade pode acontecer em contas recorrentes, como de energia elétrica, internet e outras, ou no pagamento de fornecedores, parceiros e de funcionários, quando verbas trabalhistas são pagas mais de uma vez. 

Em todos esses casos, a empresa precisa encarar os problemas causados pelo erro cometido. 

Quais problemas ele pode causar?

O principal problema causado pelo pagamento em duplicidade ocorre no caixa da empresa. 

Ao pagar duas ou mais vezes a mesma despesa, é possível que os recursos financeiros disponíveis se tornem insuficientes para arcar com os outros custos, comprometendo, assim, a saúde financeira e impedindo que o negócio cumpra todas as suas obrigações. 

Nesse caso, outras consequências podem acontecer, como o pagamento de multas e juros pela inadimplência, restrições de crédito bancário e até ações judiciais, dependendo do caso e do tempo para descobrir e resolver o problema. 

Principais causas do pagamento em duplicidade e como resolvê-las

No caso dos boletos e faturas, um dos principais motivos dos pagamentos em duplicidade é a falta de organização financeira. 

Quando a empresa não conta com um controle rígido em relação aos pagamentos pendentes e os já efetuados, os erros costumam ser bastante frequentes. 

Apenas o acompanhamento da conta e dos extratos pode não ser suficiente e acabar confundindo o responsável, favorecendo o pagamento de uma mesma conta mais de uma vez.

Para essa situação, a melhor solução é contar com um colaborador específico para efetuar os pagamentos e/ou utilizar um sistema de controle financeiro. 

Dessa forma o pagamento de contas é unificado, reduzindo os riscos de cometer erros.  

Outra possibilidade é que aconteça um erro na instituição bancária. Desde 2018, quando o sistema bancário de cobranças foi implantado, os boletos são registrados e isso não permite que um mesmo título seja pago duas vezes. 

Porém, algumas instituições ainda não aderiram ao sistema e podem emitir boletos sem esse sistema de segurança. 

Os pagamentos em cartão de crédito também são passíveis de erros, já que não contam com essa verificação de duplicidade. 

Pagamentos em duplicidade na folha de pagamento

Mais uma possibilidade de pagamento em duplicidade é quando ocorre o pagamento de verbas trabalhistas que são indevidas ou que já foram pagas. 

Em geral, esses pagamentos estão relacionados aos salários, às horas extras ou ao auxílio-doença. 

Aqui o pagamento em duplicidade também pode acontecer por diferentes motivos:

• erro bancário — quando a própria instituição bancária efetua o pagamento duas vezes. Nesse caso, é ela quem deve fazer o processo de estorno dos valores, devendo, portanto, a empresa entrar em contato com o banco para resolver;
• erros do setor de RH e DP da empresa — é quando o comando em duplicidade ou indevido é dado na própria empresa. Pode acontecer no pagamento de salário ou horas extras, ou também nos benefícios, como vale-transporte e vale-alimentação. 

O que diz a lei sobre o pagamento em duplicidade?

O Código de Defesa do Consumidor determina a devolução dos valores pagos em duplicidade ou pagos a mais pelo consumidor.

Existe ainda o amparo legal de reaver o pagamento em duplicidade, com juros e correção monetária a partir da data da comunicação, no caso de a empresa credora se recusar a efetuar o pagamento.

Quando o pagamento em duplicidade acontece em verbas trabalhistas, não existe uma norma específica sobre o assunto.

Porém, é preciso usar o bom-senso e seguir outro regulamento que impede o desconto de valor superior a 30% do salário do colaborador.

Em todos os casos é fundamental registrar e guardar todos os atendimentos e tentativas de solução propostas, assim como todas as comunicações ou cobranças trocadas com o credor.  

Dessa forma você comprova que tentou solucionar o problema de maneira amigável inicialmente, caso seja preciso abrir um processo judicial para reaver o valor pago em duplicidade. 

O que fazer para recuperar o dinheiro do pagamento em duplicidade?

A forma como o valor pago em duplicidade será devolvido depende de alguns fatores, entre eles a natureza do pagamento. 

No caso de serviços, como os de contas de consumo (água, luz, telefone etc.) e também dos cartões de crédito, o mais comum é que a empresa ofereça o reembolso como crédito na próxima fatura. 

Dessa forma, você só pagará a diferença consumida a mais, caso aconteça, no período seguinte. 

Mas também é possível solicitar o reembolso em dinheiro. Para isso, o cliente deve pedir formalmente a devolução e informar uma conta-corrente para depósito. 

Conforme o Código de Defesa do Consumidor (CDC), as empresas prestadoras de serviço têm o prazo de 30 dias para resolver o caso e devolver o valor ao consumidor, podendo ser na forma de crédito na fatura seguinte ou de depósito bancário. 

Caso a empresa se negue a devolver os valores pagos em duplicidade ou se recuse a dar as informações sobre a devolução e o tempo para solução, poderá ser enquadrada no artigo 39 do CDC. 

Nesses casos, o consumidor deve entrar com ação no Juizado Especial Cível da cidade ou procurar o Procon da região. 

Será preciso comprovar o pagamento em duplicidade e a falta de atitude da empresa para resolver a situação.

Pagamentos em duplicidade para fornecedores

Quando o pagamento em duplicidade acontece com um fornecedor, o melhor caminho é entrar em contato com ele e falar sobre o problema, comprovando que houve esse crédito duplicado.

Muitas vezes, também por falta de organização financeira, essa duplicidade só é percebida depois de muitos meses.

E, nesses casos, mesmo que o fornecedor esteja disposto a devolver o valor pago a mais, pode ser que ele não disponha da quantia em caixa no momento, por isso é preciso estar aberto à negociação. 

A primeira coisa a se lembrar é que o erro não foi do fornecedor, e sim do setor financeiro da sua empresa, portanto tenha paciência e busque a solução por meio de um acordo.

Se ainda existirem parcelas em aberto ―a serem pagas ―, pode ser combinado o abatimento delas até o valor total já creditado. 

Caso o total do pagamento já tenha sido efetuado, e a pendência for com uma empresa que presta serviços recorrentes, pode também ser acordado que o valor fique como crédito para próximas contratações. 

Entretanto, caso não haja interesse nisso, será preciso aceitar as condições e os prazos que o fornecedor oferecer ou ainda acioná-lo na justiça. 

Como resolver pagamentos em duplicidade de verbas trabalhistas?

A legislação trabalhista determina que os descontos não podem ultrapassar o limite máximo de 30% do salário. 

Isso significa que a empresa deve garantir ao funcionário o recebimento de, pelo menos, 70% do salário, sob pena de agir ilegalmente. 

Além disso, é importante que o funcionário concorde com a forma proposta para a restituição dos valores pagos em duplicidade. 

Para isso, a empresa deve formalizar um contrato de pagamento indevido onde conste a forma de devolução. O contrato precisa ser assinado por ambas as partes. 

Dependendo do valor e da natureza do crédito, pode ser proposta a devolução integral e imediata (caso seja possível para o funcionário) ou ainda de maneira parcelada, descontando mensalmente até que some o total já pago, sempre respeitando o limite de 30% do salário para a parcela. 

Outra opção é, no caso de salário pago em duplicidade, considerar que o valor corresponde a um adiantamento do 13º salário, que pela legislação deve ser pago até 30 de novembro de cada ano. 

O que não pode acontecer, em nenhuma hipótese, é deixar o colaborador sem receber salário no mês seguinte. 

Quando o pagamento indevido acontece em verbas de vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, quando o trabalhador é afastado do trabalho, por exemplo, é possível fazer um acordo para que o valor seja compensado no retorno dele ao trabalho.

Como evitar o pagamento em duplicidade?

Na maioria das vezes, os casos de pagamento em duplicidade são causados pela desorganização no setor financeiro da empresa. 

Quando mais de uma pessoa realiza pagamentos ou mesmo quando os agendamentos são feitos com muita antecedência, podem ocorrer erros. E a falta de acompanhamento eficiente pode adiar a identificação do problema.

A organização financeira é a solução para evitar esses acontecimentos. E para ela acontecer, é fundamental contar com um bom gerenciamento financeiro.

Diversos elementos compõem a gestão financeira, mas os mais importantes para garantir que a empresa tenha recursos suficientes para arcar com todos os seus compromissos são o fluxo de caixa e o capital de giro. 

O fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras da empresa, sejam elas despesas ou receitas. 

Além disso, ele também comporta as estimativas e projeções de pagamentos para os meses seguintes. 

Já o capital de giro é o que possibilita à empresa pagar as despesas do dia a dia, mesmo que os clientes optem por pagamentos a prazo. 

Para realizar o fluxo de caixa corretamente é preciso registrar, cuidadosamente, tudo o que entra e sai do caixa da empresa, diariamente. Além disso, é preciso acompanhar no banco e conciliar as contas. 

É nessa hora que os erros de pagamento em duplicidade aparecem facilmente.

Quando esse acompanhamento não acontece ou então é esporádico, a percepção de valores faltantes é bem mais complicada, pois haverá muitos lançamentos para ordenar. 

A organização financeira também é importante para que a sua empresa tenha recursos disponíveis para aguardar o prazo de devolução dos valores, sem que os pagamentos das obrigações diárias sejam comprometidos.

Para entender melhor por que é tão essencial mentar a saúde financeira da sua empresa, confira o nosso bate-papo com o Rafael Milaré, da Creditas. Confira!

Use a tecnologia a ser favor

O melhor a fazer é contar com a ajuda da tecnologia, que hoje oferece diversos recursos e ferramentas para ajudar o gestor a manter esse acompanhamento em dia.

Muito mais do que uma simples planilha, que exige o registro contínuo das movimentações, hoje diversos softwares ajudam a automatizar a conferência, conciliando as contas com as projeções feitas e organizando o fluxo de caixa de maneira bem mais simples e fácil. 

Muitos desses sistemas oferecem recursos que identificam agendamentos e pagamentos já realizados, impedindo que aconteçam os créditos em duplicidade. 

Melhores ferramentas para gestão financeira

Mas agora você deve estar pensando sobre quais ferramentas são realmente importantes para a gestão financeira, principalmente porque existem muitas disponíveis no mercado. 

Aqui vamos falar sobre os principais recursos com potencial para ajudar a organizar as finanças da sua empresa.

Gerenciador de notas fiscais

Administrar as notas fiscais pode ser uma tarefa difícil, mas é extremamente necessária para o controle financeiro.

Contar com um sistema de gerenciamento de notas fiscais ajuda a reduzir erros na emissão e minimiza a burocracia, automatizando e otimizando o tempo da equipe. Muitos softwares são integrados com sistemas financeiros, facilitando ainda mais o controle. 

Planilhas eletrônicas

As planilhas eletrônicas ajudam a manter o controle das contas a pagar e a receber, a acompanhar indicadores financeiros, a gerenciar fluxo de caixa e a analisar demonstrativos de resultados. 

Mas, para ter todas essas vantagens, é preciso investir em planilhas especialmente criadas para o setor financeiro. 

ERP

Um ERP é um sistema de gestão totalmente integrado, que consegue otimizar diversas ações, desde o registro de venda até mesmo a geração de notas fiscais e relatórios financeiros.

Ele facilita a identificação e análise das informações financeiras, e assim ajuda a tomar melhores decisões. 

Nas ferramentas mais completas, a funcionalidade vai além do setor financeiro, como também o de vendas, RH, estoque e outros. 

Sistemas financeiros

Ajudam a automatizar rotinas financeiras e contábeis, tornando o acompanhamento e controle financeiro bem mais simples. 

Todas as análises podem ser feitas em painéis de controle que, geralmente, são bastante intuitivos. 

Sistemas de pagamento

Quando a empresa oferece diversas modalidades de pagamento, como boletos, cartões, cheques e depósitos, por exemplo, pode ser difícil controlar todos os recebimentos. 

Com os sistemas de pagamento, os recebimentos são automatizados com bancos e administradoras de cartões. A gestão é feita online, facilitando o controle. 

Outras ferramentas que facilitam o dia a dia da empresa

Gerenciamento de projetos

Empresas que contam com diversos setores e equipes podem se beneficiar com o uso de um gerenciador de projetos. 

Com ele é possível fazer um planejamento de atividades e distribuir as tarefas entre a equipe, compartilhar informações relevantes e ainda acompanhar o desenvolvimento do trabalho e dos prazos. 

Com interface simplificada, facilita o dia a dia da empresa, garantindo que todas as ações sejam realizadas no prazo estabelecido. 

CRM

Uma ferramenta criada para facilitar a gestão de clientes, que ajuda a construir um relacionamento com o público-alvo. 

O CRM captura, analisa e armazena informações importantes sobre os clientes e funciona como base para considerações sobre o cliente, para direcionar as ações de vendas e de fidelização.

Ponto digital

É um sistema de ponto online que permite aos funcionários registrarem seus horários através de celulares ou tablets com o aplicativo instalado.

O ponto digital oferece segurança e agilidade para as atividades de registro e acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. 

Ele proporcionar ainda diversas vantagens, como:

• avisos e lembretes sobre o registro do ponto no celular;
• envio único de confirmação de registro, evitando a duplicidade;
• atualizações de data e hora online, garantindo a correção das informações;
• compartilhamento de escalas de trabalho e férias;
• acompanhamento em tempo real das horas trabalhadas;
• registro do ponto no próprio dispositivo ou em locais definidos etc. 

Com isso, ocorre uma redução considerável nos erros de registros e as fraudes passam a ser praticamente inexistentes, já que existem recursos de GPS, que mostram a localização do funcionário e a sua identificação por foto. 

Outro aspecto positivo do ponto digital é facilitar o trabalho do setor de RH que, no modelo antigo, passava horas analisando dados dos registros manuais de ponto. 

Sendo tudo automatizado, basta solicitar o relatório final com o cálculo das horas de cada funcionário para fechar a folha de pagamento. 

Temos alguns materiais relacionados ao assunto, confira:
Planilha de custo dos colaboradores
Planilha de cálculo do adicional noturno
Aprenda a vencer os desafios de gestão com tecnologia!
Automação de processos e uso da tecnologia na gestão de pessoas
Custo operacional: conseguindo sucesso na gestão de pequenas empresas!

Controle de ponto digital do Tangerino

O controle de ponto do Tangerino oferece diversos serviços essenciais para que a sua empresa alcance todos os benefícios já mencionados. 

Só no Tangerino você consegue mais de 12 relatórios com apenas alguns cliques, como: 

• exportação de folha de ponto em AFD, AFDT e ACJEF;
• eventos para a folha;
• relatório sintético;
• ponto com endereço;
• banco de horas;
• informações adicionais do ponto;
• relatório de faltas e atrasos;
• relatório de visitas e locais de interesse;
• coleta de pontos originais;
• absenteísmo;
• motivos de ajuste, entre outros. 

Além disso, você escolhe o que seus colaboradores podem ver e fazer no app Tangerino. 

Pode também escolher pontos específicos em que os colaboradores poderão bater o ponto, aumentando a segurança do controle. 

E um dos principais benefícios do Tangerino é a equipe de suporte que acompanha você desde a contratação, e segue tirando suas dúvidas em todo o processo.  

Conclusão

Agora você já sabe como acontecem os pagamentos em duplicidade, o que fazer para evitar que aconteçam e ainda como fazer para recuperar o valor pago a mais pela sua empresa.

E, se você quer facilitar ainda mais o seu dia a dia e usar o melhor da tecnologia no seu negócio, agende uma demonstração do Tangerino!