Comunicação interna: como envolver e engajar seus empregados?

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A comunicação interna é responsável por envolver os funcionários nos processos corporativos e deixar seu quadro de pessoal a par de mudanças e ideias apresentadas para a empresa.

A comunicação interna, como o próprio nome indica, é um conjunto de ações de divulgação de conteúdos corporativos aos colaboradores de uma empresa.

Feita de forma on e offline, ela promove a interação entre contratado e contratante e gera, além de outros benefícios, motivação na equipe, melhora no ambiente de trabalho e, consequentemente, aumenta a chance de retenção de talentos.

Investir em comunicação interna é a opção mais acertada para manter a transparência e engajar a equipe.

Por isso, listamos algumas ações essenciais para a valorização do funcionário. Vem com a gente!

Por que a comunicação interna é importante e como funciona

A primeira coisa que deve estar clara sobre comunicação é que é necessário pelo menos duas partes: um emissor e um receptor.

O primeiro deve entender quem é a sua audiência e falar de forma a ser compreendido; o segundo deve ser capaz de receber e implementar a mensagem em seu dia a dia. 

Além disso, para que a comunicação seja realmente efetiva, ela deve ser de mão dupla, ou seja, o receptor deve sentir-se livre para interpretar as informações e contestá-las de forma construtiva. 

Somente assim, qualquer forma de troca de informações é realmente democrática e tem o poder de transformação esperado em qualquer empreendimento.

Um líder deve ser capaz de moldar o seu time e, da mesma forma, ser moldado em uma colaboração contínua.

Agora que você entende melhor o que estabelece uma boa comunicação, vamos discutir um pouco mais o porquê de ela ser tão importante para qualquer empresa.

A importância da comunicação interna na empresa

Tendo em mente os preceitos de comunicação que estabelecemos acima, você imagina uma empresa onde esta não seja uma realidade?

É bem fácil imaginar uma empresa que não tem uma boa comunicação entre indivíduos e setores em pleno caos, não é mesmo?

Bem, sendo assim, você já entende a importância de uma comunicação interna, ela é a fonte primária de organização e hierarquia, sem ela não é possível estabelecer regras ou informar o novo fluxo de trabalho.

Cada empresa cria uma cultura organizacional única, sendo assim, o ato de trocar informações pode ter uma conotação diferente para cada uma.

Contudo, qualquer que seja o conceito adotado, uma boa comunicação terá um impacto positivo tanto no clima organizacional quanto na organização do negócio como um todo.

Isso resulta em uma série de benefícios para a empresa, tais como:

• credibilidade e transparência;
• acesso global à informações rápidas e precisas;
• sensação de equipe e não indivíduo;
• oportunidade de destaque profissional àqueles mais engajados;
• clima organizacional positivo e integrador.

Todos estes benefícios, ultimamente, ajudam nos lucros da sua empresa. Uma equipe motivada atende melhor os clientes, realiza as suas tarefas com mais atenção e, por fim, produz mais.

Como fazer comunicação interna nas empresas

Existem inúmeras formas de promover a comunicação interna nas organizações, algumas delas são as seguintes.

Jornal interno

Deixar os funcionários informados do que acontece dentro da empresa é uma das formas mais eficazes de aproximá-los da cultura empresarial.

Por isso, a criação de um canal de comunicação interna é uma estratégia simples que faz muita diferença no dia a dia.

No formato impresso ou digital – enviado por meio do e-mail corporativo – o jornal pode apresentar informações sobre os regulamentos da empresa, novas regras e lista de aniversário dos colaboradores.

Assuntos específicos também são úteis, como dicas de saúde, prazos para declaração de imposto de renda, calendário de eventos na cidade, entre outros.

Você pode dedicar um espaço do jornal a conteúdos produzidos pelos próprios trabalhadores. Dentre eles artigos, crônicas, poemas e ilustrações.

Eventos

Realizar uma confraternização de empresa permite aos funcionários conhecerem seus colegas de trabalho por outra perspectiva, melhorando a comunicação interna.

E as reuniões podem ser realizadas no almoço, happy hour ou mesmo em eventos temáticos.

Os gestores podem investir, por exemplo, em encontros pontuais para comemorar conquistas em equipe.

Outra opção que fortalece o vínculo é a criação de um calendário fixo de eventos anuais para datas como Páscoa, Natal e férias escolares – com a presença da família do colaborador.

Pesquisas

Manter um canal de comunicação interna aberto para o envio de sugestões e críticas possibilita aos funcionários exercer seu direito de expressão e, com isso, estabelecer uma relação de confiança com a empresa.

Para incentivar o engajamento no trabalho, o setor de RH pode oferecer ferramentas de envio anônimo, seja de forma digital ou por meio de formulários.

Com uma curadoria especializada, os profissionais dos Recursos Humanos têm a oportunidade de identificar possíveis problemas, criar soluções e avaliar mudanças.

Concurso

Oferecer a oportunidade do funcionário propor ideias para a empresa é uma eficiente forma de incentivo.

Nesse sentido, o gestor de recursos humanos pode viabilizar a criação de um prêmio no qual os trabalhadores enviem projetos ligados à sua área de atuação, promovendo o engajamento de funcionários.

Já o reconhecimento pela contribuição pode ser oferecida da forma mais vantajosa para o funcionário e conveniente para a empresa: bônus financeiro, folgas, brindes, ingressos para shows e eventos, entre outros.

Curso de capacitação

Muitas vezes, os funcionários não dispõem de tempo ou condições financeiras para investir em um curso de capacitação.

Nesse sentido, a empresa pode oferecer treinamentos periódicos no próprio local de trabalho.

Com funcionários qualificados a autoestima melhora e, consequentemente, o fluxo de trabalho se torna mais ágil e assertivo.

Barreiras na comunicação interna

Falamos sobre as diversas formas de estimular ações de comunicação interna de uma empresa, contudo, é importante também trazer algumas barreiras e ruídos que podem acontecer. 

É importante ter em mente que cada indivíduo é único e a interpretação pode variar de acordo com quem envia, o meio utilizado, a própria mensagem, enfim… Saber que estes problemas podem acontecer pode ajudar a resolver ou prevê-los.

Os mais comuns são os descritos a seguir.

Barreiras psicológicas

Este tipo de barreira depende dos sentimentos nutridos em relação a outros indivíduos.

Por exemplo, um e-mail de um chefe pouco gostado pode soar afrontoso ou mesmo grosseiro, enquanto a mesma mensagem de um colega querido pode parecer neutra e prática.

Nestes casos, estimular a etiqueta empresarial e o bom senso é uma boa saída para evitar que este tipo de má interpretação possa resultar em problemas.

Barreiras pessoais

Pessoas têm humores diferentes por motivos diferentes. Sendo assim, um indivíduo nem sempre está em uma boa posição para interpretar as mensagens de maneira correta ou mesmo tomar decisões bem pensadas. 

É completamente normal, imagina só pensar claramente no meio de um divórcio bastante acalorado.

É uma situação que deixa qualquer pessoa fora do seu eixo, contudo, bom senso é sempre bem-vindo de todas as partes.

Barreiras geográficas e físicas

Hoje em dia é comum ter funcionários que trabalham em home office ou mesmo em outros estados, adicionando assim uma barreira física e geográfica para a comunicação efetiva.

Neste sentido, é interessante fazer com que qualquer reunião seja o mais pessoal possível para evitar que ruídos se instalem a exemplo de videochamadas ou rápidas ligações, podendo ser muito mais efetivas que uma troca de e-mail.

Barreiras semânticas

Semântica é, literalmente, significado. Sendo assim, quando alguém utiliza um linguajar desconhecido ou estranho a outro indivíduo pode fazer com que o entendimento seja muito complexo, ou sequer exista.

Sendo assim, o emissor deve conhecer o receptor para que o discurso, então, seja adaptado aquele indivíduo, afinal de contas, se não há entendimento, não houve comunicação.

Ferramentas que podem ajudar a comunicação interna 

Hoje em dia, é possível fazer um planejamento de comunicação interna, especialmente com tantas ferramentas disponíveis no mercado.

Chat interno

Aplicativos de chat internos podem ser uma ótima forma de concentrar toda a comunicação oficial da empresa e fazer com que encontrar determinadas informações.

Existem diversos aplicativos que podem ser utilizados como:

• Slack;
• Flock;
• WhatsApp Business; etc.

Cada opção traz seus benefícios e problemas, cabendo ao gestor encontrar a melhor opção para o seu negócio.

Comunicação em massa

Os chats internos nem sempre são o melhor veículo para enviar informações oficiais importantes, como atas de reuniões ou mesmo decisões corporativas que irão afetar a todos.

Para estes casos é interessante ter um newsletter entregue através do e-mail corporativo. É possível utilizar ferramentas como o MailChimp para configurar estes e-mails e dar a cara que você quiser.

A depender do tamanho da empresa um mural também pode ser uma excelente opção, quando colocado em um ponto bem visível, pode entregar uma informação importante antes mesmo que o colaborador abra o seu e-mail.

Calendário aberto

Algo que adianta bastante a comunicação, especialmente entre setores, é um calendário aberto de todos da empresa. Desta forma, é possível averiguar quando alguém está ocupado na hora de marcar uma reunião, por exemplo.

Não somente, o gestor pode inserir um evento obrigatório na agenda de todos, por exemplo, sendo muito mais simples de gerenciar muitas pessoas.

Uma dica é utilizar o Google Calendar caso a empresa tenha acesso ao G Suite, caso não tenha, é uma boa hora para considerar esta ou outras ferramentas.

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