Política de Home Office: entenda como funciona e como criar uma

Implementar uma política de home office em uma empresa como estratégia de negócio demanda planejamento, entendimento da realidade da empresa e definição clara de metas e objetivos, além de acompanhamento constante.

Esse processo envolve uma mudança significativa na cultura organizacional da empresa, além de afetar todos os envolvidos, desde a alta gestão até os profissionais de todos os setores.

Justamente por isso, é importante criar uma política de home office, com diretrizes e regras bem definidas, previsão de custos e até mesmo considerando e entendo a forma como os colaboradores avaliarão a novidade.

Neste conteúdo, você vai ficar por dentro de dicas e passo a passo para implementação do home office em uma empresa, considerando todos os pontos fortes e desafios do processo. Acompanhe: 

O que é uma política de home office?

A política de home office engloba um conjunto de definições, feito de forma oficial e registrado em documento para que todos os envolvidos tenham acesso, que padroniza a rotina desse tipo de modelo de trabalho, conduzido à distância.

Importante aqui reforçar o conceito de home office, um modelo que já era praticado em muitas empresas e se tornou ainda mais popular em todo o mundo a partir de 2020, com a pandemia da Covid-19. 

Assim, o home office é, basicamente, uma espécie de escritório em casa, em que, tendo as condições necessárias para exercer sua função, como estrutura, o profissional não precisa estar presencialmente na empresa e consegue entregar seus resultados mesmo à distância.

Para ter sucesso em sua implementação e, de fato, funcionar, a política de home office precisa ser muito bem definida pela empresa e, nesse documento que for criado, devem ser incluídas informações tais como: 

• quais são os horários da jornada de trabalho, incluindo o início, término, intervalos; 
• de que maneira as tarefas serão entregues pelos funcionários e monitoradas pelos gestores; 
• quais serão as ferramentas de comunicação e sistemas a serem adotados para que a distância não seja um problema; 
• como serão as regras para manter o sigilo e segurança das informações compartilhadas; 
• em caso de descumprimento de normas e diretrizes, se haverá penalidades e sanções e quais são elas.

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Quais as principais regras do home office?

Implementar uma política de home office demanda, principalmente, entendimento sobre as particularidades desse modelo de trabalho, além de compreensão sobre como ele será aplicado no dia a dia da empresa, que também possui suas especificidades.

Ainda assim, existem algumas regras que devem ser aplicadas pela empresa durante o home office e que são importantes para estabelecer as diretrizes que vão fazer com que esse modelo seja implementado com sucesso.

Quanto mais bem definidas e acompanhadas as regras, maiores serão a produtividade e a eficiência em um contexto de trabalho à distância e, consequentemente, melhores serão os resultados e entregas. 

Para isso, veja abaixo algumas regras que são o padrão e precisam ser discutidas, sendo incluídas como parte de uma política de home office:

• como funcionarão os horários da jornada de trabalho dos profissionais, incluindo os intervalos;
• como a jornada de trabalho será monitorada, se a empresa contará, por exemplo, com um sistema de controle de ponto; 
• em relação às tarefas e entregas, por onde serão feitas, se a empresa adotará ferramentas de gestão de tarefas; 
• de que maneira os gestores das equipes realizarão o monitoramento da entrega das atividades; 
• quais serão as ferramentas de comunicação oficial da empresa;
• se a empresa oferecerá ajuda de custo, como internet e energia, ou se enviará equipamentos e móveis para o profissional;
• se o trabalho será 100% à distância ou se os profissionais precisarão comparecer à empresa para reuniões pontuais, por exemplo.
• dentre outros. 

Esses são alguns dos exemplos mais importantes que definem as regras para o home office, porém, pode surgir a necessidade de incluir outras diretrizes, dependendo do ramo da empresa e até mesmo do tipo de serviço que é prestado.

O que a lei diz sobre home office?

É importante saber, desde já, que as palavras “home office” não estão presentes na lei. O que as empresas costumam seguir para colocar esse modelo de trabalho em prática são as diretrizes do trabalho remoto. 

O artigo 75-B da Medida Provisória Nº 1.108 (mais conhecida como MP do home office) define que esse modelo se configura quando: 

Art. 75-B. Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

§ 1º O comparecimento, ainda que de modo habitual, às dependências do empregador para a realização de atividades específicas, que exijam a presença do empregado no estabelecimento, não descaracteriza o regime de teletrabalho ou trabalho remoto.

Antes de continuarmos: quer saber um pouco mais sobre a MP do home office? Confira a publicação que fizemos para o nosso Instagram e, claro, aproveite para nos seguir por lá:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Assim, mesmo tendo uma proposta semelhante, sendo o trabalho à distância, longe do ambiente físico da empresa, é necessário entender que o teletrabalho está presente na legislação trabalhista, enquanto o home office seria uma inspiração desse modelo.

Enquanto o teletrabalho possui um regimento próprio, com normas e regras trabalhistas específicas, o home office não está previsto na lei.

Importante também ressaltar a quetão do controle de jornada, já que, normalmente, no home office, é comum haver uma jornada fixa, tendo o colaborador que cumprir um horário.

No teletrabalho, por sua vez, não há um controle obrigatório e o próprio funcionário é que administra o seu tempo. No caso, o artigo 75-B possibilitou que o trabalho remoto seja por tarefa ou produção, permitindo uma flexibilidade na jornada:

§ 2º O empregado submetido ao regime de teletrabalho ou trabalho remoto poderá prestar serviços por jornada ou por produção ou tarefa.

Qual a importância de se fazer uma política de home office?

A adoção do home office em função da pandemia se deu de forma que as empresas não conseguiram se planejar como deveriam, resultando em uma tomada de decisão que trouxe diversos desafios.

Agora, com esse modelo de trabalho ainda mais popularizado, as empresas têm totais condições de implementarem uma política de home office com cuidado e estratégia. Daí a importância de se criar um documento que oficialize as regras e diretrizes.

É muito importante que a empresa pense em todas as possibilidades e trabalhe em cima de um diagnóstico que resultará na construção dessa política corporativa. Mesmo sendo um modelo comum para muitas empresas e profissionais, pode ser novidade para outros.

A distância dos profissionais do ambiente da físico do trabalho e de seus líderes pode ser um desafio superado se a empresa conseguir estabelecer regras, metas e objetivos bem definidos, além de contar com boas ferramentas e sistemas.

Por meio de uma política de home office, a empresa consegue estabelecer suas regras, enquanto os profissionais têm à disposição uma diretriz que oferece mais segurança e tranquilidade para a condução do dia a dia de trabalho. 

Quais as vantagens da política de home office?

A política de home office popularizou-se justamente por apresentar importantes vantagens que se aproximam e atendem as novas demandas do mercado, envolvendo as necessidades do negócio e do próprio colaborador.

Sabe-se que, em muitas situações, empresas que sequer imaginavam adotar esse modelo de trabalho precisaram se adaptar, em função da pandemia. Porém, com o passar do tempo, observaram que essa prática poderia trazer benefícios.

Um dos principais motivos disso é que o home office tende a ser positivo para todos os envolvidos, criando, inclusive, uma melhor relação entre empresa e empregado. Veja abaixo algumas das principais vantagens dessa política:

Mais flexibilidade para os profissionais

Uma das principais vantagens da política de home office é possibilitar flexibilidade para o funcionário. Mesmo que ele tenha uma jornada de trabalho a se cumprir, o seu dia a dia torna-se mais flexível e ele consegue se organizar melhor com suas demandas.

O fato de não precisar, por exemplo, gastar tempo se deslocando no trânsito possibilita que ele invista esse momento em si mesmo, como realizando uma atividade física ou organizando sua casa.

Essa flexibilidade afeta diretamente, de forma positiva, na produtividade do profissional, que passa a conseguir organizar melhor a sua rotina, ao mesmo tempo em que garante suas entregas no trabalho.

Possibilidade de atrair talentos de qualquer lugar

Sem as barreiras geográficas impostas pelo trabalho presencial, aumentam-se as chances da empresa conseguir atrair e reter talentos em todo o mundo, possibilitando a formação de uma equipe de qualidade.

Assim, é possível ampliar as possibilidades, divulgando a vaga para profissionais que estejam em qualquer parte do mundo. Dessa forma, desde o processo seletivo até a execução da função do profissional podem ser conduzidas e geridas à distância.

Redução de custos para a empresa

A redução dos custos para o negócio é um dos fatores mais observados pelas empresas, ao implementarem uma política de home office.

Isso porque, mesmo que a empresa ofereça ajuda de custos, por exemplo, com luz e internet e equipamentos para o trabalho, ela economiza em outros aspectos.

Alguns exemplos de economia com o home office são: transporte para o funcionário, nas contas de energia e água, impressão de papel, dcom a terceirização de profissionais como de limpeza e segurança, dentre outros exemplos.

Melhora na saúde mental do colaborador

Cada vez mais, as empresas têm se preocupado com a saúde mental dos colaboradores, já que já ficou mais do que comprovado que o bem-estar dos funcionários está diretamente ligado ao crescimento da empresa. 

Profissionais felizes trabalham melhor, produzem mais e enxergam mais sentido naquilo que fazem em sua profissão ou cargo. E o home office tende a fazer com que os funcionários consigam alcançar esse bem-estar.

Dois exemplos importantes nesse contexto são o fim do estresse com o trânsito para chegar e retornar do trabalho e o aumento das possibilidade de uma rotina mais flexível, que permite o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. 

Mais autonomia para o funcionário

Contando com boas ferramentas e sistemas de gestão de equipes, tarefas e comunicação, o home office tende a proporcionar um contexto de mais autonomia entre os funcionários.

Isso significa que ele poderá investir mais em sua autogestão, após definidas as tarefas e prazos a serem cumpridos. No embiente de trabalho físico, com a presença do gestor, pode-se haver um clima de maior cobrança, o que muda com o home office.

Esse contexto é importante para desenvolver a autonomia dos profissionais, que passam a tomar mais atitudes e até mesmo assumir mais responsabilidades, o que se torna positivo para o próprio profissional e para a empresa.

Como criar uma política de home office? 

A implementação de uma política de home office mexe com as estruturas do negócio e até mesmo com a cultura organizacional da empresa. 

Por isso, ao decidir adotar esse modelo de trabalho, seja de maneira integral ou híbrida, seja para toda a empresa ou somente em alguns setores, é preciso planejamento e a criação de uma política sólida e com regras claras.

Lembre-se que essa escolha afetará de forma profunda o dia a dia da empresa e a forma como os profissionais se relacionam entre si. Dessa forma, fique atento a algumas etapas importantes desse processo:

1. Planeje a política com cuidado e estratégia

Ao decidir implementar a política de home office na empresa, a gestão precisa estar muito certa dos seus propósitos com essa nova diretriz, avaliando todos os possíveis pontos fortes e fracos e como podem afetar o negócio.

É preciso analisar os cenários, definir objetivos e estabelecer quais resultados a empresa deseja alcançar implementando o home office. 

2. Faça o alinhamento de expectativas e objetivos entre todos

Como se trata de uma política que afeta diretamente a estrutura e a política da empresa, é muito importante que, após definido que será mesmo implementado o home office, essa decisão seja comunicada a todos para que sejam alinhadas as expectativas.

Lembre-se que uma mudança de modelo de trabalho afeta a todos os envolvidos, e os colaboradores precisam se organizar, principalmente considerando que já não há mais uma situação de crise e, sim, a decisão é fruto de uma estratégia da empresa.

É muito importante que os colaboradores tenham à disposição, durante o processo de transição para essa nova realidade, um canal para que possam tirar dúvidas e dar feedbacks, que serão importantes.  

3. Oficialize e divulgue as regras do home office em um documento

Após essas etapas, um momento importante dessa estratégia é a formalização das novas regras em um documento que seja de fácil acesso e leitura aos envolvidos.

Importante ressaltar que o home office possui algumas generalidades, porém, principalmente por ser um modelo flexível, podem haver mudanças de uma empresa para outra ou até mesmo de um setor para o outro.

Por exemplo: serão todos os setores da empresa que passarão a atuar em home office? Serão todos os dias ou em dias alternados, como um modelo híbrido? Haverá exigência de reuniões presenciais a cada período? Tudo isso precisa ser definido.

Nesse documento também é muito importante conter regras a respeito das boas práticas, ferramentas de comunicação que serão adotadas, enfim, as novas diretrizes para que o trabalho funcione.

4. Invista e cuide da segurança das informações e proteção dos dados

A segurança dos dados e das informações é um ponto de atenção em qualquer situação, mas no contexto da política de home office é ainda mais relevante reforçar esse cuidado.

Além de se investir em sistemas de proteção para que os funcionários possam trabalhar de casa tranquilamente, é preciso realizar treinamentos para instruí-los sobre as melhores práticas e tratamento das informações e dados.

Orientações sobre acesso a links, compartilhamento de informações, dicas de segurança, dentre outros temas relacionados, devem ser constantemente reforçadas a fim de evitar problemas para a empresa e para o próprio colaborador. 

5. Crie metas e indicadores de performance das equipes

Além das metas que acompanham cada equipe e área, que mudam de acordo com a demanda de cada time, é importante também que o RH, junto à gestão da empresa, estabeleça metas gerais que possam medir a performance das equipes como um todo.

Essas metas são muito importantes para ajudar a acompanhar de perto o desempenho e a entrega dos profissionais, agora que não estão mais presencialmente na empresa, ao lado dos colegas e lideranças.

6. Defina como será a jornada de trabalho dos colaboradores

Por se tratar de uma política que, na prática, não é contemplada na legislação, o home office muitas vezes pode fazer com que a gestão da jornada de trabalho seja deixada de lado, por não ser obrigatória.

A definição de horários de início, fim e intervalo da jornada é muto importante para reforçar a gestão do tempo e também das tarefas do profissional. 

Implementar um controle de ponto online é a escolha mais acertada nessa situação, já que ele permite diversos serviços, como, por exemplo, a marcação por geolocalização, se for o caso, facilitando ainda mais o acompanhamento do trabalho dos profissionais.

7. Estabeleça quais equipamentos serão fornecidos aos profissionais

Como se sabe, o home office não está contemplado na legislação trabalhista, diferentemente do teletrabalho. A lei nº 13.467 regulamenta o trabalho remoto e determina que a empresa forneça ao colaborador os equipamentos para a execução das atividades.

No caso do home office, caso seja avaliado que serão fornecidos equipamentos, ajuda de custo e/ou auxílio home office para o trabalhador, essa definição deve estar presente na política, explicada de forma clara e com as especificações necessárias.

Há empresas que oferecem até mesmo móveis, como cadeiras e mesas que cuidam da ergonomia, a fim de evitar problemas de saúde. Tudo dependerá dos objetivos e das condições da empresa em investir nesse aspecto. 

Por isso, a empresa deve criar uma lista mostrando equipamentos, ferramentas e sistemas que serão disponibilizados aos funcionários, de acordo com cada função e demanda. 

8. Cuide da ergonomia e da saúde do trabalhador

A ergonomia é uma ciência que trata da relação das pessoas com as máquinas, equipamentos e condições de trabalho. E isso afeta diretamente a saúde física do colaborador.

Especialmente quando o profissional está atuando à distância, ter essa preocupação e cuidado é um diferencial para a empresa, a fim de evitar que o funcionário contraia algum problema de saúde e fique afastado.

Para empresas que desejam investir em ergonomia, realizar uma avaliação do posto de trabalho do profissional e, se necessário, fazer ajustes, como troca de móveis, por exemplo, é necessário. Além, é claro, incluir esse aspecto como parte da política de home office. 

Quais os principais cuidados ao se fazer uma política de home office?

Um dos principais propósitos de uma política de home office deve ser o de garantir mais segurança e tranquilidade para a empresa e também para o profissional, tendo o respaldo de regras e diretrizes bem definidas na adoção desse modelo de trabalho.

Para que a estratégia obtenha êxito em sua implementação, alguns cuidados e dicas são importantes serem seguidos para garantir que a rotina seja de entregas, bons resultados e metas alcançadas. Veja:

• não implemente a política sem antes realizar um planejamento completo, considerando todos os pontos fortes e fracos;
• analise e preveja todos os custos e investimento na estrutura necessária, como ajuda de custo aos colaboradores e investimento em móveis, para que o funcionário possa trabalhar de casa;
• envolva os colaboradores no processo e invista em uma comunicação clara e receptiva para entender como está o clima organizacional com a implementação;
• invista em estratégias de comunicação interna e endomarketing, que permitirão que os profissionais reforcem o seu engajamento com a empresa, mesmo atuando à distância;
• realize treinamentos junto às lideranças das equipes, pois eles serão fundamentais para o processo de implemementação da política de home office. 

Tire outras dúvidas sobre a política de home office!

Próximos passos…

Agora, que você já sabe a importância de se criar uma política de home office e também dicas para que essa estratégia realmente funcione, veja o que a Sólides pode fazer para lhe ajudar nessa transição!