Como calcular horas trabalhadas dos funcionários corretamente?

Uma das tarefas mais complexas no setor de Departamento Pessoal de uma empresa é calcular horas trabalhadas dos funcionários. 

Este processo pode ser particularmente desafiador devido à variedade de horários registrados em uma folha de ponto, que juntos representam a jornada de trabalho mensal do empregado.

Alguns profissionais de RH/DP, podem se questionar antes de fechar a folha: “como calcular horas trabalhadas?”, ”como calcular o valor da hora”, “tem uma calculadora de horas de trabalho”?

Saber a resposta para essas dúvidas é essencial na precisão da folha de pagamento, e qualquer erro pode acarretar prejuízos significativos para a empresa e também para os funcionários. 

Por isso, neste texto, iremos explorar a importância de calcular as horas trabalhadas, saber como funciona o cálculo, a jornada de trabalho, sua importância e muito mais.

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste artigo e boa leitura!

Como calcular horas trabalhadas?

Saber calcular horas trabalhadas é importante para determinar o salário dos funcionários, as suas horas extras e outros benefícios. 

Esse cálculo é feito ao dividir o salário bruto do funcionário pelo número de horas trabalhadas no mês. 

Como a jornada de trabalho mensal aqui no Brasil, geralmente, é de 44 horas semanais, isso equivale a 220 horas no mês. 

Sendo assim, o cálculo do valor da hora trabalhada é feito da seguinte forma:

Valor da hora trabalhada = Salário bruto / 220

Nesse De Frente para o DP, nossos especialistas contam como fazer esse cálculo! Confira!

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Certo, mas como calcular horas trabalhadas? Existem duas formas que são:

• Cálculo manual: é necessário reunir as informações necessárias, como a jornada de trabalho, contar horas trabalhadas do início ao término do trabalho, a duração do intervalo de almoço, os feriados trabalhados e as férias. Em seguida, basta aplicar as fórmulas de cálculo apropriadas;

• Com uma calculadora de horas de trabalho: existem várias calculadoras online e aplicativos que podem ser usados para calcular as horas trabalhadas. Essas calculadoras geralmente são mais fáceis de usar do que o cálculo manual e podem fornecer resultados mais precisos.

Ou seja, fazer o cálculo manual permite um controle mais detalhado, enquanto a calculadora de horas de trabalho oferece maior rapidez e precisão. A escolha depende das necessidades específicas da empresa e dos recursos disponíveis.

Abaixo, vamos saber como calcular o valor da hora trabalhada em diferentes casos:

• Trabalho por dia
• Trabalho com adicional noturno
• Trabalho com adicional insalubridade
• Trabalho com hora extra
• Trabalho nos finais de semana

Como calcular hora de trabalho por dia?

Ao calcular a hora de trabalho por dia é importante, primeiramente, o DP considerar que a jornada de trabalho de um funcionário regido pela CLT é de no máximo 8 horas diárias, conforme o artigo 7°, inciso XIII, da Constituição Federal.

Esse cálculo diário das horas trabalhadas segue uma fórmula básica e clara, que pode ser facilmente aplicada independentemente do tipo de jornada de trabalho. 

Sendo assim, para entender como contar 8 horas de trabalho, basta dividir o total de horas trabalhadas em uma semana pelo número de dias trabalhados nesta semana.

Por exemplo, se um funcionário trabalha de 8h às 17h, com uma hora de intervalo, ele trabalhou 8 horas no total. Isso ocorre porque o intervalo de descanso não é considerado tempo de trabalho, de acordo com a legislação trabalhista brasileira.

Cálculo da hora de trabalho por dia 

O cálculo das horas trabalhadas por dia é o seguinte:

Horas trabalhadas = (Total de horas trabalhadas – Tempo de intervalo)

Sendo assim:

• Total de horas trabalhadas: é o número total de horas trabalhadas em um dia, isso inclui o intervalo de descanso.
• Tempo de intervalo: é o número de horas de intervalo de descanso concedido ao trabalhador.

O cálculo fica da seguinte forma:

• Total de horas trabalhadas = 9 horas
• Tempo de intervalo = 1 hora
• Horas de trabalho por dia = 9 horas – 1 hora = 8 horas

Assim, ao aplicar esta fórmula, o DP e os funcionários podem ter um entendimento claro sobre a quantidade de trabalho efetivamente realizado em um dia, assegura-se que o tempo seja gerenciado e remunerado de maneira justa e precisa.

Como calcular hora de trabalho com adicional noturno?

O adicional noturno é um benefício previsto na CLT que é pago a trabalhadores que realizam suas atividades durante o período da noite, geralmente entre às 22h e as 5h para áreas urbanas e de 21h a 5h para áreas rurais.

Ao calcular horas trabalhadas com adicional noturno, conta-se com a inclusão de um percentual extra sobre o valor hora, além de reconhecer a peculiaridade e as exigências do trabalho realizado em horário noturno.

Contudo, é possível que haja alguma Convenção Coletiva de Trabalho da categoria que estipule outros valores. Por exemplo, analistas de TI podem ter um adicional noturno de 30%.

Cálculo da hora com adicional noturno 

Para calcular a hora do adicional noturno, a fórmula é a seguinte:

Valor da hora de trabalho noturna = Valor da hora de trabalho diurna + (Valor da hora de trabalho diurna x Percentual do adicional noturno)

Assim, para calcular o valor da hora de trabalho noturna, é necessário saber o seguinte:

• Valor da hora de trabalho diurna: o valor da hora de trabalho diurna pode ser calculado ao dividir o salário mensal pelo número de horas trabalhadas no mês.
• Percentual do adicional noturno: o percentual do adicional noturno pode ser 20% para trabalhadores urbanos e 25% para trabalhadores rurais.

Por exemplo, um assistente de padeiro recebe o valor da hora de trabalho diurna de R$ 6,00 e o percentual do adicional noturno é de 20%. Nesse cálculo, ele recebe R$ 7,20 por hora trabalhada no período noturno.

Digamos que, de segunda a sexta, ele entra no trabalho às 4h da manhã, isso garante que os pães estejam prontos a tempo. Isso significa que ele trabalha 25 horas noturnas mensalmente.

Portanto, o seu salário mensal pelo trabalho noturno é calculado da seguinte forma:

• Salário mensal pelo trabalho noturno = 7,20 x 25 horas
• Salário mensal pelo trabalho noturno = 180,00

Portanto, o valor do adicional noturno para o assistente de padeiro é de R$ 180,00.

Como calcular hora de trabalho com adicional insalubridade?

O adicional de insalubridade é um benefício previsto na CLT que é pago a trabalhadores que exercem suas atividades em ambientes insalubres. O grau de insalubridade é determinado por uma avaliação técnica realizada pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Existem três graus de insalubridade:

• Grau máximo: 40%
• Grau médio: 20%
• Grau mínimo: 10%

Cálculo da hora com adicional insalubridade

Para calcular horas trabalhadas com adicional de insalubridade é da seguinte forma:

Adicional de insalubridade = (Salário mínimo x Percentual do adicional de insalubridade) / 100

Imagine um funcionário que trabalhe em condições insalubres e tenha direito a um adicional de insalubridade de 20%. O salário mínimo vigente é R$ 1.412,00, e o salário base mensal é R$ 2.000,00.

Para o cálculo, primeiro definimos a base de cálculo, que neste exemplo será o salário mínimo. Em seguida, aplicamos o percentual de insalubridade sobre esta base:

• Base de cálculo: R$ 1.412,00 (salário mínimo).
• Percentual de insalubridade: 20%.
• Cálculo do adicional: 20% de R$ 1.412,00 = R$ 282,40.

O salário do trabalhador, com o adicional de insalubridade, será a soma do salário base com o adicional:

• Salário base: R$ 2.000,00.
• Adicional de insalubridade: R$ 282,40.
• Salário final: R$ 2.000,00 + R$ 220,00 = R$ 2.282,40.

Portanto, com o adicional de insalubridade, o trabalhador vai receber um total de R$ 2.220,00 por mês.

Esses são os valores que devem ser adicionados ao pagamento do trabalhador que atua em ambiente insalubre.

Se esse é o caso da sua empresa, recomendamos nosso texto sobre o adicional de insalubridade e periculosidade, no qual falamos tudo o que você precisa saber sobre esse tema em detalhes.

Como calcular a hora de trabalho com hora extra?

Saber como calcular as horas extras e pagar em dia é primordial para evitar problemas com o Tribunal Superior do Trabalho (TST) no Brasil, uma vez que o cálculo incorreto é um dos principais motivos de processos trabalhistas.

As horas extras devem ser remuneradas com pelo menos 50% a mais do que a hora normal, podendo ser o dobro (100%) se ocorrerem em domingos ou feriados, conforme determinado por leis, contratos ou acordos coletivos.

Cálculo da hora de trabalho com hora extra

A fórmula para esse cálculo é a seguinte:

Valor da Hora Extra = Valor da Hora Normal x (1 + Percentual do adicional/100)

Assim, se considerarmos um auxiliar de padeiro cujo valor da hora normal é baseado no salário mínimo, o cálculo da hora extra seria o seguinte:

• Valor da hora normal (baseado no salário mínimo): R$ 6,00
• Adicional da hora extra: 50% do valor da hora normal
• Cálculo da hora extra: R$ 6,00 x (1 + 50/100) = R$ 9,00 por hora extra

Neste cálculo, utilizamos o multiplicador 1,50, resultado de 1 mais a fração correspondente ao percentual do adicional (50% neste caso, ou 0,50). Isso simplifica o processo, pois incorpora tanto o valor da hora normal quanto o adicional da hora extra em um único passo. 

Assim, não é necessário calcular separadamente o valor adicional e depois somá-lo ao valor original da hora.

É importante notar que este cálculo aplica-se a horas extras realizadas em dias úteis. Para horas extras feitas em fins de semana, feriados ou em jornadas noturnas, os percentuais adicionais podem ser diferentes, conforme a legislação e acordos coletivos.

Como calcular hora de trabalho nos finais de semana?

Quando se trata de entender como calcular o valor da hora trabalhada em condições especiais, como em finais de semana e feriados, é essencial saber que a legislação trabalhista costuma exigir um adicional de 100%. 

Para calcular a hora de trabalho nos finais de semana, primeiro calcule o valor da hora de trabalho normal. Isso pode ser feito ao dividir o salário do funcionário pelo número de horas trabalhadas em uma semana, conforme a jornada de trabalho da empresa.

Cálculo da hora de trabalho nos finais de semana

A fórmula fica da seguinte forma: 

Valor da hora extra = Valor da hora normal x 2

Por exemplo, considerando um funcionário que recebe R$ 2.000,00 por mês e trabalha 44 horas semanais, primeiro precisamos calcular o valor da hora normal de trabalho. O total de horas trabalhadas no mês é de 44 horas por semana vezes o número de semanas no mês. 

Se considerarmos um mês típico de 4 semanas, o total será de 176 horas (44 horas/semana x 4 semanas/mês).

• O valor da hora normal é calculado como: R$ 2.000,00 / 176 horas = R$ 11,36 por hora;
• Para calcular o valor da hora extra nos finais de semana, que inclui um adicional de 100%, o cálculo seria: R$ 11,36 x 2 = R$ 22,72 por hora
• Assim, se um funcionário trabalha 8 horas extras em um sábado, o valor total recebido pelas horas extras seria: 8 horas x R$ 22,72 = R$ 181,76

Quer saber um pouco mais sobre como funciona a política de horas extras nos feriados trabalhados? É só assistir ao vídeo a seguir:

Por que é importante calcular as horas trabalhadas? 

A precisão ao calcular as horas trabalhadas não só garante a conformidade com as leis trabalhistas, mas também promove uma relação de transparência e confiança entre empregadores e empregados. 

Além disso, entender como as horas são distribuídas ajuda na elaboração de estratégias eficazes para o negócio, assegura a satisfação dos funcionários e contribui para uma gestão de custos mais eficiente.

Ou seja, os principais aspectos são:

• Adequação às leis trabalhistas
• Transparência na relação de trabalho
• Planejamento estratégico 
• Garantir a satisfação dos funcionários
• Gestão de custos

Abaixo, vamos explorar cada um dos benefícios de calcular horas trabalhadas:

Adequação às leis trabalhistas

A adequação às leis trabalhistas é um dos motivos mais importantes para calcular horas trabalhadas. Isso não só assegura a conformidade legal, mas também estabelece um ambiente de trabalho justo e ético. 

As leis trabalhistas, especialmente aquelas relacionadas à jornada de trabalho, são projetadas para proteger tanto empregadores quanto empregados, estabelece limites claros e direitos inerentes ao trabalho.

Ao contar horas trabalhadas, o DP pode auxiliar a empresa a se adequar às leis trabalhistas:

• Pagamento de horas extras: o cálculo correto das horas extras é essencial para garantir que os funcionários sejam remunerados de forma justa pelas horas trabalhadas;
• Adicional noturno: pagar adicional noturno é obrigatório;
• Férias: os funcionários têm direito a férias remuneradas de 30 dias a cada 12 meses trabalhados;
• Feriados: os funcionários têm direito a folga remunerada nos feriados nacionais e nos feriados declarados pela empresa.

Portanto, o cálculo correto das horas trabalhadas evita que a empresa seja multada pelo Ministério do Trabalho, além de adequar às leis trabalhistas e garantir um ambiente de trabalho justo e produtivo.

Transparência na relação de trabalho

A transparência na relação de trabalho é importante na hora de calcular as horas trabalhadas porque garante que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados. 

Quando o cálculo das horas trabalhadas é transparente, o trabalhador tem certeza de que recebe o valor correto pelo seu trabalho. Isso evita que o trabalhador seja lesado.

Quando os trabalhadores sabem que suas horas trabalhadas estão sendo calculadas de forma justa, eles se sentem mais motivados e comprometidos com o trabalho. Isso pode levar a uma melhor produtividade e um clima organizacional mais positivo.

Alguns dos benefícios da transparência no cálculo das horas trabalhadas são:

• Promoção da confiança e do respeito: os trabalhadores se sentem mais motivados e comprometidos com o trabalho;
• Melhoria da produtividade: eles se sentem mais valorizados e, portanto, são mais produtivos;
• Clima organizacional mais positivo: também se sentem mais satisfeitos com o trabalho, o que leva a um clima organizacional mais positivo.

Para garantir a transparência no cálculo das horas trabalhadas, é importante que as empresas tenham políticas claras e transparentes sobre o assunto. 

Essas políticas devem definir como as horas trabalhadas serão registradas, como serão calculadas e como serão pagas. A transparência no cálculo é um direito do trabalhador e uma responsabilidade do empregador.

Planejamento estratégico 

O cálculo das horas trabalhadas fornece informações valiosas sobre o uso do tempo dos funcionários, o que permite aos gestores tomar decisões mais precisas sobre alocação de recursos, projeções de demanda e otimização de custos.

Com essas informações, é possível fazer projeções mais precisas para o futuro, planejar para períodos de alta demanda e garantir que a equipe esteja dimensionada adequadamente para atender às necessidades do negócio, por exemplo:

• Prevenção de multas: ao calcular horas trabalhadas é possível evitar multas trabalhistas, isso garante que os funcionários estejam sendo pagos corretamente;
• Redução do risco de fraudes: pode auxiliar a reduzir o risco de fraudes, o que garante que os funcionários não façam hora extra sem autorização.

Portanto, usar uma calculadora de horas de trabalho pode ser bastante importante, além de auxiliar as empresas a melhorar sua eficiência, reduzir custos e aumentar a lucratividade.

Garantir a satisfação dos funcionários

O cálculo das horas trabalhadas possibilita a satisfação dos funcionários, um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer organização.

Quando as empresas demonstram responsabilidade na contabilização das horas de trabalho, elas não só reforçam a confiança dos colaboradores, mas também promovem um ambiente de trabalho mais motivador e positivo.

Ao monitorar de perto as horas trabalhadas, a empresa pode:

• identificar e intervir em situações onde a carga de trabalho é excessiva;
• reduz a rotatividade de pessoal e atrair talentos de qualidade;
• cumprir com suas obrigações legais;
• investir na felicidade e no bem-estar de seus funcionários. 

Gestão de custos

A gestão de custos eficiente é um benefício direto e significativo do cálculo preciso das horas trabalhadas, essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. 

Este aspecto da gestão empresarial permite que as organizações tenham um controle mais rigoroso sobre seus gastos operacionais, otimiza-se o uso dos recursos e melhora-se a rentabilidade.

Quando as horas de trabalho são calculadas e monitoradas com precisão, as empresas podem:

• identificar e eliminar ineficiências no uso da força de trabalho como horas extras desnecessárias ou alocação inadequada de pessoal;
• otimizar a distribuição da carga de trabalho e a redução de custos laborais sem comprometer a produtividade;
• direcionar seus recursos financeiros para áreas mais críticas do negócio;
• ajudar na tomada de decisões estratégicas relacionadas a contratações, demissões, treinamentos e investimentos em tecnologia. 

Por exemplo, uma análise das horas trabalhadas pode indicar a necessidade de automação em certas áreas, potencializa-se a eficiência e reduzem-se custos a longo prazo. 

Portanto, a gestão de custos, impulsionada por um registro preciso das horas de trabalho, é um componente fundamental para a eficiência operacional, estabilidade financeira e sucesso contínuo de uma empresa.

Quer ficar por dentro de outros assuntos? Confira:

Como funciona uma jornada de trabalho?

A jornada de trabalho é o tempo em que o funcionário fica à disposição do empregador ao executar as atividades do seu cargo. É regulada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que estabelece as normas gerais para o trabalho no Brasil.

De acordo com a CLT, a jornada de trabalho normal não deve exceder 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Isso significa que, em um dia de trabalho, o funcionário deve trabalhar no máximo 8 horas e, em uma semana, no máximo 44 horas.

Pode ser dividida em dois períodos, com um intervalo de no mínimo 1 hora e no máximo 2 horas. O intervalo deve ser concedido na jornada de trabalho, pode ser no início, no meio ou no final do expediente.

O trabalhador tem alguns direitos relacionados à jornada de trabalho, como:

• Intervalo para descanso e alimentação: o trabalhador tem direito a um intervalo de no mínimo 1 hora e no máximo 2 horas para descansar e se alimentar.
• Repouso semanal remunerado: o trabalhador tem direito a um descanso semanal remunerado de 24 horas, que deve ser concedido aos domingos.
• Férias remuneradas: o trabalhador tem direito a férias remuneradas de 30 dias corridos, após cada período de 12 meses de trabalho.

Além disso, é importante ressaltar que o empregador que descumprir as normas da CLT relacionadas à jornada de trabalho pode ser penalizado com multas.

Existem outras modalidades de jornada de trabalho, confira abaixo:

Jornada de trabalho diurna

Esta é a jornada padrão no Brasil de 8 horas de trabalho por dia, totaliza-se 44 horas semanais. 

O horário de trabalho normalmente se enquadra dentro do período do dia, geralmente começa pela manhã e termina à tarde ou no início da noite. 

Esta jornada é baseada no princípio de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Permite que os trabalhadores tenham tempo suficiente para descanso e atividades pessoais após o trabalho.

Jornada de trabalho noturna

Definida legalmente como o trabalho realizado entre 22h e 5h, a jornada noturna é mais curta, com 7 horas diárias, devido às exigências físicas e psicológicas do trabalho noturno. 

Essa redução de uma hora em relação à jornada diurna é um reconhecimento das condições mais desafiadoras enfrentadas pelos trabalhadores noturnos, isso inclui os possíveis impactos na saúde.

Jornada de trabalho intermitente

O empregado não tem jornada fixa e trabalha apenas quando convocado pelo empregador. Esta flexibilidade permite ao trabalhador atuar em múltiplos empregos ou projetos, enquanto o empregador pode ajustar a mão de obra às demandas variáveis.

Jornada de trabalho em regime de tempo parcial 

É caracterizada por uma carga horária semanal que não ultrapassa 26 horas, com a possibilidade de realização de até 6 horas extras semanais. 

Este regime é adequado para quem precisa de horários mais flexíveis, como estudantes, pais com responsabilidades familiares ou pessoas que buscam um equilíbrio maior entre trabalho e vida pessoal.

Jornada de trabalho em regime de teletrabalho 

O trabalhador realiza suas atividades fora das instalações da empresa, geralmente em casa, ao utilizar tecnologias de informação e comunicação. 

É um regime que ganhou popularidade recentemente, oferece flexibilidade de local de trabalho, redução de custos de deslocamento e potencialmente melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. 

Entretanto, exige uma boa gestão de tempo e disciplina por parte do trabalhador, além de adequada infraestrutura tecnológica.

Tire outras dúvidas sobre como calcular horas trabalhadas

Caso ainda você ainda tem dúvidas, confira a seguir algumas respostas que vão esclarecer as dúvidas mais comuns a respeito de como calcular horas de trabalho:

Próximo passo: fechamento de folha de ponto

Ao longo deste artigo, a gente viu que calcular horas trabalhadas é essencial e isso deve ser feito de maneira precisa no fechamento da folha de ponto de uma empresa. Erros nesse processo podem resultar em prejuízos tanto para a organização quanto para funcionários.

Também vimos como calcular horas trabalhadas, hora extra, adicional noturno e adicional de insalubridade, além de explicar a importância desse cálculo em relação às leis trabalhistas, transparência na relação de trabalho e muito mais.

Garantir a precisão no cálculo das horas é manter a conformidade legal, promover um ambiente de trabalho justo e eficiente, além de contribuir para o sucesso financeiro da empresa.

Por isso, se você deseja aprender mais sobre como evitar erros comuns no fechamento de folha de ponto, leia nosso artigo completo sobre: Como Evitar Erros no Fechamento de Folha de Ponto?

E não erre mais nos cálculos e fechamento da folha dos colaboradores!