Controle de presença: quais são os principais sistemas?

O controle de presença dos colaboradores é importante em todas as empresas, mas é obrigatório por lei para aquelas com mais de 20 funcionários.

A precisão do controle de ponto é fundamental para que a empresa não sofra com complicações, como reclamações trabalhistas pelo pagamento de horas extras. E também para que ela consiga descontar faltas injustificadas, quando necessário.

Além disso, por meio do controle de presença dos funcionários, é possível observar quanto eles estão produzindo e readequar seus horários, identificar atrasos recorrentes e organizar melhor a rotina de trabalho.

Portanto, sua utilidade vai além de oferecer precisão do tempo de trabalho dos colaboradores para o fechamento da folha de pagamento. Ele é importante porque oferece dados para a melhor estruturação das demandas da empresa e de seus colaboradores.

Existe uma série de maneiras de estabelecer o controle de horário, algumas mais precisas que outras. Neste artigo, nós explicamos quais são elas, abordamos suas vantagens e desvantagens. Esperamos te ajudar a definir o melhor sistema para sua empresa. Boa leitura!

O que é controle de presença?

Controle de presença nada mais é que o controle de ponto dos funcionários. Ou seja, o controle das suas horas de trabalho, de quando eles entram e saem da empresa, ou de quando eles começam e terminam suas atividades.

Esse controle funciona por meio de registros de horário, os quais é possível fazer de forma manual, mecânica ou eletrônica. Por meio dele, é possível avaliar quanto um colaborador cumpriu da carga horária para a qual foi contratado. E assim, consegue-se ajustar a sua remuneração mês a mês.

Atualmente, há meios para registrar, inclusive, a localização dos colaboradores. Dessa forma, é possível que eles façam home office ou que atuem fora da empresa e, mesmo assim, tenham seu horário registrado adequadamente.

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Por que é importante fazer controle de presença?

Para muitas empresas, há obrigatoriedade na realização do controle de ponto. Mas, mesmo para aquelas em que não há, ele é importante para garantir o cumprimento da jornada, pelos colaboradores.

Ele pode ajudar a identificar aqueles profissionais que sempre se atrasam, ou aqueles que cumprem muitas horas extras. Dessa forma, é possível advertir os atrasos e/ou reajustar as demandas.

Além disso, o controle oferece informações precisas sobre banco de horas, indicando o acúmulo de horas de cada funcionário. Tudo isso é possível a partir da análise do histórico de dados que o controle de ponto oferece. Algumas vezes, é possível acessá-los com poucos cliques, como é o caso nos controles de pontos digitais.

A realização do controle de presença dos funcionários também auxilia a empresa no controle das suas finanças. É simples: aqueles colaboradores que cumpriram horas extras, recebem corretamente o pagamento por elas. Já aqueles com faltas injustificadas, têm esse valor descontado do seu salário.

Outro ponto importante de a empresa controlar o ponto de seus colaboradores é ter informações para se precaver, diante de processos trabalhistas. Caso haja alguma contestação relativa aos horários trabalhados ou não pelos funcionários, é fundamental ter em mãos dados que comprovem que a empresa está cumprindo a lei.

Como funciona o controle de presença na prática?

O funcionamento do controle de presença varia conforme o tipo de controle de ponto escolhido pela empresa. A seguir, falamos sobre cada um deles, suas vantagens e desvantagens. Acompanhe!

Controle por livro de ponto

Há empresas que ainda utilizam o controle de ponto manual para registrar o horário de trabalho de seus colaboradores.

Essa forma de registro funciona mediante a anotação dos horários de entrada, saída para o almoço, volta do almoço e saída do trabalho, em um livro de ponto. É preciso que tanto a empresa, quanto o colaborador, tenham acesso aos horários registrados e à assinatura.

Esse método de controle de presença é muito ultrapassado em comparação a novas tecnologias, que inclusive possibilitam o registro por meio do próprio celular do colaborador. Mas não apenas por ser antigo, ele é uma solução inadequada.

O registro feito em folhas de papel é lento e atrapalha na rotina de trabalho dos colaboradores, especialmente quando todos entram e saem no mesmo horário. Além disso, em situações nas quais os trabalhadores se encontram fora da sede da empresa, é difícil precisar a hora em que eles começaram e pararam de trabalhar.

Ainda, esse método de controle é arriscado devido à vulnerabilidade dos dados. Afinal, quando se registra tudo em papel, corre-se o risco de perder essas informações por extravio ou por danos causados por água, por exemplo.

Outra desvantagem da utilização do livro de ponto é a possibilidade de realizar o registro de forma errada. E, se houver rasura no documento, ele perde a validade. Portanto, é preciso refazê-lo, o que toma mais tempo.

Por fim, para utilizar este método de controle de presença de funcionários, é preciso que o RH revise todos os pontos de cada colaborador, para fechar a folha de pagamento. Ou seja, o trabalho é grande!

Controle por relógio cartográfico

O controle de ponto por relógio cartográfico, ou simplesmente controle de ponto mecânico, se dá pelo registro feito mediante a utilização de um cartão de ponto.

O colaborador insere o cartão em um relógio mecânico (ou relógio de ponto), que registra o horário automaticamente. Este cartão é pessoal e intransferível, de forma que cada colaborador utiliza o seu e registra seu próprio horário.

Em comparação ao livro de ponto, este método é mais eficaz, preciso e confiável. Entretanto, por inúmeros motivos, ele não é o ideal.

O primeiro deles é que o fechamento da folha também deve passar pelo RH, que fará o trabalho manualmente. Consequentemente, poderão ocorrer erros administrativos na hora da transferência das informações, de modo haja divergências entre o horário em que o colaborador bateu ponto e aquele que consta na folha.

Ainda, o relógio de ponto depende da atenção dos funcionários ao inserirem o cartão. Por isso, se por algum motivo houver inserção errada, ela pode comprometer a precisão dos registros.

Outro dos problemas é que, ainda que o ponto eletrônico consiga reduzir as fraudes, ele não consegue eliminá-las. Isso porque os colaboradores podem passar os cartões uns para os outros no relógio.

Além disso, esse método de controle de presença não consegue, ainda, suprir as necessidades dos trabalhadores que atuam fora da sede da empresa. 

Assim, aqueles que trabalham remotamente ou fazem trabalho externo não conseguem registrar seu tempo à disposição da empresa com precisão.

Por fim, o relógio de ponto mecânico pode apresentar defeitos e, nesse caso, simplesmente não registrar o ponto dos funcionários.

Com todas as possibilidades de erro, a empresa se sujeita a ações trabalhistas, especialmente relacionadas a horas extras não pagas ou a violações de leis trabalhistas.

Controle por relógio biométrico

Biometria se trata da leitura da impressão digital, da palma da mão, facial ou da íris dos colaboradores, para que eles registrem seu horário. Entretanto, o mais comum são os relógios que fazem leitura da digital.

Por meio dela, a empresa assegura que aquele que está batendo o ponto é mesmo quem diz ser. Ou seja, ela elimina a possibilidade de fraudes.

Este método de controle de presença é atual e muito positivo para as empresas, devido a sua precisão. Isso porque o cadastro individual de cada colaborador possibilita assertividade no reconhecimento deles.

Dessa forma, ele proporciona grande segurança para a empresa e para o colaborador, que tem garantido o registro correto de seus horários.

Entretanto, esse método apresenta desvantagens para empresas e colaboradores. Ele não soluciona, também, o registro de ponto por trabalhadores externos, nem por aqueles que fazer home office. Além disso, o relógio biométrico ainda está exposto a riscos como falhas e problemas técnicos, que podem configurar erros de registro.

Então, qual controle de ponto consegue atender às necessidades de todas as empresas e seus funcionários? Aquele que soma a biometria à possibilidade de registro digital de horário. A seguir, apresentamos essa solução!

Controle por aplicativo de ponto

Aplicativo de ponto é um aplicativo que pode ser instalado em dispositivos como computadores, tablets ou smartphones, e que permite o registro de horários pelos funcionários de forma simples e prática.

Isso porque, onde quer que esteja, o colaborador pode marcar ponto por meio do aparelho eletrônico que estiver ao seu alcance. Dessa forma, ainda que ele esteja fora da sede da empresa, consegue registrar o cumprimento de sua jornada.

Quando for necessário, a empresa pode ativar dispositivos de localização, para garantir que o colaborador está atuando de local autorizado. É o caso, por exemplo, de quem precisa fazer reuniões na sede dos clientes. Além disso, a empresa pode permitir o registro de ponto de local específico, como em casos de trabalho remoto.

Ainda, o controle por aplicativo de ponto é muito seguro porque ele se utiliza da biometria para registro. Ou seja, ele é praticamente à prova de fraudes.

E também podemos encontrar nele grande vantagem financeira, uma vez que, além de possuir custos iniciais mais baratos, ele não demanda manutenção. Portanto, em termos de solução mais atual e eficiente para controle de ponto, ele é o que se mostra mais vantajoso.

Toda empresa é obrigada a fazer o controle de presença de funcionário?

Não é obrigação de todas as empresas realizar o controle de presença de seus colaboradores. Apenas daquelas com mais de 20 colaboradores. Assim consta no § 2º, do artigo 74 da CLT, cujo texto na íntegra diz:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Dessa forma, quando existe a obrigação de realizar o controle de ponto, a empresa pode fazê-lo de forma manual, mecânica ou eletrônica (também conhecida por controle de ponto digital). Para internalizar mais a obrigatoriedade do registro de ponto, confira a publicação a seguir que fizemos para o Instagram da Sólides Tangerino:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Entretanto, ainda que não haja essa obrigação, o controle de ponto é importante porque, por meio dele, é possível precisar as horas de trabalho de cada colaborador, de forma a resguardar seus direitos.

Além disso, em uma eventual ação trabalhista, a empresa pode utilizar os registros de horário para comprovar a carga horária de trabalho e o pagamento de salário compatível.

Como o controle também abrange as pausas que os colaboradores fazem para almoço (pausa de contabilização obrigatória) ou lanche (de contabilização opcional), também é possível acompanhar o cumprimento de horário ao longo do dia.

Além dessas, ele pode oferecer uma série de vantagens à gestão da empresa, as quais você conhecerá ao prosseguir com sua leitura!

Qual a vantagem que a empresa tem em fazer o controle de frequência?

O controle de presença oferece como vantagens, dentre outras:

• segurança jurídica para empresa e funcionários
• precisão no fechamento da folha de pagamento
• possibilidade de gerir horas extras
• simplificar o trabalho do rh
• agilizar o registro do horário
• precisão no registro de horário.

Segurança jurídica para empresa e funcionários

Em primeiro lugar, é preciso pensar que a empresa está sempre exposta ao risco de sofrer ações trabalhistas. Muitas vezes, decorrentes da falta de pagamento de horas extras, ou por intervalos não concedidos.

Além disso, algum colaborador pode questionar em juízo a contabilização de horas do seu trabalho, de forma que a empresa precisaria comprovar que contabilizou certo. Isso é feito por meio do controle de frequência.

Mas ele também é vantajoso para os colaboradores, porque permite que eles utilizem essas informações para solucionar possíveis divergências com a empresa.    

Precisão no fechamento da folha de pagamento

O controle de presença possibilita que a empresa realiza os descontos necessários no salário dos colaboradores, quando eles faltarem sem justificativa.

Além disso, também possibilita que ela quite suas pendências com os colaboradores que fizerem hora extra. Portanto, esse controle auxilia para que a empresa não faça pagamentos excessivos ou insuficientes.

Possibilidade de gerir horas extras

A realização de horas extras que ultrapassem o limite de 2 horas diárias infringe a lei. Dessa forma, o controle de ponto é muito importante para o monitoramento eficaz do tempo de trabalho dos colaboradores. Além disso, por meio dele, a empresa também pode evitar a realização de horas extras não autorizadas.

As vantagens de fazer o controle de ponto são ainda maiores quando se faz o controle de ponto digital. Porque com ele também é possível:

Simplificar o trabalho do RH

Aplicativos para controle de presença realizam automaticamente o cálculo que o pessoal do RH precisaria fazer para fechar a folha de ponto.

Ou seja, eles realizam a soma dos horários trabalhados e das horas extras e contabiliza faltas e atrasos.

Dessa forma, o RH pode ocupar seu tempo com outras tarefas mais importantes, o que eleva a produtividade da equipe.

Agilizar o registro do horário

Os registros de ponto manual ou mecânico têm como desvantagem a formação de filas entre os funcionários. Isso porque todos saem em horários próximos e precisam esperar sua vez para bater ponto.

Isso não acontece com os aplicativos de ponto: cada colaborador pode fazer o controle de ponto celular e registrar seus horários de entrada, saída e intervalos de forma imediata.

Precisão no registro de horário

Por conta das filas, é possível que os colaboradores registrem seu ponto alguns minutos depois de chegarem na empresa, ou após encerrarem o expediente.

Por meio do controle de ponto digital, feito por aplicativo, esses desencontros de horários não acontecem. Por isso, ele é mais preciso que os demais métodos de controle de ponto.

Qual é a melhor forma de fazer o controle de presença?

Com o conteúdo que apresentamos até aqui, você já consegue determinar qual a melhor forma para fazer o controle de presença na sua empresa!

Entretanto, a título de reforçar as informações que trouxemos, falaremos um pouco mais sobre o método mais eficaz, preciso e seguro para realizá-lo: o controle de ponto digital.

Ele recebe este nome porque o registro é feito pela internet, mediante o armazenamento de dados em nuvem. Para acessá-lo, basta instalar o aplicativo em um dispositivo eletrônico.

Dessa forma, é possível registrar ponto por meio smartphones, tablets e computadores, de qualquer lugar. Consequentemente, esse meio de controle de presença oferece mobilidade aos colaboradores.

Por meio da geolocalização e da biometria, possíveis de usar no controle de ponto digital, pode-se precisar o local em que o colaborador se encontra ao bater ponto e garantir que é ele mesmo quem está batendo o ponto.

Outra característica que coloca o controle de ponto digital no topo do nosso ranking, é a possibilidade de registrar horário, mesmo sem acesso à internet.

Isso é possível porque o trabalhador pode bater ponto quando estiver offline, registrando essa alteração no sistema. Quando houver acesso à internet, as informações serão sincronizadas.

Assim, além de não exigir manutenção, o ponto digital não demanda energia elétrica, nem internet para funcionar. Dessa forma, ele consegue oferecer precisão no registro de dados.

Outra de suas vantagens é ser uma solução sustentável, que não exige o uso de papel. Isso porque é possível acessar a todas as informações no próprio aplicativo.

Além disso, por não necessitar de papel, ele também resulta em economia com a impressão, tinta e manutenção do local para armazenamento.

Ainda, utilizando este método de controle de ponto não há riscos de danos ou perda dos dados já registrados, uma vez que eles se encontram armazenados em nuvem.

Quais as melhores ferramentas para fazer o controle de presença?

A seguir, apresentamos algumas das melhores ferramentas atuais para controle de jornada dos colaboradores. Continue sua leitura para saber quais são elas!

Planilha de Excel 

Muitas empresas utilizam a planilha de frequência como uma forma de controle de presença.

Não podemos subestimar a praticidade do Excel no dia a dia, entretanto, ele necessita de atualização manual de dados. Ou seja, é passível de erros humanos com mais frequência que os softwares atuais disponíveis.

Alguns deles são: erros nas fórmulas, deletar informações acidentalmente ou a inserção de números errados. Além disso, ele é mais suscetível a fraudes, porque é fácil alterar as informações inseridas.

Ainda, o controle por meio de planilhas exige muito tempo do RH, tanto para o preenchimento, quanto para a conferência realização de cálculos.

Por isso, ainda que seja uma maneira aparentemente prática de fazer o controle de ponto, ela pode gerar uma série de problemas, com o tempo.

Relógios de ponto

Os relógios de ponto, em comparação às planilhas, oferecem mais precisão nas informações, menores chances de erro no registro e mais praticidade para os colaboradores.

Mas eles também apresentam problemas como a necessidade de conferência manual, a possibilidade de fraudes e de erros da própria máquina, que pode não registrar o ponto de alguém.

Softwares de controle de ponto

Os softwares de controle de presença oferecem precisão nos dados, chances muito reduzidas de fraudes e erro humano.

Afinal, eles não precisam da inserção de dados manual e, automaticamente, realizam os cálculos necessários para fechamento da folha de pagamento.

O controle de ponto Sólides Tangerino é um software que vai além do mero controle de ponto, para ser um forte aliado dos gestores. 

Isso porque ele oferece uma série de funcionalidades que tornam a rotina empresarial mais eficiente. Por exemplo, a geração de mais de 20 relatórios em tempo real, para embasar decisões dos gestores.

Além disso, ele oferece automatização de uma série de funções do Departamento Pessoal, passando pela admissão férias e oferecendo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). 

Ainda, ele conta com clube de vantagens exclusivo e benefícios flexíveis, muito apreciados pelos colaboradores.

Solicite uma demonstração do software e comprove, por si mesmo, a sua eficiência, precisão, praticidade e segurança!