Espelho de ponto: o que diz a lei e como funciona?

O espelho de ponto é um relatório com todos os dados do controle de entrada e saída de funcionários. Um resumo mensal da jornada de trabalho de cada um. 

Ele é um documento de valor judicial que tem evoluído junto a digitalização e desenvolvimento de novas tecnologias para facilitar o dia a dia do RH e DP.

O que é espelho de ponto?

O espelho de ponto nada mais é que um documento gerado com todos os dados relevantes da jornada de trabalho como hora de entrada e de saída, além das pausas obrigatórias como horário de almoço.

Olhando este conceito de forma rápida, é possível chegar à conclusão que o motivo da existência do espelho de ponto é a contagem de horas extras e até mesmo o ajuste da folha de pagamento, contudo, ele também é estratégico. Mas como?

Primeiramente, as informações contidas neste documento oferecem insights importantes à gestão e ao RH sobre a produtividade do colaborador, ou seja, quanto tempo ele demora exercendo suas funções.

Assim, essas informações servem para determinação de metas pessoais e globais e até mesmo para assinalar a necessidade de contratar novos colaboradores para dar conta do volume de trabalho.

Ademais, o espelho de ponto tem uma grande importância ao evitar processos trabalhistas. Por ser fundamental na correção da folha de pagamento, por exemplo, fazendo com que todos recebam a remuneração com precisão.

Claro, que para conseguir tudo isso, é importante contar com tecnologia de ponta, garantindo que todos os dados sejam atualizados em tempo real. Mas, antes de entrar neste assunto, vamos entender o que a lei diz sobre o espelho de ponto.

O que a CLT diz sobre espelho de ponto?

A atual legislação que fala sobre o controle de ponto é a Portaria 671 de 2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

Tal portaria surgiu com o objetivo de unificar e atualizar todas as regras que antes estavam dispostas em duas antigas legislações, com ênfase para as Portarias 373 e 1510 de 2011 e 2009 respectivamente.

Em seu artigo 82, ela traz a seguinte determinação:

“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.”

Desta forma, fica claro que o espelho de ponto é um documento legal que contém todas as informações a respeito da jornada do colaborador, incluindo seu horário de entrada, de saída, de pausas e até suas horas extras ou devidas.

A Portaria 671 também determina os dados que devem constar neste documento, continue lendo para instruir-se sobre isso. Mas antes, descubra como essa portaria modificou o registro de ponto.

O que mudou com a Portaria 671?

A Portaria 671 veio para unificar e regulamentar “disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”, assim, ela trata de diversas questões, confira abaixo quais são: 

• comprovante de registro de ponto: pode ser impresso ou  em arquivo eletrônico;
• registro de funcionários: agora é necessário que os empregadores registrarem na carteira diversos dados;
• auxílio-creche: a obrigatoriedade de ter um berçário e outras medidas para o bem-estar da pessoa com bebê;
• assinatura eletrônica: possibilidade de assinatura eletrônica para validade de documentos;
• jornada de atividades insalubres: maior controle sobre essas atividades;
• menor aprendiz: estabelece novas regras sobre jornada de trabalho, salário e férias;
• espelho de ponto: exige a disponibilização eletrônica do documento.

Ademais, o portaria traz três formas para o registro de ponto:

• REP-C: nomenclatura para os relógios de ponto tradicionais que ficam fisicamente no local de trabalho;
• REP-A: “conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho”;
• REP-P: uma das formas mais simples de realizar o controle de ponto, trata-se de um software baseado na nuvem, sem necessidade de adquirir equipamentos.

Para que serve o espelho de ponto?

O espelho de ponto é um documento oficial cuja função é manter o registro de todas as horas trabalhadas dos colaboradores em sua empresa.

Isso é importante para garantir que o trabalhador está cumprindo suas obrigações com relação às horas acordadas no contrato de trabalho, também monitorando para o caso de ele exceder essas horas de trabalho.

O excesso de horas extras é um indicativo de problemas na gestão de tempo que resultam da falta de motivação do colaborador ou excesso de demandas.

Ademais, este mesmo documento é chave para diversos outros setores, como o fechamento correto da folha de pagamento. Ao utilizá-lo é possível garantir que todos os dados de horas extras estão corretas e realizar o pagamento correto, evitando, assim, processos judiciais.

Ainda sobre a aplicação legal do espelho de ponto, o mesmo é uma garantia para a empresa e aos trabalhadores que seus direitos e deveres estão em dia, afinal de contas, o documento não pode ser modificado sem que as mudanças propostas fiquem registradas no mesmo.

O espelho de ponto também permite que a gestão realize mudanças no comportamento daqueles em seu time, podendo acionar o RH para estabelecer estratégias para melhorar os resultados esperados.

Como o espelho de ponto funciona?

O espelho de ponto funciona pelo simples preenchimento das informações nos campos adequados. A grande questão é a forma que inserir tais dados, uma vez que pode ser feito automática ou manualmente.

Para compreender quais são as informações que precisam estar no espelho de ponto, leia o próximo tópico.

As formas manuais de preenchimento acabam tomando muito tempo, tanto do RH quanto dos próprios colaboradores, gerando um verdadeiro empecilho para que esses dados se transformem em inteligência para ser utilizada pela empresa.

Assim, optar por sistemas informatizados faz com que RH, DP e gestores contem com informações disponíveis a qualquer momento e com total transparência para com os colaboradores, que podem ver os dados de seu registro de ponto sem empecilhos.

Não somente, é possível personalizar os relatórios do espelho de ponto para as necessidades específicas da sua empresa ou para a sua análise específica.

Portanto, a forma com que a facção deste documento é realizada depende do modo que as informações do ponto são registradas. 

Mais à frente neste texto, abordaremos os tipos de espelho de ponto, agora, entenda o que deve estar presente neste documento.

O que deve ter num espelho de ponto? 

A Portaria 671, em seu artigo 84, determina que todo espelho de ponto eletrônico gerado por tratamento de registro de ponto deve, obrigatoriamente, conter as seguintes informações:

“I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;

III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;

IV – horário e jornada contratual do empregado;

V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e

VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).“

Vale ressaltar que os colaboradores devem ter acesso ao seu relatório de espelho de ponto eletrônico, seja por meio informatizado ou de maneira impressa todos os meses ou em prazo inferior.

Ao contar com uma solução informatizada e realmente confiável, seus colaboradores podem ter acesso a esses dados em tempo real! Assim, sua empresa fica a salvo de possíveis processos trabalhistas por reter essas informações tão essenciais.

Quais são os tipos de espelho de ponto que existem?

Os tipos de espelho de ponto variam de acordo com as rotinas do departamento pessoal e das ferramentas de RH escolhidas. Em suma, eles podem ser resumidos nesses quatro tipos:

1. Espelho de ponto manual.
2. Espelho de ponto mecânico.
3. Espelho de ponto eletrônico.
4. Espelho de ponto digital.

O espelho de ponto manual tem duas possíveis fontes de dados: o livro de ponto e o ponto cartográfico, também chamado de relógio de ponto mecânico. 

Em ambos os casos, um funcionário do departamento de RH deve verificar os horários registrados, um por um, e preencher o espelho.

Esse funcionário vai então calcular as horas extras, anotar as faltas, entre outras questões. 

Como você pode imaginar, esse é um processo moroso, que demanda muito tempo e dedicação do colaborador responsável, podendo ocasionar atrasos e afetar outros setores como o financeiro.

Espelho de ponto eletrônico

O espelho de ponto eletrônico é aquele que o seu sistema de ponto eletrônico emite, informando as marcações de ponto dos empregados. Não é necessário conferir os horários, apenas fazer alguns ajustes, como o registro de atestados médicos, por exemplo. 

Assim, o espelho não gera nenhum trabalho para ser preenchido e economiza tempo do departamento de pessoal.

Ou seja, quando a empresa usa o espelho de ponto manual, é um indicador de que seus processos internos são mais demorados. 

Significa que seus funcionários levam mais tempo para calcular a folha de ponto e, consequentemente, para fechar a folha de pagamento.

Espelho de ponto digital

O espelho de ponto digital é a tecnologia mais atual e conta com um sistema completamente informatizado. Ou seja, a sua empresa o contrata como um SaaS (software como serviço).

Em outras palavras, sua empresa não precisa se preocupar com a aquisição de hardware e conta com toda a plasticidade de um ambiente virtual para personalizar a solução de acordo com suas necessidades específicas. 

Outra vantagem é poder acessar todos os dados sobre a jornada de trabalho a qualquer momento e em qualquer lugar. Além de oferecer esta mesma opção aos colaboradores, aumentando a transparência com o controle da jornada.

Ademais, em tendo acesso imediato às informações, também é possível otimizar processos como o cálculo da folha de ponto, evitando problemas trabalhistas. 

É direito do funcionário receber o espelho de ponto?

É uma obrigação da empresa apresentar o espelho de ponto para os colaboradores pelo menos uma vez por mês, como podemos ver no parágrafo único do artigo 84 da Portaria 671:

O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.

Isso é particularmente importante porque este é um documento com validade legal, ou seja, uma de suas principais funções é comprovar que a empresa está cumprindo suas obrigações e os colaboradores estão tendo seus direitos respeitados.

Principais dúvidas sobre espelho de ponto

Confira abaixo as respostas para as principais dúvidas a respeito do espelho de ponto.

No mais, neste artigo, você compreendeu tudo sobre o que precisa a respeito do espelho de ponto, sua importância dentro da empresa e porque contar com uma solução digital.

Ademais, também falamos sobre este documento ter validade legal e poder ser utilizado pela empresa e seus colaboradores a fim de comprovar o cumprimento de suas obrigações.

Quer entender mais sobre o assunto? Confira agora o nosso artigo sobre como fazer o tratamento de ponto eletrônico.