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Criar uma equipe qualificada, ágil no atendimento e ainda solucionar as dores dos clientes enquanto se constrói um negócio lucrativo não é uma tarefa fácil. 

É por isso que o BPO tem sido uma estratégia amplamente adotada pelas empresas.

Através dela, as empresas podem focar nos clientes enquanto processos secundários, que apesar de também serem importantes, são desenvolvidos por terceiros, aumentando a produtividade.

Um dos exemplos mais palpáveis atualmente é a contratação de empresas de contabilidade para lidar com todas as questões financeiras da contratante. Mas já adiantamos que o BPO não é o mesmo que terceirização! 

Ficou curioso para saber mais sobre o BOP? Continue lendo este texto e veja como ele pode beneficiar o seu negócio.

O que é BPO?

BPO

BPO é uma sigla que vem do inglês Business Process Outsourcing ou  Terceirização de Processos de Negócios em português. 

Em poucas palavras, é quando uma empresa contrata outra para a realização de determinadas atividades.

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O mercado está cada vez mais competitivo, isso não é novidade para ninguém e é por isso que estratégias de gestão como o BPO tem se tornado cada vez mais relevantes. 

Não é à toa que segundo um artigo publicado na revista Grand View Research avaliou o mercado global de empresas que oferecem esse tipo de serviço em cerca de 232 bilhões de dólares em 2020.

Ao terceirizar alguns processos ou setores inteiros como o RH ou Financeiro, a empresa contratante pode focar na entrega de valor para o cliente enquanto essas atividades são gerenciadas por times de especialistas.

O objetivo é sempre aumentar a produtividade, reduzindo custos e riscos da operação para o negócio. 

Mais à frente discutiremos a fundo os benefícios de contar com essa estratégia de gestão.

Nesse momento, vamos conversar um pouco mais sobre como surgiu esse conceito e como ele funciona na prática.

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Como surgiu o BPO?

O BPO surgiu no começo dos anos 90 e seu foco estava na terceirização de serviços, principalmente processos transacionais que não dependiam muito da interferência humana.

Essa migração ainda ganhou um grande aliado a partir dos anos 2000 com a aceleração da transformação digital nas empresas. 

Assim, processos que antes levavam horas de trabalho para serem concluídos, agora passaram a ser automatizados através de sistemas de terceiros.

Esses avanços permitem que essas empresas de terceirização consigam incorporar sofisticadas automações de processos, demonstrando uma evolução da forma que as empresas estão se organizando.

A história do BPO dá a entender que esse tipo de terceirização é válida somente para serviços de back office, contudo, essa é uma visão bastante equivocada. Processos comerciais também podem ser transferidos para outras empresas.

Como funciona o BPO na prática

Quando pensamos no conceito por trás do BPO, logo vemos que toda a ideia gira em torno da otimização de processos com a finalidade de aumentar a produtividade das organizações.

Assim, a ideia é que qualquer processo que não seja a principal atuação, possa ser terceirizado por um prestador de serviço.

E isso pode funcionar de duas formas, alocando funcionários da empresa terceirizada na empresa, ou delegando completamente, sendo o segundo a mais comum.

Você já conseguiu diferenciar  BPO e terceirização normal? São conceitos bastante similares, não é? Como sabemos que pode ser complexo é o nosso próximo tópico de discussão.

Qual é a diferença entre BPO e terceirização?

Começamos esse texto afirmando que BPO e terceirização convencional são coisas diferentes, agora, você compreenderá o porquê.

Quando pensamos em terceirização, pensamos na entrega de um serviço simples e normalmente delimitado pela própria contratante. 

É comum ver o termo associado a serviços de limpeza, manutenção, segurança etc.

Utilizamos esse termo “terceirização” ao falar sobre a estratégia de BPO, mas ele é somente emprestado. 

Quando uma empresa presta um serviço por meio do BPO a expectativa é que a mesma forneça tecnologia, conhecimento estratégico e técnico e controle a qualidade dos seus procedimentos de acordo com um SLA pré-estabelecido.

Em outras palavras, a empresa contratada gerencia uma parte da operação da empresa e suas entregas devem contribuir para o objetivo geral da mesma.

Quais as principais soluções de BPO?

Agora que o conceito de BPO está bem sedimentado, vamos falar um pouco sobre as principais áreas que são terceirizadas. 

Existem inúmeras soluções disponibilizadas no mercado, mas neste tópico falaremos sobre as principais e como elas ajudam o seu negócio.

BPO Financeiro

O BPO financeiro tem como principal função auxiliar a empresa em suas tarefas contábeis, incluindo a temida gestão fiscal.

Essa é uma das áreas mais comumente terceirizadas por conta da imensa complexidade do setor. 

Ao contar com uma equipe de especialistas no assunto, a chance de erros é muito menor.

A empresa contratada realiza toda a gestão financeira como contas a pagar, a receber, controle de documentos, emissão de notas fiscais etc. 

Ademais, também se espera uma série de medidas a fim de otimizar todo o setor e reduzir os custos da empresa.

BPO TI

O setor de TI está cada vez mais indispensável dentro das empresas, contudo, criar esse setor do zero pode ser bastante trabalhoso e não gerar os resultados esperados para a empresa.

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Assim, não só a equipe interna fica mais enxuta, como também é possível contar com as tecnologias mais inovadoras para o setor, já que empresas especializadas tendem a estar sempre se atualizando e procurando alternativas mais eficientes.

BPO RH

Da mesma forma que para os demais setores, o BPO responsável pelo RH assume a maioria dos processos desse setor, incluindo a gestão do recrutamento e seleção e plano de carreira.

Essa é uma das atividades mais burocráticas da organização e o apoio de uma empresa que tem as melhores ferramentas, certamente é de grande ajuda.

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BPO Jurídico e Compliance

Manter uma empresa dentro das leis brasileiras é uma tarefa árdua, não só elas estão em constante mudança, como também podem ser bastante confusas.

Por isso, mais uma vez, ressaltamos a importância de contar com profissionais especializados e com bastante experiência na área sem criar um inchaço na empresa.

Dessa forma, o foco está em evitar processos trabalhistas e outras questões legais que possam afetar o seu negócio.

BPO Comercial

A criação de oportunidades de negócio vem mais naturalmente para quem está sempre atuando nessa área.

Contar com um BPO na área comercial é uma ótima forma para potencializar os processos operacionais em busca de melhores resultados.

BPO Administrativo

Quando uma empresa deseja focar na gestão de pessoas e no cliente, é comum a terceirização da área administrativa, garantindo que toda aquela burocracia saia do caminho do foco da empresa naquele momento.

Os benefícios de implementar o BPO em sua empresa

Já está claro que a estratégia BPO traz inúmeras vantagens para o negócio, nos aprofundaremos sobre como essa pode ser uma excelente decisão corporativa.

Redução de custos

Os custos relacionados a contratar e manter funcionários podem sobrecarregar uma empresa, assim, contar com uma estratégia de terceirização, esses custos são evitados.

Ademais, há também toda a curva de aprendizado de um novo colaborador até que ele desenvolva todo o conhecimento para atuar de forma plena em seu cargo.

Mas não para por aí, além de transferir esses custos para a prestadora de serviço, evita-se também investimentos em tecnologia.

Claro, existe o pagamento realizado à empresa, contudo, contratar o serviço costuma ser muito mais barato do que montar uma infraestrutura do zero.

Aumento da produtividade

Um dos grandes motivadores das empresas que realmente chegaram no século XXI é a otimização de processos, fazer mais em menos tempo. O BPO é uma excelente forma de alcançar esse objetivo.

Dessa forma, o cliente (empresa que contrata o serviço), consegue desenvolver e focar seus colaboradores para a área de interesse. 

Isso gera uma maior produtividade geral já que eles estão mais focados nas principais atividades.

Ademais, a empresa contratada também precisa entregar os resultados esperados pela contratante e isso não costuma ser um problema por conta do know-how, tecnologias e experiência.

Serviços especializados

Contar com profissionais especializados e com experiência em suas atividades faz toda a diferença para o resultado desejado. 

Sem contar com um BPO, seria necessário contratar esses colaboradores de alto nível a fim de desenvolver uma equipe produtiva… e já falamos sobre os custos associados a esse processo.

Isso assegura que os processos estão sendo desenvolvidos de acordo com o SLA e que os critérios legais estão sendo levados em consideração.

Focar em se sobressair no mercado

Navegar o competitivo mercado que temos hoje não é uma tarefa fácil, especialmente para empresas que estão sobrecarregadas com os seus processos. 

Assim, dedicar tempo para identificar estratégias para se diferenciar e crescer acaba ficando de lado.

Assim, não só contar com uma BPO pode ser um ótimo fator para trazer uma visão de fora do mercado, como também para, literalmente, comprar tempo para se dedicar ao que realmente importa naquele momento.

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As principais desvantagens do BPO

Nem tudo são flores e, antes de falar como aplicar essa estratégia na prática, é importante entender que existem desvantagens ao adotar essa estratégia.

Comunicação dificultada

Especialmente quando o serviço não é alocado dentro da empresa, a comunicação pode ser um enorme problema, por isso é importante estabelecer um processo para troca de informações.

Custo-benefício

Nem sempre contar com uma solução completa é uma verdadeira vantagem, afinal de contas, esses serviços podem encarecer e rápido. 

Assim, é importante fazer um estudo cuidadoso do custo-benefício antes de tomar uma decisão.

Ações sem controle

Mesmo delegando os processos, a empresa deve estar atenta aos projetos sendo desenvolvidos, afinal de contas, a intenção é forjar uma relação produtiva.

Como aplicar a estratégia BPO na prática

Pronto para aplicar essa estratégia em sua empresa? A primeira coisa a se fazer é identificar  quais os objetivos da empresa para compreender a área mais estratégica para terceirizar.

Após isso, tenha em mente que se está contratando um serviço, então, realizar uma pesquisa profunda sobre a reputação de todas as empresas candidatas é primordial.

Outros pontos importantes é avaliar o quadro técnico da empresa e também os seus valores, afinal de contas, contar com especialistas é um dos grandes motivos de as empresas investirem na estratégia BPO.

Também consulte outras empresas do segmento e compare diversos valores antes de tomar uma decisão.

O motivo pelo qual você leu esse texto é a necessidade de aumentar a produtividade dos seus colaboradores? Então continue lendo e veja como melhorar os processos internos da sua empresa!

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