Despesas corporativas: o que são e como gerenciá-las?

Tempo de Leitura: 15 minutos

Uma boa gestão passa por um controle de despesas corporativas eficiente, com o mínimo possível de erros e o máximo de eficiência. Descuidar dela coloca em risco a saúde financeira da empresa, podendo gerar dívidas e atrapalhar o orçamento.

Entretanto, para exercer esse controle é preciso identificar quais são essas despesas e conhecer mecanismos eficazes para otimizar os processos relacionados a elas. E é essa nossa proposta com este conteúdo: explicar os tipos de despesas existentes e como otimizar a sua gestão. 

Esperamos te ajudar a melhorar o gerenciamento das despesas corporativas no seu negócio. Boa leitura! 

O que são despesas corporativas?

Despesas corporativas são os gastos que uma empresa tem para a manter as suas atividades. Esses gastos, porém, não incluem custos da produção ou venda de produtos e serviços. São despesas aquelas não relacionadas diretamente à sua atividade principal. Por exemplo:

• manutenção da infraestrutura, como produtos de limpeza e o pessoal da limpeza; 
• folha de pagamento dos demais colaboradores; 
• aluguel; 
• contas de luz e água; 
• material de escritório, como papel, caneta e clips; 
• comissões aos colaboradores; 
• taxas e impostos governamentais; 
• viagem e hospedagem de colaboradores que estão a trabalho;  

Esses são alguns exemplos, dos muitos gastos que uma empresa pode ter, os quais chamamos de despesas. É preciso conhecê-los e controlá-los, para garantir o crescimento saudável do negócio, evitando dívidas e focando na ampliação da lucratividade.

O que diz a lei sobre as despesas corporativas? 

A lei não fala sobre as despesas corporativas em si, mas sobre aquelas relacionadas aos colaboradores. O art. 457, da CLT, define o que é remuneração do empregado:

“Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.” 

E o que não é:

“§ 2o  As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Entretanto, sendo esses custos considerados remuneração do colaborador ou não, a empresa tem obrigação de quitá-los. Dessa forma, eles estão incluídos nas despesas com as quais ela deve arcar.        

Por que é importante gerenciar as despesas corporativas de forma eficiente?

O gerenciamento das despesas da empresa possibilita que ela reconheça os seus gastos e determine aqueles que são fundamentais. Assim, é possível fazer corte de gastos desnecessários ou realocar o orçamento para atividades mais lucrativas.

Ou seja, com o acompanhamento e controle das despesas a empresa consegue identificar para onde está indo sua receita. E, assim, realizar melhorias financeiras, para que o negócio continue crescendo.

Dito isso, é importante conhecer cada despesa, como elas são classificadas e manter relatórios de gastos atualizados sobre elas. Monitorar essas informações colaborará para que o negócio não enfrente dívidas e para que os gestores identifiquem possíveis erros e os corrijam antes que se tornem grandes problemas. 

Leia também:

Como classificar os gastos de uma empresa? 

Você já entendeu que as despesas corporativas são gastos que uma empresa tem para se manter, que não estão relacionados diretamente à sua atividade principal. Entretanto, ela tem outros gastos, além desses. 

Considerando todos os desembolsos necessários a um negócio, é possível dividi-los da seguinte forma:

• custos 
• despesas corporativas 
• investimentos 
• perdas

Custos 

Ao contrário das despesas, os custos são os gastos que envolvem diretamente o produto ou serviço da empresa, seja, sua atividade principal. Por exemplo, os insumos para a fabricação do seu produto.

Agora, um minuto: você por acaso sabe a diferença entre custo e despesa? Independentemente da resposta, assista ao vídeo a seguir e se torne ainda mais familiar com esses termos:

Despesas corporativas 

As despesas corporativas, por sua vez, são aquelas sobre as quais estamos falando neste artigo. Ainda que não tenham relação com a atividade principal, elas são importantes para a manutenção do negócio.

Investimentos 

Os investimentos não deixam de ser gastos, porém se tratam de valores que a empresa dispõe esperando obter lucro no futuro. Por exemplo, a compra de uma máquina para automatização de tarefas pode custar caro agora. 

Mas, a curto, médio ou longo prazos, ela pode dobrar ou triplicar a produção, possibilitando mais vendas. Nesse caso, o gasto é feito estrategicamente, visando retorno financeiro que interferirá positivamente no crescimento do negócio.

Perdas

As perdas, por sua vez, são gastos que a empresa tem, algumas vezes inesperadamente, que reduzem a sua receita. Elas acontecem, por exemplo, quando a empresa mantém um estoque de produtos sem saída por um longo período, de forma que eles perdem a validade. 

Mesmo não podendo mais vendê-los, a empresa ainda arcou com todos os gastos para tê-los e mantê-los no estoque. E, nesse caso, não obteve e nem obterá retorno financeiro.

Quais são os tipos de despesas? 

Você já compreendeu que as despesas são um, dentre os 4 tipos de gastos que uma organização pode ter. Mas elas também se dividem nos seus próprios tipos, quais sejam:

• despesas fixas
• despesas variáveis
• despesas operacionais
• despesas não operacionais
• despesas pré-operacionais

Despesas fixas

Despesas fixas, como se pode deduzir do seu nome, são aqueles gastos que a empresa sempre tem. Ou seja, eles são previsíveis, mesmo que haja alguma variação no seu valor. 

Por exemplo, o aluguel do espaço físico onde a empresa atua. É preciso pagá-lo todos os meses e, mesmo que haja reajuste no valor, já se sabe que ele será cobrado novamente, no próximo mês.

Despesas variáveis

Já as despesas corporativas variáveis são aquelas que são se pode prever, já que são gastos que podem ou não acontecer. Um exemplo é a comissão para os colaboradores que venderem mais no mês. Em um mês, 3 funcionários podem vender muito, ao passo que no próximo, as vendas podem ser ruins para todos. 

Além disso, são exemplos de despesas variáveis aquelas atreladas aos custos de produção. Se a empresa produzirá mais em determinado mês, devido à sazonalidade, então pagará mais impostos. Os seus valores ela saberá após definir quanto aumentará na produção.

Para ler mais tarde:

• Cartão de ponto manual gera despesas para sua empresa
• Quais são as despesas legais e os impostos estabelecidos ao mei
• O que é balanço patrimonial e como fazer?

Despesas Operacionais

São despesas operacionais aquelas que nunca poderão entrar em um corte de gastos. Isso porque elas estão atreladas ao funcionamento do negócio. Por exemplo, os gastos com publicidade e marketing ou mesmo o salário dos colaboradores.

Despesas Não Operacionais

As despesas corporativas não operacionais não estão relacionadas à atividade principal, nem ao funcionamento da empresa. Por exemplo, os gastos que uma organização tem com advogados, para fazer acompanhamento em processos judiciais.

Despesas Pré-Operacionais

Por fim, existem as despesas pré-operacionais, que são aqueles pagamentos que a empresa deve fazer para começar a produzir. Por exemplo, para mexer nas máquinas que dão origem aos seus produtos, ela precisa investir no treinamento do seu pessoal. O pagamento por esses treinamentos é uma despesa pré-operacional.

Quais despesas corporativas são reembolsáveis?

Despesas corporativas reembolsáveis são aqueles gastos que os colaboradores têm para exercer a sua função e que a empresa precisa ressarcir. São exemplos delas:

• viagens;
• deslocamentos;
• alimentação;
• pacote de internet;
• documentação.

Viagens

Quando um colaborador viaja a trabalho, a empresa deve arcar com os custos da viagem. Por exemplo, as passagens de ida e volta ou gasolina, estadia (se for o caso) e alimentação. 

Deslocamentos

Todo deslocamento que o trabalhador faz para exercer a sua função, é de responsabilidade da empresa. Portanto, é preciso reembolsar gasolina ou passagens de locomoção como visitas corporativas a clientes.

Alimentação

A alimentação do colaborador em deslocamentos e viagens também deve ser reembolsada ao trabalhador. Geralmente, as empresas solicitam que ele guarde o comprovante, para que ela faça o reembolso posterior. 

Entretanto, há também a opção de disponibilizar um valor previamente combinado com o trabalhador. Dessa forma, fica mais fácil para ele e para a empresa o controle de gastos e a restituição não é necessária.

Pacote de internet

Atualmente, a internet é uma ferramenta de trabalho muito importante em todos os setores. Isso porque através dela é possível que a equipe mantenha a comunicação e troque informações em tempo real. 

Mas nem todos os locais para os quais os colaboradores são enviados em suas viagens possuem internet. Nesse caso, para exigir que eles estejam online, as empresas devem arcar com os pacotes de internet. Ou garantir acesso a locais com internet, como escritórios próprios fora da sede ou coworking.

Documentação

Se a empresa exige que o colaborador faça uma viagem para a qual ele precisa garantir documentação que ainda não possua, então ela deve arcar com os custos para consegui-la. É possível solicitar os comprovantes de pagamento, para reembolsá-los depois.

Quais despesas corporativas não são reembolsáveis?

As despesas não reembolsáveis são aquelas que os colaboradores têm, mas que a empresa não tem obrigação de ressarcir. Por exemplo:

• multas de trânsito;
• compras pessoais;
• lavanderia;
• gastos devido a atrasos.

Multas de trânsito

A empresa pode solicitar deslocamento de um colaborador e, para isso, oferecer um carro para o seu conforto. Entretanto, a responsabilização pela boa direção e por seguir as leis de trânsito é do motorista, no caso, o próprio colaborador. Portanto, caso ele tome multas no trajeto, ele deverá fazer o seu pagamento e os pontos serão computados na sua carteira.

Compras pessoais

O trabalhador pode aproveitar seus horários de folga, antes ou após o trabalho, para passear na cidade e comprar alguns itens pessoais. Mas essas despesas são opções dele, por isso a empresa não tem obrigação de reembolsá-lo.

Lavanderia

Quando uma pessoa está em viagem, ela costuma utilizar mais roupas. Entretanto, há sempre a opção de, também, levar mais roupas, para que não seja necessário lavá-las e reutilizá-las. Dessa forma, se o colaborador não faz essa opção e prefere pagar por uma lavanderia, esses gastos são por conta dele.

Gastos devido a atrasos

A depender da política da empresa, é possível reembolsar um colaborador que se atrasou e perdeu o ônibus ou o voo. Nesse caso, a empresa pode devolver a ele o valor gasto, ainda que ele não tenha conseguido chegar. Mas nem todas as empresas adotam essa política: algumas não fazem o reembolso nessas situações. 

Como gerenciar despesas corporativas de forma eficiente?

Ao longo desse conteúdo, você percebeu como é importante ter o controle das despesas corporativas. Agora, você verá algumas maneiras de fazer isso com mais segurança e assertividade. Acompanhe!

1. Políticas de despesas corporativas claras e bem definidas

Para estabelecer um plano de controle das despesas corporativas, é preciso que todos conheçam as políticas da empresa. Como funcionam os reembolsos? As diárias são pagas antes ou depois? 

É ofertado um valor para a alimentação em viagens, ou o reembolso é feito por meio da apresentação de comprovante de pagamento? E quanto aos demais pagamentos? Quando serão comprados novos materiais de escritório? Como funcionam as comissões?

Essas perguntas (e outras) devem ser respondidas a todas, de modo que fique clara a cultura da empresa com relação às suas despesas, sejam elas reembolsáveis ou não.

2. Automação de processos de reembolso e prestação de contas

Para controlar as despesas manualmente, é preciso lidar com inúmeros papéis e documentos. Além de ser um processo trabalhoso, ele está sujeito a erros humanos. Por isso, o ideal é automatizar essas tarefas. 

Assim, não é preciso se preocupar em elaborar relatórios de despesas, porque eles são feitos de forma automática. Apenas necessitam conferência e aprovação, se for o caso. 

Um dos processo que pode ser automatizado é o reembolso de despesas de viagens: não é preciso ter comprovante de gastos em mãos, quando eles estão digitalizados. Isso facilita o controle da empresa e também o acesso do trabalhador às informações, para conferência na hora do recebimento.  

3. Uso de ferramentas de gestão de despesas

Uma forma de automatizar processos nas empresas é utilizar um software, ou ferramenta de gestão de despesas. Ferramentas como essa oferecem armazenamento em nuvem, onde nenhum documento se perde.

Dessa forma, tanto a empresa quanto o funcionário conseguem acompanhar os dados salvos em tempo real. Além disso, um software como o Sólides Tangerino dispõe dos relatórios automáticos, necessários para avaliação e melhor tomada de decisões pelos gestores.

Ainda, por meio dele, é possível que os colaboradores acessem facilmente às solicitações de reembolso.  E as empresas podem autorizá-las e fazer o depósito na conta deles em tempo real. Tudo isso de forma simples e intuitiva.

O Sólides Tangerino também oferece a possibilidade de personalização, para que a ferramenta consiga atender às necessidades específicas da sua empresa. Dessa forma, você otimiza tarefas, economiza tempo do pessoal e reduz as chances de erros, tudo com apenas uma solução.

Agora, um convite: quer saber mais sobre o nosso software e ver como sua empresa pode economizar com ele? É só conferir o post que fizemos lá para o Instagram da Sólides Tangerino e, claro, seguir nosso perfil para ter acesso a mais conteúdos incríveis:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

4. Controle e monitoramento constante das despesas corporativas

A melhor forma de controlar as despesas corporativas é acompanhar as entradas e os gastos em tempo real. Isso facilita identificar os reembolsos a fazer, os que foram feitos e algum erro que possa decorrer no processo. Além disso, caso haja um erro, é possível corrigi-lo imediatamente, antes que ele se torne um problema maior, ou que dê mais trabalho para identificá-lo no futuro. 

5. Treinamento e conscientização dos colaboradores

Já falamos aqui sobre a importância de manter toda a equipe informada das políticas de despesas corporativas da empresa. Mas a única forma de garantir que todos a compreendam na prática, é por meio de um treinamento. 

Se a empresa adotar, por exemplo, um software para controlar as despesas, é preciso garantir que todos saibam como ele funciona. Apenas assim se estabelece uma relação transparente e de confiança entre empregado e empregador. 

O que os colaboradores não aprendem a controlar, a monitorar e aplicar no dia a dia, de forma funcional, acaba gerando problemas futuros mais difíceis de resolver. Por isso é preciso ensiná-los sobre as regras e mostrar a eles como cumpri-las efetivamente.

6. Negociação com fornecedores e controle de custos

Para garantir que não haja despesas desnecessárias relacionadas aos produtos ou serviços, é preciso selecionar bem os fornecedores. Não apenas escolher aqueles que têm o preço menor, já que a má qualidade do fornecimento pode gerar gastos extras que o fazem aumentar. 

Portanto, é preciso avaliar seus prazos e condições de pagamento e durabilidade dos seus produtos. Além disso, é importante garantir a disposição dos fornecedores em solucionar rapidamente problemas que possam surgir do fornecimento. 

Por fim, ao selecionar os melhores fornecedores, e capazes de atender às necessidades da empresa, é preciso negociar com eles as suas condições. O ideal é firmar uma parceria que seja boa para os dois lados e também para o cliente final.

Quais são as melhores práticas de mercado para otimizar as despesas corporativas?

Você viu como fazer o melhor gerenciamento de despesas para sua empresa de forma eficiente. Ter controle sobre elas e monitorá-las de forma eficiente significa que você as acompanha e tem informações suficientes para tomar decisões assertivas. 

Entretanto, isso não significa que as despesas da empresa são otimizadas, ou seja, que se gasta apenas com o necessário. Para promover a economia de gastos, o mercado adota certas práticas que colaboram com a saúde financeira da empresa. 

Acompanhe quais são elas e como saiba aplicá-las!

1. Análise e categorização das despesas

Para conhecer a fundo as despesas corporativas, é preciso separá-las de uma forma que se possa ter uma visão geral de todas elas. Uma sugestão é categorizá-las por áreas ou por setores, o que fizer mais sentido para o negócio. 

Dessa forma, será possível saber quais áreas estão gastando mais e identificar se esses gastos são realmente necessários. Também será possível cortar gastos desnecessários, promovendo economia de recursos empresariais. 

Fazendo isso, a empresa consegue conhecer até os gastos mínimos, mas que somados acabam por interferir no orçamento. E assim ela pode reduzir gastos com determinados itens, tentando consegui-los na mesma qualidade, por menor preço.

2. Identificação de oportunidades de economia

Como dissemos, categorizar as despesas possibilita enxergá-las com mais clareza. Portanto, identificar oportunidades de cortar gastos ou economizar, mesmo nos itens necessários. Lembre-se: a saúde financeira do seu negócio é de extrema importância.

Agora, uma pausa: quer se aprofundar sobre economia empresarial? Confira alguns materiais ricos e gratuitos que separamos para você!

• [Artigo] 7 ideias para reduzir custos de uma pequena empresa
• [KIT] Gestão contábil – Torne a gestão dos recursos financeiros da sua empresa ainda mais estratégica
• [PLANILHA] Custo dos Colaboradores – descobrindo valores sem erros e nem calculadoras
• [GUIA] Custo operacional: conseguindo sucesso na gestão de pequenas empresas!

Voltando ao assunto: muitas vezes, os fornecedores oferecem descontos para empresas que compram deles com regularidade, como uma forma de estreitar laços e promover a fidelização. Então, a empresa pode verificar com seus fornecedores, especialmente os mais antigos, se há possibilidade de melhoria nas condições de pagamento e no preço. 

Os fornecedores também costumam dar desconto para empresas que compram muitos produtos. Dessa forma, a empresa pode organizar sua demanda para comprar muito de uma só vez. Isso é possível, por exemplo, em relação às matérias-primas para o produto de maior saída.

Nesse caso, comprar muito pode ser vantajoso porque reduz o preço de um item que sempre será necessário e não se perderá, dada a procura dos consumidores. Entretanto, é preciso agir com cautela: comprar muito de algo que não será utilizado gera o efeito contrário, fazendo com que o negócio perca dinheiro. 

Portanto, é preciso adotar como estratégia adquirir o que for realmente necessário, pelo menor preço possível.

3. Uso de tecnologia para reduzir despesas corporativas

Existem muitas possibilidades de automatização de tarefas, que otimizam processos burocráticos e, consequentemente, geram economia nas despesas corporativas. Um exemplo dessas soluções é o Sólides Tangerino, um software de gestão que oferece soluções completas para o Departamento Pessoal. 

Sua utilização permite o armazenamento de informações com precisão e de forma segura. Assim, todos que precisarem acessá-las para dar continuidade a determinado procedimento podem fazê-lo com facilidade. 

Ele também oferece a possibilidade de integração com outros softwares de gestão que a empresa já utiliza. Assim, os gestores encontram todas as informações em um mesmo lugar, assim como os colaboradores que precisarem acessá-las. 

Dessa forma, utilizar o Sólides Tangerino acelera a execução de atividades, reservando tempo para análises e adoção de estratégias mais inteligentes e focadas no crescimento do negócio. 

Caso precise reunir informações importantes para tomar decisões, os gestores também conseguem, mediante a expedição automática de relatórios. A tecnologia, portanto, é uma forte aliada das empresas, porque as ajuda a manter o foco nos seus gastos. 

Através dela, é possível até mesmo aplicar as práticas que mencionamos anteriormente. Quais sejam, a análise e categorização das despesas e identificação de oportunidades de economia. 

A primeira, porque o Sólides Tangerino oferece possibilidade de personalização e divisão de despesas corporativas conforme as necessidades da empresa. A segunda, porque os relatórios reúnem em apenas um local as informações necessárias para tomada assertiva de decisões.

4. Implementação de medidas para evitar fraudes e desperdícios

As despesas corporativas podem sofrer com fraudes, especialmente aquelas reembolsáveis para os colaboradores. Para entender como mitigá-las, é preciso saber que tipo de fraudes são essas. Em geral, é possível dividi-las da seguinte maneira: 

• despesas inexistentes; 
• despesas duplicadas; 
• despesas infladas.

Despesas inexistentes 

A fraude que se utiliza de despesas inexistentes acontece quando um colaborador submete ao reembolso uma despesa que não existiu. Por exemplo, para fazer suas funções, ele deveria estar em um determinado lugar. Lá, ele poderia almoçar e ter reembolso do valor gasto nessa refeição.

Entretanto, ele não compareceu ao lugar, almoçou em outro local e, mesmo assim, submeteu o valor desse almoço para reembolso. Nesse caso, inexiste a despesa porque o colaborador não estava trabalhando e exercendo suas funções durante o almoço.

Despesas duplicadas 

As despesas duplicadas são aquelas submetidas mais de uma vez, solicitando reembolso repetido para o mesmo gasto. É possível, por exemplo, que o colaborador tenha viajado a trabalho, gastando sua gasolina para chegar ao local onde foi enviado pela empresa. 

Portanto, ele submete seus gastos para reembolso. Só que ele faz isso duas vezes, seja no mesmo momento, seja algum tempo depois. Nesse caso, ele pode ter esquecido que já solicitou o reembolso dos gastos. Mas também é possível que ele esteja solicitando o mesmo reembolso, duas vezes, de maneira proposital.

Despesas infladas

Por fim, há as despesas infladas, ou seja, as despesas que realmente aconteceram, mas em valor inferior ao que foi informado à empresa. Por exemplo, o colaborador informa que gastou mais gasolina do que, de fato, gastou, solicitando o reembolso de valor maior.

Qualquer dessas fraudes gera prejuízo para a empresa, que pode acabar desperdiçando dinheiro com gastos que não são de sua responsabilidade. Portanto, é preciso adotar medidas para preveni-las, como a adoção de ferramentas de automatização de detecção de fraudes.

5. Reavaliação periódica das políticas de despesas corporativas

Reavaliar as despesas corporativas constantemente é uma forma de otimizá-las, porque apenas assim é possível alterá-las conforme as necessidades e objetivos da empresa. Além disso, as práticas do mercado estão sempre atualizando, à medida que novas tecnologias surgem. 

O monitoramento e avaliação regulares também servem para identificar áreas em que os custos podem ser reduzidos ou cortados. Dessa forma, a empresa pode economizar e realocar seus recursos de forma mais inteligente.

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Respondendo às principais dúvidas sobre despesas corporativas

A seguir, nós tiramos as principais dúvidas relacionadas às despesas corporativas em respostas simples e diretas. Confira!

Próximos passos

Agora que você já entendeu tudo sobre despesas corporativas, sugerimos que prossiga com a leitura de mais um dos nossos artigos. Dessa vez, sobre qual é o custo de um funcionário!