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Empresas que possuem equipes externas ou em home office, geralmente se deparam com o desafio de gerir e rastrear funcionários, uma vez que precisam encontrar a melhor maneira de monitorar e acompanhar de perto o trabalho de cada um.

Para isso, podem contar com o uso da tecnologia, por meio de aplicativos que permitem localizar funcionários, de forma a saber como ele está desempenhando seu papel e o que precisa melhorar e exatamente onde ele trabalha. 

Exemplos de profissionais que demandam essa prática são vendedores externos, instaladores de serviços e motoristas.

No entanto, é muito importante estar atento às regras e limitações dessa alternativa, uma vez que o objetivo deve ser sempre o de acompanhar o trabalho executado e não a vida do funcionário, o que pode gerar problemas para a empresa.

Para entender melhor como funciona o ato de rastrear funcionário, neste artigo você acompanhará os tópicos:

Confira!

O que é rastrear funcionário?

Monitoramento e rastreamento de funcionário

O ato de rastrear funcionário é uma estratégia utilizada pelas empresas para acompanhar de forma mais precisa, por meio de um aplicativo instalado no smartphone com a tecnologia GPS, o trabalho daqueles colaboradores que atuam externamente.

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Com isso, é possível monitorar o trajeto e a localização daquele trabalhador, de forma que se tenha acesso aos horários e a produtividade dele.

Um levantamento feito pela empresa de software TSheets a respeito do crescimento do monitoramento de funcionários por seus superiores, inclusive fora do ambiente ou horário de trabalho, mostrou que um terço dos entrevistados diz ser monitorado por GPS e 15% afirmam que esse rastreamento se dá 24 horas por dia.

Além disso, 22% dos respondentes contam que não foram avisados sobre o monitoramento, ao serem contratados pela empresa. 

Esses são dados que mostram que a prática de rastrear funcionário tem se tornado comum, porém, as empresas precisam estar atentas às regras para esse processo.

Isso porque, os dados apresentados na pesquisa mostram condutas ilegais perante a possibilidade de contar com a tecnologia de rastreamento, como o monitoramento fora do ambiente e horário de trabalho e a falta de informação ao funcionário sobre o ato.

A empresa pode rastrear funcionário?

A empresa pode rastrear funcionário, mas é preciso atenção. O uso da geolocalização no ambiente de trabalho é uma alternativa eficaz para que gestores e o setor de Recursos Humanos consigam monitorar e acompanhar de perto como está sendo a execução da função pelo trabalhador.

A proposta é que a empresa identifique questões como atraso, faltas e até mesmo a produtividade desses funcionários que não estão fisicamente dentro da empresa e necessitam de um acompanhamento diferenciado.

Por meio do uso da tecnologia do GPS, além de acompanhar a localização e o trajeto do funcionário, em alguns casos, ainda é possível incluir na prática o envio de vídeos, fotos e áudios, que tornam o monitoramento ainda mais completo

No entanto, ao se falar na possibilidade de rastrear funcionário, muitas empresas podem ter dúvida com relação à legalidade e permissão para tal prática. Isso porque, em um primeiro momento, pode parecer algo invasivo.

Porém, é direito da empresa realizar o monitoramento dos empregados, desde que ela observe todas as regras e condições para aprática.

Existe lei que diz sobre o rastreamento de funcionário?

De maneira geral, não existe na Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT e nem na legislação brasileira nenhum texto que fale expressamente sobre rastrear funcionário por meio de GPS de dispositivo móvel.

Isso porque se trata de uma tecnologia mais recente e que ainda está sendo melhor implementada no país. Assim, o que existem são jurisprudências comuns a todo item e bem patrimonial.

A principal regra que deve ser considerada pelas empresas é o fato de que o objetivo do rastreamento deve ser monitorar a atividade da equipe externa e não espionar ou investigar a pessoa. Assim, a proposta é acompanhar a execução do trabalho.

Além disso, no momento da contratação e assinatura do contrato de trabalho, é fundamental que o empregado esteja ciente dessa prática. Ou seja, a empresa não pode simplesmente instalar um app para rastrear funcionário e não avisar. 

Outro fator crucial no processo é a obrigatoriedade de conseguir a autorização desse trabalhador para tal. É importante que a empresa explique os motivos que demandam esse monitoramento, para melhor gestão das equipes externas.

Quais as situações que rastrear funcionário é importante?

Rastrear funcionário, quando feito com transparência, possui vantagens:

  • Evitar absenteísmo ou que os funcionários se atrasem;
  • Alcançar uma gestão de pessoas transparente e segura;
  • Realizar a gestão do deslocamento dos funcionários;
  • Utilizar tecnologias inovadoras e modernas de monitoramento;
  • Registrar corretamente horas trabalhadas;
  • Conferir mais eficiência e integração ao relacionamento entre gestores e funcionários;
  • Por meio da coleta de dados, elaborar as melhores estratégias e tomar decisões assertivas.

Além dessas vantagens, é importante também entender quais tipos de funcionários geralmente são o foco do rastreamento

De maneira geral, as empresas têm utilizado a geolocalização para acompanhar a rotina daqueles colaboradores que não ficam presentes dentro da empresa, fato que os impede de realizar o registro de ponto

É sempre importante lembrar que rastrear funcionário deve ser uma prática justificada, ou seja: rastrear um vendedor externo é importante para verificar quantas visitas ele conseguiu fazer a clientes. 

Ou, então, em quanto tempo um técnico consegue fazer reparos em linhas telefônicas de residências, dentre outros vários exemplos.

Veja alguns exemplos de rastreamento de funcionários:

  • Motoristas;
  • Profissionais do setor de eventos;
  • Vendedores externos;
  • Instaladores de serviços, como TV a cabo;
  • Engenheiros;
  • Equipes de construção, que atuam em canteiros de obra;
  • Promotores de venda;
  • Dentre outros.

Além desses exemplos mais comuns, é importante citar o cenário pós-pandemia, que fez com que aumentasse o número de empresas que adotaram o trabalho remoto ou home office. 

Muitas dessas empresas sequer estavam preparadas para essa mudança, mas precisaram se adaptar, o que fez com que começassem a utilizar as ferramentas que permitem acessar a geolocalização de funcionários.

Essas tecnologias, sem dúvidas, são parte importante do processo de gestão de tarefas e de equipes, permitindo que as empresas e os líderes conheçam a realidade dos times e, com base em dados do monitoramento, consigam propor melhorias ao processo.

Quais os principais limites para rastrear funcionário?

A proposta de rastrear funcionário gera incertezas e receios na empresa e até mesmo no funcionário, que pode se sentir desconfortável, acreditando que sua privacidade está sendo invadida.

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Além disso, a falta de conhecimento sobre os direitos e deveres de ambas as partes, pode fazer com que as empresas enfrentem processos trabalhistas por vários motivos.

Porém, como já mostrado, é permitido que a empresa realize esse acompanhamento via smartphone, desde que sejam respeitados os seguintes limites:

  • Não realizar o monitoramento fora do horário de trabalho;
  • Incluir na prática apenas funcionários celetistas;
  • Comprovar o motivo que leva a empresa a precisar rastrear funcionário, reforçando que essa prática é importante para o bom andamento aquela função;
  • A empresa precisa ter documentada a autorização e ciência, por parte do trabalhador, de que ele está sendo monitorado;
  • Deve estar disponível para o funcionário a opção de desativar o aplicativo, para que o rastreamento seja interrompido quando ele não estiver mais em horário de trabalho;
  • Não utilizar aplicativos que invadam todo o conteúdo do smartphone do trabalhador, apenas que permita acompanhar sua localização e deslocamento.

É muito importante que a empresa tome todos esses cuidados e esteja atenta a outras possibilidades e desafios que surgirem.

Principalmente pelo fato da prática não constar expressamente na legislação trabalhista, as chances de um funcionário acionar a justiça pode aumentar se não for acompanhada de perto essa prática, entendendo aqueles pontos mais delicados e que precisam de ajustes no processo.

6 cuidados para tomar ao rastrear funcionário

É fato que rastrear funcionário é uma possibilidade que agrada muitas empresas, que ganham mais uma possibilidade de acompanhar o desempenho e a entrega dos colaboradores.

Porém, antes de decidir adotar essa estratégia, é importante que as empresas se atentem para algumas regras a serem seguidas e cuidados que devem ser tomados:

1. Transparência no acordo

É fundamental que, no momento da contratação, todo o processo seja esclarecido ao novo funcionário, com o máximo de transparência e abertura.

Inclusive, é recomendado que o contrato seja redigido por um advogado ou equipe jurídica da empresa, para evitar possíveis dores de cabeça e processo trabalhista.

Isso porque, caso a empresa não informe ao colaborador que ele será rastreado, ao descobrir, ele pode acionar a justiça.

Além disso, é muito importante que a empresa explique ao funcionário a importância do rastreamento, para evitar inseguranças e desconfiança por parte dele.

2. Foco no trabalho e não no funcionário

A proposta do rastreamento deve ser voltada a acompanhar o trabalho e não trabalhador, enquanto pessoa física.

É muito importante que se faça essa separação, garantindo toda a privacidade do colaborador, sem criar situações de constrangimento e repressão, de forma que ele se sinta investigado até mesmo em sua rotina pessoal.

Caso o funcionário sinta-se desconfortável, assediado ou coibido, a orientação é que ele deve comunicar imediatamente ao RH para que seja apurada a situação.

3. Todos da equipe devem ser rastreados

A fim de evitar constrangimentos e perseguições, a empresa que optar pelo rastreamento, deve realizá-lo com todos os membros da equipe externa

Ou seja, não pode haver uma escolha subjetiva da chefia, de maneira que determinado funcionário de uma equipe seja rastreado e outro, que cumpre a mesma função, não seja incluído na prática. 

Isso porque, a Constituição Federal estabelece que não haja discriminação de pessoas com base em sua religião, etnia, orientação sexual, classe social, gênero ou cor da pele. 

Assim, é importante que a empresa estabeleça a determinação para todos, sem distinção, proporcionando um ambiente de trabalho seguro e com as mesmas condições para todos.

4. Não deve ser obrigatório que o empregador utilize seu próprio aparelho celular

Outra informação que deve ser de conhecimento do RH é a não obrigatoriedade, por parte do funcionário, de utilizar o seu próprio aparelho celular para realizar o rastreamento, caso ele não concorde.

Dessa forma, a empresa deve disponibilizar aparelhos corporativos e, então, instalar os programas e aplicativos necessários à ação.

5. É permitido usar o monitoramento por GPS, desde que respaldado pela CLT

A legislação trabalhista permite que apenas funcionários contratados no regime CLT tenham sua posição geográfica acompanhada pela empresa, pois entende que, do contrário, não existe vínculo empregatício entre as partes.

6. Autônomos não devem ser rastreados

Pode ser comum para algumas empresas pensar que representantes comerciais, muitos deles exclusivos, precisam ter seu trabalho monitorado. 

Principalmente porque, em alguns casos, a empresa oferece uma ajuda de custo a esse profissional.

Porém, profissionais autônomos não podem ser rastreados. O que a empresa pode estabelecer com ele é, por exemplo, uma meta de vendas, que deverá ser acompanhada de outra forma.

Confira uma seleção de materiais ricos que separamos para você:
📚 Gestão de equipes externas: como otimizar os processos de RH e departamento pessoal?
📚 Flexibilização do trabalho: sua empresa está pronta para evoluir?
📚 Você sabe como controlar a presença de colaboradores internos e externos?

Conclusão

Ao optar pela prática de rastrear funcionário, a empresa deve conhecer a fundo a proposta dessa estratégia, bem como as implicações e limites existentes.

Para além desse cuidado, é importante também estar atenta para que os funcionários não se sintam coagidos, perseguidos e controlados de forma excessiva.

Uma prática como essa adotada de forma escondida e sem transparência pode gerar insatisfação, sensação de insegurança e de invasão de privacidade, afetando negativamente o clima organizacional.

A necessidade do monitoramento deve ser esclarecida com abertura, de forma que os gestores e o setor de RH estejam alinhados, prontos a tirar qualquer dúvida do trabalhador.

Afinal, com o auxílio da tecnologia, a empresa pode acompanhar de perto aqueles trabalhadores que não atuam fisicamente na empresa e, com base em dados e informações precisas, elaborar as melhorias necessárias para o correto cumprimento das funções.

E, como você viu, as empresas devem estar atentas quanto a rastrear funcionários, ainda que isso possa ser feito desde que com transparência. 

Para saber mais, confira esse artigo sobre geolocalização em ponto mobile para saber como controlar a jornada do colaborador externo. 

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