Tecnologia no processo trabalhista: como seu DP pode otimizar processos?

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A pandemia de covid-19 fez com que várias esferas da sociedade tivessem que se adaptar a novas tecnologias e estudar ferramentas pouco utilizadas até então. Isso não foi diferente com a Justiça, que precisou adotar a tecnologia no processo trabalhista.

Os operadores do direito tiveram que se acostumar a audiências remotas, provas digitais e inteligência artificial. Embora essa mudança tenha criado diversos adeptos, há aqueles que criticam a adoção massiva de softwares para otimizar as tarefas diárias. 

No entanto, é possível afirmar que o avanço da tecnologia no processo trabalhista permite eliminar morosidades, facilitar processos e, mais importante, trazer segurança. 

Quer entender como a tecnologia ajuda nos processos trabalhistas? Então, confira o conteúdo até o fim!

• Por que é importante a participação da tecnologia nos processos trabalhistas?
• Quais os principais eventos que podem ser otimizados com a tecnologia no DP?
• Como começar a otimizar os processos trabalhistas com a tecnologia?
• Aprendeu tudo sobre a tecnologia no processo trabalhista?

Por que é importante a participação da tecnologia nos processos trabalhistas?

Lidar com processos trabalhistas é algo desafiador para as empresas, contudo, nem sempre é possível evitá-los.

Diante do alto número de ações movidas na justiça trabalhista, é essencial ter um controle efetivo de cada etapa, uma vez que o processo pode levar um longo período até a sua resolução. 

Nesse aspecto, a inclusão de ferramentas tecnológicas na rotina da empresa — em especial no setor de Departamento Pessoal — proporciona mais agilidade e confiabilidade em cada informação.

Além disso, softwares especializados permitem maior fiscalização tanto do Ministério do Trabalho quanto de outros órgãos do governo.

Apenas para exemplificar: ao ajuizar uma reclamação trabalhista, a audiência é designada automaticamente pelo sistema, sem necessidade de intervenção humana. 

Todos os protocolos são feitos pela internet, sendo desnecessário se deslocar até o fórum, imprimir a petição e juntar a peça aos autos.

O que antes demorava até uma semana hoje é feito em questão de segundos.

Além disso, estão sendo implementadas varas do trabalho totalmente eletrônicas em todo o país. Ou seja, sem qualquer processo físico e com 100% dos processos digitais. Para tanto, os antigos processos são digitalizados e convertidos em eletrônicos.

Outra aposta dos tribunais para acelerar os processos é empregar a tecnologia para agilizar os acordos. Um exemplo é a possibilidade de conciliação virtual por meio do WhatsApp. Por meio de um grupo no aplicativo, é possível debater as condições do acordo de forma totalmente virtual.

Nesse caso, o comparecimento ao fórum só é necessário para homologar o acordo firmado. No entanto, caso uma das partes esteja comprovadamente impedida de comparecer à homologação, o juiz pode decidir ouvi-la por vídeo.

Esses casos nos mostram o quanto a tecnologia no processo trabalhista facilita o andamento das ações e a resolução dos conflitos. 

Quais os principais eventos que podem ser otimizados com a tecnologia no DP?

A tecnologia no Departamento Pessoal permite a automatização de processos, tornando a rotina no setor mais eficiente e estratégica. 

Isso tem tudo a ver com o aumento da produtividade das equipes e o foco nos objetivos finais da empresa. 

O que faz das soluções em tecnologia um ponto fundamental no aperfeiçoamento de processos e nas mudanças internas. 

Confira, a seguir, quais eventos podem ser otimizados com a ajuda da tecnologia no setor de Departamento Pessoal!

Folha de pagamento

Calcular o pagamento dos funcionários é uma tarefa obrigatória para todas as empresas a cada fim de mês. 

Para auxiliar o DP nessa rotina, foram desenvolvidos softwares responsáveis pela compilação, organização e pelo processamento de todos os dados que envolvem a folha de pagamento dos funcionários.

Uma solução segura e confiável facilita todas as ações relacionadas à folha de pagamento, não se limitando apenas à execução do cálculo dos salários — embora esta seja a etapa que exija maior precisão. 

Além de dominar o processo da remuneração em si, inclusive enviando os pagamentos para o sistema bancário, esse tipo de ferramenta pode ter outras funcionalidades que garantam o cumprimento de obrigações legais.

Isso inclui a prestação de informações aos órgãos do governo e o recolhimento de encargos que incidem em cada operação.

Os softwares de folha de pagamento também auxiliam no armazenamento e na integração de dados da organização e na provisão e geração de arquivos contábeis.

Controle de ponto

Talvez você ainda não tenha se dado conta, mas a jornada de trabalho tem grande influência na folha de pagamento.

É por esse motivo que até empresas que não são obrigadas a fazer o controle de ponto — aquelas que têm menos de 20 funcionários — também podem usar sistemas de controle de jornada. Esse tipo de tecnologia favorece a todas, independentemente do porte.

É provável que você já saiba que, antigamente, esse controle era feito manualmente, à base de papel e caneta. Felizmente, os meios foram evoluindo.

Do papel, passamos para a marcação mecânica com modelos de relógios de ponto — que pouco a pouco estão caindo em desuso. 

Então, evoluímos para as planilhas, mas esse método não oferecia a segurança e a transparência necessárias para lidar com dados sensíveis dos colaboradores.

Foi por esse motivo que os sistemas digitais foram aprovados pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

A partir dessa mudança, as portas se abriram para uma tecnologia ainda mais avançada e chegamos aos sistemas alternativos de controle de ponto, o chamado REP-A.

Além da segurança, com um aplicativo de ponto é possível ter todas as informações das jornadas sempre à disposição, além de não precisar de registros de papel ou conexão com a internet para registrar cada marcação feita pelos colaboradores.

Outra grande vantagem é a possibilidade de instalação do programa em vários dispositivos, inclusive os smartphones dos colaboradores, e utilizar a geolocalização para atribuir permissões.

Com isso, não é necessário investir em equipamentos dedicados ao controle de jornada, porque tablets e smartphones já existentes podem ser usados.

Por fim, controlar a jornada por meio de um aplicativo de controle de ponto, como o Tangerino, permite a integração da biometria facial para validar os registros feitos pelos colaboradores.

Juntando isso à praticidade de ter todos os dados salvo na nuvem, sistemas de controle de ponto virtuais são à prova de fraude, se tornando a melhor escolha para garantir a legalidade do processo.

Você ainda usa controle de ponto manual? Então confira esse artigo que fala sobre livro de ponto e os perigos que você corre com ele!
Livro de ponto: por que essa não é uma boa solução para sua empresa?

eSocial

Desde 2014 está em vigor uma melhoria enorme do setor trabalhista, a plataforma eSocial, que promove mudanças no âmbito jurídico e empregatício, melhorando o sistema de uso de empregadores e funcionários.

A obrigatoriedade do eSocial começou a valer desde 2018. Primeiramente para empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões e depois para empresas com rendimentos menores. 

O eSocial é um projeto do Governo Federal cujo objetivo é unificar o envio de informações sobre os funcionários de uma empresa. Seu nome significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.

Ele viabiliza o envio de todos os dados uma única vez e em um único sistema. Assim, no caso da folha de pagamento, por exemplo, o eSocial reúne informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e faz todos os cálculos que compõem a remuneração mensal.

Dessa forma, a folha de pagamento digital conta com todos os dados do contracheque, desde salário e vale-transporte até o pagamento de horas extras, INSS, FGTS e IRRF.

A partir da implantação completa do eSocial, a fiscalização das empresas passa a ocorrer de forma automática, enquanto anteriormente o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal precisavam solicitar acesso aos dados.

Além de melhorar questões de DP, assuntos de finanças e previdenciário, essa foi uma maneira de sistematizar uma plataforma de fácil manuseio e impedir a eficácia de novas maneiras de fraudar dados importantes, como: sonegação de impostos, falta de pagamento previdenciário ou clonagem de dados.

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Gestão de férias

Pensando em otimizar a rotina do DP, foram desenvolvidos softwares que automatizam etapas do controle de férias e facilitam seu planejamento, dando mais autonomia para os colaboradores da empresa no processo. 

Essa ferramenta ainda reúne o histórico para facilitar a gestão de férias por parte do DP e dar mais autonomia aos colaboradores, permitindo que cada um faça sua solicitação de férias por meio do sistema e aguarde um retorno do RH. Tudo feito de forma online e 100% remota.

Um sistema mais completo também realiza o cálculo automático da remuneração de férias ou possibilita a integração com outros softwares para que o cálculo de férias ocorra de forma simplificada, rápida e sem erros.

Dica! Você pode ter um material completo com todas as ferramentas e conteúdos sobre férias nesse kit prepara pelo Tangerino. Baixe agora:
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O Tangerino by Sólides, por exemplo, é um software completo de Departamento Pessoal, com módulo de gestão de férias e vários outros desenvolvidos para otimizar a rotina do setor.

Assim, falamos de uma tecnologia que cumpre a premissa de oferecer ainda mais vantagens para a sua empresa, com um programa de onboarding e um suporte de qualidade para que o DP possa tirar o máximo proveito da solução.

Quer saber melhor o que um software para departamento pessoal pode fazer por você. Confira nosso artigo:
Software Para Departamento Pessoal: Como Acertar na Contratação?

Admissão 

Atualmente, já existem softwares de admissão digital, isto é, sistemas que permitem que as pessoas contratadas enviem sua documentação para DP por meio da internet, tornando o processo 100% digital e remoto.

Portanto, a plataforma de admissão digital faz com que profissionais contratados não precisem, obrigatoriamente, ir à empresa para entregar documentos e preencher formulários. Algo que também poupa tempo e otimiza a rotina do próprio DP.

Como haveria de ser, esse tipo de software conta com mecanismos de segurança para garantir a proteção dos dados e outros recursos, como a assinatura eletrônica, para assegurar a validação de documentos.

Um software de admissão digital é uma solução cada vez mais buscada pelos DPs que entendem os benefícios do uso de ferramentas que otimizam rotinas e automatizam processos.

Vale lembrar que a escolha da plataforma de admissão digital ideal deve considerar sua premissa básica, a privacidade dos envolvidos ― conforme a LGPD ― e outras facilidades que as funcionalidades da ferramenta podem agregar à rotina do DP.

O software de admissão digital do Tangerino, por exemplo, otimiza o processo admissional das PMEs, tornando-o 100% digital, simples e interativo para todas as partes envolvidas, promovendo uma experiência facilitada para o DP e as pessoas contratadas.

Além disso, o Admissão Tangerino é um módulo all in one, ou seja, tem tudo o que seu DP precisa. Ele conta com:

• integração com o GED;
• processo admissional online;
• relatórios admissionais padrões;
• notifica o colaborador das etapas do processo admissional;
• integração com a Gestão de Ponto;
• integração com a Gestão de Férias.

Ou seja, é uma solução que favorece a digitalização de todo o setor, minimizando ou até eliminando burocracias para que o DP tenha uma atuação mais estratégica na empresa.

Como começar a otimizar os processos trabalhistas com a tecnologia? 

Hora extra, adicional de insalubridade e periculosidade, intervalos não usufruídos, excesso de jornadas de trabalho, entre outros problemas são alguns dos principais motivos que geram processos trabalhistas. 

No entanto, uma simples mudança de mentalidade pode levar à diminuição ou até mesmo à extinção desse tipo de problema. Basta apenas abraçar a tecnologia nos processos internos da empresa.

As ferramentas digitais no Departamento Pessoal não são um mero diferencial competitivo, mas uma necessidade de sobrevivência no mercado.

Isso porque, cada vez mais, as empresas têm adotado ferramentas e sistemas que automatizam os mais diversos assuntos ligados à gestão. 

Se você pretende manter seu negócio atualizado e não quer ser ultrapassado pela concorrência, considere aderir à ideia de investir em inovação para o DP. Confira, abaixo, algumas dicas para dar o próximo passo:

1. Automatize tarefas repetitivas

Muitas atividades do DP podem ser facilmente automatizadas. Em geral, é necessário elencar as mais repetitivas, burocráticas e operacionais. Ao deixar parte da rotina a cargo da tecnologia, o setor pode focar no que importa e obter resultados expressivos.

Um ótimo exemplo de automação é o envio automático dos holerites ou o controle de ponto por aplicativo.

Para a otimização de processos, é importante buscar por ferramentas que automatizem o trabalho. Assim, será possível arquitetar um departamento mais competitivo e que esteja na vanguarda do mercado.

2. Tenha acesso aos dados do setor

É importante questionar-se sobre os atuais resultados do DP e quais são os objetivos para essa área. Tente analisar diferentes pontos para ter uma visão mais sistêmica do setor — os recursos financeiros, o tempo necessário para o cumprir atividades-chave, os erros no expediente, a motivação dos profissionais etc.

O objetivo é entender o que ocorre hoje e, em seguida, avaliar se isso corresponde ao desejado ou se precisa de ajustes. Geralmente, será necessário algum tipo de intervenção para atingir melhores resultados.

3. Estabeleça objetivos futuros

Nessa etapa, o gestor poderá definir objetivos desafiadores e que abracem toda a equipe de trabalho. Logo, os processos de DP poderão melhorar. 

Todo bom objetivo tem um padrão e cinco principais características. Eles são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo bem definido — padrão internacionalmente conhecido como SMART.

Após defini-los, o ideal é fragmentá-los em resultados menores, mais próximos e fáceis de alcançar. 

Então, questione se esse objetivo pode ser dividido em ações menores. Se sim, aproveite para fazer isso.

4. Invista em melhoria contínua

A maior obrigação de um departamento é melhorar continuamente. Por melhores que sejam os atuais resultados, o interesse pelo progresso deve ser contínuo e presente em cada um dos colaboradores. 

Na otimização de processos do DP, uma ótima ferramenta para a melhoria é o ciclo PDCA. O nome é um acrônimo de quatro palavras do inglês, que representam quatro principais passos ao progresso.

Tudo deve começar com um bom plano (Plan), que deve ser executado (Do) com atenção e preparo. Depois, é preciso checar os resultados alcançados (Check) e agir corretivamente (Act), no intuito de melhorar.

Esse processo deve ser contínuo, sempre planejando e agindo corretivamente. É muito interessante envolver os profissionais de DP nessa atividade, já que eles têm boas ideias e podem promover pequenas melhorias.

5. Treine as equipes

Quando os profissionais não estão bem treinados, o tempo gasto para a realização das tarefas tende a ser muito maior. Além disso, o número de erros e conflitos se multiplicam — tudo isso impacta nos processos de DP.

Por esse motivo, é preciso manter os profissionais bem treinados. Todos devem ter as competências técnicas e comportamentais para entregar grandes resultados ao longo do expediente. 

Ao definir o programa de treinamentos, comece com uma análise de desempenho e um teste comportamental. Assim, você poderá diagnosticar as competências que ainda precisam ser desenvolvidas, como proatividade ou senso de equipe.

Em seguida, implemente os programas de capacitação pelos meios mais adequados — curso EAD ou uma palestra dentro da empresa, por exemplo. No fim, os profissionais. 

Aprendeu tudo sobre a tecnologia no processo trabalhista?

A Justiça do Trabalho está se aproveitando dos avanços tecnológicos para cumprir o seu papel. O uso de ferramentas tecnológicas é exemplar, levando a um resultado ágil e seguro.

Mas, antes de os problemas evoluírem para um processo trabalhista, é possível digitalizar as rotinas do negócio para evitar dores de cabeça.

O uso de tecnologia no DP pode reduzir erros, aumentar a produtividade, gerar economia e colocar a sua empresa à frente da concorrência. Como resultado, toda a organização, nos vários níveis e áreas, poderá ser beneficiada.

Quer entender como usar a tecnologia para impulsionar o crescimento da sua empresa? Então, conheça o Tangerino e automatize seus processos de DP!