Como fazer o controle de férias de funcionários?

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Férias é um direito de toda e qualquer pessoa que trabalhe no regime CLT, sendo necessário para que os empregados recarreguem suas energias. Dessa forma, é primordial que o departamento de Recursos Humanos (RH) realize o controle de férias de funcionários.

Esse é um dos processos mais importantes e complexos, pois evita problemas relacionados ao pagamento das férias, insatisfação dos colaboradores e, claro, processos trabalhistas.

É exatamente para evitar esses e diversos outros problemas que criamos este artigo. Nele, você encontrará dicas para não cometer erros e uma solução para te ajudar a realizar o controle de férias dos funcionários de forma prática e simples.

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste texto e boa leitura. Você encontra o link para a planilha lá no final do artigo!

• O que é controle de férias de funcionários?
• Por que é importante fazer um controle de férias de funcionários?
• O que diz a legislação sobre o controle de férias de funcionários?
• Quais os erros comuns que o RH comete no controle de férias de funcionários?
• Quais as consequências da falta de controle de férias?
• Quais as principais dúvidas sobre controle de férias de funcionários?
• Passo a passo para fazer o controle de férias de funcionários corretamente
• Quais as ferramentas para controle de férias de funcionários?

O que é controle de férias de funcionários? 

Controle de férias de funcionários é o processo pelo qual as empresas planejam estrategicamente o período de descanso de seus colaboradores, garantindo que a sua ausência não tenha consequências negativas para a companhia.

Isso não é algo simples e exige bastante atenção aos detalhes por parte do RH ou DP. Afinal, as decisões sobre o período de férias devem estar de acordo não somente com as necessidades da empresa, mas também com a realidade do colaborador.

Isso implica em uma política de férias clara para todos os colaboradores, explicando o seu direito ao descanso remunerado e a forma que ele funciona de acordo com a lei.

Ao fazer a gestão de férias, também deve-se levar em consideração qualquer tipo de imprevisto que a ausência do colaborador possa causar. 

O planejamento deve garantir que não haja sobrecarga aos demais funcionários ao mesmo tempo em que não impeça que esse direito possa ser gozado sem problemas. 

Aproveite para conferir estes artigos e relembrar as regras para concessão de férias:

• Antecipação de Férias: É Possível?
• Férias: o Guia Definitivo Para RH e DP
• Vender Férias: o Que é e o Que Diz a Lei?
• Planilha de controle de férias: uma ferramenta poderosa para o DP

Por que é importante fazer um controle de férias de funcionários? 

Um bom controle de férias de funcionários tem um impacto gigantesco no dia a dia de qualquer empresa, tendo relação direta não apenas com o cumprimento da legislação trabalhista, mas também com a motivação e o desempenho da equipe.

Veja abaixo uma lista com as vantagens de ter esse processo bem organizado e os benefícios para a empresa e seus funcionários:

Benefícios do controle de férias para a empresa

Em primeiro lugar, vamos elencar os pontos positivos de fazer o controle de férias de funcionários do ponto de vista das empresas. Confira: 

1. Planejar as ausências

Quando o período de ausência de um colaborador é determinado com antecedência, a empresa pode tomar uma série de iniciativas para garantir que a sua saída não impacte os processos em que estava envolvido ou mesmo as entregas para o cliente.

Os gestores podem antecipar-se, por exemplo, definindo os colaboradores que assumirão as atividades e realizando os devidos treinamentos, evitando gargalos nas entregas.

Nesse momento, é importante conhecer as regras sobre como cobrir férias de funcionários, afinal, a depender do caso, o colaborador substituto terá direitos a serem cumpridos.

2. Ter atenção às obrigações legais

Um ponto muito importante de uma gestão de férias bem-feita é atentar-se a todas as obrigações legais da empresa.

Um exemplo clássico é a necessidade de pagar as férias com, no máximo, dois dias de antecedência da data marcada para o descanso. O não cumprimento dessa regra acarreta a obrigação de pagar em dobro o valor devido ao colaborador.

Essa é somente uma das obrigações referentes às férias. Sendo assim, contar com um sistema organizado faz com que esse processo seja bem mais otimizado.

3. Prever contratações temporárias

Algumas vezes, a falta do colaborador tem o potencial de impactar amplamente a rotina da empresa. Para tanto, considerar contratações de trabalho temporário pode ser uma saída interessante para evitar sobrecarregar o setor e os outros funcionários, impactando a produtividade desse time.

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4. Negociar com antecedência a divisão das férias

Após a Reforma Trabalhista de 2017, tornou-se uma possibilidade dividir o período de férias do colaborador em até três vezes. É o que chamamos de férias fracionadas.

Isso permite que ambos possam se preparar de forma mais eficiente para o período de ausência. Mas, atenção: para que o período de férias seja dividido é importante que ambas as partes estejam de acordo.

Em outras palavras, a empresa não pode determinar o período de férias fracionado sem a anuência do colaborador e vice e versa. 

Benefícios controle de férias para colaboradores

O controle de férias de funcionários não beneficia somente o empregador. Para o colaborador, existem algumas vantagens quando a empresa organiza bem as férias. Confira as principais:

1. Planejamento prévio

Não é só a empresa que precisa se planejar, o colaborador também deve se preparar para organizar suas demandas no trabalho e pensar em estratégias para que não haja gargalos. 

Afinal, se isso ocorrer, o próprio trabalhador pode ficar sobrecarregado ao voltar do período de descanso. Com isso planejado, pode tirar o máximo de proveito de suas férias. 

2. Conhecimento de seus direitos

A transparência a respeito dos direitos trabalhistas e das políticas da empresa para respeitá-los é algo fundamental para que o próprio trabalhador faça valer o que lhe é devido.

Ademais, isso faz com que os processos na própria empresa aconteçam de forma mais fluida, já que o colaborador tem acesso a todas as etapas de requisição de suas férias.

3. Facilidade de negociação

Com maior transparência, fica mais fácil também negociar com o colaborador, afinal de contas, ele está ciente de todos os seus direitos e os processos institucionais.

Assim, fica muito mais simples na hora de negociar férias fracionadas ou mesmo o abono pecuniário.

O que diz a legislação sobre o controle de férias de funcionários? 

O controle de férias gera muitas dúvidas, contudo, não há segredo: deve-se prestar atenção no período aquisitivo e concessivo, assim como nos prazos de pagamento.

Na CLT, os artigos que regem esse direto são o 129 e 130, trazendo o seguinte texto:

Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].

Em outras palavras, todo e qualquer trabalhador que operar no regime CLT terá direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho, período chamado de aquisitivo.

O período concessivo são os 12 meses após o período aquisitivo no qual o colaborador deve gozar de suas férias.

Fracionamento de férias

Com a reforma, o fracionamento das férias tornou-se possível. Agora, o artigo 134 da CLT prevê que, desde que o empregador e o empregado concordem, as férias podem ser fracionadas em até três períodos. 

Todavia, pelo menos um desses períodos não deve ser inferior a 14 dias corridos e os outros não podem ser inferiores a cinco dias corridos. 

Dessa forma, um colaborador poderá, por exemplo, tirar um período de 15 dias no final do ano, mais 10 dias no meio e ainda sobram cinco dias de férias para completar os 30. Dessa forma fica muito mais flexível. 

Férias coletivas

Férias coletivas costumam ser gozadas em períodos de baixas do mercado. É bastante comum que empresas concedam esse período no final ou começo de um ano, já que o trabalho diminui nessas épocas.

Nessa modalidade, a empresa concede férias a um setor inteiro, e não apenas a um funcionário, para que todos saiam ao mesmo tempo. 

As férias coletivas podem ser direcionadas: a empresa inteira, a um setor ou a um estabelecimento. 

Isso quer dizer que, ao conceder essas férias, todos do mesmo setor devem ser contemplados, não podendo ser direcionada a apenas alguns funcionários.

As férias coletivas podem acontecer em até dois períodos anuais, e nenhum deles pode ser inferior a 10 dias corridos.

Cabe à empresa comunicar aos órgãos competentes a data inicial e final das férias coletivas e determinar para qual setor ou estabelecimento elas serão concedidas. Essa comunicação deve ser feita com uma antecedência de no mínimo 15 dias.

Também com uma antecedência de no mínimo 15 dias, a empresa deve enviar a cópia de sua comunicação de férias aos sindicatos das categorias contempladas. 

E, no mesmo período, deve comunicar aos colaboradores as datas iniciais e finais das férias, afixando avisos em locais da empresa. 

Quais os erros comuns que o RH comete no controle de férias de funcionários?

Um controle de férias apurado faz com que o RH seja capaz de evitar uma série de problemas relacionados à má gestão. Confira, a seguir, quais são esses erros e como evitá-los: 

Não dominar a legislação 

A gestão de férias, nada mais importante que ter na ponta da língua a legislação que rege esse direito, não é mesmo?

É importante conhecer todas as regras colocadas pela CLT, evitando pagar multas como as férias dobradas ou mesmo judicialização no tribunal do trabalho.

Terceirizar o controle de férias 

Algo comum nas empresas é terceirizar o controle de férias ao escritório contábil, mas essa situação pode gerar uma série de erros. 

Por exemplo, cálculos errados, como quando o colaborador tem mais de cinco faltas sem justificativa. Além de risco de informações errôneas e perda de prazos estabelecidos por lei etc.

Sendo assim, é importante que o RH ou DP tome a frente do controle de férias a fim de evitar esses e outros equívocos comuns de um escritório contábil. Afinal de contas, esses departamentos têm o conhecimento técnico para lidar com esta situação.

Não contar com boas ferramentas de gestão de férias 

Foi-se o tempo em que o controle de férias dos funcionários era realizado em planilhas do Excel ou arquivos em papel. Esse método, além de antiquado, é pouco seguro, passível de erros e fraudes.

Se a sua empresa ainda faz isso, chegou o momento de repensar a efetividade desses métodos e planejar a migração para softwares de gestão de férias, que tornarão o processo muito mais otimizado.

Quais as consequências da falta de controle de férias?

Esperamos que este texto tenha deixado clara a obrigação do empregador de encontrar uma maneira de organizar as férias de seus colaboradores de forma clara e de acordo com a lei.

Mas o que acontece quando esse não é o cenário? Veja abaixo as três consequências mais comuns de uma empresa sem controle de férias:

Perda de produtividade 

Uma política de férias não é só uma forma de organizar as solicitações desse benefício, trata-se também de uma forma de valorizar o colaborador, demonstrando de forma transparente os processos e condições para ter seu requerimento atendido.

Sem isso, uma das consequências mais claras é a perda da motivação e, consequentemente, da produtividade.

Além disso, não saber quando terá um período de descanso é um motivo válido para o estresse, concorda?

Não somente, esse tipo de desconforto tende a se espalhar pela instituição, tendo impactos negativos no clima organizacional.

Isso pode evoluir até doenças ocupacionais e causar prejuízos irreparáveis ao colaborador.

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Desfalque não planejado nas equipes

Planejar as ausências também é um passo importante dentro de um controle de férias eficiente. 

Por isso, é essencial criar um cronograma de férias dos funcionários para que todos os gestores possam saber exatamente quando seus setores ficarão desfalcados. 

Com essa visão ampla do cronograma, os líderes podem alocar melhor seus colaboradores para assumirem as funções que ficarão abertas. 

E não só isso, a partir dessa ação e do planejamento, os setores não ficarão sobrecarregados e todas as tarefas serão divididas igualmente.

Pagamento de férias em dobro 

Talvez esse seja o item mais conhecido como risco em não controlar as férias do funcionário. 

Caso você não o oriente a gozar suas férias antes do término do período concessivo, a empresa precisará pagar o valor devido de férias dobrado. 

Lembre-se também que não adianta avisar o colaborador faltando uma semana para o fim do período concessivo. É preciso avisá-lo com, no mínimo, 30 dias do início do período de usufruto das férias.

Risco de processo trabalhista

Conforme falamos, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) é o conjunto predominante de regras que regem as leis trabalhistas no Brasil.

É essencial que a empresa e, principalmente, o profissional de RH que lida com férias tenham conhecimento pleno sobre o que a CLT determina. Caso contrário, a companhia fica sujeita a multas e processos judiciais.

Quais as principais dúvidas sobre controle de férias de funcionários?

Passo a passo para fazer o controle de férias de funcionários corretamente 

Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios da gestão de férias, veja como fazer o controle de férias dos funcionários de forma eficiente.

Separamos, a seguir, algumas dicas para que você compreenda como realizar esse processo da melhor forma. Confira abaixo:

1. Registre o histórico das férias

O primeiro passo para dar início a qualquer programa de gestão de férias é levantar o histórico detalhado de todos os períodos de férias gozados pelos colaboradores.

Os principais dados desse levantamento são:

• nome do funcionário;
• período aquisitivo;
• dias de férias já aproveitados.

É muito importante que todos esses dados sejam fidedignos à realidade, a fim de evitar ações judiciais na justiça do trabalho. 

Isso pode acontecer principalmente caso um funcionário não tire suas férias dentro do período previsto em lei.

Esses dados podem ser obtidos através do financeiro, levantando os pagamento de férias.

2. Defina e divulgue a política de férias da empresa

Um ponto fundamental para uma boa comunicação quando o assunto é férias é ter uma política bem clara, contendo questões como:

• direitos do empregado;
• deveres do empregador;
• como solicitar o período de férias;
• possibilidade de fracionar em até três períodos;
• questões que serão levadas em consideração para aceitar o pedido na data solicitada.

Essas são somente algumas ideias, mas exigem vários fatores que podem ser levados em consideração e que dependem unicamente da empresa em questão.

Ademais, é importante que todos os colaboradores estejam cientes do documento e todas as suas diretrizes. Sendo assim, é importante também realizar uma campanha de conscientização a respeito dessa determinação.

3. Faça a devida comunicação interna da política de férias 

Depois de estabelecer as políticas, escreva-as em um local onde todos os funcionários tenham acesso. Se você tiver um manual de integração, coloque a política de férias descrita lá. 

Deixar todas essas informações às claras é importante para que todos os colaboradores entendam que nenhum colega está sendo privilegiado e que todos recebem o mesmo tratamento, por meio de uma comunicação transparente e um relacionamento que preza pelo bem-estar coletivo.

Lembre-se também de consultar a convenção coletiva do sindicato dos funcionários para verificar se há alguma política específica para a categoria. 

Afinal, existem algumas regulamentações que dizem respeito a apenas alguns setores.

Você pode otimizar a comunicação interna da sua empresa com este material rico:

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4. Defina prazos para solicitações de férias

Um dos pontos mais importantes de qualquer política de férias é definir com clareza todos os prazos para que os colaboradores solicitem seu período de descanso remunerado.

Isso contribui para que tudo seja organizado com o máximo de antecedência, oferecendo maior controle para que tanto a corporação quanto o indivíduo possam se organizar apropriadamente.

Imagine só um departamento perdendo dois ou mais colaboradores pelo mesmo período. Isso certamente ocasionaria uma sobrecarga nos demais, comprometendo os resultados e até mesmo a sua experiência na empresa.

5. Planeje a reorganização das demandas internas 

Para evitar dores de cabeça durante o período de férias dos colaboradores na empresa, é absolutamente fundamental que as férias sejam estabelecidas sempre de acordo com a demanda interna da sua organização.

Por exemplo, uma papelaria que atinge o ápice de vendas entre janeiro e fevereiro, por conta da volta às aulas, será muito prejudicada se resolver conceder férias a seus vendedores nessa época.

O ideal, nesse caso, é que as férias ocorram em outros meses ao longo do ano. Preferencialmente, aqueles nos quais a demanda no estabelecimento é menor e que, consequentemente, há menos circulação de clientes na loja.

6. Treine a equipe para as ausências

Estar preparado para a ausência de seus funcionários é fazer com que seus processos não fiquem parados ou enfrentem gargalos que comprometam o resultado.

Sendo assim, com o período da ausência se aproximando, o gestor deve determinar quais colaboradores ficaram responsáveis pelas atividades do indivíduo que tirará férias e treiná-los para tal.

Isso não deve ficar para última hora, uma vez que o próprio funcionário que se ausentará pode passar informações vitais para a execução de suas tarefas.

Indica-se um período médio de 15 dias para que isso seja feito, evitando, assim, contatar o colaborador em seu período de descanso.

7. Evite sobrecarregar os colaboradores

Imagine que um colaborador só fica responsável pelas suas tarefas e, durante o período de férias de seu colega, acaba acumulando também suas obrigações.

Ele está, literalmente, realizando o trabalho de duas pessoas e esse cenário, sem dúvidas, é extremamente desgastante.

O gestor deve olhar essa situação com olhar crítico e realizar sessões de feedback constantes para avaliar o melhor curso de ação.

Outras possibilidades são a divisão das responsabilidades entre mais de um colaborador ou mesmo a contratação de funcionários temporários para suprir tais demandas.

8. Determine as prioridades na demanda interna

O período em que as férias podem ser usufruídas é determinado pelo empregador, sendo assim, é importante que o gestor observe os melhores períodos para que isso ocorra.

Se um negócio tem seu melhor período nos meses de novembro e dezembro, não faz sentido conceder férias aos seus vendedores nesse período, não é mesmo?

Isso fará com que os demais fiquem sobrecarregados e pode afetar o faturamento em um período muito importante para a empresa.

Sendo assim, nesses casos, é importante deixar isso claro para os colaboradores e negociar o período de férias para os demais meses do ano, preferencialmente naqueles em que a demanda do seu setor seja menor.

Quais as ferramentas para controle de férias de funcionários? 

Gerir as férias dos colaboradores se torna um processo muito mais facilitado e otimizado com o uso de ferramentas que o tornem automático. 

O controle de férias automatizado evita erros humanos, que são comuns, por exemplo, no próprio controle de jornada, ao contar falta no trabalho e horas extras.

O controle de jornada automatizado torna informações essenciais para a gestão de férias mais acessíveis. Por exemplo, cálculo do período aquisitivo e concessivo e a data de vencimento das férias.

Confira, a seguir, quais são as ferramentas mais usadas para fazer o controle de férias de funcionários e quais as vantagens e desvantagens de cada uma:

Planilha de controle de férias de funcionários 

Mencionamos ao longo deste conteúdo que não automatizar o controle de férias é um erro comumente cometido pelas empresas. E, embora muitas pessoas pensem que, por ser uma ferramenta digital, o Excel é uma ótima saída para fazer a gestão. Porém, não é bem assim.

Apesar de escondidos e pouco óbvios, os problemas em usar planilhas de Excel são onerosos — e não apenas no controle de férias, mas também na gestão de benefícios e na organização de informações de colaboradores para que a contabilidade feche a folha de pagamento.

Planilhas não possuem alertas automáticos de férias a vencer, podem ser apagadas se o computador onde estão armazenadas passar por um problema, não geram relatórios instantâneos e não são customizadas especificamente para a gestão de férias.

Por todos esses motivos, o profissional encarregado do controle de férias dos funcionários precisa, manualmente, incluir fórmulas na planilha e ser meticuloso para não se equivocar nos cálculos. Ou seja: o processo não é eficiente e à prova de erros.

Software de gestão de férias automatizado 

O software de gestão de férias torna o controle mais eficiente, permitindo que o DP seja mais bem-sucedido na aplicação da política de férias da organização, de modo não somente a cumprir a lei, mas a realmente favorecer o bem-estar dos colaboradores.

Com a tecnologia, fica mais fácil organizar o calendário, programar saídas e retornos e impedir que alguma equipe fique defasada a ponto de ter sua rotina gravemente comprometida.

Essa situação causaria a sobrecarga de outros profissionais, prejudicaria as entregas e afetaria a conquista de metas. 

Ter isso em mente ajuda a entender os motivos pelos quais o gerenciamento de férias é tão estratégico e o quão benéfico o uso da tecnologia pode ser. 

A Sólides, por exemplo, é um software completo de Departamento Pessoal, com módulo de gestão de férias e vários outros desenvolvidos para otimizar a rotina do DP e do RH.

Algumas funcionalidades do nosso módulo de gestão de férias são:

• dashboard intuitivo com todos os indicadores;
• gestão completa via aplicativo;
• notificações essenciais para uma boa gestão;
• suporte e integração com outros sistemas;

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Que tal potencializar o controle de férias dos seus funcionários?

Depois de ler o artigo, fica claro que o controle de férias requer um DP proativo e um bom planejamento para que tudo ocorra de acordo com a legislação vigente.

O não cumprimento de um direito tão básico como as férias resulta em várias consequências negativas que afetam não só a cultura organizacional da empresa, mas também o seu financeiro e a saúde dos colaboradores.

Agora que você já entendeu a importância de contar com recursos digitais para gerenciar corretamente as férias, falta muito pouco para que sua empresa transforme completamente a rotina do seu DP.

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