Monitoramento de funcionários: como fazer da melhor forma?

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Como você enxerga a questão sobre o monitoramento de funcionários na sua empresa? Esse é um assunto bastante polêmico e que costuma dividir opiniões: é realmente necessário? Até que ponto isso é ético? 

Porém, saiba que muitos negócios precisam desse tipo de acompanhamento por diversos motivos e que a prática é legal.

O que deve-se ter em mente é como isso pode ser feito sem constranger os colaboradores ou sem que eles sintam que sua privacidade está sendo invadida. Além disso, é necessário entender quais são as melhores alternativas para implementar um sistema de monitoramento eficiente e que faça sentido para a organização. 

Aqui vamos abordar todos esses pontos sob a ótica da lei e oferecer dicas sobre as ferramentas mais eficientes para acompanhar a execução das atividades, inclusive em tempo real. Você não vai perder, certo? Aproveite o conteúdo ao máximo navegando pelos tópicos:

O que significa monitoramento de funcionários

Pode parecer óbvio definir o termo, mas saiba que a respeito desse assunto é muito comum imaginar apenas a existência do monitoramento de funcionários por câmeras como possibilidade de acompanhamento. 

Entenda, porém, que esse tipo de controle pode ser feito de diversas formas, e uma delas, por exemplo, é o controle de ponto. Por isso, podemos definir que “monitoramento de colaboradores” é o processo é verificar, supervisionar ou acompanhar as operações realizadas por eles durante o trabalho. 

Ainda que o conceito remeta a algo negativo, como a sensação de estar sendo fiscalizado o tempo inteiro, a prática não é proibida por lei. 

O que diz a lei sobre monitoramento de funcionários

Poderíamos até trocar esse tópico por algo como “o que não diz a lei”, pois na realidade não existe uma legislação que trate desse tipo de questão diretamente. 

Isso quer dizer que o ordenamento jurídico brasileiro se baseia em diversas leis para elaborar um consenso a partir do entendimento comum, já que, para esse caso, não existem regras específicas.

No entanto, para trazer o correto respaldo jurídico e nos basear no que precisa ser entendido, vamos abordar o que diz a nossa Constituição Federal, ferramenta utilizada para embasar questões sobre a privacidade dos brasileiros de maneira geral.

Confira também os seguintes conteúdos:

• Ética no trabalho: a importância e o papel do RH
• Home office: ferramentas para manter a produtividade
• Gestão de desempenho: como estruturar um sistema eficiente
• Planejamento e produtividade: entenda como eles andam lado a lado

No artigo 5º, inciso X, temos a definição da importância de se preservar a intimidade individual: 

X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

Porém, é entendido que as empresas têm o direito de zelar pela segurança e saúde do seu negócio e fiscalizar os seus ambientes e as pessoas que desenvolvem suas atividades. 

Então, o monitoramento pode ser feito, desde que observadas premissas básicas que não infrinjam direitos garantidos aos cidadãos.

As vantagens que o monitoramento oferece para a empresa

Para os colaboradores pode parecer um pouco estranho falar nas “vantagens” que o monitoramento promove. Muitos veem a prática como algo incômodo e, dependendo do recurso escolhido, até desnecessário. Porém, é preciso que eles entendam que o assunto vai além disso e que há benefícios para todos. Veja!

Proteção do patrimônio

Quando uma empresa trabalha com estoques e grande quantidade de mercadorias, o monitoramento por câmera, por exemplo, garante a preservação do patrimônio. 

Isso porque a organização pode estar sujeita a ações de criminosos e pessoas mal-intencionadas que circulam pelo local.

Segurança dos colaboradores

Por falar em pessoas mal-intencionadas, sabemos que, infelizmente, elas estão por toda parte.

Nesse sentido, várias situações podem ser enquadradas: assalto aos funcionários e clientes dentro da própria companhia, assédio entre colegas de trabalho ou envolvendo líderes, entre outros casos.

Quando o monitoramento é feito por vídeo, por exemplo, a empresa conta com recursos essenciais para servir de provas sempre que necessário. 

Outro aspecto importante que garante a segurança dos colaboradores é quando há pessoas com deficiência na companhia. 

Pode acontecer de algumas, mais vulneráveis, precisarem de ajuda em alguma situação de emergência e não haver ninguém por perto para prestar socorro.

Existindo um monitoramento em tempo real, as chances de essas pessoas serem socorridas em tempo hábil são muito maiores.

Aumento da produtividade interna

Não existe outra forma de identificar a produtividade dos colaboradores senão por meio do controle de suas atividades. 

Somente pelo monitoramento é possível saber quem está chegando no horário ou não, se estão saindo mais cedo ou se ausentando demais do trabalho e o quanto estão rendendo durante o expediente.

A partir desse acompanhamento é possível identificar os gargalos existentes na companhia, propor alternativas e estratégias para melhorias e entender a realidade dos colaboradores.

Uma recomendação é pedir feedbacks de contribuição para desenvolver o negócio de forma mais satisfatória e eficiente para eles.

A forma correta de adotar o monitoramento de funcionários

Falamos anteriormente dos benefícios de uma empresa investir em um projeto de monitoramento, mas sabemos que há muitos excessos por parte de algumas organizações. 

Existem as que desconhecem os limites do bom senso e acabam extrapolando ao implementar esse tipo de ação.

Quando isso ocorre, os colaboradores trabalham inseguros, não ficam à vontade para realizar suas tarefas, sentem-se excessivamente controlados e não agem naturalmente. 

Tudo isso que citamos acaba influenciando diretamente no fluxo de trabalho de forma pouco ou nada saudável.

Pensando em evitar esse problema na sua empresa, selecionamos algumas dicas para que seja feito um projeto de monitoramento efetivo, inteligente e mais sutil possível, minimizando o constrangimento entre os trabalhadores. Acompanhe!

Ter transparência

É dever da empresa informar a todos os colaboradores sobre as políticas internas adotadas e de que forma o monitoramento é feito. 

Se a companhia implementa ações de vigilância, isso deve fazer parte da cultura da organização e ser visto como uma atividade natural. 

Por isso, é uma ação que deve ser discutida internamente e alinhada com toda a equipe por meio de uma comunicação efetiva e clara.

Além desse ponto, saiba que se os líderes não conversam sobre a necessidade de monitoramento de forma transparente, os colaboradores passam a se sentir incomodados e a procurar respostas legais para esse tipo de execução. 

A situação pode ser evitada se a empresa tiver como premissa a comunicação aberta e investir em treinamentos adequados.

Estabelecer as condições de vigilância em contrato

O colaborador tem o direito de saber quando e de que maneira seu trabalho e suas ações estão sendo monitoradas.

Portanto, isso deve ser firmado em contrato para que ambas as partes não saiam prejudicadas no futuro, principalmente o empregador. 

Se o trabalhador questionar na justiça, por exemplo, a empresa terá o respaldo jurídico de que ele sempre esteve ciente da política interna.

Utilizar os recursos com bom senso

Mesmo que a inovação tecnológica torne nossa rotina e nossas atividades cada vez mais expostas — somos monitorados nas ruas, no transporte público e nos centros comerciais — na sua empresa os colaboradores não precisam se sentir em um Big Brother. 

Podem ser instaladas câmeras em pontos estratégicos da empresa e que não chamem tanta atenção. 

Da mesma forma, é preciso entender que os colaboradores não são robôs. Eles têm suas necessidades individuais que precisam ser respeitadas.

Assim, o controle deve ser feito de forma sutil e consciente para não parecer uma ditadura empresarial.

Instruir os gestores

Aqui, partimos do pressuposto de que a alta hierarquia da empresa tem ciência sobre a importância de utilizar o monitoramento e as informações obtidas por meio dele com sabedoria.

Contudo, pode acontecer de nem todos os líderes de áreas terem a mesma percepção ou bom senso para lidar com os recursos.

Por isso, é importante realizar treinamentos com instruções para os gestores entenderem as particularidades de cada processo adotado para o acompanhamento dos funcionários. 

Isso evita que eles adotem uma postura desalinhada com a cultura da empresa e impede processos trabalhistas.

Criar um regulamento interno 

É importante orientar os colaboradores sobre a necessidade de realizar o monitoramento e deixar essas informações acessíveis a todos que entrarem na instituição. 

A melhor forma de padronizar esse processo é a criar um regulamento contendo todas as informações sobre os parâmetros e as condições adotadas para o tipo de monitoramento escolhido.

7 principais tipos de monitoramento

Atualmente é muito fácil realizar diversos tipos de monitoramento devido aos recursos que a tecnologia oferece. 

As redes sociais são um ótimo exemplo de que não é difícil acompanhar tudo o que uma pessoa faz no cotidiano por meio das suas postagens e interações na internet. 

Isso mesmo! Já tinha pensando no Instagram e no LinkedIn como ferramentas de monitoramento de funcionários ou essa é uma novidade para você? 

Veja como funcionam alguns dos principais meios de acompanhamento e já comece a avaliar quais fazem mais sentido para a sua empresa!

1. Monitoramento por câmeras

Falou em monitoramento, pensou em câmeras, afinal, esse é o recurso mais comum a respeito do assunto. A fama se deve à versatilidade e praticidade que as imagens podem oferecer tanto para a segurança da empresa em relação à criminalidade quanto ao controle do quadro de pessoal.

Como você viu anteriormente, é expresso na Constituição o direito à intimidade, à honra e à imagem de cada indivíduo. Por isso, empresas que adotam esse sistema devem atentar-se para preservar a privacidade de seus colaboradores. 

Pensando nesses motivos, a organização não deve instalar câmeras em ambientes privados como banheiros ou vestiários, e sim somente nas áreas comuns como pátio, salas de convivência e nas áreas de trabalho. 

Além disso, alguns cuidados devem ser tomados:

• não utilizar o sistema para monitorar apenas um colaborador ou um determinado setor — exceto em casos de departamentos mais sensíveis da organização como tesouraria, por exemplo. Isso poderá ser entendido como discriminação pelos trabalhadores;
• jamais divulgar as imagens dos colaboradores fora da empresa ou para finalidades adversas;
• informar aos funcionários sobre a existência de câmeras e indicar em quais locais elas estão instaladas.

Apesar de bastante comum, a utilização de câmeras no ambiente de trabalho deve ser implementada por algum motivo plausível. 

Muitas vezes, o objetivo é garantir a segurança patrimonial e inibir ações criminosas, como mencionamos anteriormente. No entanto, se a empresa sentir a necessidade de monitorar os colaboradores simplesmente por desconfiança e sem apresentar motivos reais para isso, a cultura organizacional deverá ser revista. 

Afinal, a relação entre líderes e liderados deve ser sadia e de confiança. Caso contrário, todo o trabalho será impactado.

2. Monitoramento por softwares

Existem empresas que adotam o sistema de monitoramento por softwares nos computadores dos funcionários. 

Assim, tudo o que o trabalhador fizer na máquina da empresa pode ser acompanhado em tempo real pelo seu gestor.

O monitoramento remoto de um equipamento industrial já é uma prática comum, mas o monitoramento de computadores usados por funcionários pode ser considerada algo polêmico. Apesar de controversa, essa prática pode ser adotada para finalidades bastante específicas como em empresas que trabalham com prestação de serviços por meio de ferramentas tecnológicas e atendem clientes remotamente. 

Dessa forma, para acompanhar o atendimento prestado pelos seus colaboradores, a companhia faz esse tipo de vistoria.

Existem diversos níveis de monitoramento nesse tipo de sistema. Alguns são mais completos, permitindo que um observador avalie as atividades em tempo real de vários funcionários  — podendo, inclusive, exibir todas as informações do monitor de cada um.

Outros métodos, um pouco mais simples, permitem acessar o histórico de atividades nas máquinas individuais.

Da mesma forma que estamos reforçando a necessidade de informar ao trabalhador sobre a existência de monitoramento por câmeras, nesse caso não é diferente. 

É dever da empresa deixá-lo ciente de que todas as suas ações no computador estão sendo vigiadas.

3. Monitoramento por GPS

Dissemos anteriormente que cada negócio é único, e o formato de monitoramento ideal para cada empresa vai depender do tipo de atividade que ela desenvolve. 

A localização por GPS é outro exemplo de acompanhamento bastante específico, porém muito efetivo.

É um recurso útil para organizações que trabalham com entregas de mercadorias e precisam acompanhar seus colaboradores em tempo real. 

O mesmo acontece com prestadoras de serviço telefônico e de internet que fazem atendimento em domicílio. 

Nesses casos, o rastreamento pode ser feito tanto por GPS veicular quanto pelo celular corporativo. 

Por falar em celular e GPS, uma alternativa para monitorar as equipes externas é investir em controle de ponto por geolocalização. 

O colaborador, nesse caso, faz a marcação de entrada ou saída do expediente enviando a sua localização por meio do app de controle de ponto eletrônico.

4. Monitoramento por escuta telefônica

Escuta telefônica é um termo que pode causar certo receio e até surpresa nos colaboradores.

Contudo, ainda tendo em mente a necessidade de cada atividade, pense nesse recurso como uma estratégia para o negócio se manter em pé.

Sim, não é exagero imaginar a implantação de um sistema de gravação telefônica em empresas de call center, por exemplo. 

Inclusive, de acordo com o Decreto nº 6.523, o monitoramento é obrigatório nesses casos. É dever da companhia realizar a gravação e manutenção das chamadas, assim como disponibilizá-las ao consumidor.

Vale ressaltar que, de acordo com o ordenamento jurídico e com o que dizem os incisos IV e XII do artigo 5º da Constituição Federal, a empresa não pode gravar os colaboradores sem o seu consentimento.

Esses textos tratam da liberdade de expressão e da impossibilidade de violação das comunicações, salvo por motivo de força maior, como é o caso do call center.

Selecionamos um dos trechos, veja:

XII – é inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas, salvo, no último caso, por ordem judicial, nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer para fins de investigação criminal ou instrução processual penal”. 

5. Monitoramento por redes sociais

Iniciamos este tópico falando sobre a importância que as redes sociais exercem na vida das pessoas na atualidade e que até elas podem ser utilizadas como ferramentas de monitoramento, lembra?

Não é à toa que isso acontece! Hoje, grande parte das pessoas tem alguma rede social e, dependendo da forma como elas se expõem, muitas informações podem ser extraídas dessas redes. 

Como muitos sabem, existe uma linha tênue entre compartilhamento e exposição aos perigos.

Com a velocidade de propagação da informação que temos hoje, é muito comum vermos casos de colaboradores que fizeram comentários ou postagens negativas e foram demitidos de suas empresas por má conduta ou desalinhamento com a cultura da organização. 

Mas fica o questionamento: será que é permitido monitorar as redes sociais dos funcionários?

Saiba que, assim como nos casos anteriores, ainda não temos uma lei que trate especificamente sobre isso, e as leis vigentes não fazem menção à proibição. 

Porém, novamente, tudo deve ser feito com bom senso. Tanto por parte da empresa quando resolver investigar, quanto da postura dos colaboradores. Por isso, vale a pena orientar!

6. Monitoramento por atividades

É possível monitorar os colaboradores por meio do controle de atividades que devem ser executadas por eles. 

Para cada trabalhador ou equipe, o líder faz a gestão das tarefas e pode acompanhar tudo por meio de um sistema integrado. 

É possível, ainda, receber notificações por texto ou áudio sobre o desenvolvimento de cada demanda.

O Tangerino, por exemplo, oferece uma plataforma inteligente para gerenciamento de toda a jornada de trabalho das equipes internas e externas. 

Por meio do app é possível acompanhar o deslocamento do colaborador e saber o horário de entrada e saída de cada local — seja dentro ou fora da empresa. Para isso, basta escolher a localização a ser programada.

Além disso, a ferramenta permite saber quando o trabalhador iniciou determinada atividade, quanto tempo demorou para concluir, acompanhar o tempo de intervalo entre vários outros recursos.

Isso possibilita estar ciente de tudo que está acontecendo e evita que você entre em contato enquanto ele estiver almoçando, por exemplo.

Se todas essas funcionalidades pareceram um certo exagero ou se você tiver receio de implementá-las e assustar os colaboradores, saiba que tudo pode ser gerenciado pela empresa. 

Isso quer dizer que é você quem escolhe quais atividades precisam ser acompanhadas, de que forma isso pode ser feito e para quais ações específicas.

7. Monitoramento por e-mail ou outros canais corporativos

Por fim, encerramos essa lista com mais um tipo de monitoramento que divide opiniões. Esse tipo de monitoramento de funcionários é legal? 

Tenha em mente que quando a empresa cria um e-mail para uso profissional, significa que ele deve ser utilizado pelo colaborador exclusivamente para isso.

Então, caso os gestores precisem verificar informações nessas ferramentas corporativas, a empresa não estará cometendo nenhuma infração, desde que fique claro para o colaborador a existência dessa possibilidade. 

Também é importante instruí-los sobre a utilização correta desses canais de comunicação para evitar situações embaraçosas.

Monitoramento de funcionários em home office

As pessoas estão trabalhando mais em casa, e esse formato de trabalho vai ganhar ainda mais espaço entre as empresas. 

Isso tem chamado a atenção das organizações para a necessidade de investir em ferramentas que realizam o monitoramento a distância. 

Afinal, se antes já era complexo controlar as atividades dos colaboradores quando eles estavam dentro da instituição, agora, atuando de forma isolada, isso requer ainda mais cuidado. 

Isso porque existem pessoas que não conseguem se organizar para trabalhar em home office, e essa é uma realidade que também deve ser observada pelos gestores.

Nessas situações, além da necessidade de monitoramento, é importante que a organização se atente em ajudar os profissionais a serem mais produtivos, já que a realidade demanda uma nova rotina.

O processo de adaptação pode ser um tanto complexo para alguns grupos em comparação a outros, por isso é fundamental acompanhar esse movimento de perto.

Apesar de esse também ser um tipo de monitoramento, ele pode combinar vários outros dos formatos citados acima.

Deixamos o home office à parte por ser um modelo de trabalho crescente no Brasil. Devido a isso, as formas de monitoramento para trabalho remoto ainda estão sendo aperfeiçoadas.

Além das sugestões de tipos de monitoramento já citadas, para os colaboradores que atuam em home office também é importante:

• criar uma cultura de autonomia, autogestão e responsabilidade sobre as tarefas, focada na atuação fora da empresa e na ausência do líder;
• elaborar um manual interno com as melhores práticas para adotar o home office. Nesse material podem constar orientações sobre como entregar as demandas, a necessidade de obedecer os prazos, indicar se o foco agora será na entrega das atividades ou no cumprimento da jornada diária, dicas para aumentar a produtividade e ter mais disciplina, entre outras informações relevantes para os profissionais nesse momento;
• investir em ferramentas de acompanhamento de atividades a distância. Plataformas como Trello, Asana e Breeze facilitam muito o gerenciamento de projetos e o controle de como as demandas estão sendo desenvolvidas pelos membros da equipe;
• realizar reuniões onlines semanais ou com intervalo de tempo mais curto, dependendo da necessidade da empresa. O mais importante é não deixar de realizá-las para acompanhar a performance dos trabalhadores e para oferecer suporte sempre que eles precisarem.

A relação com o controle de jornada

É importante dizer que há uma diferença entre monitoramento e controle de jornada dos colaboradores. 

O monitoramento, como vimos, consiste em controlar as atividades do trabalhador e acompanhar o que ele faz em relação à sua produtividade, atitude ética e comportamento durante o expediente, dentro ou fora da companhia.

Já o controle de jornada se resume em gerenciar o tempo de trabalho de forma mais organizada e que traga vantagens para ambas as partes, pois tanto colaborador quanto empresa terão disponíveis as informações do tempo trabalhado. 

Assim, se o funcionário tem horas extras, por exemplo, e precisar tirar uma folga para resolver problemas pessoais, ele poderá acordar com o seu gestor uma data para compensar essas horas. 

Da mesma forma, se ele estiver em débito constante com seu banco, a companhia deverá fazer uma avaliação para entender o que o leva a esse cenário.

Nesse sentido, podemos dizer que o controle de jornada de trabalho é uma alternativa ao monitoramento. 

Os colaboradores precisam entender a diferença para não verem as duas situações como semelhantes e acharem que estão sempre sendo monitorados.

Além de garantir uma melhor organização interna, adotar um controle de frequência permite que a empresa atue de acordo com as leis trabalhistas e evite multas. 

Se um colaborador estiver excedendo as duas horas além da sua jornada diária e se isso não estiver sendo gerenciado corretamente, a companhia poderá ter vários prejuízos.

O controle de ponto também é uma garantia de frequência dos colaboradores e permite que a empresa faça um mapeamento da produtividade de acordo com o período trabalhado por cada equipe. 

Além disso, é uma ótima forma de motivar aqueles times que recebem adicional por assiduidade.

Aproveite e confira também estes materiais:

• [Planilha] Controle individual de ponto de funcionários
• [Kit] Produtividade no trabalho: aprenda a aumentar o rendimento no dia a dia
• [Ebook] Descubra como garantir a segurança dos colaboradores na volta ao escritório

Próximos passos…

Você percebeu que existem diversos tipos de monitoramento de funcionários, que investir nisso não é ilegal, fortalece a segurança da empresa e o quanto é importante deixar os colaboradores cientes, certo? 

Quando falamos sobre monitorar celular e e-mail corporativo, ainda assim, pode haver estranheza: até que ponto isso é necessário?

Entenda que a principal lição aqui é ter bom senso e equilíbrio tanto na hora de escolher o melhor método quanto no momento de realizar o controle de fato.

Investigar câmeras, analisar softwares de monitoramento de funcionários entre outras atividades relativas a isso precisa ser um ato pensado e, mais importante, comunicado.

É importante que os seus colaboradores estejam sempre cientes das ações da companhia e que a empresa evite constrangê-los de qualquer forma.

Afinal, a principal finalidade do monitoramento é aumentar a produtividade da empresa e tornar o negócio mais saudável e sustentável.

Saiba que, se ocorrer alguma situação estranha, houver suspeitas de determinados profissionais e algo sair do esperado, é preciso que a companhia esteja munida de provas e informações suficientes.

Dessa forma, evita-se uma falsa acusação, que é prejudicial para as partes. Tenha isso sempre em mente para investir em um monitoramento eficiente.

Tratamos muito aqui sobre o monitoramento de equipes externas. O que acha de aprofundar no assunto e entender como é possível otimizar os processos voltados para esses times? Temos um e-book gratuito e completo sobre isso. Baixe agora e fique por dentro de todas as informações sobre a gestão de equipes externas!