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Ainda que existam muitos softwares para diversas finalidades, se você prestar atenção, ainda vai ver muita gente exaltando o uso das planilhas. Mas, será que ainda vale a pena mesmo fazer o controle de ponto no Excel?

A verdade é que esse controle raramente é um processo simples, sobretudo porque demanda um acompanhamento diário. Além disso, é usado como base para outros processos importantes do DP, como o cálculo da folha de pagamentos.

Com isso, o que a empresa precisa é de um controle de ponto que funcione bem, seja seguro, prático e reduza as burocracias para o DP. Isso evita erros e favorece a produtividade do setor.

Se você quiser fazer tudo isso a partir de uma planilha no Excel, tudo bem. Vamos te dar um passo a passo para ajudar. Porém, também vamos te contar dos riscos dessa escolha e apresentar uma alternativa bem mais interessante!

Para facilitar, você pode acompanhar a leitura a partir dos tópicos abaixo:

Como fazer controle de ponto no Excel?

controle de ponto no excel

Vamos apresentar um passo a passo para que você saiba como fazer uma planilha de controle de ponto no Excel montando uma planilha com estrutura semelhante à de um livro de ponto.

Isso significa ter campos para inserir informações sobre horas trabalhadas, registrando o horário de chegada, saída e retorno do almoço, e fazer o controle de jornada de cada colaborador.

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Para fazer controde de ponto no Excel, é preciso:

  1. Criar uma planilha no excel

    Basta iniciar o programa e abrir um novo documento!

  2. Nomear as colunas

    E lembre-se: cada uma delas deve corresponder a uma informação essencial para que o DP consiga fazer o controle de ponto. São exemplos: nome do colaborador, horário de entrada, horário de saída etc.

  3. Preencher a planilha com as informações de cada colaborador

    Certifique-se de que os dados estejam corretos.

  4. Calcular o total de horas trabalhadas

    A fórmula mais utilizada é: SAÍDA – ENTRADA.

  5. Formatar a planilha conforme necessário

    Configure-a de uma forma que atenda bem às necessidades da empresa.

  6. Salvar o controle de ponto excel

    Lembre-se de usar um nome adequado para o documento e de sempre mantê-lo em uma pasta segura e, de preferência, uma cópia para backup.

Se você é expert em Excel, já deve ter entendido bem como fazer, mas para facilitar, vamos explicar melhor as etapas do processo.

Criar a planilha e nomear as colunas

Quer sua empresa tenha 10 ou 1000 colaboradores, é possível criar um modelo de controle de ponto no Excel. Para tal, abra um novo documento no programa e comece a criá-la!

Agora vem a parte mais importante: cada coluna deve receber um nome ou título de acordo com as informações que o DP precisa reunir. Nossa sugestão é ter as seguintes colunas:

  • nome do colaborador;
  • duração da jornada diária;
  • data;
  • horário de entrada;
  • início do intervalo intrajornada;
  • retorno do intervalo intrajornada;
  • horário de saída;
  • total de horas (trabalhadas).

Seguindo essa organização, o DP vai reunir as informações principais para fazer o controle de ponto e a gestão de jornadas de acordo com a CLT.

E, se quiser ir além, é possível incluir ainda outros dados como o CPF de cada colaborador ou o número de identificação interna, por exemplo.

Preencher a planilha com as informações de cada colaborador

Imagem com visão pro cima de ombro de uma mulher com notebook no colo. Na tela do dispositivo se vê a planilha de controle de ponto do Tangerino by Sólides.

Em seguida, o DP precisa inserir as informações básicas de cada colaborador fazendo uma espécie de cadastro dos profissionais na planilha.

Isso é importante para que cada pessoa seja devidamente identificada e para que seja mais simples comparar o tempo previsto de duração da jornada com o total de horas trabalhadas a cada dia.

Perceba, ainda, que o uso diário da planilha é o que caracteriza o controle de ponto no Excel, permitindo que o DP colete dados sobre atrasos, horas extras e outras variáveis.

Use fórmulas para calcular o total de horas

O ideal no uso do Excel é saber usar fórmulas para que o programa automatize algumas tarefas. São várias as opções que você pode usar se quiser saber como calcular cartão de ponto no Excel, mas deixamos aqui uma sugestão:

Fórmula =SAÍDA-ENTRADA
(ideal para o cálculo de horas trabalhadas em um dia em específico)

Perceba que, seguindo nossa sugestão de fórmula, você tem um controle de jornada realizada em cada dia, somente.

Abuse e use das fórmulas

Se quiser acessar outras informações ― e é bem provável que seu DP queira isso ―, será preciso usar outras fórmulas também.

Por exemplo, para saber sobre horas extras ou de horas em débito, é preciso deduzir o total de horas trabalhadas da duração diária da jornada, sendo possível automatizar esses cálculos na planilha.

Formate a planilha como for necessário

Quanto maior o quadro de funcionários da empresa, maior será o volume de informações reunidas no controle de ponto no Excel.

Assim, para fazer com que seja simples encontrar cada informação, é possível ajustar o tamanho das colunas, aplicar um esquema de cores e fazer outras personalizações.

A ideia é tornar a planilha facilmente compreensível para quem precisar usá-la, contribuindo para evitar falhas humanas na coleta de informações e nos cálculos que se baseiam nos dados do controle de ponto.

Qual a diferença do controle de ponto no Excel para o manual?

Controle de ponto manual

Certamente, o controle de ponto no Excel é uma evolução em comparação com o livro de ponto ou qualquer outra forma de controle baseada em papel. Porém, ainda que seja uma alternativa digital, ainda é um sistema manual.

Assim, a diferença da planilha para um controle de ponto essencialmente manual é a mudança de meio e a automação de alguns cálculos a partir do uso de fórmulas.

Entretanto, diariamente, o DP precisa inserir manualmente as informações da jornada de cada pessoa da empresa para contar com um controle feito de forma adequada.

A vantagem é que o uso do Excel reduz o uso de papel para o controle de ponto, o que também reduz a necessidade de espaço crescente em arquivos físicos. Além do mais, o uso da tecnologia aumenta a segurança, sobretudo no que diz respeito à perda de informações.

Isso, claro, se o DP ou qualquer outra pessoa que tem acesso à planilha seguir boas práticas de uso e segurança.

Por exemplo, ainda é preciso salvar o documento em nuvem, ter atenção ao adicionar ou remover colaboradores e cuidar para que pessoas não autorizadas consigam acessar o documento.

Leia também:

Fazer controle de ponto no Excel é a melhor forma de gestão de jornada?

Não é bem assim. Sem dúvidas, o controle de ponto no Excel é melhor do que sistemas essencialmente manuais de gestão de jornada.

Porém, ainda que você ou alguém do seu DP tenha “Excel avançado” no currículo, não vai conseguir criar uma solução realmente prática e segura em todos os níveis.

Além da necessidade de inserção manual e diária de novas informações, é difícil fazer com que uma planilha seja à prova de alterações indevidas e fraudes no controle de ponto.

Com isso, temos dois problemas:

  1. O DP vai gastar muito tempo registrando, revisando informações e fazendo cálculos.
  2. Tanto a empresa quanto seus colaboradores vão ficar inseguros com relação às informações.

E, acredite: estes e outros problemas podem, mais tarde, assombrar o DP mais tarde. Quer saber quais são os mais comuns? Veja só esse carrossel que publicamos lá no Instagram da Tangerino by Sólides:

Entenda que o que se espera para a gestão de jornada é o combo de praticidade, transparência e segurança. Algo que o controle de ponto no Excel não oferece de forma plena.

Mesmo com o acesso à planilha limitado, alterações indevidas podem ocorrer, inclusive por falha, sem qualquer má intenção. Seja como for, informações erradas alteram o valor da remuneração.

Com isso, os colaboradores podem desconfiar do DP ou do empregador, pensando que alguém está tentando reduzir os custos com horas extras, por exemplo.

Da mesma forma, o empregador pode suspeitar que algum colaborador esteja tentando obter vantagens indevidas com registros de jornada que não são compatíveis com a realidade.

Quais os riscos do controle de ponto no Excel?

Para que você entenda ainda melhor porque o controle de ponto no Excel não é a melhor forma de gestão, confira alguns riscos comuns no uso dessa solução:

  • abertura para adulteração;
  • erro de informações;
  • erro nas fórmulas e cálculos;
  • exclusão do arquivo e ausência de backup;
  • arquivo corrompido;
  • falta de integração com a folha de pagamento;
  • DP pouco estratégico.

Agora veja só o que cada um desses riscos representa, na prática?

Abertura para adulteração

Como explicamos, o nível de segurança do controle de ponto no Excel é baixo. Mesmo com senhas de acesso, planilhas eletrônicas têm muita abertura para adulteração de dados e fraudes.

Por exemplo, um colaborador pode fornecer a senha para que outro preencha o registro por ele, o que deixa brechas para contestações judiciais posteriores.

Outra situação possível é a adulteração de registros anteriores, visando reduzir horas negativas ou gerar horas extras a serem pagas, como mencionamos.

Erro de informações

Há outro risco que se origina de uma falha humana não intencional, algo comum em processos manuais robustos e repetitivos, como o preenchimento de uma planilha.

Não é segredo para ninguém que a realização de tarefas burocráticas exige atenção, gera desgaste e, consequentemente, pode originar erros de informação. Por exemplo, em um simples descuido, quem preenche a planilha pode:

  • inserir dados na linha errada;
  • inserir informações divergentes;
  • deletar acidentalmente linhas ou colunas da planilha;
  • alterar acidentalmente dados preexistentes;
  • não incluir dados pontuais como folgas, atestados e outros.

Perceba que o menor dos problemas pode levar a registros errados e, consequentemente, afetar cálculos e análises de gestão de pessoas.

Como se não bastasse, pode ser realmente desafiador encontrar um equívoco e corrigi-lo, uma vez que é comum que as pessoas só se deem conta de que algo está errado quando o pagamento não é correspondente ao esperado.

Sendo assim, pode demorar cerca de um mês a partir do momento em que um erro ocorre até quando é percebido e, então, precisa ser investigado.

Erro nas fórmulas e cálculos

Ainda, mesmo que seja possível usar fórmulas para contabilizar automaticamente a jornada de trabalho de cada colaborador, qualquer errinho resulta em problema.

O mais simples dos problemas faz com que a fórmula não funcione e nenhum cálculo seja feito. O mais grave pode gerar resultados irreais, como horas a mais ou a menos e afetar toda a gestão de jornada.

Planilha de controle da escala de trabalho

Com isso, o DP pode vir a pagar ou descontar valores equivocados de seus trabalhadores, gerando desconfiança da equipe em relação ao controle de ponto no Excel, para dizer o mínimo.

É sempre bom lembrar que erros no pagamento, sobretudo no que diz respeito à realização de horas extras, estão entre os motivos mais comuns das ações movidas na Justiça do Trabalho.

Exclusão do arquivo e ausência de backup

Outro risco do controle de ponto no Excel é o fato de que planilhas eletrônicas podem ser facilmente excluídas do seu diretório de arquivos, assim como um cartão ponto manual, usado em relógios de ponto cartográficos, pode facilmente ser extraviado.

Com isso, caso a empresa não faça backups diários de toda a informação gerada pela equipe e mantenha esse registro em segurança  ― de preferência, salvando dados na nuvem ―, todos os registros podem ser perdidos e jamais recuperados.

Já imaginou o problema que isso pode gerar para a organização?

Arquivo corrompido

Além disso, cabe ressaltar que todo arquivo em Excel tem um limite de dados que pode suportar. À medida que vamos inserindo mais e mais informações, o arquivo se torna lento, difícil de processar as fórmulas e mais suscetível a corromper.

Mas não se trata apenas disso. Um pico de luz enquanto o arquivo é manipulado pode corrompê-lo, assim como uma falha no HD da máquina. Pequenas situações cotidianas que podem comprometer seu controle de ponto no Excel.

Falta de integração com a folha de pagamento

Calcular cartão de ponto manual usando o Excel exige que sua equipe consolide os dados e então faça o registro no sistema de folha de pagamento, também de forma manual.

Há quem consolide os dados do controle de ponto no Excel, imprima os resultados e então passe a digitar todos os dados no software de folha de pagamento.

Como você pode imaginar, trata-se de um trabalho com muitos detalhes, demorado e que não contribui para a produtividade ou competitividade da empresa.

Mais uma vez, as chances de falha são enormes. Fazer esse acompanhamento com cinco funcionários na empresa pode ser fácil, mas, e com 50? E com 500?

O profissional encarregado de fazer essa transferência de informações tem uma responsabilidade enorme em não errar, afinal, pode favorecer ou prejudicar o colaborador e a empresa.

Um minutinho: confira os materiais gratuitos que preparamos para transformar o seu DP:

DP pouco estratégico

Por fim, é fundamental mencionar que um DP que passa tempo demais cumprindo tarefas burocráticas tem pouco tempo para atuar estrategicamente e influenciar os resultados da organização.

É certo que essas tarefas são de suma importância para a gestão de pessoas e para a empresa. Entretanto, o controle de ponto no Excel é tão complexo que mal sobra tempo para que o setor analise as informações.

Isso significa que o DP pode detectar que a empresa está gastando muito com horas extras, por exemplo, mas se sentir incapaz de avaliar o porquê desse excesso na realização da jornada extraordinária.

Assim, o setor não consegue gerar insights estratégicos, como apontar a necessidade de melhorar a produtividade das equipes ou até identificar que algum trabalhador ou departamento está sobrecarregado e precisa contratar mais profissionais.

Agora, antes de continuarmos, que tal uma dica? Para saber como otimizar os processos do seu DP e deixar suas operações ainda mais estratégicas, assista ao vídeo que preparamos lá para o canal da Tangerino by Sólides:

Quais as opções para o controle de ponto no Excel?

Se o controle de ponto no Excel não é a melhor escolha para a gestão de jornada, quais são as opções e qual delas é a melhor? A primeira coisa que você precisa saber é que seu DP tem três alternativas:

  1. sistema de controle manual;
  2. sistema biométrico;
  3. sistema online.

Agora, vamos falar um pouco mais sobre cada uma delas e indicar qual é a escolha ideal e por quais motivos.

Sistema manual

Como vimos, o controle de ponto manual é ainda menos prático e menos seguro do que a planilha de Excel, e tem ainda outros problemas que podem resultar em despesas extras para a empresa:

  • dificulta a consolidação de dados;
  • não favorece outros modelos de trabalho, como o híbrido e o home office;
  • depende de um tipo de relógio de ponto que pode ter falhas técnicas de configuração ou resultantes de um simples pico de energia;
  • gera filas para o registro de jornada, consumindo tempo em reflexo à falta de praticidade.

Sendo assim, embora seja uma alternativa permitida pela CLT, não é a melhor escolha para a sua empresa, sendo uma alternativa frágil e pouco eficiente.

Sistema biométrico

O controle de ponto biométrico é uma evolução em relação ao sistema manual, sobretudo por ser uma alternativa mais confiável.

Isso porque, como o nome sugere, esse sistema identifica cada colaborador por meio da biometria, ou seja, da leitura de sua impressão digital. Com isso, é bem mais difícil fazer com que qualquer tipo de fraude ocorra.

Porém, essa solução não é a alternativa mais moderna e completa para a sua empresa. Novamente, a depender das características do sistema em uso, trabalhadores remotos e equipes externas seguirão sem ter suas jornadas registradas.

Sistema online

Por fim, existe a opção do controle de ponto online, a solução mais moderna existente e que pode oferecer uma plataforma bastante completa para o seu DP. Veja, a seguir, algumas curiosidades sobre ele:

Resumindo: o sistema online permite que as marcações de ponto sejam feitas de qualquer lugar por meio de um aplicativo instalado no dispositivo móvel de cada colaborador.

Isso aumenta as chances de que os registros sejam feitos regularmente, evitando falhas na coleta de dados e garantindo maior precisão de informações para o cálculo da remuneração.

Além do mais, o ponto online conta com uma plataforma que atualiza os dados em tempo real e automatiza todo o processo de contabilização de horas trabalhadas.

E, para completar, é uma solução que pode ser integrada a outras tecnologias comumente usadas pelas empresas, como um software de folha de pagamentos. Algo que simplifica todo o processo, evitando atrasos e erros.

Por que o Tangerino é melhor do que o controle de ponto no Excel?

Se passou pela sua mente que o Tangerino é um sistema de controle de ponto online, acertou. Com base nisso, você já pode inferir que essa solução é melhor do que o controle de ponto no Excel e é fácil entender o porquê. Nós, inclusive, fizemos uma publicação sobre isso em nosso perfil no Instagram, veja só:

Em resumo, o Tangerino by Sólides é uma excelente alternativa porque:

  • é seguro;
  • registra online;
  • é simples de usar;
  • possui configuração de jornada de trabalho;
  • gera relatórios;
  • permite a integração com outras soluções.

E para que não restem dúvidas sobre por que vale mais a pena contar com o Tangerino do que com uma planilha do Excel, vamos explicar cada um dos pontos acima.

O Tangerino é seguro

O Tangerino usa combinação de tecnologias e se ancora nisso para garantir o máximo de proteção para a empresa e seus colaboradores. O sistema usa identificação biométrica digital ou facial e impede alterações nos registros.

Isso significa que não é possível que fraudes ocorram e que dados só podem ser alterados em caso de erro comprovado e seguindo um processo rigoroso que não permite alterações aleatórias ou feitas “às escondidas”.

Além disso, é uma solução que atende às regulamentações da Portaria 671 do MTE e que está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Permite o registro de ponto online

O Tangerino é uma solução digital com marcação de ponto online, o que permite o controle de jornada inclusive de trabalhadores remotos e equipes externas. O melhor, também permite o registro de ponto offline.

Sendo assim, apesar de contar com a internet, o sistema Tangerino não depende de uma conexão ativa 100% do tempo.

Digamos, por exemplo, que alguém da equipe externa começa o dia visitando um cliente e está sem cobertura de internet para registrar o início da jornada. Não há problema. É possível fazer a marcação normalmente, sabendo que essa será computada tão logo a conexão seja retomada.

É uma solução simples de usar

O Tangerino foi desenvolvido para ser um aplicativo como o que as pessoas já se acostumaram a usar e, por isso, é uma solução intuitiva e focada na experiência do usuário.

Com isso, os colaboradores da empresa logo aprendem a usar e fazer seus registros de jornada em questão de segundos, sem qualquer dificuldade.

Ainda, o DP e as lideranças da empresa têm acesso à plataforma que reúne todos as marcações feitas para facilitar a gestão das jornadas. Essa plataforma é igualmente intuitiva e com opções personalizáveis.

Possui configuração de jornada de trabalho

Seguindo naquilo que é interessante para o DP, o Tangerino permite que configurações sejam feitas. Ou seja, é uma solução flexível que atende a diferentes jornadas de trabalho.

Dessa forma, o setor conta com uma solução que se adequa à realidade da organização e permite que a gestão sempre seja feita de forma prática e eficiente, poupando tempo e evitando erros.

Algo que favorece a existência de um DP mais estratégico na empresa.

Leia também:

Gera relatórios para o DP

E por falar em um DP mais estratégico, o Tangerino gera diferentes relatórios baseados nos dados coletados sobre a jornada de cada trabalhador.

Lembra-se de que mencionamos que o controle de ponto por Excel é tão complexo que não permite que o DP analise as informações de que dispõe? Aqui a situação é totalmente oposta.

O Tangerino não só reduz a burocracia como já cria relatórios automáticos para que o setor possa fazer suas análises, buscar melhorias e sugerir mudanças para a organização.

Permite a integração com outras soluções

Por último, vale mencionar que a solução de controle de ponto do Tangerino pode ser integrada a diversos outros softwares, inclusive o da folha de pagamentos.

Com isso, é certeza de que seu DP não vai precisar correr contra o relógio para repassar cada registro de ponto do mês e fazer os cálculos de forma correta para que o pagamento seja feito dentro do prazo acordado.

Tire outras dúvidas sobre o controle de ponto no Excel

Quais são as principais dúvidas sobre o MEI

Depois de tudo o que vimos aqui, é hora de recapitular tudo o que foi abordado sobre controle de ponto no Excel para que você termine a leitura sem dúvidas sobre o assunto. Vamos lá?

O que é controle de ponto no Excel?

O controle de ponto no Excel é uma forma de fazer o registro diário da jornada de trabalho por meio de uma planilha que permite a identificação de cada colaborador, bem como a inserção de dados sobre o cumprimento dos horários de trabalho.

O controle de ponto feito no Excel é seguro?

Não. Embora permita o uso de senhas de acesso, o controle de ponto no Excel pode ser facilmente fraudado e a possibilidade de adulteração das informações prejudica a transparência e a boa relação entre empregador e profissionais.

Fazer controle de ponto no Excel é permitido por lei?

Sim. O controle de ponto no Excel é legal. Porém, embora seja uma opção válida, pode não ser a alternativa mais adequada caso a empresa precise provar algo perante a Justiça do Trabalho.

Como fazer controle de ponto no Excel?

Para fazer o controle de ponto no Excel é preciso montar e preencher uma planilha seguindo os seguintes passos:

• criar uma planilha no excel;
• na primeira linha, nomear as colunas;
• preencher a planilha com as informações de cada colaborador;
• usar fórmulas para calcular o total de horas trabalhadas;
• formatar a planilha como for necessário;
• salvar o arquivo do controle de ponto excel.

Qual a melhor alternativa ao controle de ponto no Excel?

A melhor alternativa ao controle de ponto no Excel é uma solução de controle de ponto online, como o aplicativo Tangerino. O ponto online é mais prático e mais seguro para os colaboradores, o DP e a organização.

Do controle de ponto no Excel ao ponto online

No fim das contas, você deve estar concluindo que o controle de ponto no Excel é melhor do que uma solução manual, mas que já não vale a pena. Isso porque existem opções mais interessantes para o seu DP.

Por isso, recomendamos que você dê uma chance ao controle de ponto online e experimente o Tangerino gratuitamente por 14 dias!

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