Como Fazer o Controle de Ponto na Sede Durante a Pandemia

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A pandemia do novo coronavírus gerou uma reviravolta na forma como entendemos as jornadas de trabalho. Após a adoção compulsória do home office, chega o momento de pensar no retorno à rotina pré-pandemia.

Após tantos meses de isolamento social, a flexibilização e a volta aos escritórios levantou uma série de questões relativas à manutenção da saúde dos funcionários e os cuidados a serem tomados nessa retomada das atividades.

Talvez você não tenha pensado nisso, mas fazer o controle de ponto na sede durante a pandemia não será possível. Pelo menos não da forma como era feito antes.

Continue a leitura e veja como fazer o controle de jornada sem o risco de contaminação. Acompanhe!

Para facilitar a compreensão, navegue pelos tópicos abaixo:

• Como voltar ao trabalho depois da pandemia?
• Trabalho remoto ou retorno ao presencial?
• 5 dicas para retornar de forma segura
• Como reduzir os riscos de contaminação
• Problemas no controle de ponto
• Controle de ponto na sede durante a pandemia

Como voltar ao trabalho depois da pandemia?

Mesmo após tantos meses desde que foi decretado o isolamento social em razão da covid-19, vemos empregadores e empregados com dificuldade em se adaptar à nova rotina.

A flexibilização das medidas de restrição na maioria das cidades brasileiras tem sido um respiro aliviado para aqueles que não podem atuar remotamente.

Empresas de diversos segmentos até tentaram incorporar o home office à jornada para proteger sua força de trabalho. Contudo, em muitos casos isso não é possível devido ao tipo de negócio.

Muitos setores já estão retomando as atividades presencialmente, mas essa volta provoca uma série de questionamentos.

O risco de contaminação existe, é evidente. Porém, cumprindo os requisitos básicos de higienização e distanciamento, é possível fazer um retorno aos escritórios da forma mais segura possível.

No entanto, embora as atividades estejam sendo normalizadas aos poucos, muitos trabalhadores têm medo desse retorno. Vamos falar sobre os motivos a seguir.

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Trabalho remoto ou retorno ao presencial?

Colaboradores estão sendo convocados a retornarem às sedes das empresas, mas ainda há desconfiança quanto a essa volta. 

Os motivos podem ser vários, como mostra a pesquisa realizada pelo Estadão em parceria com a empresa de recursos humanos Adecco.

Os principais, contudo, são o medo de contaminação e a falta de alguém com quem deixar os filhos.

Há, ainda, aqueles que já se habituaram à facilidade e à flexibilidade do trabalho remoto, por isso gostariam de continuar em home office ou fazê-lo em dias alternados. Confira os números.

As empresas devem levar os temores dos funcionários em consideração, afinal, é o capital humano que move um negócio rumo ao sucesso.

Precisa haver uma ponderação entre as necessidades dos colaboradores e da empresa para garantir o bem-estar e a produtividade do time.

Ainda que as empresas estejam planejando um retorno seguro às sedes, muitos empregados se recusam a voltar. Nesse caso, o que fazer?

A empresa pode obrigar o funcionário a voltar à sede?

Se o empregador tiver autorização para retornar às suas atividades de modo presencial, na sede, o trabalhador não pode se recusar a comparecer em termos legais.

Isso ocorre porque, caso o contrato de trabalho assinado discrimine a modalidade presencial, é obrigação do colaborador cumprir o acordado no documento. 

Contudo, se analisarmos a situação do ponto de vista moral e considerando a política e a cultura da empresa, é possível alinhar uma forma de contemplar as duas partes sem perda na qualidade do serviço prestado.

Caso não seja possível para a empresa manter o seu pessoal em home office, é imprescindível adotar algumas medidas de saúde. 

Além de diminuir o risco de contaminação pelo coronavírus — e outras tantas doenças —, essas ações preservam a saúde mental e o conforto dos colaboradores.

5 dicas para retornar de forma segura

O medo que alguns colaboradores apresentam com o retorno às atividades, como mencionamos, está relacionado à contaminação pelo vírus e a disseminação para os familiares em casa.

Porém, mais do que preservar a saúde física, é necessário considerar o estado mental dos trabalhadores, já que esse medo pode desencadear patologias psicológicas, como crise de pânico, depressão e ansiedade.

Listamos abaixo alguns pontos importantes que devem estar no radar de empregadores e do setor de RH antes que a rotina nas empresas seja retomada. Confira!

1. Atenção aos colaboradores em grupo de risco

A equipe de RH precisa ter atenção ao quadro de funcionários e avaliar como será esse retorno gradual das equipes.

Para isso, é necessário realizar o mapeamento dos profissionais que estão no grupo de risco e evitar o seu retorno até que o vírus esteja realmente controlado no país.

Além deles, é fundamental fazer o levantamento dos funcionários que não são grupo de risco, mas que vivem com familiares que são. 

Nesse caso, é possível recomendar um retorno opcional, para que eles avaliem se querem permanecer em home office ou retornar aos poucos.

2. Cumprimento das medidas de segurança

As medidas de higiene envolvem lavar as mãos com frequência, usar materiais de proteção, como máscaras e álcool em gel, além de promover a limpeza e esterilização diária das estações de trabalho e instalações físicas da empresa.

Estamos sendo bombardeados pela repetição dessas informações. Contudo, é importante reforçá-las, porque é a forma mais efetiva para conter a disseminação do vírus.

Pensando especificamente no ambiente da empresa, é necessário aumentar o espaço entre as baias de trabalho. A distância mínima entre cada uma é de 2,5 metros. 

Também é necessário ter atenção aos espaços de convivência, como área de alimentação, de lazer, hall, salas de reunião etc. É recomendado, inclusive, evitar reuniões presenciais em ambientes fechados. 

Outra opção é contar com turnos de trabalho. O RH deve, então, separar as equipes e direcionar cada uma para um determinado dia e horário.

Dessa forma, o escritório não fica cheio e o distanciamento entre as pessoas se torna possível.

Essa solução vale, inclusive, para os espaços de alimentação, onde não é possível usar as máscaras e, portanto, o respeito ao distanciamento deve ser ainda maior.

3. Zelo pelos pais com filhos pequenos

A maioria das escolas e creches ainda não tem previsão de retorno às aulas, e isso tem preocupado e prejudicado pais e mães.

Com a reabertura das empresas, eles ficam encurralados por não terem com quem deixar os filhos durante o dia.

Pensando nisso, é fundamental conversar com os grupos afetados por essa situação e oferecer uma saída benéfica para empresa e empregados.

Essas soluções seriam o retorno parcial, em determinados dias, ou a permanência em home office. 

Há, ainda, a possibilidade de criar espaços preparados para receber as crianças na empresa durante o tempo em que os pais estiverem trabalhando. 

4. Treinamento com as equipes

Antes de voltar propriamente para as sedes, é recomendável oferecer um treinamento com toda e empresa, transmitir as medidas necessárias para uma volta segura e expor o que é esperado dos trabalhadores nesse momento.

Manter a transparência e uma comunicação efetiva é essencial para que todos entendam a importância de respeitar os direcionamentos passados pelo RH. 

O setor pode, ainda, usar quadros e e-mails informativos com o número de casos suspeitos e confirmados de covid-19 entre a equipe.

Os espaços também podem ser aproveitados para reforçar as medidas a serem adotadas e lembrar os funcionários dos cuidados imprescindíveis para a manutenção da saúde de todos.

5. Alerta à saúde mental da equipe

Por fim, mas não menos importante, a saúde mental não deve ser deixada de lado. Vimos nos noticiários o quanto o medo provocado pelo vírus e o isolamento social impactaram o emocional das pessoas em diversas partes do mundo.

Muitos trabalhadores estão aliviados em retornar às sedes das empresas, mas grande parte da população está com medo, e isso tem gerado ansiedade e crises de pânico.

Promover um retorno consciente é a prova de que a organização se preocupa com as ponderações de seus funcionários e leva seus receios em consideração. 

Dar uma atenção maior à saúde mental da equipe é benéfico para as duas partes. O colaborador se vê notado e respeitado pela empresa, o que fortalece seu vínculo com o negócio e o clima organizacional.

O empregador, por sua vez, conta com uma força de trabalho produtiva e motivada a continuar. Todos saem ganhando.

Fizemos um resumo das dicas para ajudar o RH da sua empresa a implementá-las.

Como reduzir os riscos de contaminação

A International Labour Organization (ILO) — Organização Internacional do Trabalho — divulgou uma lista de cuidados a serem tomados nesse retorno às atividades presenciais nas sedes das empresas.

A premissa dessa lista é orientar o retorno tendo uma abordagem com foco nas pessoas. Ou seja, seus direitos precisam vir em primeiro lugar em relação às estratégias econômicas.

Dentre as medidas listadas, estão:

1. formar uma equipe conjunta para planejar e organizar o retorno ao trabalho;
2. decidir quando reabrir, quem retornará ao trabalho e quando isso deve acontecer;
3. adotar medidas de engenharia, organizacionais e administrativas;
4. limpar e desinfetar as áreas regularmente;
5. promover a higiene pessoal;
6. fornecer equipamentos de proteção individual (EPI) e orientar os trabalhadores sobre o seu uso correto;
7. monitorar a saúde dos funcionários;
8. considerar outros riscos, como os psicossociais;
9. rever os planos de preparação de emergências;
10. revisar e atualizar as medidas de prevenção e controle conforme a situação exige.

Essas são ações que devem ser pensadas por empregadores e pelo RH, para que os trabalhadores se sintam seguros dentro do ambiente laboral. 

Nem precisamos dizer que o uso de máscaras nas fábricas e nos escritórios é obrigatório para proteger a saúde individual e coletiva. 

Algo que talvez você não saiba é que as empresas podem exigir, sim, o uso das máscaras pelos funcionários. 

Bom, até agora mencionamos mudanças significativas em atividades comuns à rotina de uma empresa.

Contudo, uma prática fundamental e que precisará ser modificada nós ainda não mencionamos: o controle de ponto na sede.

Problemas no controle de ponto

Início da jornada, o funcionário entra na empresa, bate o ponto e segue para o seu posto de trabalho. O mesmo acontece na saída do escritório e nos intervalos, diariamente, por toda a equipe.

Independentemente do método escolhido para o controle de jornada — seja manual, mecânico ou eletrônico — bater ponto faz parte da rotina laboral. Esse acompanhamento é fundamental e não pode deixar de acontecer.

Contudo, se pararmos para pensar, todos os métodos de controle de ponto na sede envolvem toque.

Seja para fazer a anotação no cartão de ponto, para assinar no livro ou fazer a leitura da impressão digital, todos exigem o contato com uma superfície.

Sabemos que áreas comuns, onde há muita circulação de pessoas, precisam ser higienizadas constantemente. Porém, como fazer essa desinfecção no cartão de ponto, por exemplo?

Se papel e água não combinam, imagina papel e álcool? As informações contidas ali seriam apagadas na hora, dificultando o controle das horas trabalhadas.

Como higienizar o relógio? 

Agora, vamos pensar em empresas que adotam o relógio de ponto eletrônico. Em um primeiro momento, pensamos na possibilidade de higienizar com álcool o leitor biométrico onde as pessoas colocam o dedo, certo?

Bom, errado. Fazer essa limpeza, ainda mais com um produto abrasivo como álcool, pode danificar o aparelho e dificultar o reconhecimento da digital.

Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre o quanto esse tipo de equipamento é oneroso para a empresa e a importância da sua manutenção. Dessa forma, danificá-lo está fora de cogitação.

Pesquisas apontam que o vírus da covid-19 consegue sobreviver por até 72 horas em determinadas superfícies. Ou seja, é impossível continuar usando o relógio de ponto sem limpá-lo. 

E então, como fica o controle de ponto na sede durante a pandemia do coronavírus? Já adiantamos que será preciso descontinuar o uso do relógio de ponto biométrico pelo menos por enquanto. 

Graças à Portaria 373 do MTE, sistemas alternativos de controle de ponto têm regulamentação para serem adotados nas empresas.

Isso quer dizer que há outras formas de controle de jornada que são mais seguras, econômicas e abrangentes.

Controle de ponto na sede durante a pandemia

O sistema alternativo de ponto tem sido bastante útil para as equipes em home office. É possível registrar e acompanhar a jornada de forma simples, pelo smartphone ou tablet do empregado.

E não é porque as equipes estão voltando para o escritório que esse sistema precisa ser abandonado.

Hoje em dia, há formas de fazer o controle de ponto na sede durante a pandemia sem que haja a necessidade de toques.

Essa solução envolve o reconhecimento facial. Em vez de fazer a leitura biométrica do dedo do funcionário — como é feito no relógio de ponto eletrônico —, o aplicativo identifica a biometria facial. 

A boa notícia é que, para isso, não é preciso ter uma ferramenta muito moderna. Basta contar com um dispositivo com câmera frontal, como um tablet.

Pensando nas empresas que não podem parar, desenvolvemos o Tangerino Totem, um aplicativo para controle de ponto na sede durante a pandemia totalmente sem toque.

Para você ter uma ideia de sua praticidade, para bater o ponto basta apresentar um QR code e tirar uma selfie que o ponto é registrado de forma segura e automática. 

Vamos explicar detalhadamente o funcionamento dessa solução a seguir.

Como instalar o aplicativo do Tangerino Totem

Para a instalação, alguns requisitos técnicos são obrigatórios. Você vai precisar de um tablet ou celular Android 5.1 ou outro modelo mais novo. 

É necessário que ele tenha mais de 1 GB de memória RAM, 2GB de memória de armazenamento interno e uma câmera com resolução superior a 2MP. 

Também será preciso ter acesso a internet para que a configuração seja feita corretamente, seja ela wi-fi ou pacote de dados.

Acesse a loja de app do seu dispositivo e procure por Tangerino Totem. Instale, aguarde alguns instantes e retorne à tela inicial para abrir o app clicando em seu ícone.

Entre como empregador e insira o PIN que o Tangerino envia para você por e-mail. Caso a sua empresa tenha mais de uma sede, basta selecionar aquela para a qual deseja realizar a instalação.

Depois desses passos, o seu dispositivo já estará pronto para registrar a jornada de trabalho de seus colaboradores, sem contato físico com o aparelho.

Como fazer o registo do ponto

Para que sua equipe consiga bater ponto com o Tangerino Totem, basta fornecer algumas orientações. 

O colaborador deve se aproximar do tablet ou smartphone disponibilizado pela empresa com o seu QR code em mãos. Esse código também é disponibilizado pelo Tangerino. 

Ele deve, então, apontar o QR code para a marcação mostrada na tela e aguardar o reconhecimento do código. Feita a validação, o app solicitará uma selfie. 

Para isso, o colaborador precisará remover a máscara momentaneamente de modo que o sistema consiga fazer o seu reconhecimento. Depois da foto, basta colocar a máscara novamente. 

Pronto, o ponto foi batido e a jornada de trabalho foi registrada sem que tenha havido qualquer tipo de toque em superfícies. 

Temos alguns materiais que podem despertar o seu interesse:
? Kit gestão de pessoas 2021
? Implementando o Home Office: tudo o que a sua empresa precisa saber
? Gestão de pessoas remota: o guia completo para colocar em prática
? Descubra como garantir a segurança dos colaboradores na volta ao escritório

Conclusão

Fazer o controle de ponto na sede durante a pandemia do coronavírus podia até parecer um desafio no início deste texto, mas agora você consegue ver como a tecnologia, mais uma vez, inovou a forma como realizamos a marcação de ponto e a gestão do pessoal.

As empresas precisam compreender o seu papel educativo nesse momento de retorno às atividades. Elas devem dar o primeiro passo e servir de exemplo para seus colaboradores.

Para agir da melhor maneira nesse momento, veja como é fácil bater o ponto com o Tangerino Totem e, com isso, preservar a saúde do seu time.

Medidas como instalação de barreiras físicas, melhoria na ventilação e adoção de horários flexíveis são algumas opções, mas não podemos nos esquecer do controle de ponto na sede durante a pandemia.

Contudo, a flexibilização do isolamento social não indica o fim da luta contra a covid-19. Devemos nos manter alertas para proteger a nossa saúde e a do próximo.

Conseguimos despertar o seu interesse em controlar a jornada durante a pandemia sem a necessidade do toque? Agende uma demonstração e conheça nossas vantagens!