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A lei é clara: uma jornada convencional de trabalho tem a duração máxima de 8 horas diárias, com até 2 horas extraordinárias e adicionais. Então, por que é que tanta gente realiza tarefas fora do horário?

Além de ajudar você a entender os motivos para essa situação, vamos dar dicas de como evitá-la ― porque, sim, exercer atividades de trabalho fora do horário pode resultar em problemas para a pessoa e para quem a emprega.

Ter quase metade da força de trabalho atuando além do horário indica que a situação é comum, mas não deveria ser vista como normal. Entenda mais sobre o assunto e saiba como evitar jornadas excessivas sem perder em produtividade!

O que diz a pesquisa sobre as tarefas fora do horário?

Tarefas fora do horário

Cerca de quatro em cada dez profissionais afirmam que colegas ou chefes entram em contato fora do expediente para tratar de questões de trabalho. Essa situação ocasiona uma jornada “extra” que faz parte da rotina de quem atua no presencial e no home office.

Com base na pesquisa realizada pelo portal Empregos.com.br em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), as consequências da realização de tarefas fora do horário fazem com que uma parcela expressiva dos trabalhadores considere que a duração real da jornada de trabalho não está dentro do combinado. Veja só:

  • para 38,6% a carga de trabalho é incompatível com a duração da jornada;
  • por isso, 43% trabalham além do período definido em contrato;
  • nesse cenário, 49,4% trabalham fora do horário comercial,
  • sendo que 47,5% são contratados fora do expediente.

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Em linhas gerais, o que as pessoas estão dizendo é que não há tempo hábil para realizar todas as tarefas e, por isso, trabalham mais horas do que deveriam. Algo que, por vezes, é feito sem uma compensação financeira, além de ter levado a outras perdas, como veremos adiante.

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Quais são os principais causadores das tarefas fora do horário?

Diferentes fatores podem levar à realização de tarefas fora de horário, com destaque para:

  • acúmulo de tarefas ou funções;
  • prazos apertados;
  • microgerenciamento;
  • problemas de comunicação;
  • má gestão do tempo.

Vamos destrinchar esses fatores para que você entenda bem como cada um ― de forma isolada ou em conjunto ― tende a fazer com que as pessoas precisem exceder suas jornadas para dar conta da demanda que lhes é apresentada.

Acúmulo de tarefas ou funções

O acúmulo de tarefas ou funções é uma consequência da falta de pessoal nas equipes, muitas vezes causada por uma estratégia falha de economia de custos.

Em outras palavras, falamos de um problema que ocorre quando a empresa decide que uma pessoa pode dar conta da demanda de duas (ou mais) e entende que essa é a decisão mais esperta a se tomar.

Eventualmente, esse excesso de responsabilidades aumenta os gastos da organização com o pagamento de horas extras e faz com que a sobrecarga leve a horas de trabalho cumpridas até mesmo fora do horário comercial.

É o típico cenário que tende a levar pessoas ao afastamento por questões de saúde mental como, por exemplo, a síndrome de burnout, uma doença cada vez mais presente na sociedade. Nós temos, inclusive, um vídeo super completo sobre esse tema lá no canal da Sólides Tangerino, veja só:

Prazos apertados

Outro fator é a má gestão de demandas e entregas que faz com que indivíduos e equipes precisem lidar com prazos muito curtos.

Entenda que falamos de prazos que não são definidos somente pela necessidade. De fato, eventualmente, pode ser necessário que alguma demanda seja priorizada e entregue com prontidão. Porém, essa não pode ser a regra.

Cabe a máxima de que “quando tudo é urgente, nada é urgente” para entender que se a rotina é composta de prazos apertados, o problema é de gestão e tem chances reais de fazer com que trabalhadores excedam suas jornadas normais.

Microgerenciamento

Também é preciso falar do papel do microgerenciamento na realização de tarefas fora do horário. Gestores que acompanham muito de perto o desenvolvimento do trabalho, fazendo cobranças constantes, podem afetar a produtividade das pessoas.

Como consequência, essas pessoas vão precisar exceder o horário de trabalho, inclusive levando demandas para casa, para que consigam realizar todas as atividades que lhes foram propostas.

Problemas de comunicação

Ainda, destacamos os problemas de comunicação como fator importante, considerando especialmente duas hipóteses:

  • se a liderança tem dificuldade de comunicar demandas e fluxos de trabalho, pessoas e equipes enfrentarão um desafio para realizar entregas sem demandar tempo extra;
  • se não há regras rígidas quanto aos limites da comunicação, o universo do trabalho invade o universo pessoal.

Lembra-se de que a pesquisa apontou que muitas pessoas são contatadas por lideranças ou colegas fora do horário comercial?

Isso é consequência do advento de soluções como o WhatsApp atreladas à falta de limites ou a um descumprimento de regras.

Há quem acredite que se uma mensagem de trabalho chegou, a demanda deve ser atendida prontamente, independentemente de quando seja!

Não deveria ser assim. A saber, alguns países da Europa têm leis que proíbem os empregadores de contatar seus colaboradores, por quaisquer meios, fora do horário de trabalho.

O entendimento é de que o período de descanso ou o período fora da jornada de trabalho definida em contrato deve ser destinado a qualquer outra coisa que não o trabalho. Inclusive o descanso e o lazer.

Aproveite a visita e guarde os artigos a seguir para mais tarde:

Má gestão do tempo

Por fim, se as próprias pessoas não tiverem habilidade de autogestão, podem contribuir para o aumento da sua carga horária de trabalho.

Assim, a comunicação tem relação com a gestão ― ponto que já levantamos antes ― e com a capacidade que cada profissional tem de se planejar e organizar bem o seu tempo para executar suas tarefas.

Não é sem motivo que a autogestão faz parte do rol de soft skills requisitadas pelas empresas. E, quando essa habilidade está presente, o microgerenciamento (aquele outro fator que apontamos) se faz cada vez menos necessário.

O que pode ocasionar esse cenário?

Considerando os principais causadores das tarefas fora de horário que elencamos, a origem do problema está em uma gestão e modelo de liderança inadequados.

Não é difícil entender o porquê.

O acúmulo de tarefas ou funções é mais comum em um contexto em que a gestão subestima o volume da demanda de trabalho de cada pessoa da equipe. É isso o que faz com que trabalhadores sintam que a quantidade de tarefas é incompatível com a jornada, conforme indicou a pesquisa.

Uma situação como essa tende a criar prazos curtos porque dificulta que haja tempo hábil para a execução de todas as demandas.

Como consequência, é comum que os prazos sejam descumpridos, o que pode abrir brecha para o microgerenciamento. Isso porque prazos apertados ou vencidos aumentam a pressão sobre todas as pessoas, inclusive a que lidera a equipe.

Paralelo a tudo isso, se não existe uma comunicação de qualidade, temos ao menos dois problemas: 1) falhas que originam retrabalho, aumentam o estresse e comprometem os prazos e 2) brecha para que contatos de trabalho sejam feitos fora do horário comercial.

Assim, parece inevitável que as jornadas excedam o tempo estabelecido em contrato e que os limites entre vida profissional e pessoal fiquem ofuscados, mal definidos.

Resolver todas essas questões é algo que depende, sobretudo, de uma gestão bem feita.

Algo que inclui um bom acompanhamento da jornada de trabalho e da frequência e duração das horas extras realizadas.

Essa análise pode ser um indicativo claro de sobrecarga e de um contexto que leva à realização de jornadas ainda mais longas ― ainda que em casa ―, extrapolando os limites legais.

Por sua vez, o modelo de liderança adequado incentiva a autogestão em detrimento ao microgerenciamento, melhorando o controle do tempo e a produtividade de cada pessoa da equipe.

Para que esse último ponto funcione bem, o DP precisa entrar em cena desde o desenho do “candidato ideal” para a empresa, buscando profissionais que tenham um perfil mais voltado para o autogerenciamento.

Quer saber um pouco mais sobre como aumentar a produtividade da sua equipe? É só escutar o episódio 17 do Tangerino Talks, feito especialmente para esse tema. Confira:

Um recorte sobre tarefas fora do horário no home office

A pesquisa aponta que 45,1% das pessoas dizem trabalhar mais quando estão em casa, em comparação com o trabalho presencial.

Se isso fosse reflexo apenas do ganho de produtividade, estaria tudo certo. Porém, estamos falando da realização de tarefas fora do horário destinado ao trabalho e desvendando por que isso acontece.

Planilha de Cálculo do Adicional Noturno

Entende-se que, no home office, lideranças e pessoas da equipe sentem que precisam “provar” que estão trabalhando, o que aumenta tanto a cobrança quanto a disponibilidade para jornadas diárias longas demais.

Novamente, gestão e autogestão de qualidade ajudam a resolver o problema.

Mas o trabalhador pode realizar tarefas fora do horário?

Depende. A resposta não é tão simples, mas vamos ajudar você a entendê-la.

A CLT define a duração permitida para a jornada diária de trabalho e estabelece o máximo de 2 horas extras a cada dia, com valor de, pelo menos, 50% a mais do que a hora normal de trabalho.

Assim, respeitando esse prazo, temos uma jornada extraordinária que não configura em realização de tarefa fora do horário, já que existe previsão legal para que a situação aconteça.

Agora, um minuto: que tal esclarecer, de uma vez por todas, as suas dúvidas sobre as escalas de trabalho permitidas pela CLT? É só apertar o play:

Entretanto, qualquer jornada extraordinária que exceder o limite da lei é irregular e, portanto, não deve acontecer e pode até configurar um abuso do empregador contra o colaborador no contexto do Direito Trabalhista.

Ainda, o Brasil não tem uma legislação específica sobre as comunicações que ocorrem fora do horário de trabalho. Nesse caso, o que vale é o acordo firmado entre as partes.

Se o colaborador concorda, de forma prévia, me responder a esses contatos, deve fazê-lo por ter aceitado a política da empresa. Caso esse acordo não exista, passa a valer o direito legal de não responder contatos fora de hora.

De um lado, empregadores e lideranças precisam entender que “estar online” não é sinônimo de estar disponível para atender a uma solicitação de trabalho a qualquer momento.

Do outro, as pessoas contatadas podem optar por indicar que receberam a comunicação e que vão atendê-la no horário devido caso temam que se recusar a responder prontamente seja prejudicial para sua relação com a empresa.

O que pode ser feito para que o colaborador não tenha tarefas fora do horário?

Com tudo isso, ainda que uma brecha para tarefas fora do horário exista, não é o ideal. A CLT também destaca  direito dos trabalhadores a  11 horas de intervalo entre um dia e outro de trabalho, além do descanso semanal remunerado (DSR).

Aliás, caso você queira saber mais sobre esse assunto, é só apertar o play:

Assim, o mais indicado a se fazer é buscar um cenário em que ninguém tenha que exceder a jornada permitida por lei. Para tanto, confira algumas dicas:

Tenha uma gestão de tarefas da equipe

A sobrecarga que comumente leva à realização de tarefas fora do horário é ocasionada por uma má gestão de tarefas.

Para resolver o problema, é necessário comunicar com clareza o que deve ser feito, apresentar metas realistas e prazos exequíveis. Sempre que preciso, faz sentido ouvir a própria equipe para determinar detalhes sobre cada entrega.

Além do mais, uma boa gestão também estabelece e/ou esclarece os fluxos corretos de produção em cada projeto, indicando etapas e responsáveis.

Faça priorizações

Outra boa ideia é definir quais demandas são prioritárias. Uma forma de fazer isso é considerar o nível de dificuldade, o tempo para a entrega e a força de trabalho envolvida em cada caso.

Assim, é possível evitar a sobrecarga de pessoas ou da equipe como um todo para não comprometer a produtividade e a qualidade das entregas, além de aumentar o bem-estar.

Mapeie as necessidades

Também é importante entender o que pessoas e equipes precisam para não realizar tarefas fora do horário e serem mais produtivas dentro do horário definido para suas jornadas.

Esse processo pode ser feito a partir da coleta de feedbacks e da análise estratégica dos retornos recebidos.

A ideia é mapear as necessidades para entender quais melhorias devem ser implementadas para evitar a sobrecarga e manter o bom desempenho.

Avalie a expansão da equipe

Em alguns casos, a gestão é até bem feita, mas falta pessoal para dar conta de tudo. O que leva ao acúmulo de tarefas, funções e jornada extra.

Para evitar isso, convém avaliar se novas contratações podem ter um custo-benefício melhor tanto do ponto de vista financeiro ― evitando gastos excessivos com hora extra ― quanto em relação ao bem-estar dos trabalhadores.

É sempre bom lembrar que o cumprimento de jornadas que parecem intermináveis afeta o engajamento, a produtividade e até a saúde das pessoas.

Invista no treinamento das lideranças

Lembra-se de que apontamos o microgerenciamento como um dos causadores das tarefas fora do horário? Há uma relação entre essa situação e a dificuldade de autogestão por parte de quem integra as equipes.

Resolver esse problema depende de preparar as lideranças para uma gestão mais flexível, baseada em comunicação clara, processos bem definidos e em uma relação de confiança.

O treinamento também pode incluir a preparação para a disseminação da cultura do feedback. Dessa forma, a gestão se habitua a ouvir as pessoas que integram a organização e a considerar suas necessidades.

Quer saber um pouco mais sobre os benefícios do treinamento de lideranças? É só conferir as dicas que publicamos lá no Instagram da Sólides Tangerino:

Pratique uma gestão humanizada

Aliás, o treinamento das lideranças é fundamental para uma gestão humanizada que se traduz em ouvir as opiniões, conhecer as necessidades e considerar os sentimentos dos colaboradores da empresa.

Isso faz com que a dinâmica de trabalho estabelecida faça mais sentido para ambas as partes, gerando um ambiente favorável ao bem-estar e à produtividade.

Em outras palavras, evita a sobrecarga de tarefas e a sobrecarga emocional que leva a excesso de horas de trabalho, cansaço, estresse, burnout, afastamentos e demissões.

E falando em sobrecarga de tarefas, confira abaixo algumas dicas de como evitá-la baixando nosso e-book gratuito sobre o assunto:

Seja enfático sobre a jornada de trabalho

Por fim, o óbvio precisa ser dito. Toda a empresa precisa ter clareza sobre os limites estabelecidos para a jornada de trabalho e sobre eventuais acordos internos que possam ou não existir.

Isso evita com que lideranças e até colegas sintam que podem ultrapassar limites e fazer comunicações fora do horário de trabalho, induzindo a outra parte a uma resposta rápida ou até a resolver a situação de ponto.

Também evita que colaboradores tentem criar provas contra a empresa alegando que qualquer comunicação extra originou jornada extraordinária não paga. Vamos entender melhor essa?

Se uma pessoa recebe uma mensagem fora do expediente, pode alegar que foi induzida a prolongar sua jornada e que, portanto, precisa receber o adicional devido. Algo que pode ir parar na Justiça do Trabalho.

Porém, se todas as partes sabem que uma eventual comunicação extra não deve ser atendida de pronto, fica claro que a intenção não é gerar uma jornada adicional, mas somente comunicar algo.

Conclusão

Acontece muito, mas a realização de tarefas fora do horário não deve ser normalizada. Por essa razão, o melhor é adotar medidas que evitem a sobrecarga de pessoas e equipes e que reestabeleçam limites saudáveis.

Na contramão de jornadas excessivas, 8 em cada 10 brasileiros gostaria de uma semana de trabalho de quatro dias que, inclusive, será testada no país a partir de novembro.

Mesmo que sua empresa ainda não vislumbre essa possibilidade, é recomendável não ignorar que essa conversa está acontecendo. É um reforço para a ideia de que é preciso entender como evitar a sobrecarga dos profissionais.

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