Aprenda Como Calcular Hora Extra Sem as Temíveis Planilhas!

O fechamento da folha pode ser um problema para o departamento pessoal da empresa. Só quem executa essa tarefa mensalmente sabe o quanto ela é minuciosa e trabalhosa.

Como mencionamos, as planilhas vieram como uma solução prática e barata. Basta apenas configurar as fórmulas corretamente e, pronto, fazer o lançamento dos dados. 

Mas será que ela é realmente tão prática quanto imaginamos? Será que as planilhas solucionam todos os problemas que surgem na hora de calcular as horas? É possível calcular a hora extra sem usar planilhas?

Confira o conteúdo para saber por que eliminar de vez as planilhas de horas extras da sua rotina e como tornar todo o processo mais seguro, ágil e confiável!

Acompanhe o conteúdo pelos tópicos abaixo:

• Horas extras e jornada de trabalho
• Por que abandonar as planilhas
• Quais são os erros mais comuns ao calcular as horas extras
• O que mudou com a Reforma Trabalhista
• Como calcular a hora extra comum
• Como calcular hora extra sem planilhas
• As vantagens de automatizar o cálculo de horas extras
• Como o app Tangerino pode ajudar

Horas extras e jornada de trabalho

Muitas vezes o tempo médio da jornada não é suficiente para o cumprimento de uma determinada tarefa ou para a finalização de uma atividade.

Nesses casos, o funcionário opta por estender seu dia de trabalho para cumprir com suas obrigações e, no dia seguinte, dar início a outros afazeres. 

Segundo uma pesquisa da empresa Maxis GBN, o brasileiro costuma fazer, em média, 18 horas extras por mês. O Brasil ocupa o sétimo lugar no ranking, como você pode ver abaixo:

Fonte: Época Negócios

Isso só nos mostra o quanto saber calcular corretamente as horas extras é fundamental para realizar o pagamento correto dos valores e manter a empresa agindo em legalidade.

Que tal conferir também os seguintes conteúdos?
? Hora extra: tudo que você precisa saber sobre o assunto
? As principais escalas de trabalho de acordo com a CLT
? Como calcular a hora de trabalho dos funcionários
? Planilha de horas trabalhadas assegura horas extras?
? Horas extras no trabalho externo: como monitorar?

Por que abandonar as planilhas

Como calcular hora extra sem usar planilhas? Essa pergunta era bastante comum até alguns anos atrás, certo? Errado! Ainda tem muita gente fazendo o controle de ponto de funcionários em planilhas de Excel.

Mesmo parecendo uma solução barata e confiável, a verdade é que calcular hora extra em planilhas é um grande risco. 

Qualquer equívoco no lançamento dos horários de entrada e saída dos funcionários ou então na elaboração da fórmula que fará o cálculo das horas excedentes pode causar grandes transtornos para a empresa.

Embora as planilhas de controle de ponto não tenham nenhum custo direto, elas podem sair caras pela facilidade de cometer erros e pelo tempo que levam para ser preenchidas.

Você deve inserir manualmente os horários de entrada e de saída de cada funcionário, todos os dias do mês. Isso ocupa um tempo enorme na rotina do departamento de pessoal e deixa o setor sobrecarregado.

O excesso de trabalho operacional pode levar a erros de digitação ou esquecimentos, como o abono de faltas. 

Na hora de fazer o cálculo da folha de pagamento online, os funcionários recebem valores equivocados. Consequentemente, a credibilidade e a reputação da empresa ficam em xeque.

Quais são os erros mais comuns ao calcular as horas extras

Por mais qualificada que sua equipe de DP seja, não é possível fugir dos erros quando um trabalho é desenvolvido manualmente.

E, quando lidamos com números, mesmo com a atenção redobrada os erros podem acontecer, é natural.

Em empresas pequenas, é comum vermos apenas um colaborador responsável por verificar e lançar as horas extras dos demais, mês a mês. Imagine quanto trabalho essa pessoa terá ao fechar a folha de pagamento.

Nas empresas de grande porte, mesmo que haja um departamento inteiro para cuidar das questões referentes aos colaboradores, a sobrecarga de trabalho ou mesmo a falta de atenção podem levar a erros no cálculo e pagamentos indevidos.

Vemos que, independentemente do tamanho da empresa, esses problemas podem acontecer. Contudo, eles devem ser evitados ao máximo, porque uma remuneração incorreta pode levar a processos trabalhistas e ônus desnecessários à empresa.

O erro de cálculo é apenas um dos vários problemas que podem acontecer em relação ao acompanhamento das horas extras executadas pelos colaboradores. Veja outros possíveis equívocos abaixo:

• não seguir as regras referentes às horas extras;
• erros de digitação ou nas fórmulas usadas para o cálculo;
• não descontar as faltas;
• não cadastrar o percentual correto de acréscimo;
• não contar com um backup;
• não determinar uma política interna para as jornadas extras;
• não acompanhar o saldo de horas extras mensalmente;
• não controlar a jornada de trabalho externa ou em home office;
• ter um controle de ponto ruim, que permite alteração nas marcações.

Além desses itens listados, ainda é necessário ter atenção às mudanças oriundas da Reforma Trabalhista. 

Embora não sejam tantas no que diz respeito às horas extras, algumas determinações impactaram a forma como as empresas devem fazer o pagamento. Confira!

O que mudou com a Reforma Trabalhista

É importante entender quais foram as mudanças trazidas pela Reforma Trabalhista de 2017. Apesar de não ser tão recente assim, muitos ainda não incorporaram as novas regras, o que pode levar a erros no cálculo das horas extras.

O primeiro ponto importante a ser mencionado é: a Reforma não acabou com a possibilidade de fazer hora extra e receber por ela. Esse ainda é um direito do trabalhador.

Contudo, algumas adequações foram feitas para resguardar tanto trabalhador quanto empregador. Vamos conferi-las!

Horas in itinere

Você sabe o que são horas in itinere? Bom, horas in itinere são as horas gastas pelo trabalhador em seu deslocamento do trabalho para casa ou de casa para o ambiente de trabalho.

Antes da Reforma Trabalhista, as horas in itinere poderiam ser consideradas como parte da jornada de trabalho desde que a empresa estivesse localizada em área de difícil acesso para os colaboradores.

Nesses casos, quando não havia transporte público na região, a empresa disponibilizava um meio de transporte próprio para o trabalhador.

Contudo, após a Reforma, o artigo que dispunha sobre essa determinação foi revogado. Agora, a CLT deixa bem claro que as horas in itinere não devem ser consideradas na jornada de trabalho.

Isso mudou porque, do ponto de vista legal, durante o trajeto o trabalhador não está à disposição do empregador. E, como sabemos, a jornada de trabalho é determinada a partir desse critério de disponibilidade.

Banco de horas

Essa é uma possibilidade de compensação da jornada. Ou seja, caso o empregador opte por adotá-lo em vez do pagamento da hora extra, é possível. Porém, algumas regras precisam ser seguidas.

Como o trabalhador não receberá em dinheiro pelas horas excedentes, precisa haver um abatimento da jornada em outro dia.

Antes da Reforma, era necessário que o sindicato da categoria concordasse com a adoção do modelo de banco de horas.

Agora, no entanto, basta que haja um acordo por escrito entre empregador e empregado para fazer valer esse sistema.

É importante lembrar, contudo, que o saldo do banco precisa ser compensado em, no máximo, seis meses. Antes da Reforma, esse prazo era de um ano.

Jornada de trabalho

O trabalhador celetista precisa cumprir uma jornada de trabalho de 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

Além disso, de acordo com a legislação, um período comum de trabalho corresponde a 8 horas diárias contínuas.

Porém, caso seja firmado um acordo coletivo, essa jornada pode se estender a 12 horas. É o caso da escala 12×36, na qual o empregado trabalha por 12 horas e dispõe de 36 horas de descanso ininterrupto.

Mesmo na jornada 12×36, o trabalhador não pode ultrapassar as 220 horas mensais, conforme mencionamos.

Caso isso aconteça, é necessário pagar essas horas com acréscimo de 50% ou 100% a depender da situação.

Como calcular a hora extra comum

Antes de iniciar o cálculo, é necessário saber o valor que o colaborador recebe por hora trabalhada. Para isso, basta dividir o salário total pelas 220 horas mensais que precisam ser cumpridas.

A legislação trabalhista determina que o valor da hora extra comum deve ser pago com acréscimo de pelo menos 50% do valor da hora normal de trabalho, conforme a fórmula abaixo.

Essa porcentagem, contudo, vai mudar conforme o acordo coletivo da empresa. Por isso o DP precisa ficar sempre de olho nesse valor na hora de fazer o cálculo.

Além dessa porcentagem, o valor da hora extra também pode mudar em casos de jornada noturna, trabalho em finais de semana ou em feriados. 

Fizemos, inclusive, um conteúdo sobre o pagamento de hora extra em feriados para o nosso quadro RH em Pauta. Confira!

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Todas essas variações precisam estar nas fórmulas da sua calculadora ou planilha de horas extras, senão os valores acrescidos não estarão corretos.

Percebe como manter esse controle apenas na planilha é complicado e, muitas vezes, perigoso? Por mais competente que seja o profissional do DP, essa é uma tarefa passível de erros. 

Vamos mostrar, na sequência, como calcular a hora extra sem a planilha e você vai conseguir notar as diferenças entre os dois processos. Vamos lá?

Como calcular hora extra sem planilhas

As planilhas de banco de horas são totalmente dispensáveis, pois existem alternativas mais modernas e seguras que automatizam o cálculo de horas extras sem que a empresa corra riscos.

Como calcular horas extras é uma atividade totalmente dependente do controle de ponto, por que não usar esse registro como ponto de partida?

Ao optar por um aplicativo de ponto eletrônico, tudo o que o departamento pessoal precisa fazer é cadastrar as escalas de horários de cada funcionário, grupo ou setor. 

O sistema compara os registros de entrada e saída dos colaboradores com suas jornadas pré-cadastradas e, então, informa qual é a quantidade de horas extras de cada funcionário.

Tudo isso acontece de forma automática, sem a necessidade de intervenções constantes de uma pessoa. 

O departamento de RH pode extrair relatórios diários consolidados e tratar os desvios de marcação de ponto online de maneira personalizada, sem atrasar as demais atividades.

As vantagens de automatizar o cálculo de horas extras

O cálculo de horas extras interfere diretamente no pagamento dos salários. Por isso, o app de ponto eletrônico do Tangerino pode ser integrado com a maior parte dos softwares de folha de pagamento do mercado.

Você precisa apenas informar o salário e o percentual de acréscimo por hora extra da categoria uma única vez. Dessa forma, o valor das horas extras será lançado na folha de pagamento todos os meses.

Como calcular a hora extra é uma atividade rotineira do departamento de pessoal, muitas vezes os funcionários não têm acesso ao cálculo e perdem a noção do quanto trabalharam a mais.

Não é possível também acompanhar quantas vezes eles chegaram atrasados, por exemplo. Isso faz com que frequentemente sejam surpreendidos na hora de receber o pagamento.

Com o app de controle de ponto, os colaboradores podem acessar pelo celular seus próprios horários, dia após dia. 

Assim, cada um consegue acompanhar seu saldo de horas extras, não havendo mais desculpas para não fazer a compensação de banco de horas antes do fechamento do mês.

Mais importante que eliminar as surpresas no cálculo da folha de pagamento, é eliminar a desconfiança entre empresa e empregado. 

Com o saldo de horas na palma da mão, o colaborador tem a certeza de que será pago corretamente.

Como o app Tangerino pode ajudar

O Tangerino é um aplicativo de ponto eletrônico responsável pelo controle de ponto e jornada. Por isso, ele pode te ajudar no momento de contabilizar as horas extras pagas mensalmente.

Como vimos, o primeiro passo para fazer o controle e o cálculo de horas extras corretamente é contar com um sistema de ponto online que seja eficiente e ofereça transparência para empregadores e empregados.

A marcação por meio do aplicativo de ponto pode ser feita com o auxílio de tecnologias de controle de ponto biométrico ou de reconhecimento facial, além de impedir que os dados sejam adulterados.

Além disso, o app automatiza o registro de cada marcação, sendo atualizado constantemente para oferecer à empresa o acompanhamento em tempo real da jornada de seus colaboradores.

O aplicativo de controle de ponto contribui para a redução dos gastos com hora extra e automatiza o processo, porque:

• permite que o gestor saiba quem está fazendo hora extra a cada momento, podendo solicitar que o colaborador interrompa ou encerre sua jornada de trabalho quando não houver necessidade de estendê-la;
• assegura que não haja falhas na marcação de ponto e nem nos cálculos para o pagamento de horas extras, evitando situações de pagamento indevido e suas consequências;
• possibilita que a empresa identifique a necessidade de desenvolver políticas internas para a redução do volume de horas extras de suas equipes;
• favorece a análise do desempenho de cada colaborador e da equipe para determinar formas de contribuir para a sua produtividade e reduzir a ocorrência de horas extras.

Em resumo, o app do Tangerino confere segurança e praticidade no controle de ponto de funcionários, criando um ambiente favorável para a redução de gastos com as horas extraordinárias.

Agora que você já sabe que é possível livrar-se das planilhas e calcular horas extras de forma automática e sem complicação, que tal fazer um teste na nossa ferramenta?