Flexibilidade no Trabalho: Veja Como Adaptar Sua Empresa e Melhore os Resultados

Enquanto funcionário de uma empresa, quais benefícios, na sua opinião, são mais atrativos na hora escolher ou deixar uma vaga? Provavelmente, a oferta de flexibilidade no trabalho estava entre as vantagens mais lhe chamavam atenção, certo?

Por ser algo muito valorizado entre os profissionais, esse é um dos principais incentivos que uma organização pode oferecer. Já se atentou para isso? Mas não pense que é só o colaborador quem ganha, pois aqui há proveitos para ambos os lados.

Se esse é um diferencial que lhe parece interessante, mas você ainda não sabe como implementar na sua empresa, saiba que o primeiro passo já foi dado ao se interessar por esta leitura.

Vamos abordar como esse é um processo importante para valorizar seu time, explicar os pontos positivos, apresentar exemplos de implantação da gestão flexível e muito mais. Pronto para se tornar uma empresa ainda mais competitiva? Prossiga a leitura!

Neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:

O que é flexibilidade no trabalho?

O modelo de trabalho flexível permite que os colaboradores façam seus próprios horários e sua rotina de atividades, sendo uma alternativa ao padrão rígido e convencional do expediente na sede e de 8h às 18h, por exemplo.

A não obrigatoriedade de estar presente todos os dias na empresa, a possibilidade de negociar o período de férias, de fazer uma jornada maior em um dia para compensar no outro, entre outras vantagens também podem ser entendidas como características dessa flexibilidade.

No formato habitual, há pouco espaço para negociar a hora de entrar ou sair da companhia, bem como a rotina de produção. 

Porém, empresas atentas às mudanças do mercado sabem que isso vem mudando. Por isso, não oferecer autonomia ao funcionário é prejudicial também para elas.

Sabemos que as pessoas são diferentes e nem todo mundo tem a mesma rotina e muito menos o mesmo estilo de trabalho. 

Isso quer dizer que alguns estão mais motivados na parte da manhã, outros à tarde e ainda há aqueles que são vistos como corujas da madrugada.

Então, se os indivíduos são diferentes, apresentando diversos perfis comportamentais, por que adotar um modelo único de horário e de formato de trabalho? Isso faz sentido para você? Pois saiba que para muitos profissionais e instituições não faz o menor sentido.

Confira também:

• Como Funciona uma Jornada com Horário Flexível?
• Jornada de trabalho flexível é essencial para o crescimento do negócio
• Produtividade, trabalho flexível e as novas leis trabalhistas
• Gestão participativa: o que é, como aplicar e benefícios
• Trabalho presencial ou home office: qual o melhor?

Trabalho flexível realmente funciona?

Essa tendência já foi analisada e comprovada por diversos estudiosos da área. Para exemplificar o que estamos dizendo, trouxemos a pesquisa do International Workplace Group (IWG).

O estudo, realizado com mais de 15 mil profissionais, apontou que a oferta de trabalho flexível é fator decisivo para os profissionais escolherem entre as oportunidades oferecidas pelas empresas.

A cada dez pessoas, sete apontam como critério de desempate a flexibilidade e possibilidade de trabalhar a distância, caso tivessem que se decidir por uma vaga. 

Dessa forma, podemos dizer que esse é um dos benefícios mais valorizados pelos colaboradores.

Para arrematar a compreensão sobre o que é flexibilidade no trabalho, tenha em mente que são atividades, rotinas, processos e estilos de estruturação da empresa que permitem que o funcionário tenha mais autonomia e liberdade nas suas ações.

Quais os benefícios do trabalho flexível?

Quanto mais a empresa oferece diferenciais e benefícios competitivos, mais ela se torna relevante e desejada pelos melhores profissionais Isso reforça sua marca como boa empregadora e favorece as melhores práticas de employee experience.

Além disso, é importante estar em sintonia com as novas práticas do mercado. As organizações estão mais atentas em oferecer um modelo de gestão mais humanizado e que esteja mais alinhado à realidade das pessoas, considerando que ela muda constantemente.

No modelo tradicional de trabalho, com regras e políticas inflexíveis, há uma dificuldade maior para que os colaboradores possam resolver questões pessoais e, muitas vezes, a falta de oportunidades de negociação resulta em outros problemas para a companhia.

As altas taxas de absenteísmo e de presenteísmo, a desmotivação do colaborador, as divergências internas e o estresse excessivo causado pela pressão da imposição são exemplos disso.

Saiba que absenteísmo é a situação em que o colaborador falta no trabalho, independentemente do motivo. Vale lembrar que a causa da ausência, nesse caso, pode ser justificada ou não. 

Dessa forma, quanto menos liberdade ele tem para adequar sua rotina de trabalho às suas necessidades pessoais, mais ele tende a faltar.

Já o presenteísmo é definido quando o colaborador está presente, mas seus pensamentos estão fora da empresa. Ou seja, fisicamente ele está no trabalho, mas a sua cabeça está em outro lugar. 

Entre outros fatores, isso ocorre quando o trabalhador está com problemas fora da instituição e não consegue sair para resolvê-los. 

Nesse momento, contar com uma rotina de trabalho mais flexível é uma ajuda necessária e até uma solução para os conflitos do colaborador.

O tão falado “novo normal”

Temos um mercado de trabalho caminhando para formatos mais focados nas necessidades das empresas, tanto para redução de custos quanto para preservação da saúde dos funcionários, principalmente em relação à pandemia da covid-19.

O termo “novo normal” tem sido bastante utilizado ultimamente e ele reflete mudanças significativas na vida da sociedade em geral, especialmente no âmbito trabalhista. 

Para muitas organizações, esse novo normal tem se dado pela implementação do formato home office ou ainda do modelo de trabalho híbrido, bastante adotado por companhias durante a pandemia — e uma possível consequência da crise.

Então, motivos como reforçar a marca empregadora, estar alinhado às novas práticas e à nova realidade do mercado, e evitar perdas para a empresa são embasamentos suficientes para se repensar a importância de ter uma gestão flexível, certo?

Os principais benefícios para as partes

No início deste artigo falamos que as vantagens de adotar uma gestão mais flexível são sentidas por ambos os lados e agora você verá como isso acontece.

Para a empresa

Um dado curioso da pesquisa do IWG, realizada em 2019, é que 54% dos entrevistados afirmaram ser mais importante ter um formato de trabalho flexível do que trabalhar em empresas renomadas no mercado.

Por isso, além de atrair mais pessoas qualificadas para a vaga, essa também é uma estratégia para reter os talentos que almejam esse tipo de benefício por parte da empresa.

Além disso, segundo o mesmo levantamento, 85% dos gestores entrevistados disseram que a produtividade de suas equipes aumentou quando investiram em flexibilidade de horário e de local de trabalho.

Além de mais produtividade, a possibilidade de trabalhar fora da empresa também é motivo de aumento da felicidade dos trabalhadores — em relação àqueles que só podem desempenhar suas atividades na empresa. 

Isso também foi comprovado em outro estudo que constatou: funcionários que trabalham em período integral à distância, são 22% mais felizes do que os que não podem executar suas tarefas remotamente. 

Ainda, segundo a mesma pesquisa, eles são 43% mais produtivos do que os outros. E qual empresa não ganha quando os colaboradores estão mais felizes?

Ah, você sentiu falta de números que reflitam as vantagens financeiras para a organização? Pois bem, também temos esse respaldo para lhe ajudar a entender os benefícios da flexibilidade no trabalho.

Vantagens financeiras visíveis

No relatório da IWG, 65% das empresas afirmaram que o espaço de trabalho flexível reduz o CapEx e o OpEx, além de ajudar a gerenciar os riscos da companhia. 

Saiba que CapEx são as despesas com bens para a instituição, as aquisições patrimoniais. 

Esses gastos podem ser imóveis, produtos e serviços adquiridos, propriamente ditos, mas também podem ser aqueles que a organização desenvolve para o próprio negócio.

Já OpEx são as despesas operacionais, voltadas para o dia a dia da empresa, como manutenção de equipamentos, combustível, despesas com funcionários, entre outras. A redução com vale-transporte será uma das vantagens mais relevantes aqui.

Então, podemos dizer que ter um formato de trabalho mais moderno, flexível e adaptável reflete em melhorias, inclusive, para as operações financeiras da organização. 

Além de tudo isso que citamos, outros benefícios podem ser percebidos pelas empresas que adotam uma gestão flexível, já que os trabalhadores ficam mais satisfeitos quando são livres. Confira:

• redução do quadro de colaboradores estressados e afetados por doenças ocupacionais;
• diminuição dos índices de absenteísmo;
• menor taxa de turnover por descontentamento com a empresa;
• aumento do bem-estar no trabalho;
• melhoria no clima organizacional;
• fortalecimento da relação entre empresa e empregados. 

Para os colaboradores

Ao contar com um formato de trabalho flexível, o colaborador tem melhores oportunidades de se desenvolver, praticar a autogestão — ao equilibrar sua carga horária com a meta de produção — e entender a relevância do seu papel dentro da organização.

Além disso, saber que poderá planejar sua própria rotina sem ser sobrecarregado com as tarefas do trabalho (nem com as particulares) é uma satisfação para o colaborador, pois terá mais tranquilidade para realizar cada ação necessária.

Uma das pesquisas utilizadas neste artigo apontou, inclusive, que do total de 1.200 profissionais entrevistados, entre 22 e 65 anos, 91% acredita que poder trabalhar a distância traz melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Para aqueles que podem sair em horários alternativos, reduzir o tempo entre o trajeto da casa para o trabalho e vice-versa é outra vantagem, já que o tempo gasto no trânsito é um dos fatores que mais aborrecem e prejudicam o trabalhador.

Ainda, o colaborador se sentirá mais valorizado e engajado com a empresa, já que poderá  realizar as tarefas no momento em que for mais produtivo e oportuno para ele, principalmente se houver muitas distrações na organização. 

Para quem trabalha com metas, como a equipe de vendas, esse é um motivador e tanto!

O impacto da flexibilidade no trabalho para a empresa

Oferecer flexibilidade de trabalho não é sinônimo de aceitar atrasos permanentes e descumprimentos de horários ou de tarefas. Pelo contrário. 

É justamente para permitir que seja feita uma boa gestão individual e reforçar o compromisso com as atividades que os gestores devem investir nesse formato organizacional.

Ter um ambiente flexível requer ainda mais criatividade do que se os processos fossem padronizados e muito rígidos, porque a flexibilidade demanda ideias diferentes para contornar as situações e exercer um trabalho inovador ao mesmo tempo.

Então, para que tanto a empresa quanto os colaboradores consigam tirar o melhor proveito disso, é necessário que ambos firmem um compromisso. Acompanhe e entenda a responsabilidade de cada parte.

Compreendendo o papel do RH

Se o objetivo é oportunizar mais versatilidade aos colaboradores, é importante que a organização elabore estratégias para incentivar o compromisso com o trabalho ao mesmo tempo que estimula a liberdade individual.

Investir em ferramentas específicas de controle de carga horária e de jornada de trabalho são ações que a empresa precisará tomar. 

Exemplo disso é ter atenção ao controle de ponto externo, responsável pela gestão da entrada e saída do funcionário.

Ele não precisa ir à empresa para registrar o expediente, já que existem aplicativos para marcação de ponto online. Isso quer dizer que esses sistemas permitem que o registro seja feito remotamente, pelo celular do colaborador.

A tecnologia também será uma aliada do RH para ajudar a identificar os perfis de colaboradores que preferem ter uma rotina mais flexível e aqueles que optam por uma estrutura mais formal e escolhem desenvolver as atividades na empresa.

Quando a companhia conta com um RH digital, estratégias como o people analytics, por exemplo, são ferramentas que ajudarão em todas as ações que envolvem a flexibilidade de trabalho. 

Para entender a fundo o conceito de people analytics, não deixe de conferir o guia completo que preparamos sobre como essa estratégia é usada na gestão de pessoas.

Com esses recursos tecnológicos será possível estimular a produtividade do trabalhador ao entender as principais características do perfil comportamental de cada um.

Outra vantagem da tecnologia é poder acompanhar o fluxo de trabalho das equipes, tanto de quem tem uma rotina mais flexível, quanto de quem cumpre horários mais rígidos. 

As ferramentas de gestão permitem integrar a atividades de cada um e gerir projetos remota e instantaneamente.

Além disso, o setor de RH também exercerá papel fundamental de suporte para oferecer respaldo para os gestores no momento da distribuição de tarefas, levando em consideração as características de cada colaborador e entendendo como é o desempenho de cada um diante dessa flexibilidade.

Explicando o papel dos funcionários

Além de investir em tecnologias que vão ajudar o setor de Recursos Humanos e os líderes a fazerem uma melhor gestão da jornada, outra função do RH é auxiliar na conscientização do papel dos funcionários quando o assunto é flexibilidade.

É preciso que eles se atentem em ter:

• foco e disciplina na realização das tarefas;
• compromisso com as entregas para não impactar o andamento dos projetos;
• força de vontade para adaptar-se ao processo;
• responsabilidade em utilizar os recursos corretamente para monitoramento de atividades e controle da jornada de trabalho por parte dos gestores;
• consciência da sua capacidade de realização de determinada tarefa quando puderem escolher qual ação desempenhar.

O que uma empresa precisa ter para adotar esse modelo

A dica mais direta para esse tópico seria: disposição para mudar a cultura da empresa, pois esse é um dos principais obstáculos encontrados por organizações que pretendem investir em um modelo de trabalho mais flexível.

Para isso, será necessário elaborar estratégias, em parceria com o RH, para fomentar a ideia da flexibilidade no trabalho com autonomia e responsabilidade. 

Esse é um dos principais requisitos que uma empresa precisa ter para dar os primeiros passos nesse processo.

Tenha em mente que oferecer esse modelo de trabalho independe do tamanho, porte ou segmento da organização. Como existem várias formas de flexibilidade, é necessário avaliar quais delas se encaixam melhor no seu negócio.

Principais exemplos de flexibilidade no trabalho

O principal objetivo de oferecer flexibilidade é fazer com que a dinâmica de trabalho seja mais vantajosa para ambos. E para que isso seja feito com êxito é preciso entender bem como é a rotina da empresa e avaliar como as partes podem ser beneficiadas.

Até porque existem colaboradores que não gostam de horários flexíveis e preferem ter uma rotina mais regrada, com hora certa para entrar e sair da empresa todos os dias. 

Por isso, pensando em promover um ambiente positivo para todos, confira alguns exemplos de como você pode adotar esse formato na sua organização.

Carga horária flexível 

A carga horária de trabalho é um dos recursos mais fáceis de adaptar e pode ser adotada por empresas de qualquer tamanho ou segmento. 

A ideia é que o trabalhador possa escolher entre um horário variável, em turno ou livre, desde que cumpra sua jornada diária ou semanal devidamente. 

Variável

Esse é um modelo em que o colaborador escolhe a melhor carga horária diária. Por exemplo, o melhor horário para entrar e sair da organização.

A partir dessa escolha, ele deve cumprir o horário combinado todos os dias.

Fixo variável (turno)

Aqui, a companhia oferece opções de turnos e o colaborador escolhe o que melhor lhe convém. É um formato interessante, pois é estabelecido um limite entre as necessidades de ambas as partes.

Por exemplo, uma empresa que precisa ter horário de funcionamento definido por causa do tipo de negócio, como de 7h a 20h, pode colocar um turno para os que gostam de iniciar o expediente mais cedo e outro para os que preferem chegar mais tarde.

Livre

Por fim,, existe o estilo livre quando o assunto é flexibilidade no trabalho. Aqui, o colaborador não tem horário fixo para entrar ou sair da empresa, mas, sim, o compromisso de apenas cumprir sua carga horária diária ou semanal, independentemente de quando chega ou sai. 

Home office

Outra forma de oferecer mais flexibilidade é implementar o trabalho em home office, modelo muito adotado a partir da vinda da pandemia da covid-19. 

O home office permite que trabalhadores realizem suas atividades de casa, mas essa modalidade não é igual ao trabalho externo.

A diferença aqui é que o trabalho externo é quando o funcionário não exerce suas tarefas na empresa, mas fica alocado em locais específicos ou atendendo clientes, por exemplo. Por isso, as regras trabalhistas são diferentes nesses casos.

Formato de trabalho híbrido

Se o home office é uma realidade impossível de ser implementada por completo no momento em que sua empresa se encontra, existe o modelo de trabalho híbrido, no qual parte da jornada é realizada na organização e parte na casa do trabalhador.

Esse também é um formato que passou a ser bastante adotado com a flexibilização do distanciamento social, provocado pela pandemia. Assim, os funcionários vão à empresa alguns dias da semana e, em outros, permanecem em casa e se expõem menos ao contágio da doença. 

Para promover um retorno saudável à sede, confira nosso guia sobre como garantir a segurança dos colaboradores na volta às atividades presenciais.

Mudança nos espaços de trabalho

Não foi à toa que dissemos que adotar uma rotina mais flexível não depende do tamanho da empresa e que há diversas formas de fazer isso. 

Quer exemplo mais claro do que permitir que os colaboradores trabalhem, dentro da empresa, mas em outros ambientes?

Possibilite que o pessoal leve seu notebook para trabalhar na varanda, em algum corredor que bata sol ou até em pé, em um balcão, para permitir que ele mude de posição, se preferir. 

Além disso, se vagou uma área de trabalho e outro sempre quis trabalhar ali, por que não mudar?

Essas são mudanças simples, mas que impactam a percepção que o colaborador tem da empresa e melhoram a qualidade das entregas.

Flexibilidade de tarefas

Esse é um formato de flexibilidade que envolve disponibilidade, confiança na equipe e comunicação aberta por parte do gestor, pois se resume em permitir que os trabalhadores façam as atividades com as quais mais têm afinidade.

Se a empresa conta com um novo projeto e várias demandas serão delegadas para a equipe, por que não deixar que cada um escolha a tarefa que deseja realizar ou em qual área atuar? 

Nesse momento, é importante orientar o gestor para deixar o processo fluir naturalmente, sem grandes interferências, e acompanhar o andamento das ações individuais.

5 dicas para adotar a flexibilidade no trabalho

Implementar uma rotina mais flexível não é uma obrigação das empresas, mas você percebeu como ela é vantajosa? 

Se você conseguiu enxergar mais vantagens do que desvantagens e deseja implementar esse modelo agora mesmo, não deixe de conferir nossas dicas!

1. Escolha medidas que se encaixem no seu negócio

Você viu que existem diversas formas de flexibilizar a rotina de trabalho, certo? Porém, elas só farão sentido se forem escolhidas de forma correta e de acordo com a realidade da organização.

Não adianta, por exemplo, oferecer possibilidade de atuar em home office se a companhia não disponibiliza recursos eficientes, como notebooks, com os quais os funcionários poderão trabalhar em casa. 

Da mesma forma, não é nada efetivo cobrar que os funcionários tenham uma marcação de ponto rigorosa e não oferecer uma ferramenta com a qual eles poderão fazer isso de casa, de forma automática. 

Além disso, é ineficiente oferecer privilégios que não combinem com o perfil da equipe, e isso nos leva aos próximo tópico.

2. Conheça os seus funcionários

Talvez você esteja avaliando se vale a pena investir em horários flexíveis porque percebeu que seus funcionários não têm responsabilidade com a carga horária e tem receio de que em vez de oferecer benefícios, ganhará novos problemas.

Sua preocupação tem fundamento, mas tenha em mente que para oferecer o recurso mais vantajoso para eles (e para a empresa) é preciso conhecer as características das pessoas do seu quadro de funcionários.

Se você entende que eles são irresponsáveis com horários, além de ser necessário trabalhar isso na cultura organizacional, será preciso avaliar alternativas que, além da flexibilidade, oportunizem uma melhor gestão individual.

Outro ponto importante é oferecer formas de flexibilização de acordo com cada necessidade ou perfil. 

Exemplo: se a empresa prefere adotar o home office, mas existem colaboradores que não se adaptam a esse estilo, é interessante pensar em maneiras de esses serem beneficiados de outras formas.

3. Invista em controle de ponto remoto

Como o home office é umas das medidas mais adotadas pelas empresas nesse contexto, um ponto muito importante é oferecer recursos para que os trabalhadores possam marcar sua jornada mas, principalmente, que a empresa possa ter acesso e fazer uma gestão eficiente disso.

Entre outros recursos, é possível saber exatamente onde o colaborador está nos casos em que a plataforma oferece o sistema de geolocalização. 

Assim, quando ele iniciar o expediente e marcar o ponto com o dispositivo, seu gestor conseguirá saber a sua localização exata e acompanhar que hora começou e terminou suas atividades.

Esse é um sistema indicado também para outras modalidades, como trabalho externo e modelo híbrido. 

Então, se a sua empresa trabalha com marcação de ponto — que é obrigatória para companhias com mais de 20 pessoas — essa pode ser uma ferramenta bastante útil.

4. Disponibilize plataformas de gestão de atividades

Trabalho flexível requer plataformas de gestão de tarefas que sejam práticas, intuitivas e que possibilitem acesso a toda equipe. Não é possível acompanhar as etapas de um projeto se cada colaborador tem a sua planilha individual, concorda?

Ferramentas como Trello, Kanban Tool, Asana e Google Drive são algumas das mais utilizadas no mundo corporativo e você não pode deixar de investir se o objetivo é facilitar a integração dos responsáveis e agilizar a atualização de cada processo.

5. Dedique-se à mudança da cultura organizacional 

Dar os primeiros passos rumo à flexibilização organizacional requer mudança de mentalidade em toda a instituição. 

Isso quer dizer que não somente os trabalhadores, mas os gestores e líderes também terão de adaptar-se às necessidades que surgirão e oferecer apoio para seus liderados.

Por isso, invista em treinamentos para toda a equipe e oriente os gestores para a implantação das mudanças. Certamente, eles serão a ponte que a empresa precisa para obter sucesso na adaptação e durante todo o processo.

Conclusão

Oferecer flexibilidade no trabalho requer esforço de todas as partes, como você viu, e há diversas alternativas para começar a implementação na empresa. Assim como é possível adaptar sempre que for preciso.

Além disso, esse tipo de mudança precisa ter ainda mais segurança das informações da empresa, já que nesse formato os colaboradores desempenham mais atividades fora da organização. Isso implica na disponibilização e abertura de dados em ambientes externos.

Independentemente se as informações são da empresa ou dos colaboradores, esses dados precisam ser mantidos em segurança e com a privacidade que o negócio precisa. 

Por isso, selecionamos um material que vai lhe ajudar a entender melhor como realizar esse processo, principalmente agora, em tempos de home office em alta. Baixe o nosso e-book e fique por dentro!