ChatGPT no DP: como usar e quais as vantagens práticas?

Será que é possível usar o ChatGPT no DP? Se você já se fez essa pergunta, deve saber que profissionais de diversas áreas podem explorar as funcionalidades desse assistente virtual “inteligente” e quer descobrir se pode fazer o mesmo.

Ferramentas baseadas em inteligência artificial (AI) não são novidade na de gestão de pessoas e existem soluções cada vez mais adequadas às demandas do setor. O Chat é diferente porque não foi desenvolvido para o DP, mas pode ser útil em alguns processos, sim.

Neste post, você vai aprender o que é o ChatGPT e como usá-lo na rotina do DP!

Para facilitar a leitura, você pode se guiar pelos tópicos abaixo:

O que é ChatGPT?

O ChatGPT é um assistente virtual em formato de chatbot que permite que perguntas e comandos sobre diversos assuntos sejam feitos, gerando respostas orientadas por um modelo de linguagem natural.

Para entender melhor: o chat é uma plataforma que você pode acessar, fazer perguntas ou dar orientações e esperar que esse robô “inteligente” te dê respostas de forma rápida, tal qual em um diálogo.

O ChatGPT foi desenvolvido pela OpenIA e lançado em novembro de 2022, mas só virou sensação no início de 2023.

Desde então, profissionais de várias áreas passaram a conversar sobre as possibilidades da ferramenta reduzir postos de trabalho e sobre como afastar o perigo entendendo como ter o chat como aliado no dia a dia.

É essa segunda linha de pensamento que abre espaço para o ChatGPT para o DP, conforme veremos mais adiante.

Como funciona o ChatGPT?

Sendo uma ferramenta de AI, o funcionamento do ChatGPT se baseia na existência de uma fonte primária de “conhecimento” e de um modelo de aprendizagem que permita que o sistema se torne mais “inteligente” a cada dia.

O chat conta com um banco de dados como fonte primária, reunindo um incontável de informações sobre diversos temas. À medida que vai sendo usado, o robô é aperfeiçoado para oferecer respostas melhores aos usuários.

Por ser voltado para o diálogo e a linguagem natural, o ChatGPT se aproxima de uma conversa em que o usuário pergunta e a máquina responde. Essa interação pode acontecer de forma simples ou a partir de orientações mais detalhadas.

Ao invés de perguntar, por exemplo, “qual o melhor perfil de candidato para um cargo de liderança?”, é possível oferecer o contexto da empresa e do que se espera dessa liderança para receber uma resposta mais completa.

Por exemplo, “qual o perfil ideal de candidato para um cargo de liderança em uma empresa do setor de tecnologia que está passando por um momento de crise e downsizing?”.

Como funciona o ChatGPT para DP?

Como mencionado, o ChatGPT não é uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para o DP. Então, o que muda não é o funcionamento, mas a forma e as oportunidades de uso da solução.

Adiante, vamos dar exemplos de como a ferramenta pode ser útil ao setor e o que você tem que entender quanto a isso ― e ao seu funcionamento ― é que:

• o ChatGPT tem uma base de dados gigantesca e diversa que usa para fornecer respostas à perguntas ou comandos em tempo real;
• quanto mais simples e vaga a pergunta, mais generalista será a resposta;
• sempre que achar necessário, você pode dar à ferramenta o comando de “melhorar resposta”, mas para evitar que isso seja uma constante, pode elaborar melhor suas perguntas.

Com base nisso, se você quer tirar o máximo de proveito do ChatGPT no DP, aprenda a fornecer informações adicionais sempre que necessário. Na prática, você vai entender melhor o que isso quer dizer.

Mas, desde já, tenha em mente que o chat pode escrever textos formais ou informais, dar respostas longas ou curtas, apresentar um texto corrido ou criar uma lista e por aí vai.

Considerando seu modelo de aprendizagem, o chat tende a fornecer respostas na linguagem e no formato que mais usual. Porém, você pode dar orientações específicas e apresentar detalhes úteis para que a ferramenta entregue respostas mais adequadas.

Dessa forma, independentemente de qual seja a rotina do DP que você esteja buscando otimizar por meio dessa AI, você terá um resultado mais satisfatório, reduzindo a necessidade de ajustes ou até o retrabalho.

Confira outros conteúdos do blog do Tangerino que podem ser úteis a você:

• Conheça Tecnologias que vão Impactar a Gestão de Pessoas 
• Gestão de Escala de Trabalho: 6 dicas práticas
• [Ebook gratuito] Tendências Tecnológicas Corporativas: do Recrutamento e Seleção ao Departamento Pessoal 2.0

Como o ChatGPT pode ajudar o DP?

A seguir, vamos indicar como usar ChatGPT no Departamento Pessoal, considerando as rotinas do setor e as principais formas em que a ferramenta pode ser útil. Veja só:

• elaborando perguntas para processos seletivos;
• criando modelos de contratos de trabalho;
• gerando modelos de textos para aviso-prévio;
• informando sobre leis trabalhistas;
• atendendo aos colaboradores;
• criando cronogramas;
• dando insights sobre o trabalho do DP;
• fazendo a análise de dados contábeis.

Elaborando perguntas para processos seletivos

É possível usar o ChatGPT para desenvolver uma lista de perguntas para fazer a pessoas que se candidatam às vagas da empresa. Vale lembrar que, quanto mais específica for a orientação dada à solução de AI, mais adequada será sua resposta.

Então, você pode fazer uma breve descrição do cargo a ser ocupado e dos atributos necessários para a função para, então, pedir que o chat elabore as perguntas.

Um processo similar pode ser feito para o desenvolvimento de outros questionários, como pesquisas de clima organizacional e de satisfação.

Em todo caso, é crucial que você revise as sugestões dadas pelo ChatGPT e faça as adequações necessárias. A ferramenta vai poupar tempo, mas é você o especialista no assunto.

Criando modelos de contratos de trabalho

Outra possibilidade de uso do ChatGPT para o DP é pedir à ferramenta que auxilie na elaboração de modelos variados de contrato de trabalho, considerando as particularidades de cada tipo de contratação.

Você pode simplesmente pedir, por exemplo, um modelo de trabalho por tempo determinado e esperar que o chat elabore uma resposta em tempo real.

O documento será apresentado com uma estrutura em cláusulas e com orientações [dentro de colchetes] para que você acrescente informações e personalize o contrato.

Outros documentos legais, como aditivos contratuais, termo de home office ou termo de confidencialidade, por exemplo, também podem ser elaborados pela ferramenta.

Gerando modelos de textos para aviso-prévio

O ChatGPT também pode ser usado para auxiliar o DP na criação de diversos modelos de texto, como o de aviso-prévio. Novamente, basta dar os comandos certos.

A partir da orientação para que o chat redigisse um texto curto para a comunicação de um aviso-prévio trabalhado (30 dias), confira um exemplo real de texto gerado pela AI:

“Prezado(a) [Nome do Funcionário],

Comunicamos que, infelizmente, precisamos rescindir o seu contrato de trabalho com a empresa. Este aviso-prévio trabalhado tem por objetivo informá-lo(a) de que a sua demissão será efetivada após 30 dias contados a partir desta comunicação.

Durante este período, você continuará desempenhando suas funções normalmente, e receberá as devidas verbas rescisórias após o término do aviso-prévio.

Lamentamos a necessidade de encerrar nossa relação profissional, e desejamos sucesso em seus futuros projetos.

Atenciosamente,

[Assinatura do empregador ou representante legal da empresa]”.

Comandos similares podem ser dados para que o ChatGPT elabore modelos de texto para aviso de férias coletivas e outras comunicações institucionais. A partir disso, basta que a adequação do texto seja verificada e que eventuais ajustes sejam feitos, se necessário.

Quer saber um pouco mais sobre o aviso prévio? É só apertar o play:

Informando sobre leis trabalhistas

O ChatGPT no DP também é útil para manter a equipe atualizada sobre a legislação trabalhista e sobre sistemas que fazem parte da rotina do setor, como o eSocial.

Diversas dúvidas podem ser sanadas com auxílio da ferramenta. Frente a uma comunicação feita por algum colaborador, por exemplo, o DP pode usar o chat para confirmar informações como: “A licença-casamento vale por quantos dias? São dias seguidos ou dias úteis?”.

Fizemos o teste e o chat informou que, “de acordo com a legislação brasileira, a licença-casamento, também conhecida como licença-gala, tem a duração de três dias consecutivos a contar da data do casamento do empregado”.

A ferramenta ainda esclareceu que, por serem dias corridos, sábados, domingos e feriados estão inclusos na contagem.

Atendendo aos colaboradores

Pegando um gancho no ponto anterior, o ChatGPT no DP pode ser usado como uma ferramenta para a coleta de informações e elaboração de respostas às perguntas feitas pelos colaboradores.

A ferramenta pode fornecer informações sobre direitos trabalhistas diversos, como férias, benefícios e outros. Com isso, o DP otimiza o tempo que seria gasto pesquisando e elaborando textos para transmitir as informações solicitadas.

Uma dica importante é saber que você pode solicitar ao chat que melhore a resposta, em busca de mais clareza, ou dar um comando direto para que a informação seja dada de forma simples e fácil de compreender.

Criando cronogramas

Lembrando que a principal vantagem do uso do ChatGPT no DP é poupar tempo, você vai gostar de saber que a ferramenta pode auxiliar na criação de cronogramas diversos.

Pegando como exemplo cronogramas de escala de trabalho, o chat pode elaborar cronogramas para:

• escala de trabalho semanal;
• escala de trabalho mensal;
• escala de trabalho por turnos;
• escala de trabalho em revezamento de horários;
• escala de trabalho flexível.

Aliás: caso você queira saber um pouco mais sobre esse assunto, assista ao vídeo a seguir:

É certo que cada um desses cronogramas precisa ser personalizado de acordo com as necessidades da empresa.

E, para que isso aconteça, você pode fornecer ao ChatGPT detalhes que contribuam para que a ferramenta monte escalas realmente aplicáveis à realidade da organização e seus colaboradores.

Assim como acontece com os contratos, pode ser mais desafiador entender quais informações e orientações fornecer à AI com essa finalidade, mas isso faz parte do processo de aprender tirar o máximo de proveito da solução.

Dando insights sobre o trabalho do DP

Você pode perguntar o que quiser ao ChatGPT, inclusive como você pode fazer seu trabalho de forma mais eficiente. É aquela ideia de que a tecnologia não está aí para “roubar” seu trabalho e, sim, te auxiliar.

Vamos a outro exemplo real? Perguntamos ao chat como incentivar os colaboradores a fazer a marcação de ponto corretamente, todos os dias de trabalho. Como sugestão, a AI levantou os seguintes pontos:

• educação e treinamento: ofereça treinamentos sobre a importância da marcação correta do ponto e sobre as consequências de não fazê-la de forma adequada;
• comunicação clara: explique claramente as políticas de marcação de ponto da empresa, deixando bem definido o que é esperado dos colaboradores;
• reconhecimento e recompensas: recompense os colaboradores que fazem a marcação de ponto corretamente;
• monitoramento: monitore regularmente as marcações de ponto dos colaboradores e ofereça feedbacks individuais;
• utilização de tecnologias: utilize softwares de ponto eletrônico ou aplicativos para facilitar e incentivar a marcação correta do ponto.

Agora: quer entender, de uma vez por todas, como funciona o ponto eletrônico? É só apertar o play:

Percebe como o ChatGPT pode apresentar ideias válidas e até apresentar estratégias úteis?

Considere a sugestão de recompensar os colaboradores. Pode ser que seu DP ainda não saiba como criar um sistema de recompensa válido, mas passa a ter nessa resposta do chat um insight interessante.

Contando com a própria ferramenta ou outros meios de pesquisa, você pode se informar sobre estratégias de gameficação e recompensas na marcação de ponto ou conhecer alternativas como um clube de vantagens.

A partir disso, vai poder definir ações que melhorem o engajamento com o controle de ponto, contribuindo para que a empresa respeite a legislação e mantenha um bom nível na gestão de pessoas.

Fazendo a análise de dados contábeis

Ainda, considerando que muitas informações que o DP reúne são necessárias para processos e análises contábeis, é interessante saber que o chat pode ajudar com isso também.

O primeiro passo é fornecer dados financeiros e históricos, relatórios contábeis, informações sobre as políticas contábeis e as metas e objetivos da empresa ou do próprio DP.

O segundo é dar os comandos para que o ChatGP analise as informações, indique se a empresa está no caminho certo e gere insights que podem embasar decisões estratégicas.

Quais as vantagens do ChatGPT no DP?

O uso do ChatGPT favorece o processo de digitalização do DP, contribuindo para que o setor otimize processos de sua rotina de trabalho e conte com outras vantagens como:

• atendimento ao colaborador mais rápido e eficiente;
• automação de tarefas como a criação de cronogramas de escala de trabalho e elaboração de contratos e outros, liberando os profissionais do setor para se concentrarem em tarefas mais estratégicas;
• melhoria da comunicação com os colaboradores, considerando que o chat pode auxiliar no desenvolvimento de textos para diversas finalidades;
• insights para o trabalho do DP, uma vez que o chat pode oferecer sugestões para a gestão de pessoas e mais;
• melhoria da satisfação dos colaboradores;
• incentivo à modernização do setor e abertura para a inovação no DP e na empresa como um todo.

É bom ressaltar que as vantagens podem depender da forma de uso do ChatGPT no DP, o que pode variar de uma organização para a outra e até da disposição dos profissionais do setor em contar com a ferramenta em vários momentos do seu dia a dia.

Agora, um convite: que tal entender um pouco mais sobre como a digitalização do DP e do RH pode ser fundamental para a sua empresa? É só escutar o 36º episódio do Tangerino Talks:

E quais são os perigos do ChatGPT no DP?

Como costumeiramente há um “porém”, é crucial saber que existem desvantagens e até riscos no uso do ChatGPT para o DP.

Uma delas é o custo da versão paga da ferramenta. A versão gratuita existe, mas é limitada e se o DP pretende usá-la de forma contínua, vai precisar pagar por isso.

A questão mais importante, porém, é o fato de que o banco de dados do ChatGPT é defasado e a ferramenta pode fornecer informações imprecisas e desatualizadas.

Embora esteja em processo de desenvolvimento e evolução, em sua versão mais recente, o ChatGPT só tem acesso a informações que vão até 2021. Por isso, pode ser incapaz de elaborar respostas sobre determinados temas ou até de trazer dados que não se aplicam mais.

Considere, por exemplo, que a legislação trabalhista passa por atualizações frequentes. Sabendo disso, é crucial que as respostas dadas pela ferramenta sejam revisadas e confirmadas, antes que se tornem uma comunicação oficial do DP.

Também é preciso atenção às formas de comunicação do ChatGPT, visto que foi desenvolvido por seres humanos e pode reproduzir ideias discriminatórias.

Então, especialmente tendo em mente a crescente importância de D & I nas empresas, é fundamental checar os textos gerados pelo site e evitar que o uso da ferramenta dê brechas para respostas de duplo sentido ou outras que possam ir contra os valores da organização.

O ChatGPT pode substituir uma função no DP?

É mais provável que o ChatGPT otimize rotinas do setor, inclusive automatizando de forma integral ou parcial alguns processos. Sendo assim, o ideal é que os profissionais da área não tenham medo da ferramenta, mas aprendam a usá-la a seu favor.

Isso pode, inclusive, se tornar um diferencial competitivo para conquistar oportunidades de trabalho e crescer na carreira.

Quanto a isso, considerando que a porta para o uso do ChatGPT no DP está aberta, pode ser interessante que a iniciativa não seja apenas individual e que a organização abrace a ideia.

O chat precisa ser usado de forma certa e com responsabilidade para que, de fato, seja um aliado da rotina do DP. Assim, a realização de treinamentos para o uso dessa e de outras ferramentas de AI pode ser útil, inclusive a outros setores da empresa.

Dessa forma, todos entenderão não apenas como usar o ChatGPT, mas quais são as possibilidades e limitações da ferramenta. Evitando que o medo ou o desejo de substituir pessoas por máquinas seja uma ameaça real.

Tire outras dúvidas sobre ChatGPT no DP!

Confira as perguntas e respostas abaixo para revisar o que vimos sobre ChatGPT e DP para não ter dúvidas sobre o assunto:

Antes que você saia daqui para ir testar o ChatGPT…

Nenhuma empresa é obrigada a adotar o uso do ChatGPT no DP e orientar que seus profissionais aprendam a usar essa ferramenta para otimizar a rotina, mesmo sabendo que há vantagens.

Porém, não convém ignorar tecnologias que têm grande potencial para tornar qualquer setor da organização mais eficiente.

Assim, ao menos, vale testar a solução ― quem sabe até reproduzindo os exemplos que demos aqui ― e entender seu funcionamento na prática. Esse é o primeiro passo para que a AI não seja erroneamente vista como uma inimiga do DP, muito pelo contrário.

O mais aconselhável é, de fato, tentar se abrir para as possibilidades que o chat apresenta, considerando que seu lançamento impactou até mesmo gigantes como a Google. Ou seja, todos reconheceram o potencial do chat e nem você ou sua empresa deveriam ficar para trás.

De modo geral, não é de hoje que soluções tecnológicas vieram para facilitar as tarefas do DP e essa é, também, a melhor perspectiva de uso do ChatGPT no Departamento Pessoal.

E, para seguir no assunto, leia também nosso artigo sobre Tecnologia no processo trabalhista e saiba mais sobre como seu DP pode otimizar seus processos!