Certidões Trabalhistas: Entenda o que são e como emiti-las [Guia Completo]

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As certidões trabalhistas são documentos importantes para ajudar a manter as empresas organizadas. Questões tributárias, jurídicas e até mesmo trabalhistas são uma verdadeira dor de cabeça, não importa o nicho do negócio.

Apesar da tendência nacional de queda do número de processos trabalhistas, ainda é importante ter em conta que lidar com esse tipo de questão legal é algo praticamente inevitável para qualquer empresa.

Eventualmente surge a necessidade de responder a algum processo, mesmo que esteja tudo em dias. Um dos principais motivos é a gestão do controle de ponto, as famigeradas horas extras.

Independentemente do motivo, é importante saber tudo sobre as certidões trabalhistas. Por isso, continue lendo este texto.

Falaremos sobre o que são as certidões trabalhistas, o processo para emiti-las e diversos outros pormenores importantes sobre esse assunto. Vamos lá?

Neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:

O que são as certidões trabalhistas?

A certidão trabalhista é um documento que registra se há processos trabalhistas ou débitos junto a Justiça do Trabalho.

Ela ajuda o setor jurídico de uma empresa a encontrar qualquer ação que ela possa sofrer, principalmente de colaboradores ou ex-funcionários.

Os chamados processos trabalhistas são movidos por colaboradores ou pessoas que já trabalharam para a empresa quando há algum conflito ou entendimento de que algum direito foi descumprido por parte da organização.

São formas válidas de resolução de conflitos que garantem que o trabalhador tenha os seus direitos respeitados.

Sempre que o colaborador estiver em uma situação que o prejudique (e está prevista na Constituição Federal ou na Consolidação das Leis do Trabalho — CLT), o interessado poderá mover uma ação na justiça.

Um processo trabalhista é um processo complexo e conta com diversas etapas. Entre elas, podemos destacar as seguintes:

• audiência;
• sentença;
• recurso; 
• liquidação da sentença e executado.

A Vara do Trabalho mais próxima da região é a responsável por receber e julgar o processo trabalhista. Não somente, também é responsável por julgar — em primeira instância — a ação movida.

Digamos que a empresa ganhe a causa e o funcionário não esteja satisfeito. Ao recorrer dessa decisão, o caso segue para a segunda instância da justiça do trabalho.

É justamente quando os recursos começam a aparecer e o processo começa a ser movido de um lado para o outro que se torna difícil acompanhar o andamento da ação.

Ademais, toda essa movimentação leva tempo. Muito mais tempo do que você está imaginando agora. 

Para um processo jurídico ser reconhecido em primeira instância e passar para a fase de execução são mais de 1700 dias.

E aqui estamos levando em conta, claro, que nenhum recurso surgiu no meio do caminho.

Do ponto de vista organizacional, isso é uma completa bagunça. A empresa precisa ter ciência de tudo o que está acontecendo e ainda responder todas as demandas a tempo.

É aqui que entra o papel das certidões trabalhistas! Elas são responsáveis por simplesmente declarar se a empresa (ou pessoa física) tem ou não ações na justiça brasileira.

Apesar de não informarem em que passo está o processo, as certidões trabalhistas são importantes, também, por outros motivos.

O mais importante dentre eles é comprovar que a empresa não está sendo alvo de nenhum processo trabalhista. 

Por exemplo, se a organização é proprietária de um imóvel e pretende vendê-lo, o comprador pode, sim, exigir essa documentação. 

Isso porque um veredito em meio a essa negociação pode bloquear os bens da empresa e gerar algum tipo de prejuízo.

Além disso, poder comprovar que não existe nenhum tipo de ação trabalhista sendo movida contra a empresa no mercado gera um certo status.

Quer ser o tipo de empresa que os talentos brigam para trabalhar? É importante manter essa taxa de processos trabalhistas baixa ou inexistente.

Quais são as certidões trabalhistas?

As principais certidões trabalhistas são duas:

• Certidão de Feitos Trabalhistas;
• Certidão Negativas de Débitos Trabalhistas.

As duas certidões são os principais documentos utilizados pelas empresas para comprovar a sua situação legal.

Não precisa se assustar, explicaremos o que cada um desses termos quer dizer logo em seguida.

Certidão de Feitos Trabalhistas

A Certidão de Feitos Trabalhistas elenca todos os processos que envolvem uma empresa ou pessoa física no período de tempo analisado.

A sua função é tão somente atestar a existência ou inexistência de ações trabalhistas em nome da empresa (ou pessoa física) através de um documento utilizado.

A emissão da Certidão de Feitos Trabalhistas é feita da seguinte maneira:

1. acesse o site do TST;
2. no menu superior, clique na opção “Serviços”;
3. no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidões de Feitos Trabalhistas”;
4. clique em emitir para gerar um novo certificado;
5. insira a raiz do CNPJ e clique em “Emitir”.

Somente isso é suficiente para ter acesso à Certidão de Feitos Trabalhistas. Vale ressaltar que esse era um processo antes pago, por volta de R$ 5,50 por página.

Hoje em dia, esse é um processo feito totalmente online e que não gera nenhum tipo de cobrança.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Do outro lado da moeda encontramos a Certidão Negativa. Ela atesta que a empresa não tem débitos trabalhistas, ou seja, não foi determinado por um juiz que a empresa pagasse por nenhum descaso trabalhista. 

Essa informação fica salva no banco de dados governamental chamado de Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). 

O nome certamente levanta a fama de um clube do qual você não quer participar, não é mesmo?

Brincadeiras à parte, a instituição foi criada pela ex-presidente Dilma Rousseff a fim de identificar com maior clareza as empresas que têm ou não dívidas trabalhistas. Falaremos mais à frente sobre a importância dessa certidão.

Como emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas?

A emissão dessa certidão é bastante simples. Basta ter em mãos os dados da empresa e ir até o site do TST. 

O passo a passo da emissão da Certidão Negativa é o seguinte:

1. acesse o site do TST;
2. no menu superior, clique na opção “Serviços”;
3. no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas”;
4. clique em “Emitir Certidão”;
5. insira o CNPJ da empresa e pronto!

Os passos são bem fáceis e essa certidão é completamente gratuita. Bem simples para empresas que estão em dia com as demandas trabalhistas, não é?

Quais órgãos podem emitir a certificação trabalhista?

A certidão trabalhista pode ser emitida de qualquer sistema do Processo Judicial Eletrônico (PJe) que existe desde 2011. Basicamente, do TST e da Receita Federal.

O objetivo do PJe é permitir a prática dos atos processuais e também facilitar o acompanhamento da ação.

Sendo assim, todos têm acesso à informação de forma simples e descomplicada. Só é necessário ter o CNPJ (ou CPF) e realizar a pesquisa direto no sistema do PJe.

Como pesquisar se uma empresa tem processos trabalhistas?

Agora ensinaremos a pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista em andamento. 

Dessa forma, você pode fazer a pesquisa para o seu negócio ou qualquer outro que queira se associar.

É possível fazer essa pesquisa diretamente no site do Tribunal Regional do Trabalho (TRT). Basta coletar alguns dados e seguir os passos descritos na página. 

Contudo, tenha atenção: pode acontecer de o processo ainda não ter sido digitalizado. 

Felizmente, ainda é possível saber se existe algum processo e a que passo ele está mesmo antes de sua digitalização.

Também é interessante ter em mente se o processo está em primeira ou segunda instância. Isso porque a plataforma do tribunal os diferencia. Contudo, caso não saiba, é possível simplesmente pesquisar nas duas opções.

Como curiosidade, o processo vai para segunda instância quando alguma das partes recorre à decisão do juiz. 

A cada vez que os interessados recorrem, o processo vai subindo até o Tribunal Superior do Trabalho, a instância de maior poder nesse assunto aqui no Brasil.

Ao entrar no site do TRT você já encontrará uma barra de pesquisa na parte superior do site. Mas isso é caso você já tenha os dados de pesquisa.

Outra opção para pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista é a seguinte:

1. acesse o site do TRT (basta clicar no link acima);
2. encontre a opção PJe no menu;
3. selecione, então, Consulta Processual;
4. escolha se se trata de processo físico ou eletrônico;
5. insira o CNPJ da empresa e pesquise.

A plataforma retornará com todos os dados referentes ao CNPJ que você inseriu na pesquisa, caso existam processos. 

Se a empresa estiver com todas as suas responsabilidades em dia, certamente não haverá nenhum resultado.

Qual é a importância da Certidão Negativa Trabalhista?

Até agora falamos que a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é uma forma legal de provar que a sua empresa não foi condenada judicialmente a pagar multas por questões trabalhistas.

Esse documento é importante para empresas que desejam se candidatar a processos de licitação pública. 

Conforme determina o edital, qualquer irregularidade pode eliminá-las da disputa. Mas a importância desse documento não para por aí.

A Certidão Negativa também é capaz de afetar um negócio em diversos pontos. Um dos principais é na negociação de parcerias com outras organizações. Afinal, é necessário evitar o envolvimento com empresas com histórico negativo.

Como, hoje em dia, esse certificado pode ser emitido online, o problema é bem menor. Contudo, é importante garantir que todos os dados estão disponíveis e — ainda mais importante — corretos.

Sendo assim, a nossa recomendação é que verifique os dados a cada 180 dias, que é o prazo de validade da Certidão Negativa.

Vale salientar que esse documento não substitui a Certificação de Ações Trabalhistas. A Certidão Negativa somente vale para dívidas, tenha isso fixado em sua cabeça!

Quando falamos sobre ações trabalhistas, é implicado qualquer tipo de movimentação da justiça do trabalho contra a dita empresa.

O INSS também pode emitir a Certidão Negativa

Muitas pessoas levantam a sobrancelha ao saber que o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), um órgão completamente voltado a garantir que o trabalhador tenha seguridade social, também emite a Certidão Negativa.

O INSS não foge muito do seu objetivo principal, a certidão negativa emitida por este órgão diz respeito ao pagamento dos benefícios ligados à Previdência Social e é conhecida como Certidão Negativa de Débito ou CND.

É uma espécie de atestado de regularidade muito necessário. Afinal, estar em dias com todos os benefícios dos colaboradores é uma tarefa difícil, especialmente se a empresa não conta com sistemas modernos de controle da jornada. 

Mas é importante ter atenção a um ponto: a CND passou por algumas reformas devido à intensa burocracia, algo que os brasileiros já estão muito acostumados.

Para diminuir a papelada, o governo acabou com a certidão do INSS e a unificou à certidão emitida pela Secretaria da Receita Federal e pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Sendo assim, hoje a CND representa uma negativa à presença tanto de dívidas junto ao INSS quanto aos órgãos fiscais do Brasil. 

Tudo isso agora está presente em uma única certidão! Certamente é uma forma muito interessante de facilitar a vida dos gestores.

Sendo assim, esse documento também pode ser chamado de Certidão Negativa de Débitos Federais.

A emissão da CND é tão simples quanto os demais documentos de que falamos aqui neste texto. Basta seguir o passo a passo abaixo:

1. Entre no site da Receita Federal (ou clique aqui);
2. Insira o CNPJ da empresa que deseja consultar;
3. Clique em “Consultar”.

Entenda o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas 

Se você, assim como nós, também tem curiosidade para saber como as coisas funcionam, aqui vai um pouco sobre o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.

A princípio, o BNDT é um órgão com função de inteligência e transparência. O principal objetivo desse banco é servir como um cadastro de empresas e pessoas físicas que têm dívidas trabalhistas — daí a transparência.

O que o BNDT faz é receber os dados dos Tribunais Regionais do Trabalho de todo o país, garantindo o fácil acesso a todas essas informações.

Essa parte do texto é especialmente importante para empresas que disputam ou desejam disputar processos de licitação. 

Isso se dá porque, junto à criação desse órgão, também foi instaurada a necessidade de apresentar os certificados trabalhistas para participar das licitações públicas.

Esses dados podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha o CNPJ da empresa através do site do TST. 

E quais são as certidões estaduais?

Até o momento só falamos sobre as certidões de âmbito federal. Contudo, as certidões negativas podem ser de âmbito nacional ou estadual, e é importante saber diferenciá-las.

O nome dessa certidão varia de estado para estado, sendo assim, é importante acessar o site do seu governo para verificar essa informação. 

Apesar da diferença do nome, não há distinção quanto a função desse documento. Em qualquer lugar do Brasil, a “certidão negativa estadual” terá o papel de atestar a regularidade fiscal da empresa.

O estado é responsável por coletar uma enorme quantidade de impostos, alguns deles são os:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias);
• IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores);
• ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação).

Mesmo tendo uma função tão importante, a certidão estadual não é muito utilizada no âmbito nacional. 

Movimentações como compra ou venda de imóveis, disputa de licitações etc. dependem dessa documentação.

Ela também atesta que a empresa não tem pendências cadastrais, mais um enorme motivo burocrático para correr atrás dessas certidões trabalhistas.

Como ficar longe dos processos trabalhistas?

Para evitar processos trabalhistas, a empresa deve “andar na linha”, qualquer outra forma é sofrer por antecipação.

Claro, erros acontecem em qualquer lugar. Mas, quanto a isso, a melhor forma é assumir as consequências e lidar com a situação com o máximo de honestidade possível.

Contudo, existem diversas formas de evitar que a sua empresa caia nessas armadilhas, uma das mais importantes é contar com a tecnologia.

Você sabia que o principal motivo de causas trabalhistas são falhas na gestão de atividades e registro de horas extras?

Para resolver isso é necessário ter um profundo conhecimento a respeito das atividades que serão desempenhadas — uma demanda válida para o setor de RH.

Outra possível solução é modernizar o seu sistema de controle de jornada de trabalho.

Contar com um aplicativo de ponto moderno ajuda a equipe do RH e do Departamento Pessoal a trabalhar sem erros. Essa solução é um ótimo ponto de partida para ter uma gestão mais organizada.

Assim, é possível ter o controle fino das horas extras trabalhadas e não precisar se preocupar com judicialização. Afinal, é possível bater o ponto usando um smartphone, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Muito melhor e mais prático que o sistema de planilhas, não é mesmo? Não somente, o risco de fraude é nulo!

Esses pequenos ajustes têm um gigantesco impacto no dia a dia da sua empresa e pode colaborar para que ela fique longe dos tribunais, o que é um excelente bônus.

Se você ainda não estiver convencido da eficácia do controle de ponto para reduzir os processos trabalhistas, confira o vídeo que preparamos.

Esperamos que tenha entendido a importância das certidões trabalhistas e por que é importante evitar as ações judiciais. 

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