Como Melhorar os Processos Internos? Veja um Plano de Ação com 5 Etapas

Fazer mais rápido, em menos tempo e com maior qualidade. Esse é o resumo das vantagens que investir em melhorar os processos internos da empresa pode trazer para o negócio. 

Processos internos é o nome dado a sequência de atividades que levam a um resultado. Por exemplo, para a construção de uma bolsa uma sequência de etapas é executada. A essa sequência damos o nome de processo.

Os processos, entretanto, não estão relacionados apenas ao core business da empresa, mas principalmente aos setores e atividades que dão apoio ao negócio, como Financeiro, Marketing, Vendas, Atendimento, Recursos Humanos e muitos outros. 

Continue a leitura e veja o plano de ação que criamos para melhorar os processos internos da sua empresa e facilitar a rotina de todo o time!

Por que se preocupar com os processos internos?

Ao melhorar os processos dentro de cada um desses setores, sua empresa ganha em produtividade, motivação e excelência. 

Imagine o setor de Recursos Humanos, onde existe uma série de atividades que devem ser executadas pelo setor, entre elas o acompanhamento do registro de ponto dos funcionários, que, em muitas empresas, é feito em conjunto com o departamento Financeiro. 

Estamos falando de um processo fundamental para a garantia do pagamento dos direitos dos colaboradores e também para a saúde financeira da empresa (todo mundo sabe o impacto da folha de pagamentos no fluxo de caixa). 

Um erro pode trazer inúmeros prejuízos à organização, inclusive problemas com a Justiça Trabalhista.

E é por isso que muito tempo é investido para garantir o acompanhamento correto da folha de ponto da empresa e mesmo assim erros acontecem com frequência. 

Considerar melhorar os processos internos implantando, por exemplo, um controle de ponto online garante mais eficiência para dois setores estratégicos da empresa (RH e Financeiro).

Dessa forma, eles perdem menos tempo com questões relacionadas a esse tema, aumenta a produtividade dos setores e amplia a efetividade do controle, garantindo segurança aos colaboradores e também à empresa. 

Esse foi apenas um exemplo, mas de maneira geral, ao se preocupar em melhorar os processos internos sua empresa, você passa a ter acesso a benefícios como: 

• aumento da segurança;
• aumento da produtividade;
• melhor aproveitamento do tempo da equipe;
• ampliação da qualidade da execução do processo;
• minimizar falhas;
• maior satisfação por parte dos funcionários;
• menor probabilidade de erros e mais.

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Como melhorar os processos internos em 5 etapas

Como dissemos acima, por processos internos podemos entender a sequência de atividades que levam a um resultado. 

Todos os setores da empresa possuem processos e todos esses processos impactam no alcance dos objetivos estratégicos da empresa. 

Os processos do setor de atendimento, por exemplo, impactam diretamente a qualidade do atendimento oferecido. 

Entre os fatores que estão relacionados a percepção de qualidade do atendimento está a velocidade com a qual ele é realizado. 

Ter um tempo médio de atendimento baixo impacta diretamente na qualidade da experiência do cliente que, por sua vez, impacta as taxas de satisfação e retenção de clientes. 

Ao melhorar os processos internos de atendimento você não apenas torna o processo mais rápido, mas também o torna mais eficiente na busca pelo objetivo de alcançar a satisfação do cliente, e todos os benefícios decorrentes dela. 

Mas, como melhorar os processos internos? O que é preciso considerar para otimizar os processos da empresa? 

1. Mapeie todos os processos

Antes de melhorar qualquer área da sua empresa é importante entender o que é feito hoje.

Nem sempre os processos internos estão claros e colocá-los no papel é fundamental para ter uma visão do todo e poder identificar quais etapas precisam ser ajustadas.

É importante esclarecer que você não precisa mudar todo o processo de uma única vez.

Ao organizar o processo como ele é hoje e ter essa visão do todo, sua equipe é capaz de identificar onde há um gargalo para ser resolvido.

2. Identifique os maiores problemas

Com o processo atual descrito, gestores e equipe devem identificar quais os maiores problemas e falhas do processo. Onde é gasto a maior parte do tempo? De onde saem as maiores falhas? 

Alguns indicadores na empresa vão auxiliar nesse processo de avaliação. 

Ao identificar as maiores falhas e potenciais gargalos dos processos sua empresa pode se concentrar em resolvê-los primeiro. 

3. Aplique novos processos

A próxima etapa para melhorar os processos internos é introduzir novos processos e eliminar antigos, que não estão funcionando adequadamente. 

Para que essa substituição seja positiva, é importante que gestores e equipe estejam em constante capacitação, para identificar metodologias novas que possam contribuir para otimizar os processos. 

4. Invista em tecnologia

Em um projeto de melhoria de processos internos é improvável que a adoção de tecnologia não seja considerada. 

Estamos na era da tecnologia e o uso de sistemas e softwares contribuem para garantir a velocidade e organização de diversos processos. 

Imagine como era a realidade dentro das empresas há 15 ou 20 anos, sem computadores.

Todos os processos levavam muito mais tempo para serem realizados e hoje, com a tecnologia cada vez mais acessível, os negócios ganharam eficiência, velocidade e qualidade. 

Nesse sentido, com o objetivo de melhorar os processos internos, buscar por tecnologias que facilitem a execução de algumas etapas dos processos pode fazer a empresa ganhar em economia e agilidade.

Dentro do setor de atendimento e vendas, por exemplo, o software Software de CRM funciona com o objetivo de organizar e integrar dados e informações de clientes, prospects e leads, para tornar todo o relacionamento mais fluido e oferecer uma experiência de maior qualidade para o cliente. 

Isso sem contar nas facilidades que traz para os setores de vendas e atendimento, garantindo a gestão mais eficiente desses contatos. 

Segundo a pesquisa, CRMs são responsáveis por ampliar a capacidade de organização e eficiência das empresas em até 29%.

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5. Monitore os resultados

Ao identificar processos que podem ser melhorados e aplicar soluções com esse objetivo, sua empresa deve acompanhar se o que foi planejado está realmente acontecendo. 

As melhorias que foram planejadas estão se mostrando realidade? 

Acompanhar os resultados de novos processos ou de novas ferramentas vai garantir que o processo realmente se tornou mais ágil e eficiente, ou se outra solução deve ser encontrada. 

Com o passar do tempo, novas tecnologias e ferramentas podem surgir no mercado, exigindo que os processos sejam revistos mais uma vez. 

Acompanhar os indicadores estratégicos de cada setor vai garantir a contínua melhoria de processos da sua empresa. 

Seguindo essas cinco etapas você tem um bom plano de ação para melhorar os processos internos de maneira eficiente e duradoura. 

Este artigo foi escrito pela Zendesk, que conta com um portfólio de soluções completas para  melhorar os processos internos da sua empresa, ampliar a qualidade da experiência de seus clientes e torná-la memorável, em todos os pontos de contato – um dos alicerces do customer success.