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Os funcionários são a base de qualquer empresa de sucesso. São eles que mantêm as operações em andamento, produzem os bens ou serviços que a empresa oferece e lidam diretamente com os clientes.

Entretanto, ter uma equipe de qualidade pode ser caro, e é fundamental que as empresas tenham uma compreensão dos custos envolvidos na contratação e manutenção de seus funcionários. 

Neste artigo você vai descobrir a importância de entender esses custos, quais são eles e quanto custa um funcionário para empresa pode ajudar a evitar problemas e manter a saúde financeira da empresa em dia.

Para facilitar a leitura, confira todos os assuntos que serão abordados:

Quanto custa um funcionário para empresa?

quanto custa um funcionario para empresa

Um dos principais custos das empresas é a contratação e manutenção de seus funcionários. Além do salário, existem uma série de encargos trabalhistas, benefícios e impostos que precisam ser pagos, tornando a contratação de um novo colaborador uma despesa significativa.

De acordo com o Dieese (Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos), o custo total de um funcionário pode chegar a ser cerca de duas vezes maior do que o valor pago em salário. 

Isso ocorre porque além do salário, a empresa também precisa arcar com encargos trabalhistas, como o INSS, FGTS, férias, 13º salário, vale-transporte, entre outros benefícios.

Outros fatores que podem afetar os custos incluem a duração da jornada de trabalho, nível de qualificação e experiência do funcionário, além de possíveis despesas com treinamentos e capacitações.

Por isso, é essencial que as empresas tenham um planejamento adequado e uma gestão eficiente de seus recursos humanos, a fim de evitar problemas financeiros e garantir a saúde financeira da empresa. 

Isso inclui calcular cuidadosamente os custos de cada funcionário, inclusive os encargos trabalhistas e benefícios, além de investir em treinamentos e capacitações para garantir que seus colaboradores estejam sempre atualizados e preparados para enfrentar os desafios do mercado de trabalho.

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Por que é importante saber quanto custa um funcionário?

Reduza seu custo operacional

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é essencial para a saúde financeira e a sustentabilidade da organização. 

Conhecer esses custos é fundamental para que a empresa possa se planejar e tomar decisões estratégicas de forma mais eficiente.

Isso inclui a análise de possíveis reduções de custos, como a terceirização de serviços ou a adoção de novas tecnologias para aumentar a produtividade da equipe, bem como o planejamento de investimentos em treinamentos e capacitações. 

Além disso, ter um controle detalhado dos custos dos colaboradores ajuda a evitar surpresas financeiras, tais como gastos excessivos com benefícios ou impostos inesperados.

Outra vantagem de se ter um controle detalhado dos custos dos colaboradores é que isso permite que a empresa faça um planejamento mais eficiente, incluindo a previsão de despesas futuras com novas contratações, aumentos salariais, benefícios e treinamentos.

Quais impostos entram no cálculo de custo de um funcionário?

Para saber qual é o valor de um funcionário para empresa, é importante considerar não apenas o salário bruto, mas também os impostos e encargos trabalhistas que a empresa deve pagar. Dentre os impostos que entram no cálculo do custo de um funcionário no Brasil, destacam-se:

  1. INSS: é uma contribuição previdenciária paga pelo empregador, que varia de acordo com o salário do funcionário. Atualmente, as alíquotas vão de 7,5% a 14% do salário.
  2. FGTS: é uma contribuição paga pelo empregador que corresponde a 8% do salário bruto do funcionário. Esse valor é depositado mensalmente em uma conta vinculada ao trabalhador e pode ser sacado em caso de demissão sem justa causa, aposentadoria ou outras situações específicas.
  3. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): é um imposto que incide sobre o salário do funcionário, de acordo com uma tabela progressiva. A alíquota varia de 7,5% a 27,5% e é descontada diretamente do salário.
  4. Contribuições sindicais: é uma contribuição paga pelo empregador em favor do sindicato representativo da categoria profissional do funcionário. O valor da contribuição é definido pela própria entidade sindical.
  5. Férias: durante o período de férias do colaborador, a empresa precisa continuar pagando seu salário normalmente, além de um adicional de 1/3 sobre o valor do salário.
  6. 13º salário: todo ano, o colaborador tem direito a um salário extra equivalente a 1/12 do valor do salário bruto.

É importante lembrar que esses impostos podem variar de acordo com a legislação trabalhista vigente e com as especificidades do contrato de trabalho, por isso é essencial que as empresas estejam sempre atualizadas em relação a essas questões para evitar problemas trabalhistas e financeiros.

E para enriquecer ainda mais essa discussão, assista ao vídeo abaixo, publicado no canal da Sólides Tangerino, sobre como calcular o imposto de renda na folha de pagamento:

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Quais outros valores entram no cálculo de custo de um funcionário?

Além dos impostos e encargos trabalhistas, outros valores também entram no cálculo do custo de um funcionário para a empresa. Entre eles, destacam-se:

  1. Vale-transporte: é um benefício obrigatório que o empregador deve oferecer ao funcionário, para custear suas despesas com transporte público. O valor do vale-transporte é definido de acordo com a quantidade de dias trabalhados e a distância percorrida pelo trabalhador.
  2. Vale-refeição ou alimentação: são benefícios que a empresa pode oferecer aos seus funcionários, para ajudar a custear suas despesas com refeições durante o expediente. O valor do benefício varia de acordo com a política da empresa.
  3. Plano de saúde: é um benefício oferecido pela empresa aos seus funcionários, que cobre despesas médicas e hospitalares. O valor do plano de saúde varia de acordo com a cobertura e a faixa etária do funcionário.
  4. Seguro de vida: é um benefício oferecido aos funcionários, para garantir uma indenização em caso de morte ou invalidez.
  5. Treinamentos e capacitações: são investimentos que a empresa pode fazer para desenvolver as habilidades e competências dos seus funcionários, tornando-os mais produtivos e eficientes.
  6. Equipamentos e ferramentas de trabalho: Dependendo da atividade desenvolvida pelo funcionário, é necessário fornecer equipamentos e ferramentas de trabalho, como computador, telefone, uniforme, ferramentas específicas, entre outros.
  7. Custos administrativos: Além dos custos diretos relacionados ao funcionário, a empresa também deve considerar os custos administrativos, como folha de pagamento, contabilidade, sistemas de gestão de recursos humanos, entre outros.
  8. Rescisão de contrato: Caso o funcionário seja demitido, a empresa deve arcar com os custos da rescisão de contrato, como o aviso prévio, as férias proporcionais e o 13º salário proporcional.
  9. Indenizações: Em caso de acidentes de trabalho ou outras situações específicas, a empresa pode ser obrigada a pagar indenizações ao funcionário.

Todos esses valores devem ser levados em consideração ao calcular o custo de um funcionário, pois eles influenciam diretamente na saúde financeira da empresa.

E falando em rescisão de contrato, que tal assistir ao vídeo a seguir e relembrar o que são as verbas rescisórias e o que diz a lei sobre elas?

Como calcular o valor de um funcionário para empresa?

Para calcular o valor de um funcionário para empresa, basta:

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  1. Começar pelo salário bruto

    O primeiro passo é calcular o salário bruto do funcionário. Some todos os valores, como o salário base, as comissões e as gratificações. Por exemplo, vamos considerar as informações do funcionário João, com um salário base de R$ 3.000,00, mais R$ 500,00 em comissões, portanto o seu salário bruto será de R$ 3.500,00.

  2. Adicionar os encargos trabalhistas

    Além do salário bruto, a empresa precisa arcar com os encargos trabalhistas. Eles incluem impostos, como o INSS, FGTS, contribuição previdenciária, entre outros. Os valores podem variar de acordo com o salário do funcionário e a categoria profissional. Por exemplo, se a empresa precisar pagar 20% de encargos trabalhistas sobre o salário bruto do João, o valor será de R$ 700,00.

  3. Somar os benefícios

    A empresa também pode oferecer benefícios aos funcionários, como vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, seguro de vida, entre outros. Some todos os valores e adicione ao custo total do funcionário. Suponha que a empresa ofereça um vale-refeição de R$ 20,00 por dia para o João, que trabalha 22 dias no mês. O valor total dos benefícios será de R$ 440,00.

  4. Calcular as férias e o 13º salário

    Os funcionários têm direito a férias e 13º salário. O valor das férias deve ser calculado considerando o salário bruto mais 1/3. Por exemplo, se o João tem um salário bruto de R$ 3.500,00, o valor das férias será de R$ 4.666,67. Já o 13º salário é uma remuneração extra paga ao funcionário no final do ano.

  5. Somar tudo e calcule o custo total

    Some todos os valores obtidos nos passos anteriores e divida pelo número de funcionários da empresa. Isso dará uma média de custo por funcionário. No exemplo do João, o valor total será de R$ 9.306,67 (R$ 3.500,00 de salário bruto + R$ 700,00 de encargos trabalhistas + R$ 440,00 de benefícios + R$ 4.666,67 de férias + 13º salário).

Quais as melhores maneiras de economizar no custo de funcionário?

Economizar no custo de funcionários é uma necessidade cada vez mais presente no mundo empresarial, mas isso não significa que a qualidade do trabalho e o bem-estar dos colaboradores devam ser comprometidos. A empresa precisa encontrar formas de conciliar a economia com a garantia da qualidade do trabalho. 

Para isso, o primeiro passo é analisar as necessidades da empresa e avaliar se realmente é necessário contratar novos funcionários. Às vezes, é possível redistribuir tarefas entre os colaboradores atuais, sem a necessidade de novas contratações. Além disso, é possível economizar na contratação de estagiários ou aprendizes, desde que recebam um treinamento adequado.

Oferecer benefícios flexíveis também é uma opção interessante, permitindo que cada funcionário escolha o que é mais relevante para ele. Essa abordagem pode ser mais econômica do que um pacote de benefícios fixo para todos.

Aliás, quer saber como implementá-los em sua empresa? É só apertar o play:

Avaliar os custos da folha de pagamento é uma tarefa essencial para quem quer economizar. É preciso verificar se os valores dos impostos e contribuições sociais estão corretos e se há possibilidade de reduzir custos com horas extras, por exemplo.

Investir em tecnologia também pode ajudar a reduzir custos com funcionários. A automação de processos pode ser uma solução viável, como o uso de softwares de gestão financeira, recursos humanos e atendimento ao cliente.

Além disso, ter um plano de carreira claro pode ser um estímulo para os funcionários crescerem dentro da empresa, reduzindo a rotatividade de pessoal e diminuindo custos com novas contratações.

Outra opção bastante eficiente é adotar o trabalho remoto como uma alternativa para economizar com infraestrutura e reduzir gastos com transporte e alimentação. 

Quais são as principais dúvidas na hora de calcular o valor de um funcionário?

Cálculo da folha de pagamento

O cálculo dos custos de funcionários pode gerar muitas dúvidas e questionamentos por parte de gestores e empresários. Veja quais são as principais:

Qual a importância em saber o custo de um funcionário?

Saber o custo de um funcionário é fundamental para a gestão financeira de uma empresa. Com essa informação, é possível avaliar se os investimentos feitos em recursos humanos estão sendo bem direcionados e se os custos estão dentro do orçamento previsto. 

Além disso, saber qual é o valor de um funcionário é importante para a definição do preço de venda dos produtos ou serviços da empresa, já que esse custo deve ser levado em conta na formação do preço final. 

Saber o custo de um funcionário também permite que a empresa tome decisões estratégicas em relação a contratações, demissões e benefícios, visando sempre a manutenção da saúde financeira do negócio.

Quais valores entram no cálculo de custo de um funcionário?

Diversos valores são considerados no cálculo do custo de um funcionário, tais como o salário base, os encargos sociais, os benefícios oferecidos pela empresa, os valores correspondentes a férias e ao 13º salário, as horas extras trabalhadas, além dos impostos incidentes sobre a folha de pagamento, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e a Contribuição Previdenciária (INSS). 

É importante que a empresa tenha um sistema de gestão de pessoas bem estruturado e organizado e que consulte um contador ou especialista em recursos humanos para realizar esse cálculo de forma precisa e eficiente.

Como é feito o cálculo?

Para calcular o custo de um funcionário, é necessário seguir algumas etapas importantes. Em primeiro lugar, é preciso definir qual é o salário base do funcionário, ou seja, o valor pago pela atividade laboral. 

Em seguida, é preciso calcular os encargos sociais, que incluem valores obrigatórios como INSS e FGTS. Além disso, é preciso considerar os benefícios oferecidos pela empresa, como vale-transporte e plano de saúde, por exemplo. 

Outra etapa importante é calcular os valores correspondentes a férias e 13º salário. Também é preciso levar em conta as horas extras trabalhadas, bem como os impostos incidentes sobre a folha de pagamento, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e a Contribuição Previdenciária (INSS). 

Para garantir a precisão e eficiência do processo, é importante que a empresa tenha um sistema de gestão de pessoas bem estruturado e organizado, e que consulte um contador ou especialista em recursos humanos.

Temos alguns materiais relacionados ao assunto, confira:

Conclusão

Como vimos, é essencial que as empresas saibam calcular o custo de cada funcionário para gerenciar de forma eficiente seus recursos humanos e manter suas finanças em ordem. 

Esse cálculo permite que a empresa tenha uma visão clara dos custos envolvidos na contratação de funcionários e ajuda a tomar decisões estratégicas em relação à gestão de pessoal. 

Além disso, ter conhecimento dos direitos trabalhistas dos funcionários é fundamental para garantir a legalidade e a justiça nas relações trabalhistas. Por isso, convidamos você a continuar a leitura no artigo Direitos trabalhistas: um guia completo com os 16 principais. Nos vemos por lá!

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