REP-C: saiba como funciona esta solução de controle de ponto!

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Acompanhar a jornada de trabalho é necessário para respeitar os limites de jornada, gerir o banco de horas ou as horas extras, evitar erros no cálculo da remuneração… e mais. Para tanto, a ferramenta mais comum é o relógio de ponto ou REP-C.

O REP-C é um sistema eletrônico para o registro de ponto criado para reduzir fraudes comuns aos sistemas manuais e mecânicos, e garantir mais segurança aos empregadores e colaboradores. Quando surgiu, era a ferramenta de controle de jornada mais confiável do mercado.

Não sem motivo, segue amplamente conhecida. Contudo, com o passar dos anos, alternativas mais modernas surgiram para possibilitar um registro ainda mais confiável, prático e menos oneroso para as empresas.

Neste post, contamos mais sobre o REP-C, suas vantagens e desvantagens e levantamos alguns pontos que vão te ajudar a comparar essa tecnologia com o controle de ponto digital, e avaliar qual é a mais interessante para a sua empresa.

Para facilitar sua leitura, oriente-se pelos tópicos abaixo:

O que é o REP-C?

REP-C é sigla para Registrador Eletrônico de Ponto Convencional. Trata-se da nova classificação do relógio de ponto tradicional que normalmente fica na entrada de empresas e escritórios.

Classificação essa que foi feita a partir da  Portaria 671 do MTP, divulgada no dia 8 de novembro de 2021, determinando algumas regras em relação às ferramentas eletrônicas de controle de ponto.

Com base na referida lei, é possível compreender o REP-C da seguinte forma:

“[…] equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho”.

Para que serve o REP?

Em linhas gerais, um REP é um equipamento eletrônico que serve para a realização da marcação do ponto e emissão de um comprovante de registro. No caso do REP-C, que é um modelo tradicional, o comprovante de registro é por via impressa. Sendo assim, as marcações não somem e o certificado pelo INMETRO é obrigatório.

Assim, falamos de uma ferramenta que é utilizada para que as empresas tenham controle das jornadas de trabalho de seus colaboradores, mais facilidade para a gestão de horas e o fechamento da folha de pagamentos.

O que a lei diz sobre REP-C? 

O uso do REP-C é regulamentado pela Portaria 671, que apresenta as características técnicas que um Registrador de Ponto Convencional precisa ter, bem como suas funcionalidades e os requisitos a serem seguidos pelas empresas que optarem por esse tipo de tecnologia.

É esse o texto que classifica todos os tipos de soluções eletrônicas de controle de ponto, definindo o seguinte:

• REP-C: Registrador de Ponto Convencional;
• REP-A: Registrador de Ponto Alternativo;
• REP-P: Registrador de Ponto via Programa.

Cada um desses registradores de ponto conta com uma série de particularidades de funcionamento e uso. É importante que as empresas conheçam bem as diferenças entre cada um dos sistemas de registro de ponto para escolherem aquele que melhor atende às suas necessidades.

Conforme mencionado, o REP-C é o modelo mais tradicional e, possivelmente, o mais conhecido de todos. Os outros dois surgiram com o avanço da tecnologia, dando origem a opções que caracterizam o controle de ponto digital.

Portaria 671: o que mudou no REP-C?

A Portaria 671 substituiu e unificou normas de duas Portarias mais antigas, a 1510 e a 373. O objetivo dessa mudança foi desburocratizar algumas questões e simplificar a vida das empresas com uma legislação única. E isso, claro, teve alguns impactos para o REP-C. Veja só:

• a empresa não tem mais a obrigação de cadastrar o REP-C no CAREP (sistema de Cadastro de Registro de Ponto Eletrônico);
• o REP-C precisa estar sempre no local da prestação de serviço e disponível para extração imediata e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Ministério do Trabalho;
• o empregador que adquirir um REP-C não pode transferir o equipamento para outra empresa que não pertença ao seu grupo econômico;
• o REP-C só pode conter colaboradores do mesmo empregador, exceto nos seguintes casos:

“I – registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019/74 no REP-C do tomador de serviços; e

II – empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º da CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico”.

O que é REP-C, REP-A e REP-P?

Todas as soluções de controle de ponto classificadas e regulamentadas pela Portaria 671 são eletrônicas, mas há diferenças entre elas. Falamos de diferenças que têm a ver com o nível de complexidade da tecnologia e das funcionalidades oferecidas para a empresa e seus colaboradores.

REP-C: o registrador convencional

O REP-C é o relógio de ponto eletrônico, um dispositivo físico que fica instalado na entrada da empresa.

Conforme chegam para iniciar o dia de trabalho, as pessoas usam um cartão magnético, leitura biométrica ou outra forma de identificação para registrar o início da sua jornada. Deve-se fazer o mesmo no intervalo e no fim do expediente.

Cada marcação de ponto feita fica registrada no equipamento e deve ser extraída pelo RH posteriormente para conferência e cumprimento de rotinas burocráticas como gestão de banco de horas ou horas extras, e gestão de folha de pagamentos.

REP-A: o registrador alternativo

Por sua vez, o REP-A é uma versão mais moderna composta por um conjunto de equipamentos e programas de computador utilizados para o registro da jornada de trabalho. Temos aqui o controle de ponto digital.

Embora seu uso precise de autorização por Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho, trata-se de uma solução que chama a atenção pela mobilidade e praticidade do funcionamento via app.

Isso resulta em uma solução que permite que trabalhadores remotos ou externos também façam o registro de suas jornadas usando seus dispositivos móveis. Algo que eleva o nível da gestão de jornadas feita pelo RH.

REP-P: o registrador por programa

Em linhas gerais, o REP-P se parece com o REP-A, e também é um tipo de controle de ponto digital, mas com um adicional importante que é o funcionamento via softwares. Essa característica resulta na adição de outras funcionalidades úteis, como um programa de tratamento de ponto.

Como resultado, o que temos aqui é uma solução mais completa que vai além de um registrador de jornada e tem mais chance de otimizar a rotina do RH de forma abrangente. O que se traduz em mais vantagens para a organização e seus colaboradores.

Os antigos relógios de ponto continuam homologados?

Não, a menos que tenham passado pelos devidos ajustes previstos pela Portaria 671.  O prazo para adequação dos relógios de ponto de acordo com o novo programa de tratamento venceu em 10 de fevereiro de 2022.

Ainda, a legislação definiu que os programas de tratamento de ponto tinham o prazo de um ano, ou seja, até 8 de novembro de 2022 para estar em conformidade com as novas regras.

Como funciona o REP-C?

O funcionamento do REP-C é de simples compreensão, mas não resulta em um processo necessariamente simples. Em geral, são cinco etapas básicas, sendo que as quatro primeiras acontecem em uma fração curta de tempo e a última é a mais complexa (e a menos conhecida por quem não é do RH).

Identificação do colaborador e registro do ponto

Ao chegar no local de trabalho, cada colaborador deve se dirigir até o equipamento REP-C para fazer sua identificação e a marcação do horário de chegada por meio de mecanismos como:

• cartão magnético;
• login e senha ou PIN;
• leitor de biometria;
• leitor de QR Code; ou
• reconhecimento facial.

O mesmo processo deve ser repetido na saída e retorno do intervalo intrajornada ― o famoso horário de almoço ― e no fim do expediente de trabalho.

Anotação da hora exata do registro

Todo REP-C conta com um Relógio Interno de Tempo Real (RTC) que acompanha a hora exata no país, considerando minutos e segundos. Com base nessa função, o equipamento registra com precisão o momento em que cada marcação de ponto é feita.

Adição do registro à memória interna

Na sequência, o REP-C adiciona cada marcação à sua Memória de Registro de Ponto (MRP). Trata-se de uma solução que tem capacidade de reter dados gravados por, no mínimo, 10 anos, de modo a preservar registros no longo prazo e servir como fonte de consulta para a empresa, os colaboradores e auditores-fiscais.

Geração do comprovante de registro de ponto

Com esses processos concluídos ― o que, vale lembrar, ocorre em poucos instantes, o REP-C gera o comprovante de registro de ponto, conforme determinado por lei.

Esse comprovante impresso é um documento que deve conter as seguintes informações básicas sobre a marcação de ponto realizada para que tenha validade legal:

• horário da marcação;
• data da marcação;
• CPF do colaborador;
• identificação da empresa.

Disponibilização da Relação Instantânea de Marcações

A etapa final é a emissão de outro comprovante ou relatório, também conhecido como RIM, que deve ocorrer diariamente com todos os registros de jornada realizados nas últimas 24h.

A geração desse documento é parte fundamental das operações do REP-C, uma vez que reúne os dados que devem ser exportados pelo RH para o cumprimento das burocracias de gestão de jornadas. Vale saber que, atualmente, alguns equipamentos já exportam essas informações de forma automática para o sistema ao qual estão conectados.

Em todo caso, cabe ressaltar a importância da Relação Instantânea de Marcações também em caso de fiscalização por parte da Justiça do Trabalho. Por determinação da Portaria 671, todo REP-C precisa estar equipado com uma porta-saída USB de uso exclusivo por qualquer Auditor-Fiscal justamente para ter acesso a esse comprovante.

Quais as principais regras de uso do REP-C?

Já indicamos que a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência regulariza o uso do REP-C e, portanto, existem regras básicas que sua empresa precisa conhecer caso queira usar esse tipo de tecnologia de controle de ponto. Vamos a elas!

• O REP-C precisa ter um Real Time Clock (RTC) de alta precisão e que funcione por um período mínimo de 1.440 horas ininterruptas mesmo sem energia elétrica;
• O equipamento deve ser capaz de gravar todos os dados específicos determinados pela Portaria 671, como marcações de ponto, informações que identificam a empresa e os colaboradores, ajustes de RTC e outros;
• O REP-C em uso deve estar em conformidade com as normas definidas para o processo de marcação de ponto e geração do comprovante de registro de ponto descritas pela Portaria 671;
• O equipamento precisa ter uma Memória de Registro de Ponto capaz de armazenar dados pelo período mínimo de 10 anos;
• O REP-C deve gerar um Arquivo Fonte de Dados (AFD) a partir dos dados armazenados em de acordo com o Anexo I da referida Portaria;
• O equipamento deve conter informações como nome e CNPJ do fabricante, marca, modelo e número de fabricação, e deve contar com mecanismo de impressão de registros em em bobina de papel capaz de realizar impressões por, pelo menos, cinco anos.

A saber, a emissão da Relação Instantânea de Marcações e a transmissão via USB, entre outras determinações, já existiam antes da Portaria 671 e foram mantidas. Assim, em caso de dúvidas, vale sempre conferir em detalhes o texto legal, combinado?

Quais as vantagens do REP-C?

Como sistema eletrônico, o REP-C pode não ser tão avançado como um controle de ponto digital, mas é mais moderno do que soluções manuais e mecânicas de ponto. Assim, tem vantagens que merecem ser destacadas. Veja só!

Reduz erros de registro de ponto

Ao substituir processos mais arcaicos, o registrador eletrônico convencional minimiza a ocorrência de falhas humanas na marcação de ponto, o que torna os registros mais confiáveis (embora ainda não sejam 100% seguros!).

Uma incidência menor de erros de registro facilita o fechamento da folha de ponto e resulta em erros de cálculo de remuneração menos frequentes. Algo que reduz a carga de retrabalho do DP e do setor financeiro, e desgasta menos a relação entre a empresa e seus colaboradores.

Reduz as chances de problemas legais

As ações trabalhistas causadas por erro no pagamento de horas extras se tornam menos comuns quando há um bom sistema de controle de ponto em uso. O REP-C pode contribuir para esse cenário.

Cabe lembrar também que, com base na Lei de Liberdade Econômica ― Lei nº 13.874, de 2019 ―, toda empresa com mais de 20 colaboradores é obrigada a adotar um sistema de controle de ponto, podendo fazer a opção pelo REP-C.

À essa altura, anos após a publicação da Portaria 671, a solução a ser escolhida pela organização deve estar em conformidade com as regras definidas para o controle de ponto eletrônico, evitando qualquer sanção legal.

Mais facilidade na gestão de jornadas

Contar com uma solução REP-C contribui para que a organização acompanhe o cumprimento das jornadas de trabalho e respeite os limites legais estabelecidos, inclusive em relação às jornadas extraordinárias.

Isso evita o desrespeito a direitos trabalhistas, favorece a gestão do banco de horas e das horas extras ― podendo gerar economia de custos ―, e evita problemas em uma eventual Auditoria-Fiscal.

E as desvantagens do REP-C?

Em contrapartida, existem algumas desvantagens do REP-C que você precisa conhecer antes de decidir pelo uso dessa solução de controle de jornada ou não. Acompanhe.

Custo mais elevado

O REP-C gera custo de implementação e de manutenção. Sua empresa vai precisar de um equipamento específico para os registros, o famoso relógio de ponto, e terá que investir na sua manutenção preventiva para garantir seu pleno funcionamento.

Além de adquirir o sistema, a organização também terá gastos com papel para garantir a emissão dos comprovantes de cada marcação de ponto feita pelos colaboradores, conforme determina a lei.

Falta de autonomia

Lembra-se das cinco etapas do funcionamento do REP-C? Boa parte acontece com considerável nível de autonomia, mas a verdade é que falamos de um sistema que depende da eletricidade para funcionar plenamente e isso pode gerar alguns transtornos.

Ainda, um sistema REP-C também costuma ser dependente de internet. Assim, ainda que o fornecimento de energia esteja normal, caso haja algum problema com o serviço de internet, as marcações podem ser comprometidas.

Além de tudo isso, a empresa se torna dependente de um fornecedor, porque muitas máquinas só aceitam a bobina de papel feita por quem fabricou o sistema. Há ainda bobinas que só podem ser manuseadas, ou seja, trocadas por novas, pelo próprio fornecedor.

Isso significa que sua empresa pode não ter como buscar fornecedores mais baratos ou negociar um acordo que seja financeiramente mais interessante.

Vendor lock-in

É possível que a adoção de um REP-C ocasione o que chamamos de aprisionamento tecnológico ou vendor lock-in.

Sendo assim, ao optar por essa solução, é importante saber se há flexibilidade quanto ao fornecimento de bobinas, serviços de manutenção e compatibilidade com outros softwares de gestão.

Como vimos, há casos em que a extração dos dados registrados na memória do equipamento pode ser automatizada. Contudo, esse plano pode dar errado se não houver compatibilidade entre as tecnologias.

Limitações extras

Por fim, vale lembrar que as dinâmicas de trabalho evoluíram. A legislação atual compreende que existem tecnologias que tornam viável a marcação de ponto de profissionais em home office e no trabalho externo.

Contudo, o REP-C não é a melhor alternativa para acompanhar a jornada de quem atua fora das dependências da organização. Quem atua de casa teria que usar outro sistema, enquanto quem realiza trabalho externo teria que se deslocar até a empresa e só então partir para as atividades do dia.

Como escolher o melhor REP para a sua empresa?

Considerando tudo o que vimos até aqui, o REP-C ainda é uma alternativa significativamente melhor do que os sistemas manuais ou mecânicos usados para o controle de jornada.

Porém, para adotá-lo, convém considerar suas características gerais, vantagens e limitações na tentativa de avaliar o custo-benefício. É válido pesquisar detalhadamente as opções, tendo em mente os outros tipos de REP também, buscando uma solução que realmente valorize o investimento.

Soluções como o REP-A ou REP-P são ainda mais seguras do que um REP-C porque contam com funcionalidades antifraude adicionais, protegendo ainda mais a empresa e os colaboradores. Algo que acontece graças à biometria digital, reconhecimento facial e ao GPS.

Fique de olho na legislação

Em ambos os casos, o que temos é um controle de ponto digital que segue as determinações da Portaria 671. Enquanto os colaboradores fazem as marcações de ponto via app, de qualquer lugar usando seu celular e em poucos cliques.

Isso é possível porque os locais onde cada colaborador pode estar ― casa, coworking ou outra sede da empresa, por exemplo ― são previamente cadastrados no sistema do aplicativo. É isso que assegura que nenhuma marcação ocorra fora de um contexto real de trabalho.

Além do mais, o app permite que marcações mesmo sem acesso à internet, vencendo a falta de autonomia que o REP-C. Uma vez que a conexão é restabelecida, os dados são atualizados no sistema acessado pelo RH, ficando também disponíveis para a conferência dos funcionários.

Há diferenças importantes entre o REP-A e o REP-P. Em suma, o segundo é uma solução mais completa  que inclui os coletores das marcações, o armazenamento das informações e o tratamento dos dados. Uma tecnologia ainda mais robusta e capaz de otimizar as rotinas do DP da empresa.

Com base em tudo isso, para escolher o REP certo é preciso avaliar as opções em relação às demandas da organização, pensando nos benefícios de curto, médio e longo prazo.

Perguntas frequentes sobre o REP-C!

Mudança de legislação, opções diferentes de REP e diversos fatores a considerar. O assunto não é simples, então, vamos recapitular os principais pontos sobre o REP-C e as soluções eletrônicas de controle de jornada em geral. Confira!

O que significa a palavra REP?

A sigla REP significa Registrador Eletrônico de Ponto e faz referência a todas as soluções eletrônicas classificadas e regulamentadas pela Portaria 671 do MTP.

Para que serve o REP?

O REP serve para marcação e registro eletrônico de ponto dos colaboradores de uma empresa.

Qual é melhor: REP-C ou controle de ponto digital?

O controle de ponto digital é mais seguro e eficiente do que o REP-C. Além disso, pode se apresentar como uma solução mais completa para otimizar outras rotinas, como o tratamento dos dados coletados.

É obrigatório ter ponto eletrônico?

Não. Por lei, empresas com mais de 20 colaboradores devem adotar um sistema de controle de jornada. Ele pode ser uma solução de ponto manual, mecânica ou eletrônica.

Quais os tipos de REP?

Existem três tipos de REP, conforme classificação apresentada pela Portaria 671:

• REP-C: Registrador de Ponto Convencional;
• REP-A: Registrador de Ponto Alternativo;
• REP-P: Registrador de Ponto via Programa.

Para auxiliar sua escolha!

O REP-C é uma clara evolução dos sistemas de marcação antigos aceitos pela legislação trabalhista. Com esse tipo de solução, uma empresa viabiliza um DP e um RH mais produtivos.

Além de ser vantajoso para o empregador, um sistema eletrônico também favorece os colaboradores porque lhes dá mais garantias do devido cumprimento de seus direitos.

Apesar de tudo isso, o relógio de ponto eletrônico não é a solução mais avançada de controle de jornada existente. Por essa razão, antes de tomar qualquer decisão, sugerimos que você dedique um tempo a saber mais sobre suas outras opções também.

Confira nosso Guia Rápido sobre o Ponto Eletrônico Digital!