Novo FGTS Digital: entenda as novidades e o período de testes

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Você já deve saber que toda empresa é obrigada a fazer o recolhimento do FGTS de seus colaboradores e que isso é responsabilidade do DP. A novidade está em como fazê-lo: por meio do novo FGTS Digital.

Por muitos anos, o processo foi feito por meio do SEFIP e os DPs já estão bem habituados a isso. Porém, a tecnologia está aí para nos tirar da zona de conforto e otimizar processos por meio da digitalização e da automação.

A partir de janeiro de 2024, as empresas vão precisar migrar para a nova plataforma digital ― que tem diferentes benefícios, vale dizer. A boa notícia é que há um período de testes que antecede a mudança oficial e pode ajudar seu DP a se preparar.

Neste artigo, conto a você o que é o FGTS Digital, o período de testes e quais as novidades esse novo sistema apresenta. Boa leitura!

Para facilitar, você pode se guiar pelos tópicos abaixo:

O que é o FGTS Digital?

O novo FGTS Digital é uma nova forma de fazer o recolhimento do tributo por meio de sistemas informatizados que facilitam a emissão de guias personalizadas, além de outros processos.

A mudança visa otimizar a arrecadação, a apuração, o lançamento e a cobrança dos recursos e a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores. O resultado esperado é de mais transparência e redução de custos operacionais para os empregadores.

Isso porque a plataforma vai permitir que diversas competências sejam recolhidas por meio de um único documento, o que gera economia de tempo e de recursos.

Essa modernização tem tudo para tornar a rotina do DP mais simples em relação ao recolhimento do FGTS. Basta pensar que, em geral, essa é a proposta de migrações para o digital e do aperfeiçoamento dos sistemas usados.

A plataforma do novo FGTS Digital vai entrar em vigor a partir de janeiro de 2024, segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Antes disso, teremos uma fase de testes.

Qual é o período de teste?

O MTE definiu que os testes vão ocorrer entre 19 de agosto e 10 de novembro de 2023. Todas as empresas podem participar e essa é uma ótima oportunidade para que seu DP já conheça a plataforma do novo FGTS Digital e suas funcionalidades.

A dica é ficar de olho no portal do governo para acompanhar a divulgação das datas, uma vez que os testes serão liberados gradativamente e de acordo com o grupo de cada organização no eSocial. Veja só:

• 19 de agosto de 2023 – início da fase de testes (Produção Limitada) para as empresas do Grupo 1 do eSocial (faturamento acima de R$78 milhões no ano de 2016);
• 16 de setembro de 2023 (previsão) – início da fase de testes (Produção Limitada) para as empresas dos demais grupos do eSocial (2, 3 e 4);
• 10 de novembro de 2023 – término da fase testes (produção limitada).
• 20 de novembro de 2023 – início de nova fase de testes (Produção Restrita) para os empregadores de todos os grupos;
• 1º de janeiro de 2024 – entrada em produção do FGTS Digital e substituição do SEFIP/Conectividade Social para os débitos de FGTS de fatos geradores a partir da competência janeiro/2024.

Perceba que as datas podem sofrer alterações, uma vez que o governo sinaliza ao menos uma previsão de início de testes.

O acesso para testar o novo FGTS Digital pode ser feito usando a senha gov.br (selo prata ou ouro) ou o certificado digital da empresa.

Ainda, o processo pode ser conduzido pelo titular, responsável legal pelo CNPJ ou procurador cadastrado no sistema de procurações do FGTS Digital.

Confira outros artigos do blog da Sólides Tangerino que podem ser úteis a você:

• Certidões Trabalhistas: Entenda o Que São e Como Emiti-las [Guia Completo]
• Cálculo do FGTS: saldo, condições e como sacar
• Jornada do DP: como tornar o departamento pessoal eficiente? 
• Contador: como saber se o seu DP precisa de um? 

Diferenças entre as fases de teste

Pode parecer mera burocracia técnica, mas entender o que cada fase de testes representa e possibilita é interessante inclusive para que o seu DP entenda como tirar proveito dessa oportunidade.

Primeira fase de testes – fase de Produção Limitada ou de testes e adaptação

Essa fase é de grande importância para as empresas e DPs, uma vez que dá a oportunidade de que se familiarizem com o sistema e passem por uma transição e adaptação mais tranquilas para o novo FGTS Digital.

Embora se trate de um ambiente de testes, o cadastro realizado na nova plataforma vai utilizar as credenciais do portal gov.br, tornando-se válido quando o FGTS Digital estiver implementado de fato.

Além disso, já nesse período será possível cadastrar procurações (no SPE – Sistema de Procurações Eletrônicas) e conceder as liberações necessárias para que procedimentos relacionados sejam realizados.

Essas procurações também se tornarão definitivas, ou seja, já terão validade jurídica. Com isso, não será preciso repetir o procedimento depois que a fase de testes se encerrar.

Segunda fase de testes – fase de Produção Limitada

Na segunda fase de testes, os DPs vão poder testar o funcionamento do novo FGTS Digital utilizando dados reais enviados ao eSocial.

É nessa etapa que as simulações de pagamento e acompanhamento do processo poderão ser feitas para que se entenda melhor como a plataforma funciona.

Por serem simulações, abrem espaço para que erros ocorram como parte do processo de aprendizagem sem qualquer prejuízo à empresa ou a seus colaboradores.

O que está em teste com o novo FGTS Digital?

Para detalhar um pouco mais o que foi definido para esse período, entenda que diversas funções atreladas ao recolhimento do FGTS poderão ser testadas. Falo de procedimentos comuns à rotina do DP, como:

• geração do pagamento das guias;
• contratação de parcelamentos;
• geração de procurações eletrônicas;
• consulta a extratos do empregador;
• acompanhamento do processo desde o lançamento de dados pelo eSocial à quitação do tributo, e outras.

É de suma importância entender que por se tratar de um período de testes ― no qual falhas podem ocorrer ― as guias emitidas não terão validade legal.

Participar do teste é interessante para gerar familiaridade com a ferramenta, evitando que o DP perca tempo (e a cabeça!) com dificuldades quando a mudança estiver valendo.

A proposta, portanto, é permitir que as empresas e seus DPs possam simular diversas situações tanto para oportunizar correções na plataforma quanto para se prepararem para lidar com a novidade no dia a dia.

Quais são as novidades que o novo FGTS Digital apresentará após os testes?

Por falar em novidades, deixa eu compartilhar com você o que o novo FGTS Digital pretende apresentar para o seu DP depois que os testes estiverem finalizados:

Alteração da data de vencimento

Quando a nova plataforma estiver funcionando de vez, o recolhimento do FGTS poderá ser feito até o vigésimo dia de cada mês. O respaldo legal para essa mudança está na Lei n° 14.438, de 2022. Caso valha o lembrete, atualmente, o FGTS deve ser recolhido até o sétimo dia de cada mês.

Competências anteriores ao FGTS Digital

Outro ponto importante é que a emissão de guias pela plataforma do novo FGTS digital só valerá para pagamentos feitos a partir de janeiro de 2024.

Em outras palavras, a quitação de depósitos de competências anteriores devem ser feitas por guias emitidas pela Caixa Econômica Federal.

Assim, para esses casos, seu DP ainda vai precisar do já conhecido sistema de conectividade da Caixa, via SEFIP ― Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

A atenção a isso é fundamental para evitar penalidades pelo não recolhimento do FGTS, conforme previsão do artigo 22° da Lei n° 8.036, de 1990 ou até uma rescisão indireta, prevista pelo artigo 483 da CLT.

Para ler mais tarde:

Recolhimento via Pix

Os recolhimentos feitos a partir de janeiro de 2024 vão ocorrer via Pix, usando o app ou site do banco usado pela organização.

Para isso, a plataforma do novo FGTS Digital vai gerar guias próprias com QR Codes que chegarão para substituir o SEFIP e guias GFIP. A consequência é um processo mais simples e rápido.

A opção pelo Pix  também foi feita considerando que essa modalidade de pagamento é capaz de oferecer mais segurança ao processo, além de gerar economia para a empresa.

Assim, é importante que sua empresa se prepare para utilizar esse canal de pagamento, inclusive verificando e ajustando os limites definidos pela instituição bancária, caso necessário.

Acho válido mencionar que o pagamento via Pix não gera cobrança de tarifas bancárias e, por essa razão, as empresas podem poupar recursos com o processo.

eSocial como fonte de dados

A nova plataforma será integrada ao eSocial e atualizada quase que de maneira simultânea com as informações enviadas ao portal. Claro, isso também ajudará a otimizar o processo.

Com essa mudança, o novo FGTS Digital usará o CPF de cada colaborador para os registros e, com isso, fará com que o número do PIS já não seja necessário.

Além do mais, o valor devido para o recolhimento do FGTS de cada colaborador será gerado com base nos dados que o DP enviar ao eSocial ― dados de lotação, tipos de débito, eventos de remuneração e outros.

Com isso, é fundamental redobrar a atenção a esse processo que vai impactar a base de cálculos feita pela plataforma.

Aliás, vale dizer: os dados reais obtidos a partir do eSocial já estarão em uso desde a fase de testes, ok? Assim, fica mais fácil simular processos e conhecer a nova tecnologia.

Agora, um convite: que tal ter todas as dicas e informações sobre o eSocial neste exato momento? É só apertar o play!

Geração de certificado de regularidade do FGTS

Por fim, temos a novidade criada para atender a proposta de conferir mais transparência ao processo de recolhimento do FGTS ― um benefício dos trabalhadores, diga-se.

Por meio de diferentes ferramentas, a nova plataforma vai possibilitar a geração de diversos relatórios acerca dos recolhimentos efetuados, de extratos consolidados ou detalhados e a consulta para a verificação de pendências que impactam a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS — CRF.

Quanto a isso, convém lembrar que o não recolhimento dos valores devidos dentro dos prazos estipulados pode gerar consequências graves para a empresa. Uma delas é o bloqueio da emissão do CRF, capaz de impedir empréstimos bancários, participação em processos de licitação e contratações com o governo.

Quando o FGTS Digital passará a valer?

Desde já, você pode conhecer o portal do novo FGTS Digital, mas a emissão de guias a partir da plataforma só começa a valer em janeiro de 2024. Ao menos, esse é o plano do governo.

Digo isso porque sempre vale acompanhar os processos em que novidades são apresentadas porque pode ser que atrasos ocorram, sobretudo a depender do que o período de testes indicar.

Para além do novo FGTS Digital

Tudo o que compartilhei aqui diz respeito a uma novidade que impacta seu DP. Note, porém, que essa não foi a primeira e provavelmente não será a última mudança a ser apresentada pelo governo e capaz de alterar a rotina do setor.

Só para lembrar, antes disso, tivemos o próprio eSocial (em torno do qual os outros processos vão se concentrando) e a CTPS Digital, por exemplo. Aliás, quer saber um pouco mais sobre ela? É só assistir ao vídeo abaixo e, claro, inscrever-se no canal da Sólides Tangerino:

E por que estou falando disso? Apenas para lembrar que o processo de digitalização do DP ― e das empresas como um todo ― vai acontecendo nem que seja por força das obrigações legais.

Assim, se o que você busca é não ficar para trás, minha dica é se envolver cada vez mais com essas mudanças.

Vale dar atenção especial àquilo que é importante para que o DP cumpra com suas responsabilidades adequadamente, como participar do período de testes do novo FGTS Digital.

Mas, isso não é tudo. Iniciativas internas, ou seja, que independem de decisões do Governo, também podem ser adotadas para que o DP acompanhe a evolução do setor e do mercado de trabalho como um todo.

Com isso em mente, deixo a sugestão para que você confira o conteúdo sobre contabilidade digital publicado no blog da Sólides Tangerino e entenda como esse modelo favorece a produtividade!