Dicas para saber como escolher um software de assinatura eletrônica

Poder assinar digitalmente um documento de modo que ele mantenha sua validade jurídica é uma inovação bem-vinda a vários setores da empresa, inclusive no RH e DP. No entanto, é preciso saber como escolher um software de assinatura eletrônica adequado às suas necessidades.

Além de contribuir com a sustentabilidade, esses sistemas garantem a segurança do documento com a verificação de identidade, oferecem modelos prontos e, claro, permitem assinar qualquer documento em qualquer lugar. Uma tecnologia que veio para ficar!

Se você quer modernizar os setores da sua empresa, chegou ao conteúdo certo. Vamos mostrar como escolher um software de assinatura eletrônica e dar dicas valiosas para que você tome uma decisão certeira.

Vamos lá? Se preferir, navegue pelo conteúdo:

• Como escolher um software de assinatura eletrônica?
• Por que contratar um software que já possui assinatura eletrônica?
• Aprendeu como escolher um software de assinatura eletrônica?

Como escolher um software de assinatura eletrônica?

Tentar otimizar as atividades e demandas diárias é um desafio enfrentado por muitos setores das empresas, incluindo RH e DP. 

Um dos avanços tecnológicos que mais facilitou a rotina foi a ferramenta de assinatura eletrônica, que permite simplificar o processo de assinatura em documentos — com validade jurídica. 

Isso quer dizer que um documento assinado digitalmente tem o mesmo valor legal que um arquivo físico. 

Além disso, atualmente há ótimos sistemas de gestão que trazem essa ferramenta como parte de seu escopo. Por esse motivo, não há razão para não adotar essa inovação, certo?

No entanto, é preciso ter atenção a algumas características que as ferramentas devem apresentar para que sejam seguras e legais. 

Para escolher um software de assinatura eletrônica, você precisa pensar em:

1. Segurança
2. Integração
3. Privacidade
4. Escalabilidade
5. Sustentabilidade
6. Inovação tecnológica
7. Reputação de marca
8. Boa experiência do usuário
9. Inovação
10. Rapidez
11. Mobilidade

Confira, a seguir, em detalhes, como escolher um software de assinatura eletrônica para sua empresa!

1. Segurança

Os softwares de assinatura eletrônica contam com um ecossistema robusto e altamente seguro para que você consiga autenticar seus documentos sem se preocupar.

Nesse sentido, o certificado digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), tecnologia utilizada durante o procedimento de assinatura, foi desenvolvido para proporcionar maior segurança e evitar qualquer tipo de fraude.

Além disso, é necessário usar criptografia SSL para proteger seus documentos. Dessa forma, é possível rastrear todo o processo de assinatura, desde o endereço de e-mail do assinante, o IP do dispositivo, até o carimbo oficial do tempo.

Ao escolher um software de assinatura eletrônica, é importante se informar sobre o time de compliance da empresa, se existe algum programa corporativo de segurança da informação, por exemplo, que seja compatível aos padrões de segurança nacional e internacional.

Ainda, é importante observar se são oferecidos recursos de segurança ou um serviço de suporte feito por especialistas dedicados ao assunto.

Todas essas precauções são importantes para manter os seus arquivos seguros e válidos juridicamente.

2. Integração

Para conseguir realizar suas tarefas diárias, provavelmente os funcionários de uma empresa precisam lidar com vários aplicativos e ferramentas.

Ao escolher um software de assinatura eletrônica, é fundamental que ele não seja apenas mais um programa no computador dos empregados, e sim uma solução eficiente e útil.

Portanto, opte por um sistema que possa ser facilmente integrado a outras ferramentas de gestão usadas no dia a dia dos setores. Isso, além de facilitar o processo de onboarding no software, ajudará a aumentar a produtividade dos funcionários instantaneamente.

Por isso, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos, verifique se ele oferece uma API flexível para facilitar a integração a outros sistemas. 

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• O uso da tecnologia para aumentar a produtividade

3. Privacidade

Conforme as novas tecnologias coletam quantidades cada vez maiores de dados pessoais, também aumenta a importância de proteger as informações pessoais de seus funcionários e clientes.

A ferramenta de assinatura eletrônica que você contratar deve estar em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Temos vários conteúdos interessantes sobre esse assunto, confira:

• LGPD no RH: Em Que os Gestores Precisam Ficar de Olho
• Novas Regras da LGPD: Entenda o Que Muda Para Pequenas Empresas
• Lei Geral de Proteção de Dados: o que é?

4. Escalabilidade

Uma das dicas de como escolher um software de assinatura eletrônica diz respeito à escalabilidade da ferramenta. Isso quer dizer que o sistema precisa ser adaptável para atender bem às diferentes necessidades da sua empresa.

Conforme forem mudando os objetivos do negócio e os caminhos a serem trilhados, é importante que o software esteja preparado para essa modernização.

Pensando nessa situação, uma boa saída é buscar por sistemas de gestão completos que ofereçam um módulo de assinatura eletrônica, como é o caso do Tangerino. 

Para você ter uma ideia, a solução simplifica a jornada do DP de tal forma que, no mesmo software, é possível fazer a gestão de presença, gestão de férias, fechamento da folha de ponto, assinatura eletrônica da folha, geração de relatórios e folha de pagamento e muito mais!

Por isso, em vez de considerar softwares de assinatura eletrônica para apenas um departamento da empresa, escolha uma opção que contemple toda a organização.

5. Sustentabilidade

O consumo desenfreado de papel é um problema que há anos vem sendo enfrentado pelas principais organizações ambientais do mundo. 

Ao escolher um software de assinatura eletrônica para sua empresa, você não estará apenas otimizando parte do trabalho desenvolvido pela sua equipe, mas também ajudando a criar um ambiente mais sustentável.

Além disso, eliminando papéis não há necessidade de arquivar nenhum tipo de documento em espaços físicos, fazendo com que sua empresa consiga poupar espaço com armários e gaveteiros.

Você tem preocupação com a sustentabilidade em sua empresa? Confira alguns desses artigos:

• Paperless: O Que é Esse Conceito e Como Aplicar em Sua Empresa?
• O que é ESG e o Que Essa Sigla Significa Para Sua Empresa?

6. Inovação tecnológica

Embora investir em uma solução digital seja um ótimo jeito de melhorar seus negócios, essa ferramenta ainda é apenas uma parte de um processo bem maior. 

As atividades manuais que os funcionários de uma empresa precisam desempenhar atrasam todo o processo, aumentam os custos e acabam prejudicando a experiência do cliente.

É por esse motivo que as organizações estão investindo na transformação digital para se tornarem mais flexíveis, ágeis e adaptáveis a mudanças. 

Quando se trata desse processo de transformação, pense em como seu negócio pode crescer e mudar. Então, escolha um software de assinatura eletrônica construído em uma plataforma tecnológica robusta, de um fornecedor que pense no cenário atual de mudança.

7. Reputação de marca

O fornecedor do software de assinatura eletrônica deve ser confiável para assegurar que você terá o suporte necessário durante todo o ciclo de vida do sistema na sua empresa.

Para isso, pesquise sobre o fornecedor e busque recomendações de outros consumidores que já utilizaram a ferramenta.

Escolha um parceiro que tenha boa reputação e que ofereça o tipo de suporte que você precisa, antes da implementação, durante e depois. 

A plataforma de assinatura eletrônica certa para o seu negócio será aquela que dará a garantia de que seus documentos serão assinados pelas pessoas certas e não serão comprometidos por falsificações e outras atividades fraudulentas. 

Portanto, tenha atenção a todas as soluções oferecidas pela empresa e cheque sua reputação online para garantir a melhor escolha para a sua empresa.

8. Boa experiência do usuário

Se para assinar os documentos da sua empresa manualmente você precisa estar presente em um determinado local — seja dentro da sua própria empresa ou em um cartório, por exemplo — ao autêntica-los digitalmente o cenário é completamente diferente.

De modo geral, todas as assinaturas são realizadas por meio de dispositivos eletrônicos, sejam eles computadores, celulares ou tablets. Assim, desde que se tenha acesso à internet, você poderá seguir com suas tarefas de onde quer que esteja.

Essa possibilidade oferece praticidade e conforto para os usuário, contribuindo para uma experiência positiva com a ferramenta.

9. Inovação

A empresa que você escolher deve investir continuamente em pesquisa e desenvolvimento tecnológico. Dessa forma, ela conseguirá trazer inovações que tornem o produto mais útil e fácil de ser utilizado, além de realizar as atualizações necessárias.

Uma ferramenta SaaS (Softwares as a Service) oferece, entre muitos benefícios, a melhoria contínua, ou seja, novos recursos que tornam o uso mais simplificado e otimizado. 

Portanto, ao escolher um software de assinatura eletrônica, garanta que a empresa eleita frequentemente lance atualizações e se preocupe em entregar novidades alinhadas às necessidades de seus clientes e parceiros.

10. Rapidez

Quando falamos em dicas de como escolher um software de assinatura eletrônica, estamos nos referindo não apenas a sistemas exclusivos para isso. 

Existem diversas ferramentas de gestão que contam com módulos de assinatura eletrônica com tecnologia de ponta capaz de recolher informações sobre a sua empresa e rubricar os seus arquivos em questão de segundos. 

A velocidade com que as informações são processadas, armazenadas e compartilhadas é um ponto-chave, afinal, o objetivo da ferramenta é otimizar a rotina. Desse modo, um sistema que apresenta falhas ou lentidão é pouco eficiente. 

Além disso, é importante frisar que, por ser um sistema automatizado, a probabilidade de erro na gestão de documentos empresariais praticamente não existe.

11. Mobilidade

O mercado atual exige uma solução que permita que os funcionários enviem, assinem e gerenciem documentos com segurança em qualquer lugar. 

Pensando nisso, opte por um software de assinatura eletrônica que ofereça aplicativos nativos para todas as principais plataformas: iOS, Android e web.

Esse nível de compatibilidade permitirá que você aproveite as notificações instantâneas para garantir que seus funcionários estejam sempre em dia, não importa de onde estejam trabalhando. Isso é especialmente importante para equipes em trabalho remoto ou modelo híbrido.

Por que contratar um software que já possui assinatura eletrônica?

Adotar um software de assinatura eletrônica pode ser algo transformador para as empresas, especialmente para as PMEs. 

No entanto, muitas organizações ainda são muito cautelosas ao adotar alguma tecnologia que vá mudar completamente a forma como realizam suas atividades. 

Por conta desse medo, elas acabam insistindo em processos manuais, porque acham que softwares robustos podem expô-las a fraudes e outras formas de crime cibernético. E, como vimos, o que ocorre é justamente o oposto.

Para diminuir a quantidade de programas que têm acesso aos dados da sua empresa e, assim, garantir a segurança das informações, você pode optar por algum software que já possui assinatura eletrônica.

Uma solução completa de gestão não só te dará mais segurança nas suas transações, como reduzirá os custos e acelerará os processos. 

Um programa de gerenciamento eletrônico de documentos não cuida apenas da assinatura, mas também do armazenamento e da organização dos arquivos, tornando-os seguros, porém acessíveis a pessoas autorizadas.

Com um módulo de gestão de documentos, você consegue ter todos os arquivos importantes de admissão, relatórios de controle de ponto e férias armazenados e organizados em um único espaço.

Além disso, é possível contar com um armazenamento em nuvem seguro para garantir a longevidade dos documentos, evitar danos, perdas ou vazamentos de dados.

Um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) é uma plataforma simples e completa, desenvolvida para fazer você trocar a papelada do DP por um processo digital mais otimizado, econômico e moderno.

Essa é uma das funcionalidades oferecidas pelo Tangerino. O sistema é 100% digital, capaz de realizar a gestão completa de documentos e assinaturas eletrônicas, além de ser totalmente integrado aos demais módulos do software.

Isso quer dizer que, com o software do Tangerino, você consegue potencializar o DP da sua empresa, porque os módulos de admissão, controle de ponto e férias estão ligados ao GED.

Com essa solução completa, até mesmo os mais céticos se sentirão seguros em digitalizar seus processos e armazenar dados importantes na plataforma do Tangerino.

Assista ao vídeo abaixo e confira mais detalhes sobre essa tecnologia:

Aprendeu como escolher um software de assinatura eletrônica?

Como você pôde notar ao longo deste conteúdo, as empresas devem observar diversos fatores ao migrar da caneta e papel para um software de assinatura eletrônica. 

Antes de escolher o seu provedor, é fundamental entender o que a empresa fornecedora tem a oferecer em termos de integração, tecnologia e funcionalidades. Afinal, a ideia é otimizar a rotina, não complicá-la ainda mais.

Normalmente, os softwares de assinatura eletrônica oferecem testes grátis para demonstrar a solução e para os possíveis clientes entenderem se conseguem se adaptar à tecnologia.

Então, aproveite a oportunidade para conhecer o máximo de produtos e funções da plataforma escolhida.

E para saber tudo sobre a eficácia de sistemas GED, continue por aqui e confira o como o Tangerino pode te ajudar com o seu módulo de gestão de documentos eletrônicos.