Conheça o fundo o INSS e saiba da sua importância!

Qual o papel da sua empresa no bom funcionamento do INSS e na garantia dos benefícios pagos pelo governo aos trabalhadores?

Se você não sabe responder a essa pergunta com segurança, precisa entender melhor o que é o INSS, e é justamente para isso que elaboramos este post.

Para captar recursos e poder pagar os benefícios, o governo precisa contar com a colaboração dos empregadores.

Por essa razão, todo RH ou Departamento Pessoal precisa conhecer suas regras e outros detalhes, sobretudo no que diz respeito ao cálculo e recolhimento.

Neste post, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o INSS para manter essa obrigação em dia. Confira!

O que é o INSS?

O INSS – Instituto Nacional do Seguro Social – é o órgão responsável pelo pagamento da aposentadoria e de outros benefícios a que trabalhadores têm direito, fundado em 27 de junho de 1990.

Isso ocorreu a partir da junção do Instituto de Administração Financeira da Previdência e Assistência Social (IAPAS) com o Instituto Nacional de Previdência Social (INPS), oficializada pelo Decreto n° 99.350.

O INSS foi criado para operacionalizar e garantir o cumprimento dos direitos previstos para os segurados do Regime Geral de Previdência Social (RGPS).

Com as contribuições em dia e conforme as regras, os segurados do INSS têm direito a aposentadoria e benefícios como o auxílio-doença. Falaremos mais disso a seguir.

O que precisa estar claro agora, porém, é que é o INSS que assegura que os benefícios previdenciários sejam devidamente pagos a quem tem direito.

Para tanto, o órgão do governo conta com a colaboração dos empregadores e de seus departamentos de RH. Algo que você vai entender melhor ao longo da leitura.

Confira também

• Como funciona o afastamento pelo INSS?
• Afastamento de trabalho: o que é e como funciona?
• Como calcular o INSS na folha de pagamento? [2024]
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Para que serve o INSS?

O INSS é o responsável pelo pagamento de aposentadorias e benefícios previdenciários, como o auxílio-doença, salário-maternidade, auxílio reclusão e pensão por morte.

Ou seja, o INSS é uma garantia de benefícios nas quais seus contribuintes têm por direito, já que é recolhido na folha de pagamento.

Quais os benefícios previdenciários do INSS

Já mencionamos, como exemplo, a aposentadoria e o auxílio-doença como alguns dos benefícios previdenciários a que os segurados têm direito como contribuintes do INSS.

A lista completa inclui ainda outros benefícios que devem ser conhecidos. Confira abaixo:

• aposentadoria por tempo de contribuição;
• aposentadoria por idade;
• aposentadoria por invalidez;
• pensão por morte;
• auxílio-doença e auxílio-acidente;
• auxílio-reclusão;
• salário-maternidade;
• salário-família;
• reabilitação profissional.

Falamos de todos os benefícios que substituem a remuneração de um trabalhador quando este tiver perdido sua capacidade de trabalhar, temporariamente ou não.

Que os beneficiários têm direito a tudo isso, desde que as regras sejam respeitadas, você já deve ter entendido.

Agora, para entender também como é que esses benefícios se tornam viáveis para o governo, é preciso ir além e saber mais do que apenas a definição de INSS.

Assim, falaremos sobre como o INSS funciona, o que sua empresa, o RH e o Departamento Pessoal têm a ver com isso, além de apresentar outros detalhes.

Como funciona o INSS

O INSS funciona a partir de recolhimentos feitos pelos beneficiários, quando estes não têm carteira assinada, ou pelos empregadores.

Com isso, uma das principais atribuições do órgão é justamente receber as contribuições mensais dos trabalhadores segurados.

A missão é de grande importância não apenas por se tratar de dinheiro, mas também pelo número de pessoas envolvidas e que esperam ter seus direitos garantidos.

Dados de 2018, os mais recentes disponíveis, dão conta de que mais de 52 milhões de pessoas são seguradas pelo Regime Geral de Previdência Social no país.

Mencionamos isso para tentar esclarecer a responsabilidade que o INSS tem. A essa altura, você já deve ter entendido que o órgão está atrelado à Previdência Social e que sua atuação impacta diretamente a vida e o futuro dos trabalhadores.

Entender como o INSS funciona é entender como o dinheiro desses contribuintes chega ao governo.

Outros podem contribuir, mas nosso foco é nos trabalhadores assalariados que possuem vínculo empregatício. Em outras palavras, profissionais que sua empresa emprega.

Todo celetista, ou seja, todo trabalhador com carteira assinada contribui para o INSS, mas é o empregador quem se responsabiliza por isso.

Isso tudo significa que, é o RH e/ou do Departamento Pessoal da organização que, sabendo como calcular o INSS, faz o recolhimento mensal do valor devido por meio de desconto em folha.

O valor descontado deve estar no holerite de cada contratado. Assim, o trabalhador pode verificar o quanto está sendo destinado ao seu INSS e, claro, se a empresa está em dia com essa obrigação.

O papel do INSS

Receber os pagamentos mensais é apenas uma das funções do INSS e pode ser que você já tenha entendido isso. Em todo caso, cabe explicar um pouco melhor.

Em uma analogia com uma das responsabilidades que um RH pode ter, o que o INSS faz é uma espécie de gestão de benefícios.

Seu papel é controlar e pagar as aposentadorias e os outros benefícios devidos aos trabalhadores.

Usando uma linguagem um pouco mais técnica, dizemos que o papel do INSS é executar os benefícios previdenciários que listamos anteriormente. Vamos a um exemplo abaixo.

Se um funcionário da empresa sofre um acidente de trabalho e precisa se afastar por mais de 15 dias, o RH deve comunicar a situação à Previdência Social.

Após um acidente de trabalho, os primeiros 15 dias de afastamento são pagos pelo próprio empregador. 

Depois desse período, é o benefício do INSS que passa a substituir o salário para que o trabalhador não fique desassistido.

É por meio da referida comunicação que o INSS fica sabendo que precisa liberar o benefício para o trabalhador.

Há todo um processo para que isso aconteça, porque o INSS precisa se certificar de que não está caindo em fraudes que, eventualmente, acabariam prejudicando outros segurados.

Assim, o órgão precisa solicitar laudos médicos, elencar os médicos habilitados a concedê-los e só então autorizar ou não a liberação do benefício. Entende como há todo um trabalho de gestão envolvido?

Processos similares e complexos são feitos para garantir a concessão de qualquer outro benefício previdenciário. O papel do INSS é dar conta deles da melhor maneira possível.

O papel da empresa e do RH

O assunto INSS interessa muito aos trabalhadores, porque está ligado a um direito que todos esperam receber: a aposentadoria.

Com isso, pode ser que o papel dos empregadores nessa história fique um pouco ofuscado, mas não pode ser assim.

Caso ainda não esteja claro, vamos reforçar uma questão fundamental: é obrigação da empresa recolher o INSS de seus funcionários.

Se essa obrigação for descumprida, o empregador pode ter problemas legais. A saber, a ausência do repasse é interpretada como apropriação indébita previdenciária.

O crime está previsto no artigo 168-A do Código Penal e determina como pena reclusão de dois a cinco anos, além do pagamento de multa.

A seguir, veremos como pagar o INSS, ou seja, como o recolhimento deve ser feito pelas empresas.

Importante! O trabalhador não perde direito ao benefício do INSS se o empregador descumprir sua obrigação.

A falta de compromisso da empresa em fazer o recolhimento ou o repasse correto do INSS não deve afetar seus funcionários.

É certo que o governo precisa que os empregadores cumpram com sua obrigação porque, do contrário, não consegue dispor de dinheiro para pagar os benefícios.

Apesar disso, se um trabalhador precisar do INSS e descobrir que a empresa não fez o recolhimento, ainda pode ter acesso aos seus direitos. É preciso provar a existência do vínculo, o que pode ser um pouco burocrático.

Mencionamos isso apenas para mostrar por que a empresa pode ser penalizada se não recolher o INSS da maneira devida.

De alguma forma, o órgão ainda vai precisar pagar os benefícios. Então, vai buscar resolver o problema com o empregador para eliminar o prejuízo.

Como é feito o recolhimento do INSS?

Há trabalhadores que precisam recolher o INSS por conta própria. É o caso dos que não têm carteira assinada ou vínculo empregatício.

No caso dos assalariados, o recolhimento do INSS é uma obrigação do empregador.

Isso significa que esses trabalhadores não precisam fazer nada para garantir o repasse ao órgão do governo, apenas conferir se a empresa está em dia com as mensalidades.

Nas empresas, o RH ou o DP precisam fazer a emissão da guia de pagamentos, além de conferir a existência e quitar mensalidades em atraso.

Guia mensal

O RH ou o Departamento Pessoal têm até o dia 20 de cada mês para calcular a GPS, fazer sua emissão e garantir o recolhimento do INSS. Essa é uma das obrigações acessórias que toda empresa com funcionários tem.

A saber, GPS é sigla para Guia da Previdência Social, um documento gerado automaticamente no envio de dados ao SEFIP ― Sistema Empresas de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

Sem a geração automática a partir do SEFIP, a guia para o recolhimento do INSS pode ser gerada diretamente pelo site da Previdência Social.

Recolhimento em atraso

O recolhimento do INSS deve ser feito todos os meses. Se, por algum motivo, a empresa se descuidou quanto a isso, precisa corrigir a situação antes que ela se torne um problema grave.

Ao identificar que está em atraso com o INSS dos funcionários, a empresa deve acessar o Sistema de Acréscimos Legais (SAL) para calcular o valor devido.

O atraso implica em atualizações e acréscimos, com juros equivalentes à taxa Selic.

A multa é equivalente a 0,33% do valor da GPS por dia de atraso e a contagem começa no dia seguinte ao vencimento, seguindo até o pagamento. O limite é de 20%.

Uma vez que tiver o novo valor e a guia correspondente, a empresa pode encaminhar os recolhimentos.

Tabela do INSS com o desconto em folha de pagamento [2024]

Já mencionamos o desconto do INSS em folha antes. A regra significa que, mesmo que o empregador se responsabilize pelo recolhimento, o dinheiro para a contribuição é retirado do salário do próprio trabalhador.

Por essa razão, é interessante que os funcionários saibam de quanto é o desconto, porque trata-se de uma quantia que vai ser abatida do salário deles. A informação deve aparecer no holerite de cada um.

Além disso, é fundamental que o RH e o Departamento Pessoal também saibam a respeito, porque precisam garantir que o valor esteja correto, segundo as regras.

Sendo assim, você deve saber que o desconto é proporcional ao salário de cada contratado da empresa, variando entre 7,5% e 14% do salário bruto.

A regra define que, quanto maior o salário, maior o valor descontado para fins de INSS. 

A ideia é que um salário mais alto corresponda a uma aposentadoria também mais alta no futuro.

O percentual certo a ser aplicado em cada caso é definido pelo governo e disponibilizado para consulta por meio da tabela do INSS.

Esse é, portanto, um instrumento que deve ser consultado para que a empresa tenha as bases corretas para realizar o cálculo e encaminhar o desconto devido.

A tabela válida para 2024 é a seguinte:

Importante! A tabela do INSS passa por atualizações e, por isso, recomendamos que você sempre consulte o site do INSS para conferir eventuais novas versões e evitar erros.

Desde março de 2020, por exemplo, o percentual de desconto passou a ser orientado pela faixa salarial, tendo o salário mínimo como guia.

Uma vez que o governo faz ajustes no salário mínimo anualmente, é sempre necessário conferir como essa mudança impacta ou não o cálculo do INSS.

Ainda, esclarecemos que essa tabela é válida para trabalhadores assalariados, trabalhadores avulsos e empregados domésticos.

Para os demais casos ― que não são comuns à realidade de uma empresa ―, é preciso buscar a tabela correspondente divulgada pelo órgão.

Confira:

Quem pode contribuir ao INSS?

Como deve estar claro, os trabalhadores assalariados são nosso foco neste post porque é por causa deles que sua empresa precisa dar atenção ao INSS. 

Apesar disso, a contribuição ao órgão da Previdência Social pode ser feita por outros agentes também. São eles:

• empregadores (há o INSS patronal);
• trabalhadores domésticos;
• autônomos;
• contribuintes individuais;
• trabalhadores rurais.

Quanto a isso, queremos esclarecer algumas questões apenas para que você se aprofunde um pouco mais no assunto.

Para se filiar e se tornar beneficiária do INSS, uma pessoa precisa ter, no mínimo, 16 anos de idade.

Como visto, trabalhadores celetistas se tornam beneficiários automaticamente, mas o mesmo não acontece com os demais. 

Em caso de rescisão contratual, o INSS só segue sendo pago se a própria pessoa assumir essa responsabilidade.

Trabalhando por conta própria, o profissional precisa se inscrever, pelo site da Previdência Social, e se responsabilizar pela contribuição mensal ao INSS.

Cabe ressaltar que quem é microempreendedor individual passa a ter acesso aos benefícios da Previdência caso esteja em dia com o pagamento do DAS MEI, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Ainda, é interessante saber que até quem não tem renda própria pode se inscrever para ter direito aos benefícios pagos pelo INSS.

Essa é uma opção válida, por exemplo, para estudantes e pessoas que não trabalham, mas têm condições de pagar a mensalidade devida.

Para contribuir com o INSS, é preciso ter inscrição no órgão ou ter número de PIS/Pasep ou NIS.

Vale saber! É bom fazer um esclarecimento: alguns podem optar por contribuir ou não para o INSS, mas essa não é uma escolha de todos.

Além dos trabalhadores assalariados, os trabalhadores avulsos, os empregados domésticos e os contribuintes individuais são segurados obrigatórios da Previdência Social.

Cálculo do INSS

Com os esclarecimentos feitos, podemos falar sobre como calcular o INSS dos trabalhadores que têm vínculo empregatício com sua empresa.

O cálculo sofreu alterações com a Reforma da Previdência. Como mencionamos anteriormente, o desconto do INSS passou a ter como base o salário mínimo vigente. Ainda, seu cálculo considera percentuais ou alíquotas progressivas.

Isso significa que o desconto é calculado para cada faixa salarial até atingir o valor bruto.

Atualmente, o desconto é aplicado conforme mostra a tabela que apresentamos anteriormente.

Pode ser que entender isso assim, em tão poucas palavras e números, não seja a mais simples das tarefas.

Por essa razão, recomendamos que você confira outro artigo de nosso blog em que ensinamos como calcular o INSS na folha de pagamento.

O texto é mais completo e funciona como um guia para essa operação, podendo ser de grande ajuda para você.

Incidência do INSS

A remuneração de um trabalhador é definida a partir de seu salário bruto e dos devidos acréscimos e descontos.

Um desses descontos é o INSS. A questão é que, para não errar na conta, o Departamento Pessoal precisa saber sobre a incidência do INSS em fatores que compõem a remuneração. Veja só!

13º salário

Como você deve saber, o 13° salário pode ser pago em duas parcelas, sendo que a primeira deve ser quitada entre fevereiro e novembro.

Já a segunda parcela deve ser paga até dia 20 de dezembro e, neste caso, há incidência de descontos da Previdência Social e do Imposto de Renda.

Em outras palavras, ao calcular o 13° salário de sua equipe, você só deve descontar o INSS na segunda parcela. Um detalhe que carece da atenção dobrada do RH.

Adicionais

Adicionais fazem parte da realidade de diversos funcionários e são sempre um ponto de atenção para o RH e para o DP.

No que diz respeito ao INSS, a legislação indica que o desconto incide nos seguintes adicionais:

• adicional noturno;
• adicional de periculosidade;
• adicional de insalubridade;
• adicional de função e tempo de serviço;
• adicional de transferência;
• horas extras.

É o artigo 28, inciso I, da Lei nº 8.212/91, reforçada pela Súmula 688 do Supremo Tribunal Federal (STF), que versa a respeito.

Férias

No caso das férias, a resposta sobre a incidência do INSS é um pouco mais complexa, porque pode variar de acordo com as circunstâncias.

O INSS incide no caso de férias normais, acrescidas do 1/3 constitucional. A regra vale também para férias coletivas.

Atenção, porém, ao que explica a Receita Federal:

• incidência de contribuição: ocorre quando o adicional é pago juntamento à remuneração de férias gozadas, na vigência do contrato de trabalho;
• não incidência de contribuição: aplica-se quando o adicional é pago relativamente às férias indenizadas integrais e/ou proporcionais, na rescisão do contrato de trabalho.

Bônus

Ainda, segundo as regras legais, há incidência de INSS em comissões, prêmios e gorjetas pagas ao trabalhador, caso essas sejam práticas da empresa.

É importante ter atenção aos detalhes para evitar que a remuneração seja calculada de forma equivocada. Algo que pode gerar retrabalho e muita dor de cabeça para o DP.

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Conclusão

Contribuir para o INSS é o que garante que um cidadão possa ter acesso a benefícios previdenciários, inclusive à aposentadoria.

Em muitos casos, é o próprio interessado que precisa fazer a emissão da guia de pagamento e cuidar para estar em dia com as mensalidades.

Como vimos, porém, quando há vínculo empregatício, quem deve cuidar do recolhimento do INSS é o empregador.

Por essa razão, o setor de RH e o Departamento Pessoal devem saber o que é o INSS e conhecer suas regras para garantir que o recolhimento seja feito corretamente.

Esperamos que o post tenha ajudado a esclarecer suas dúvidas sobre o assunto! Gostou e quer mais? Veja tudo o que você precisa saber sobre afastamento pelo INSS!