Afinal, o Que São as Rotinas Administrativas?

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Ao ouvir a expressão “rotinas administrativas” você se sente entediado e acha que são procedimentos burocráticos e monótonos?

Saiba que é bom mudar de ideia, pois por mais inovadoras e estratégicas que sejam as atividades de uma empresa, é impossível pensar no sucesso delas sem o processo estruturado que essas rotinas oferecem.

Afinal, as atividades-fim de uma companhia têm início nas tarefas básicas, obrigatórias e corriqueiras e essas precisam ser padronizadas para que todo o fluxo seja mapeado, controlado e realizado com êxito. Mas o que são rotinas administrativas, exatamente? 

São as atividades rotineiras, mas fundamentais para que a empresa funcione de forma sistematizada. Por mais que remetam a coisas maçantes, elas são as verdadeiras engrenagens que impactam todas as outras ações internas e demandam certo conhecimento técnico. 

São conhecidas como processos primários e de apoio, por isso, exercem um papel essencial para que a companhia possa realizar inclusive as atividades mais estratégicas.

Continue para entender como elas se relacionam com todos os setores e a importância de fazer uma boa gestão nesse sentido. Neste artigos vamos falar sobre:

• Quais são as atividades das rotinas administrativas
• Os impactos de uma área administrativa mal gerida
• 8 dicas para otimizar as atividades administrativas

Quais são as atividades das rotinas administrativas

Receber a definição de “básicas” pode não ser o suficiente para ações que demandam boas práticas e, muitas vezes, o domínio de normas e técnicas, como são as atividades administrativas. Elas representam muito mais do que o comum; são o pilar fundamental de qualquer organização.

Podemos dizer que todas as ações de uma empresa dependem do bom desempenho dos serviços administrativos. Pense, por exemplo, em como a companhia ficaria vazia — e improdutiva — se os colaboradores não pudessem ir trabalhar porque o vale-transporte destinado a eles não fosse bem gerido e depositado a tempo?

E se os pagamentos atrasassem e isso impactasse todo o clima organizacional, gerando insatisfação nos trabalhadores?

Imagine também se os clientes ligarem para a companhia não conseguirem atendimento e isso ocasionar perda de vendas. Ou ainda, se faltarem materiais ou insumos essenciais para confecção de produtos?

Exemplos não faltam para ilustrar a relevância dessas atividades e o quanto elas impactam no andamento dos demais processos. Elas são muitas, porém, aqui vamos citar as principais funções dos profissionais que atuam na área administrativa:

• emitir notas fiscais e recibos para os clientes;
• controlar a entrada e saída de materiais;
• gerir os benefícios dos colaboradores;
• administrar folhas de pagamentos;
• realizar pagamentos a fornecedores;
• executar processos formais de admissão e demissão;
• acompanhar o fluxo de caixa;
• organizar documentos;
• agendar exames admissionais ou demissionais;
• operar equipamentos voltados para atividades administrativas, como controle de ponto;
• realizar e atender chamadas telefônicas;
• cadastrar informações sobre o negócio ou sobre os colaboradores nos sistemas.

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Quem deve desempenhar essas atividade

Saiba que a realização das atividades administrativas vai muito além dos profissionais da Administração.

Como são diversas funções, a responsabilidade de cada uma depende do formato de organização da empresa, do modelo de negócio e até do porte. 

Em muitas, os profissionais do Departamento Pessoal desempenham atividades voltadas apenas aos colaboradores; em outras, funcionários de RH também executam essas tarefas. Porém, o ideal é que cada setor realize as ações que são mais centralizadas no seu escopo.

A criação de uma área administrativa em que um profissional fique responsável por receber chamadas e atender clientes e que outro fique por conta de gerir funções voltadas aos colaboradores é outro exemplo de cenário ideal.

Ou seja, deve-se evitar o acúmulo de tarefas em um mesmo profissional para não impactar a saúde dos trabalhadores.

Além disso, vale ressaltar que dentro de todas as áreas existentes em uma companhia, existe a necessidade de ter profissionais específicos para desenvolverem as rotinas administrativas como o setor financeiro, comercial, de tecnologia da informação, comunicação e outros.

Os impactos de uma área administrativa mal gerida

Abrir um negócio é sempre desafiador, mas mantê-lo funcionando e dar passos rumo ao crescimento é ainda muito mais complexo.

Você sabia que mais de 60% das empresas que são inauguradas fecham as portas em cinco anos, aproximadamente? 

Uma das principais causas, além da falta de planejamento e da pouca experiência em administração, é má gestão.

É possível termos uma ideia, pois se tanto na vida pessoal quanto profissional, precisamos de rotina para realizar o que desejamos (e precisamos) no dia a dia, imagine o quanto isso é relevante para as organizações!

Só por meio dela é possível padronizar os serviços e manter as tarefas fundamentais em dia. E se atividades tão essenciais como essas não receberem a devida atenção, a empresa correrá o risco de ter o crescimento do seu negócio prejudicado. Isso quer dizer que se algum processo for mal feito, haverá falhas em todo o ciclo organizacional.

Por isso, se as rotinas administrativas não estiverem sendo bem geridas e executadas com perfeição, a empresa não consegue se manter competitiva e oferecer o ideal para seus clientes e funcionários. Dessa maneira, é inviável apresentar um crescimento sustentável ao longo do tempo.

8 dicas para otimizar as atividades administrativas

Definir quais serão as rotinas administrativas de uma organização é tão importante que, de acordo com o Sebrae, essa é uma das causas que mais influenciam no fechamento de uma empresa.

Mais de 20% das que encerraram suas atividades não identificaram quais seriam suas tarefas mais básicas e muito menos estabeleceram seus responsáveis. Entenda como!

1. Identifique e alinhe quais serão os processos administrativos

O primeiro passo é entender o negócio e, a partir disso, identificar a necessidade de cada atividade e elaborar o planejamento para que as próximas ações sejam executadas.

Por exemplo: a demanda aumentou e é necessário contratar uma pessoa para atender chamadas e tirar dúvidas dos clientes?

Quais serão, especificamente, as atividades desse novo colaborador? Para quem ele deverá direcionar as ligações em cada caso?

Quais capacitações técnicas essa pessoa deve ter? Essas são algumas questões que, mesmo para realizar uma atividade rotineira, existe a necessidade de um planejamento eficiente.

2. Estabeleça padrões de estruturação

Cada rotina administrativa vai variar de acordo com o perfil da empresa e o tipo de negócio, porém, há um padrão comum e que pode ser adotado por companhias de diversos segmentos:

• mapeamento: faça um mapeamento dos departamentos da empresa (ou um organograma);
• regulamentação: elabore regulamentos internos sobre as políticas e a estrutura organizacional e promova o conhecimento do material entre todos os integrantes;
• manual técnico: crie um manual de rotina com todas as normas necessárias para a realização das principais atividades; se possível, de cada setor.

Essas ações permitem padronizar os processos que são realizados pela companhia, independentemente da entrada ou saída de colaboradores.

Assim, quem está chegando na empresa conseguirá desenvolver cada atividade com o mesmo padrão de qualidade da pessoa que deixou o cargo.

3. Promova a capacitação dos colaboradores

Uma empresa só consegue oferecer um bom fluxo de atividades se os seus trabalhadores foram treinados para desempenhar suas funções de maneira eficaz.

Não adianta, por exemplo, contratar uma pessoa que não tenha experiência em rotinas de pessoal e cobrar alta produtividade se ela não receber capacitação para isso, certo? 

4. Oriente os gestores

Além de elaborar o planejamento do seu setor, o gestor tem a missão de orientar seu time, fiscalizar as atividades, prever os resultados e manter, além de medir e identificar o que está dando certo e o que não está para corrigir.

No entanto, na correria da rotina diária, muitos deles não se atentam para essas responsabilidades e é aí que começam a surgir os problemas de gestão.

É papel do RH chamar atenção para esses pontos entre os líderes da organização. Assim como ao fato de que apenas conhecendo seu time é que cada gestor conseguirá direcionar cada atividade para o profissional certo, aproveitando as habilidades e competências de cada um.

5. Use a tecnologia a favor 

A expressão “rotinas administrativas” é sinônimo da realização de práticas habituais, mas isso não quer dizer que elas precisam, necessariamente, ser entediantes, morosas ou feitas sempre do mesmo jeito. Pelo contrário!

Justamente quando há burocracia ou uma rotina é que os processos precisam da ajuda da tecnologia para serem realizados de maneira mais ágil, padronizada, otimizada e que resulte em menos erros operacionais.

Exemplos disso são organizar documentos online; gerir o controle de ponto virtualmente e oferecer atendimento remoto aos colaboradores.

6. Recompense as equipes

Não é todo mundo que se adapta às rotinas e aos processos mais sistemáticos, mas como vimos, a realização deles é fundamental para o sucesso da empresa.

Por isso, uma boa forma de motivar os funcionários que atuam nessa área é recompensá-los de maneira que seja interessante para eles e para a empresa. 

É possível estabelecer metas para a realização dos principais procedimentos e premiar os colaboradores com adicionais no salário, brindes, folgas, flexibilização de horários, concessão de benefícios, entre outras alternativas viáveis para ambos.

7. Cheque, de tempos em tempos, o padrão de qualidade

Dissemos anteriormente que os processos administrativos não precisam ser morosos e devem contar com a tecnologia como aliada, certo?

Essa liberdade de estruturação também deve ser entendida do ponto de vista da qualidade, em relação ao modo como cada atividade é realizada.

Se a empresa adota os mesmos padrões de muitos anos atrás, isso pode ser revisto e melhorado a partir da mudança de comportamento do seu público, da inovação que a tecnologia oferece ou ainda de uma nova cultura organizacional.

Rever padrões, muitas vezes, é sinônimo de crescimento para a companhia. Por isso, saia do lugar comum!

8. Promova a mudança de cultura

Em muitas empresas ainda existe a crença de que os serviços administrativos são menos importantes do que outros que devem estar diretamente ligados às estratégias da organização, mas esse é um grande engano. 

Além de serem essenciais em qualquer segmento, elas influenciam toda a companhia. Por isso, a cultura equivocada de que certos setores são mais ou menos importantes deve ser extinta em uma empresa e o RH tem papel fundamental nesse processo de mudança. 

Conclusão

Tenha em mente que as rotinas administrativas merecem atenção na mesma proporção que as demais atividades da instituição, pois se elas não forem bem administradas, o alicerce para o bom desempenho de toda a companhia será prejudicado. 

Muitas vezes, quando essa base é mal gerida, é difícil identificar os erros, quem são os responsáveis e saná-los sem passar por uma crise interna.

Ou seja, se o processo tiver início de forma errada, isso só será percebido pela gestão quando ela se deparar com algum gargalo. Porém, isso poderá resultar em impactos irreparáveis. Não arrisque!

Gostou de saber mais sobre rotinas administrativas? O que acha de aproveitar o final dessa leitura para descobrir quais são os cursos de RH mais importantes para o profissional que quer se destacar na área?